Los términos «factura colectiva» y «factura acumulativa» a menudo se utilizan indistintamente. Sin embargo, esto no es correcto. Son dos formatos de factura diferentes que cumplen funciones diferentes. En este artículo, te explicamos qué son las facturas colectivas y las acumulativas, en qué se diferencian y qué ventajas ofrecen a las empresas alemanas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura colectiva?
  
• ¿Qué es una factura acumulativa?
  
• ¿En qué se diferencian las facturas colectivas de las acumulativas?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de las facturas colectivas y las facturas acumulativas?
  

¿Qué es una factura colectiva?

Una factura colectiva es un documento que combina varios servicios, entregas o pedidos individuales dentro de un período determinado en una sola factura. Es decir, se trata de una factura «normal», con la única diferencia de que se facturan varios pedidos de clientes en un determinado periodo.

Las facturas colectivas son especialmente adecuadas para las empresas que reciben regularmente pedidos de los mismos clientes. Por ejemplo, en lugar de facturar individualmente 10 pedidos de productos al mes, se suman a lo largo de un mes y se facturan periódicamente.

Ejemplos de facturas colectivas

Proveedores de servicios de tecnología de la información (TI)

Un proveedor de servicios de TI realiza el mantenimiento regular de los ordenadores y servidores de una empresa mediana. El trabajo incluye reparaciones menores, actualizaciones de software y comprobaciones de seguridad. En lugar de facturar cada servicio por separado, se emite una única factura a final de mes por todos los servicios prestados durante el mes.

Floristería al por mayor

Una agencia organiza varios eventos y encarga regularmente arreglos florales a un mayorista de flores. Dado que los pedidos varían en función del evento, el mayorista recoge los albaranes y emite una factura colectiva a la agencia del evento al final de cada mes por todos los productos entregados.

Redactor publicitario

Un redactor independiente escribe regularmente artículos para una publicación comercial. Dado que el número de artículos varía mucho de un mes a otro, ambas partes han acordado una factura colectiva. Una vez al trimestre, el redactor presenta una factura colectiva que incluye todos los artículos de los tres meses anteriores.

Creación de una factura colectiva

Las partes emisoras de la factura no están obligadas a utilizar facturas colectivas. La decisión de utilizar la facturación colectiva es voluntaria, pero es recomendable, especialmente si tienes un gran volumen de facturas. Si deseas emitir facturas colectivas, siempre debes obtener el consentimiento de tus clientes.

La información obligatoria para las facturas enumerada en el artículo 14 de la Ley alemana del impuesto sobre el valor añadido (IVA) también se aplica a la factura colectiva. Esto incluye lo siguiente:

• nombre completo y dirección del destinatario del producto o servicio;

• nombre completo y dirección de la empresa que proporciona el producto o servicio;

• fecha de la factura;

• fecha de entrega del producto o servicio;

• número de factura consecutivo por única vez;

• número de identificación fiscal expedido a la empresa suministradora por la oficina fiscal o el número de identificación del IVA (número de identificación del IVA) expedido por la Oficina Federal Central de Impuestos (BZSt);

• cantidad y tipo de productos entregados o el alcance y tipo de servicio prestado;

• importe neto y bruto;

• tipo impositivo aplicable y el importe del impuesto correspondiente o, en el caso de una exención fiscal, una referencia a la exención fiscal.

Sin embargo, hay algunas funciones especiales que se deben tener en cuenta a la hora de crear una factura colectiva. El primer requisito para este tipo de facturación periódica es que el período de facturación haya sido claramente acordado con el cliente. Esto se anotará en la factura junto con las fechas de servicio individuales. Este último se puede añadir a la lista cronológica de artículos. Las entregas individuales deben documentarse con albaranes. También es importante que la factura muestre los importes individuales, así como el total resultante de todos los cargos.

Para obtener más información, consulta nuestro artículo sobre facturación.

¿Qué es una factura acumulativa?

Una factura acumulativa es una forma de facturación en la que los servicios parciales o las entregas parciales de un proyecto se facturan paso a paso. El importe total ya facturado se suma continuamente. Cada factura acumulada se suma a la factura anterior e incluye las nuevas partidas, así como el total de todos los servicios o entregas realizados hasta el momento.

Las facturas acumulativas son especialmente útiles para proyectos a largo plazo en los que se facturan servicios parciales durante la implementación. Por ejemplo, se utilizan en proyectos de construcción, fabricación de maquinaria o contratos de servicios complejos.

Ejemplos de facturas acumuladas

Empresas constructoras

Se contrata a una empresa constructora para construir un edificio de apartamentos. La construcción se lleva a cabo en varias fases, como la colocación de los cimientos, la construcción de la estructura y el acabado del interior. Al finalizar cada fase, la empresa emite una factura en la que se detallan los servicios parciales realizados hasta la fecha. La siguiente factura se basa en la anterior e incluye los servicios recién añadidos, así como el importe total hasta ese momento.

Empresa de ingeniería

Un fabricante de máquinas fabrica una máquina especial para un cliente. Dado que la producción tarda varios meses, los pasos individuales, por ejemplo, el diseño, la producción de las piezas individuales y el montaje, se facturan sucesivamente. Cada nueva factura incluye el coste de los nuevos pasos y los añade a los servicios facturados anteriormente. De esta forma, el cliente siempre puede ver el total acumulado de los servicios prestados hasta el momento.

Trabajador autónomo de desarrollo de software

Un trabajador autónomo desarrolla software a medida para una empresa de nueva creación. El proyecto se factura por etapas (por ejemplo, después de completar los módulos individuales). Cada factura acumulada incluye el coste de la etapa actual y muestra el total de todas las etapas anteriores.

Crear una factura acumulativa

La creación de una factura acumulativa es opcional, al igual que la creación de una factura colectiva. También en este caso es especialmente importante obtener el consentimiento del cliente. La información obligatoria enumerada anteriormente de acuerdo con el artículo 14 de la UStG también es obligatoria en una factura acumulativa.

La particularidad de la factura acumulativa es que proporciona un desglose detallado de los servicios parciales individuales y los pagos ya realizados. Incluye tanto los importes facturados en facturas acumuladas anteriores como los costes de servicios recién prestados, complementados por el importe neto, el IVA y el importe total de la factura. En aras de la claridad, las partidas deben enumerarse en orden cronológico y deben proporcionarse referencias, como números de referencia de facturas anteriores. Los importes ya facturados deben identificarse claramente y deducirse del importe total para evitar la doble facturación.

Por ejemplo, como parte de un proyecto de TI, una empresa tiene instalados 10 nuevos servidores a un precio neto de 10.000 dólares cada uno. El proyecto se divide en cinco fases, y después de cada fase se emite una factura.

En la primera fase, se instalan dos servidores. La factura enumera estos dos servidores como una partida individual de 23.800 dólares, impuestos incluidos. En la segunda fase, se instalan dos servidores adicionales. En lugar de facturar solo a estos dos servidores, la factura ahora enumera los cuatro servidores entregados hasta el momento. El importe de la primera factura aparece debajo del total y se deduce.

El mismo procedimiento se sigue para las facturas después de la tercera y cuarta fase del proyecto. La factura final después de la quinta fase contiene los 10 servidores. Los importes de las cuatro facturas parciales anteriores se enumeran y deducen con sus respectivos números de factura debajo del total.

¿En qué se diferencian las facturas colectivas de las acumulativas?

Las facturas colectivas y las facturas acumulativas difieren en su función, uso y estructura. A continuación, te mostramos un resumen de los puntos más importantes.

Crear facturas colectivas y acumulativas es más complicado que crear una sola factura estándar. Si quieres simplificar y automatizar tu facturación, utiliza Stripe Invoicing. Con Invoicing, puedes crear y enviar facturas colectivas y acumulativas, así como facturas individuales, de forma rápida, sencilla y conforme a la normativa.

¿Qué ventajas ofrecen las facturas colectivas y las facturas acumulativas?

Las facturas colectivas y las facturas acumulativas pueden ser beneficiosas tanto para el emisor como para el destinatario. A continuación, te mostramos un resumen de los puntos clave:

Ventajas de las facturas colectivas

• Administración reducida: se crea una factura en lugar de varias facturas individuales. Esto reduce el número de transacciones contables y ahorra tiempo para ambas partes. Es necesario crear, revisar y gestionar menos documentos.

• Ahorro de costes: el emisor de la factura puede reducir los costes ahorrando tiempo y eliminando los costes de envío (si las facturas se envían por correo).

• Transparencia: a pesar de que varias entregas o servicios se combinan en una sola factura, la factura colectiva es sinónimo de transparencia. Todos los elementos se enumeran en detalle, idealmente en orden cronológico. Los clientes se benefician de una factura clara y fácil de entender. Las empresas de facturación pueden controlar mejor sus finanzas porque tienen menos transacciones de cuentas que rastrear.

• Facilidad de pago: en lugar de tener que transferir muchos montos individuales, los destinatarios de facturas pueden transferir montos más grandes una vez. Esto ahorra tiempo y reduce la probabilidad de errores de cálculo. Además, la reducción de las molestias puede aumentar la satisfacción del cliente y tener un impacto positivo en la relación comercial.

Ventajas de las facturas acumulativas

• Claridad: las facturas acumulativas proporcionan una documentación clara del progreso del proyecto al enumerar claramente todos los entregables y los importes pagados hasta la fecha. Las referencias a facturas anteriores también facilitan el seguimiento y minimizan los malentendidos. Ambas partes tienen un resumen completo del estado actual, los costes totales y el historial de pagos del proyecto. Los excesos presupuestarios también se pueden detectar rápidamente.

• Menos errores: las facturas acumuladas tienen en cuenta todos los pagos anteriores y los restan del total. Esto reduce el riesgo de que los servicios se facturen dos veces o no se facturen en absoluto. Esto hace que la facturación acumulada sea menos propensa a errores tanto para el emisor como para el receptor.

• Carga financiera distribuida: para proyectos a largo plazo o compromisos con múltiples hitos, la facturación acumulativa permite una facturación incremental. Esto les da a los clientes más flexibilidad para pagar. La carga financiera se distribuye porque el monto total no se debe pagar de una sola vez.

• Seguridad jurídica y contractual: para los proyectos con cuotas definidas contractualmente, las facturas acumulativas pueden ayudar a documentar los acuerdos de una manera precisa y que cumpla con la ley. Pueden utilizarse como prueba en caso de disputa. Las dudas o ambigüedades sobre servicios anteriores se pueden resolver directamente desde una factura acumulativa, ya que proporcionan un historial completo.