Om du driver ett företag i Nederländerna tänker du förmodligen inte på kreditnotor förrän du absolut måste. Kanske beror de på en retur, annullering eller felaktig prissättning eller återbetalningar, så att fakturan du skickade inte längre är korrekt. Kreditnotor kan verka enkla, men de påverkar din deklaration av mervärdesskatt (moms), ditt kassaflöde och bokföringens korrekthet. Nedan förklarar vi när du ska använda kreditnotor, vad du ska inkludera och hur du hanterar dem så enkelt som möjligt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en kreditnota?
  
• När behöver du utfärda en kreditnota?
  
• Hur påverkar kreditnotor efterlevnaden av moms i Nederländerna?
  
• Vad ska en kreditnota innehålla?
  
• Hur skapar och hanterar man kreditnotor på ett effektivt sätt?
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad är en kreditnota?

En kreditnota, även kallad kreditfaktura eller kreditmemo, är ett formellt sätt att åtgärda eller annullera en del av en tidigare faktura. Den återför en debitering som du inte längre vill ta ut (t.ex. en överdebitering, återbetalning av en returnerad artikel, en annullering av en ej levererad tjänst).

I Nederländerna är en faktura låst för skatte- och bokföringsändamål när den har skickats. Om något ändras, till exempel ett fel eller en uppsägning, måste du vanligtvis utfärda en kreditnota för att dokumentera korrigeringen och upprätthålla korrekta bokföringsregister. Kreditnotan finns bredvid den ursprungliga fakturan i dina register, med samma format och struktur men med negativa belopp. Om fakturan faktureras 1 000 EUR och du behöver ta tillbaka 100 EUR utfärdar du en kreditnota på -100 EUR. Kreditnotan kopplas tillbaka till den ursprungliga fakturan genom nummer och datum. Precis som med fakturor måste kreditnotan arkiveras i minst sju år.

När behöver du utfärda en kreditnota?

Varje gång du behöver minska det belopp som en kund är skyldig efter att du redan har fakturerat dem måste du utfärda en kreditnota.

Det kan bero på att priset var fel, att något returnerades eller att tjänsten avbröts. För att korrigera det behöver du inte redigera eller radera en faktura. Du utfärdar en kreditnota. Det är det enda sättet att justera en slutförd faktura utan att skapa bokföringsproblem i framtiden.

Här är de vanligaste orsakerna till att företag i Nederländerna utfärdar kreditnotor:

• Fel i prissättning eller kvantitet: Om du har debiterat för mycket, fakturerat fel belopp, glömt en rabatt eller gjort en annan typ av fel korrigerar en kreditnota detta misstag. Den visar den uppdaterade siffran samtidigt som den ursprungliga fakturan förblir intakt.
  
• Returnerade varor: Om en kund skickar tillbaka en del av en beställning krediterar du dem för den delen. Kreditnotor dokumenterar upphävandet så att dina och deras konton återspeglar returen korrekt.
  
• Skadade eller defekta varor: När produkter anländer trasiga eller obrukbara och du samtycker till att inte debitering kund för dem, visar kreditnotan avdraget.
  
• Avbrutna beställningar eller tjänster: Om en tjänst avbryts eller ändras efter att fakturan har skickats ut krediterar du det belopp som inte längre gäller.
  
• Delleverans eller ofullständigt arbete: Om du fakturerade för fler enheter eller timmar än du levererade korrigerar en kreditnota skillnaden.
  
• Rabatter i sena skeden eller förhandlade ändringar: Om du kommer överens om en rabatt efter faktureringen för att lösa ett klagomål, behålla en kund eller åtgärda en felmatchning dokumenterar du det med en kreditnota.
  

Utfärda kreditnotan så snart du inser att en faktura behöver minskas. På så sätt kan du upprätthålla en ren bokföring och korrekt moms, samtidigt som du visar transparens för dina kunder.

Hur påverkar kreditnotor efterlevnaden av moms i Nederländerna?

När du väl har utfärdat en faktura med moms är den låst i bokföringen. Om något ändras (t.ex. om en artikel returneras, en tjänst avbryts eller ett pris korrigeras) kan du inte bara justera momsen i backend. Skatteverket (Belastingdienst) förväntar sig att varje ändring av skattepliktiga intäkter backas upp av korrekt dokumentation. Om du sänker skuldbeloppet behöver du en kreditnota som visar exakt vad som ändrades och varför. Om du inte utfärdar en kreditnota kan du inte justera momsen.

Så här fungerar timingen:

• Om kreditnotan och den ursprungliga fakturan faller under samma momsperiod deklarerar du nettoskillnaden. Avdraget makulerar en del av eller hela momsen på fakturan och båda återspeglas i samma deklaration.
  
• Om de infaller under olika perioder och du redan har redovisat och betalat moms på den ursprungliga faktura blir kreditnotan en korrigering i din nästa deklaration. Datumet på kreditnotan avgör när du justerar. Om du till exempel fakturerar under andra kvartalet men krediterar under tredje kvartalet återkrävs moms i tredje kvartalets deklaration. Samma logik gäller för B2B-kunder: de minskar sin ingående skatt under den period då de får kreditnotan, inte när den ursprungliga fakturan utfärdades.
  

Om det inte finns någon kreditnota kan det hända att Belastingdienst fortfarande betraktar den ursprungliga fakturan som giltig och förväntar sig full betalning av moms. Du behöver dokumentationen för att matcha vad som händer i dina deklarationer. Precis som med fakturor måste kreditnotor sparas i minst sju år (10 för vissa gränsöverskridande transaktioner). Om du någonsin behöver visa hur och när en debitering ändrades och hur det påverkade momsen är dina kreditnotor beviset.

Vad ska en kreditnota innehålla?

En kreditnota är ett juridiskt finansiellt dokument. Den ska innehålla vem som utfärdade den, till vem, för vad, hur mycket och när. Om någon utanför ditt företag läser den ska de kunna förstå exakt vad som förändrades och varför.

Här är vad det innebär i praktiken:

• Tydlig märkning: Det ska stå ”Kreditnota” (Creditfactuur på nederländska) högst upp. Den skillnaden är viktig för dina och dina kunders register.
  
• Utfärdandedatum: Det här är den dag då du utfärdar kreditnotan. Det här datumet avgör vilken momsperiod den faller under.
  
• Unika kreditnotor: Precis som med fakturor behöver kreditnotor löpande numrering. Det kan vara samma sekvens som du använder för dina fakturor eller en separat, men var försiktig så att du inte hoppar över eller dubblar nummer.
  
• Hänvisning till den ursprungliga fakturan: Inkludera alltid det ursprungliga fakturanumret (och datum) som kreditnotan avser. Detta förenklar avstämning och revisioner.
  
• Dina företagsuppgifter: Inkludera ditt företag, adress, handelskammarnummer (KVK) och momsregistreringsnummer, om du har ett.
  
• Kundens uppgifter: Inkludera kundens namn och adress, precis som på en faktura.
  
• Beskrivning av varor eller tjänster: Lista vad som krediteras. Håll det kort men specifikt.
  
• Antal och priser: Visa krediterade varor eller tjänster med negativa värden. Om de fakturerades till 100 EUR och återbetalas till fullo visas de här som -100 EUR.
  
• Delsumma, moms och totalsumma: Inkludera moms, återförd moms och totalt krediterat belopp (alla negativa).
  
• Anledning till kredit: Lägg till en kort förklaring, till exempel ”Returnerad artikel” eller ”Priskorrigering”. Detta gör dokumentet lättare att följa, särskilt för revisioner eller framtida referens.
  

Hur skapar och hanterar man kreditnotor på ett effektivt sätt?

Med rätt upplägg är skapandet av en kreditnota bara ytterligare en del av ditt arbetsflöde för fakturering. Här är några tips för att se till att allt fungerar smidigt.

Utfärda kreditnotor så snart som möjligt

Att skjuta upp en kreditnota skapar en obalans mellan vad som verkligen händer i ditt företag och vad som återspeglas i din bokföring. Om något ändras, utfärda kreditnotan omedelbart. På så sätt förblir din moms korrekt och förhindrar förvirring från båda sidor.

Bestäm hur krediten ska betalas

Det finns några alternativ, beroende på om kunden redan har betalat:

• Om de inte har betalat ännu: Kreditnotan minskar det totala skuldbeloppet. Du kan skicka dem båda dokumenten och be dem betala mellanskillnaden. I bokföringen ska fakturan minus krediten anges, med det utestående beloppet.
  
• Om de redan har betalat: Du är skyldig dem pengar. Gör antingen en återbetalning eller gå med på att tillämpa krediten på deras nästa faktura. Båda alternativen är okej. Se bara till att det är tydligt för kund.
  
• Om det är en framtida kredit: När du tillämpar en kreditnota på nästa faktura ska du hänvisa till den direkt (t.ex. ”Mindre kreditnota #CN-104: -100 EUR”) så att ni båda kan spåra den.
  

Inkludera all nödvändig information varje gång

Belastingdienst förväntar sig att en kreditnota ska matcha efterlevnaden av en vanlig faktura. Det kräver korrekt numrering, kund- och företagsuppgifter, radpostbeskrivningar, moms och totalsumma, tydligt markerad som negativ. Om någon av den informationen saknas kanske dokumentet inte stämmer vid en revision.

Varje kreditnota bör också peka direkt på fakturan som den justerar: fakturanummer, datum och helst de specifika radposter eller debiteringar som återförs. Detta gör korrigeringen lätt att spåra.

Håll kunden uppdaterad

En kreditnota ska vara tydlig och lättläst. När du skickar den ska du inkludera en kortfattad förklaring: vad som har ändrats, varför den utfärdas (t.ex. returnerad radpost, rabatt efter beställning) och hur du hanterar den (t.ex. att återbetala, justera saldot). På så sätt kan du undvika onödig kommunikation längre fram.

Spåra korrekt i bokföringen

Varje kreditnota måste registreras tillsammans med den matchande fakturan. Bra programvara gör det automatiskt. Om du registrerar manuellt, se till att kundens konto återspeglar båda dokumenten och justera dina intäkter därefter. Kreditnotor minskar dina inkomst och din moms.

Titta efter mönster

Med tiden kan du lära dig mycket av dina kreditnotor. Beror de främst på returer, frekventa faktureringsfel eller uppsägningar i sista minuten? Genom att upptäcka trender får du en chans att skärpa dina interna processer och lägga mindre tid på att åtgärda misstag som kan undvikas.

Skriv aldrig över eller radera en faktura

Om du har skickat en faktura är den permanent. Redigera den inte och ta inte bort den från ditt system. Kreditera den om den behöver ändras. Varje faktura och kreditnota ska ha en egen plats i numreringssekvensen, utan luckor eller dubbletter.

Spara kreditnotor i minst sju år

Uppgifterna kan vara digitala eller fysiska. Se bara till att du kan hämta fram hela dokumentet och dess ursprungliga faktura på begäran.

Använd programvara för automatisk behandling

Många fakturerings- och bokföringsverktyg kan generera kreditnotor direkt från den ursprungliga fakturan. Det innebär att all nödvändig information är förifylld och korrekt formaterad. Med ett klick tilldelar systemet en kreditnota ett nummer, länkar den till fakturan, justerar dina intäkter och hanterar momsen.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av fakturor – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hantera kassaflödet.
  
• Förenkla skapandet av kreditnotor: Generera en kreditnota direkt från fakturan. Den synkroniseras automatiskt med kundens saldo, utlöser en återbetalning om det behövs och visas i dina register utan manuell inmatning.
  
• Accelerera kassaflödet: Du kan minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.
  
• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enklare att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.
  
• Minska arbetsbelastningen på kontoret: Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.
  
• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.
  

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din faktureringsprocess eller börja idag.