De termen „verzamelfactuur" en „cummulatieve factuur" worden vaak door elkaar gebruikt. Dit is echter niet correct. Het zijn twee verschillende factuurformaten die verschillende functies hebben. In dit artikel leggen we uit wat verzamel- en cumulatieve facturen zijn, hoe ze verschillen en welke voordelen ze bieden aan Duitse bedrijven.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een verzamelfactuur?
  
• Wat is een verzamelfactuur?
  
• Wat is het verschil tussen verzamelfacturen en cumulatieve facturen?
  
• Wat zijn de voordelen van verzamelfacturen en cumulatieve facturen?
  

Wat is een verzamelfactuur?

Een verzamelfactuur is een document dat verschillende afzonderlijke diensten, leveringen of bestellingen binnen een bepaalde periode combineert in één factuur. Met andere woorden, het is een "normale" factuur, met als enige verschil dat er binnen een bepaalde periode meerdere klantorders worden gefactureerd.

Verzamelfacturen zijn met name geschikt voor bedrijven die regelmatig bestellingen ontvangen van dezelfde klanten. In plaats van 10 productbestellingen per maand afzonderlijk te factureren, worden ze bijvoorbeeld geaggregeerd over een maand en periodiek gefactureerd.

Voorbeelden van verzamelfacturen

Dienstverleners op het gebied van informatietechnologie (IT)

Een IT-dienstverlener onderhoudt regelmatig de computers en servers van een middelgroot bedrijf. Het werk omvat kleine reparaties, software-updates en beveiligingscontroles. In plaats van elke dienst afzonderlijk te factureren, wordt aan het einde van de maand één factuur uitgegeven voor alle diensten die in de loop van de maand zijn uitgevoerd.

Groothandel bloemist

Een bureau organiseert verschillende evenementen en bestelt regelmatig bloemstukken bij een bloemengroothandel. Aangezien de bestellingen variëren afhankelijk van het evenement, verzamelt de groothandel de leveringsbonnen en bezorgt hij aan het einde van elke maand een verzamelfactuur aan het evenementenbureau voor alle geleverde producten.

Tekstschrijver

Een zelfstandig copywriter schrijft regelmatig artikelen voor een vakblad. Aangezien het aantal artikelen sterk verschilt van maand tot maand, zijn beide partijen akkoord gegaan met een verzamelfactuur. Eens per kwartaal dient de copywriter een verzamelfactuur in met daarin alle artikelen van de voorgaande drie maanden.

Een verzamelfactuur maken

Facturerende partijen zijn niet verplicht om gebruik te maken van verzamelfacturen. De keuze voor verzamelfacturatie is vrijwillig, maar wordt wel aanbevolen, vooral als je een groot aantal facturen hebt. Als je verzamelfacturen wilt uitreiken, moet je altijd de toestemming van je klanten verkrijgen.

De verplichte vermelding voor facturen die zijn opgenomen in § 14 van de Duitse wet op de belasting over de toegevoegde waarde (UStG) geldt ook voor de verzamelfactuur. Dit is inclusief:

• Volledige naam en adres van de ontvanger van het product of de dienst

• Volledige naam en adres van het bedrijf dat het product of de dienst levert

• Datum van de factuur

• Datum van levering van het product of de dienst

• Eenmalig opeenvolgend factuurnummer

• Belastingnummer dat door de belastingdienst aan het leverende bedrijf is afgegeven of het door de federale centrale belastingdienst (BZSt) uitgegeven btw-identificatienummer (btw-nummer)

• De hoeveelheid en het soort geleverde producten of de omvang en aard van de geleverde dienst

• Netto- en brutobedrag.

• Toepasselijk belastingtarief en het bijbehorende belastingbedrag of, in het geval van een belastingvrijstelling, een verwijzing naar de belastingvrijstelling

Er zijn echter een paar speciale kenmerken waarmee je rekening moet houden bij het maken van een verzamelfactuur. De eerste vereiste voor deze vorm van periodieke facturatie is dat de facturatieperiode duidelijk is afgesproken met de klant. Dit wordt op de factuur vermeld, samen met de individuele servicedata. Deze laatste kan worden toegevoegd aan de chronologische lijst van items. Individuele leveringen moeten worden gedocumenteerd met leveringsbonnen. Het is ook belangrijk dat de factuur de afzonderlijke bedragen vermeldt, evenals het resulterende totaal van alle kosten.

Zie voor meer informatie ons artikel over facturatie.

Wat is een verzamelfactuur?

Een verzamelfactuur is een vorm van facturatie waarbij deeldiensten of deelleveringen van een project stap voor stap worden gefactureerd. Het totaal reeds gefactureerde bedrag wordt continu bij elkaar opgeteld. Elke verzamelfactuur bouwt voort op de vorige factuur en omvat de nieuwe items en het totaal van alle tot nu toe uitgevoerde diensten of leveringen.

Cumulatieve facturen zijn vooral handig voor langlopende projecten waarbij gedeeltelijke diensten tijdens de uitvoering worden gefactureerd. Ze worden bijvoorbeeld gebruikt in bouwprojecten, machinebouw of complexe servicecontracten.

Voorbeelden van cumulatieve facturen

Bouwbedrijven

Een bouwbedrijf wordt ingehuurd om een appartementsgebouw te bouwen. De bouw vindt plaats in verschillende fasen, zoals het leggen van de fundering, het bouwen van de constructie en het afwerken van het interieur. Aan het einde van elke fase geeft het bedrijf een factuur op met vermelding van de gedeeltelijke diensten die tot nu toe zijn uitgevoerd. De volgende factuur bouwt voort op de vorige en bevat de nieuw toegevoegde services en het totaalbedrag tot dan toe.

Ingenieursbureau

Een machinefabrikant produceert een speciale machine voor een klant. Omdat de productie enkele maanden in beslag neemt, worden de afzonderlijke stappen, bijvoorbeeld het ontwerp, de productie van de afzonderlijke onderdelen en de montage, achtereenvolgens gefactureerd. Elke nieuwe factuur bevat de kosten van de nieuwe stappen en voegt deze toe aan de eerder gefactureerde services. Op deze manier kan de klant altijd het cumulatieve totaal van de tot nu toe geleverde diensten zien.

Freelancer softwareontwikkeling

Een freelancer ontwikkelt software op maat voor een startend bedrijf. Het project wordt in fasen gefactureerd (bijvoorbeeld na voltooiing van afzonderlijke modules). Elke verzamelfactuur bevat de kosten van de huidige fase en toont het totaal van alle voorgaande fasen.

Een verzamelfactuur maken

Het maken van een verzamelfactuur is optioneel, net als het maken van een verzamelfactuur. Ook in dit geval is het bijzonder belangrijk om de toestemming van de klant te verkrijgen. De hierboven genoemde verplichte informatie volgens § 14 UStG is ook verplicht op een verzamelfactuur.

Het bijzondere van de verzamelfactuur is dat deze een gedetailleerde uitsplitsing geeft van de afzonderlijke deeldiensten en reeds verrichte betalingen. Het omvat zowel de bedragen die zijn gefactureerd in eerdere verzamelfacturen als de kosten van nieuw geleverde diensten, aangevuld met het nettobedrag, de btw en het totale factuurbedrag. Ter wille van de duidelijkheid moeten items in chronologische volgorde worden vermeld en moeten referenties, zoals referentienummers naar eerdere facturen, worden verstrekt. Reeds gefactureerde bedragen moeten duidelijk worden geïdentificeerd en van het totaalbedrag worden afgetrokken om dubbele facturering te voorkomen.

Als onderdeel van een IT-project heeft een bedrijf bijvoorbeeld 10 nieuwe servers geïnstalleerd tegen een nettoprijs van $ 10.000 per stuk. Het project is opgedeeld in vijf fasen en na elke fase wordt een factuur opgemaakt.

In de eerste fase worden twee servers geïnstalleerd. De factuur vermeldt deze twee servers als één regelitem voor $ 23.800, inclusief btw. In de tweede fase worden twee extra servers geïnstalleerd. In plaats van alleen deze twee servers te factureren, vermeldt de factuur nu alle vier de tot nu toe geleverde servers. Het bedrag van de eerste factuur wordt onder het totaalbedrag vermeld en in mindering gebracht.

Dezelfde procedure wordt gevolgd voor facturen na de derde en vierde fase van het project. De eindfactuur na de vijfde fase bevat alle 10 servers. De bedragen van de vier voorgaande deelfacturen worden vermeld en afgetrokken met hun respectievelijke factuurnummers onder het totaal.

Wat is het verschil tussen verzamelfacturen en cumulatieve facturen?

Verzamelfacturen en cumulatieve facturen verschillen in functie, gebruik en structuur. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste punten.

Het maken van verzamel- en verzamelfacturen is ingewikkelder dan het maken van een standaard enkele factuur. Als je je facturatie wilt vereenvoudigen en automatiseren, gebruik dan Stripe Invoicing. Met Invoicing kun je snel, eenvoudig en conform de regels verzamel- en cumulatieve facturen en individuele facturen maken en versturen.

Wat zijn de voordelen van verzamelfacturen en cumulatieve facturen?

Verzamelfacturen en cumulatieve facturen kunnen voordelig zijn voor zowel de uitgever als de ontvanger. Hier is een overzicht van de belangrijkste punten:

Voordelen van verzamelfacturen

• Minder administratie: Er wordt één factuur gemaakt in plaats van meerdere afzonderlijke facturen. Dit vermindert het aantal boekhoudkundige transacties en bespaart tijd voor beide partijen. Er hoeven minder documenten te worden gemaakt, gecontroleerd en beheerd.

• Kostenbesparing: De uitgever van de factuur kan de kosten verlagen door tijd te besparen en verzendkosten te elimineren (als de facturen per post worden verzonden).

• Transparantie: Ondanks het feit dat meerdere leveringen of diensten worden gecombineerd in één factuur, staat de verzamelfactuur voor transparantie. Alle items worden in detail vermeld, idealiter in chronologische volgorde. Klanten zijn gebaat bij een duidelijke en begrijpelijke factuur. Facturatiebedrijven kunnen meer grip krijgen op hun financiën omdat ze minder rekeningtransacties hoeven bij te houden.

• Betaalgemak: In plaats van veel afzonderlijke bedragen te moeten overmaken, kunnen factuurontvangers grotere bedragen één keer overmaken. Dit bespaart tijd en verkleint de kans op misrekeningen. Bovendien kan het verminderde gedoe de klanttevredenheid verhogen en een positieve invloed hebben op de zakelijke relatie.

Voordelen van cumulatieve facturen

• Duidelijkheid: Cumulatieve facturen bieden een duidelijke documentatie van de voortgang van het project door een duidelijke lijst te geven van alle deliverables en tot nu toe betaalde bedragen. Verwijzingen naar eerdere facturen vergemakkelijken ook het traceren en minimaliseren misverstanden. Beide partijen hebben een volledig overzicht van de huidige status, de totale kosten en de betalingsgeschiedenis van het project. Ook budgetoverschrijdingen kunnen snel worden opgespoord.

• Minder fouten: Cumulatieve facturen houden rekening met alle eerdere betalingen en trekken deze af van het totaal. Dit verkleint het risico dat diensten dubbel of helemaal niet worden gefactureerd. Dit maakt cumulatieve facturering minder foutgevoelig voor zowel de factureerder als de ontvanger.

• Verdeelde financiële lasten: Voor langlopende projecten of opdrachten met meerdere mijlpalen maakt cumulatieve facturatie incrementele facturatie mogelijk. Dit geeft klanten meer flexibiliteit om te betalen. De financiële last wordt gespreid omdat niet het hele bedrag in één keer verschuldigd is.

• Juridische en contractuele zekerheid: Voor projecten met contractueel vastgelegde termijnen kunnen cumulatieve facturen helpen om overeenkomsten op een nauwkeurige en juridisch conforme manier te documenteren. Ze kunnen als bewijs worden gebruikt in geval van een geschil. Vragen of onduidelijkheden over eerdere diensten kunnen direct vanuit een verzamelfactuur worden opgelost, omdat ze een volledige geschiedenis bieden.