Wenn Ihr Unternehmen in den Niederlanden ansässig ist, befassen Sie sich wahrscheinlich erst mit Stornorechnungen, wenn es unbedingt sein muss. Vielleicht wird ein Produkt zurückgeschickt, storniert, falsch ausgepreist oder zurückerstattet, sodass die ursprünglich versandte Rechnung nicht mehr korrekt ist. Stornorechnungen mögen einfach erscheinen, haben aber Auswirkungen auf Ihre Umsatzsteuererklärung, Ihren Cashflow und Ihre Buchführung. Im Folgenden erklären wir Ihnen, wann Stornorechnungen erforderlich sind, was darin enthalten sein sollte und wie Sie sie so einfach wie möglich verwalten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Stornorechnung?
  
• Wann müssen Sie eine Stornorechnung ausstellen?
  
• Was ist bei Stornorechnungen zur Einhaltung der niederländischen USt.-Vorschriften zu beachten?
  
• Was sollte eine Stornorechnung beinhalten?
  
• Wie können Sie Stornorechnungen effizient erstellen und verwalten?
  
• So kann Stripe Invoicing helfen
  

Was ist eine Stornorechnung?

Eine Stornorechnung, auch als Korrekturrechnung oder Gutschrift bezeichnet, ermöglicht eine formelle anteilige Korrektur oder Stornierung einer früheren Rechnung. Sie können damit einen in Rechnung gestellten Betrag, den Sie nicht mehr einziehen möchten, widerrufen (z. B. einen zu hohen Preis, eine Rückerstattung für einen zurückgegebenen Artikel oder eine Stornierung einer nicht erbrachten Leistung).

In den Niederlanden ist eine einmal versandte Rechnung, für Steuer- und Buchhaltungszwecke bindend. Wenn sich etwas ändert, etwa aufgrund eines Fehlers oder einer Stornierung, müssen Sie zur Dokumentation der Korrektur und für eine ordnungsgemäße Buchführung in der Regel eine Stornorechnung ausstellen. Die Stornorechnung wird dann zusammen mit der ursprünglichen Rechnung im selben Format und mit derselben Gliederung abgelegt, nur mit negativen Beträgen. Wenn auf der Rechnung 1.000 € stehen und Sie 100 € abziehen müssen, stellen Sie eine Stornorechnung über -100 € aus. Die Stornorechnung ist über die Nummer und das Datum mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft. Wie Rechnungen müssen auch Stornorechnungen für mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden.

Wann müssen Sie eine Stornorechnung ausstellen?

Wann immer Sie nach erfolgter Rechnungsstellung den zu zahlenden Betrag reduzieren müssen, bedarf es einer Stornorechnung.

Gründe können ein falsch ausgewiesener Preis, ein zurückgegebener Artikel oder eine stornierte Dienstleistung sein. Statt die Rechnung zu bearbeiten oder zu löschen, um den Fehler zu korrigieren, stellen Sie eine Stornorechnung aus. Nur so können Sie eine ausgestellte Rechnung ändern, ohne in Zukunft Probleme bei der Buchhaltung zu bekommen.

Dies sind die häufigsten Gründe, warum Unternehmen in den Niederlanden Stornorechnungen ausstellen:

• Preis- oder Mengenfehler: Wenn Sie zu viel berechnet, einen falschen Betrag ausgewiesen, einen Rabatt vergessen oder einen anderen Fehler gemacht haben, lässt sich dies mit einer Stornorechnung korrigieren. Sie weist den geänderten Betrag aus, während die ursprüngliche Rechnung unberührt bleibt.
  
• Zurückgegebene Artikel: Wenn ein Kunde/eine Kundin eine Bestellung anteilig zurücksendet, schreiben Sie ihm/ihr den entsprechenden Betrag gut. Eine Stornorechnung dient zur Dokumentation dieses Vorgangs, sodass Ihre Unterlagen und die des Kunden/der Kundin die Rückgabe korrekt widerspiegeln.
  
• Beschädigte oder fehlerhafte Ware: Wenn Artikel kaputt oder unbrauchbar ankommen und Sie sich bereit erklären, diese dem Kunden/der Kundin nicht in Rechnung zu stellen, wird der Abzug auf der Stornorechnung ausgewiesen.
  
• Stornierte Bestellungen oder Dienstleistungen: Wenn eine Dienstleistung nach Rechnungsversand storniert oder geändert wird, schreiben Sie den nicht mehr fälligen Betrag gut.
  
• Teillieferung oder unvollständige Arbeit: Wenn Sie mehr Artikel oder Stunden in Rechnung gestellt haben, als geliefert wurden, wird die Differenz durch eine Stornorechnung ausgeglichen.
  
• Nachträgliche Rabatte oder ausgehandelte Änderungen: Wenn Sie sich nach Rechnungsstellung auf einen Rabatt einigen, etwa als Wiedergutmachung für eine Beschwerde, zur Kundenbindung oder bei Unstimmigkeiten, dokumentieren Sie dies mit einer Stornorechnung.
  

Stellen Sie eine Stornorechnung immer direkt aus, wenn Sie feststellen, dass ein Rechnungsbetrag reduziert werden muss. So sorgen Sie für eine korrekte Buchhaltung und USt.-Erklärung sowie für Transparenz gegenüber Ihrer Kundschaft.

Was ist bei Stornorechnungen zur Einhaltung der niederländischen USt.-Vorschriften zu beachten?

Sobald Sie eine Rechnung mit USt. ausstellen, geht sie in Ihre Unterlagen ein. Wenn sich etwas ändert (z. B. bei Rückgabe eines Artikels, Stornierung einer Dienstleistung oder Korrektur eines Preises), können Sie Ihre USt.-Beträge nicht einfach im Backend anpassen. Die Steuerbehörde (Belastingdienst) erwartet bei Änderung des steuerpflichtigen Umsatzes eine ordnungsgemäße Dokumentation. Wenn Sie den in Rechnung gestellten Betrag reduzieren, benötigen Sie eine Stornorechnung, aus der genau hervorgeht, was sich warum geändert hat. Wenn Sie keine Stornorechnung ausstellen, können Sie die USt. nicht anpassen.

So ist der zeitliche Ablauf:

• Wenn die Stornorechnung und die Originalrechnung in denselben USt.-Zeitraum fallen, weisen Sie die Nettodifferenz aus. Die Stornorechnung hebt einen Teil oder die gesamte USt. der Rechnung auf, und beide werden in derselben Steuererklärung ausgewiesen.
  
• Wenn sie in unterschiedliche Zeiträume fallen und Sie die USt. bereits auf der ursprünglichen Rechnung ausgewiesen und abgeführt haben, geht die Stornorechnung als Korrektur in Ihre nächste Steuererklärung ein. Das Datum auf der Stornorechnung bestimmt, wann Sie die Anpassung vornehmen. Wenn Sie zum Beispiel in Q2 eine Rechnung, aber erst in Q3 eine Stornorechnung ausstellen, wird die USt. in der Steuererklärung für Q3 zurückgefordert. Das Gleiche gilt für Geschäftskunden: Sie reduzieren ihre Vorsteuer in dem Zeitraum, in dem sie die Gutschrift erhalten, nicht in dem Zeitraum, in dem die ursprüngliche Rechnung ausgestellt wurde.
  

Ohne eine Stornorechnung könnte der Belastingdienst die ursprüngliche Rechnung immer noch als gültig betrachten und die volle Zahlung der USt. erwarten. Sie benötigen die Dokumentation, um die Vorgänge bei der Steuererklärung darlegen zu können. Wie Rechnungen müssen auch Stornorechnungen mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden (zehn bei bestimmten grenzüberschreitenden Transaktionen). Sollten Sie irgendwann nachweisen müssen, wie und wann sich ein Rechnungsbetrag geändert und wie sich das auf die USt. ausgewirkt hat, sind die Stornorechnungen Ihr Beleg.

Was sollte eine Stornorechnung beinhalten?

Eine Stornorechnung ist ein rechtsgültiges Finanzdokument. Daraus sollte hervorgehen, wer sie wann an wen, wofür und über welchen Betrag ausgestellt hat. Auch für jemanden außerhalb Ihres Unternehmens sollte beim Lesen genau ersichtlich sein, was sich geändert hat und warum.

In der Praxis bedeutet das Folgendes:

• Klare Beschriftung: Oben sollte „Stornorechnung“ (auf Niederländisch „Creditfactuur“) stehen. Diese Unterscheidung ist wichtig für Ihre Unterlagen und die Unterlagen Ihrer Kundschaft.
  
• Ausstellungsdatum: Dies ist der Tag, an dem Sie die Stornorechnung ausstellen. Das Datum bestimmt, in welchen USt.-Zeitraum die Rechnung fällt.
  
• Eindeutige Stornorechnungsnummer: Wie bei Rechnungen müssen auch Stornorechnungen fortlaufend nummeriert werden. Dies kann dieselbe Nummernfolge sein, die Sie für Ihre Rechnungen verwenden, oder eine andere. Achten Sie aber darauf, dass Sie keine Nummer auslassen oder doppelt vergeben.
  
• Verweis auf die Originalrechnung: Geben Sie immer die ursprüngliche Rechnungsnummer (und das Datum) an, auf die sich die Stornorechnung bezieht. Dies erleichtert den Abgleich und die Prüfung.
  
• Angaben zu Ihrem Unternehmen: Geben Sie den Namen, die Adresse, die Handelsregisternummer (KVK) und ggf. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) Ihres Unternehmens an.
  
• Kundendaten: Geben Sie den Namen und die Adresse des Kunden/der Kundin ein, genau wie bei einer Rechnung.
  
• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: Führen Sie auf, was gutgeschrieben wird. Die Angaben sollten kurz, aber präzise sein.
  
• Mengen und Preise: Geben Sie die gutgeschriebenen Artikel oder Dienstleistungen mit vorangestelltem Minuszeichen an. Wenn sie zum Preis von 100 € in Rechnung gestellt wurden und vollständig zurückerstattet werden, werden sie hier mit -100 € ausgewiesen.
  
• Zwischensumme, USt. und Gesamtbetrag: Geben Sie den USt.-Satz, den stornierten USt.-Betrag und den gutgeschriebenen Gesamtbetrag (jeweils mit Minuszeichen) an.
  
• Grund für die Stornorechnung: Fügen Sie eine kurze Erklärung hinzu, z. B. „Zurückgegebener Artikel“ oder „Preiskorrektur“. So ist insbesondere bei Prüfungen oder späteren Nachfragen besser nachvollziehbar, was es mit dem Dokument auf sich hat.
  

Wie können Sie Stornorechnungen effizient erstellen und verwalten?

Mit den richtigen Hilfsmitteln ist die Erstellung einer Stornorechnung nur ein weiterer Teil Ihrer Abläufe zur Rechnungsstellung. Hier sind einige Tipps, damit alles reibungslos funktioniert.

Stornorechnungen schnellstmöglich ausstellen

Wenn Sie eine Stornorechnung erst später ausstellen, stimmen Ihre Unterlagen nicht mit den tatsächlichen Geschehnissen in Ihrem Unternehmen überein. Stellen Sie die Stornorechnung also am besten sofort aus, wenn sich etwas ändert. So sorgen Sie für eine korrekte USt.-Erklärung und vermeiden Verwirrung auf beiden Seiten.

Über Umgang mit Guthaben entscheiden

Je nachdem, ob der Kunde/die Kundin bereits bezahlt hat, gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Rechnung noch nicht beglichen:Durch die Stornorechnung reduziert sich der zu zahlende Gesamtbetrag. Sie können dem Kunden/der Kundin beide Dokumente senden und ihn/sie um Zahlung der Differenz bitten. In Ihrer Buchhaltung sollte die Rechnung abzüglich der Stornorechnung mit dem ausstehenden Betrag verzeichnet sein.
  
• Rechnung bereits beglichen: Sie schulden dem Kunden/der Kundin Geld. Weisen Sie entweder eine Rückerstattung an oder vereinbaren Sie eine Anrechnung des Guthabens auf die nächste Rechnung. Beide Optionen sind in Ordnung, solange Klarheit auf Kundenseite besteht.
  
• Zukünftige Gutschrift: Wenn Sie eine Stornorechnung auf die nächste Rechnung anwenden, verweisen Sie direkt darauf (z. B. „Abzüglich Stornorechnung #SR-104: -100 €“), damit es für beide Seiten nachvollziehbar ist.
  

Alle erforderlichen Informationen angeben

Der Belastingdienst erwartet von Stornorechnungen dasselbe Compliance-Niveau wie bei einer regulären Rechnung. Dazu müssen sie eine ordnungsgemäße Nummerierung, Angaben zum Kunden/zur Kundin und zum Unternehmen, Artikelbeschreibungen, einer USt.-Aufschlüsselung und den Gesamtbetrag mit vorangestelltem Minuszeichen beinhalten. Fehlt eine dieser Informationen, kann das Dokument bei einer Prüfung beanstandet werden.

Jede Stornorechnung sollte auch direkt auf die Rechnung verweisen, die sie korrigiert, mit Rechnungsnummer, Datum und idealerweise den konkreten Artikeln oder Rechnungsbeträgen, die storniert werden. So ist die Korrektur leichter nachvollziehbar.

Kunden/Kundinnen auf dem Laufenden halten

Eine Stornorechnung sollte übersichtlich und leicht verständlich sein. Erklären Sie beim Versand kurz, was sich geändert hat, warum das Dokument ausgestellt wird (z. B. Rückgabe eines Artikels, nachträglich angewendeter Rabatt) und wie Sie weiter vorgehen (z. B. Rückerstattung, Guthabenanpassung). So vermeiden Sie später unnötiges Hin und Her.

Änderungen korrekt in der Buchhaltung erfassen

Jede Stornorechnung muss zusammen mit der dazugehörigen Rechnung erfasst werden. Gute Software erledigt dies automatisch. Bei manueller Erfassung müssen Sie darauf achten, dass das Guthaben im Kundenkonto beide Dokumente widerspiegelt, und Ihren Umsatz entsprechend anpassen. Durch eine Stornorechnung verringern sich Ihr Einkommen und die eingezogene USt.

Auf Muster achten

Mit der Zeit können Sie viel aus Ihren Stornorechnungen lernen. Sind sie hauptsächlich auf Retouren, wiederkehrende Abrechnungsfehler oder Stornierungen in letzter Minute zurückzuführen? Wenn Sie Trends erkennen, können Sie Ihre internen Prozesse optimieren, um weniger Zeit mit der Behebung vermeidbarer Fehler zu verbringen.

Rechnungen niemals überschreiben oder löschen

Wenn Sie eine Rechnung versenden, ist sie dauerhaft gültig. Sie dürfen sie weder bearbeiten noch aus Ihrem System löschen. Wenn sie geändert werden muss, erstellen Sie eine Stornorechnung. Jede Rechnung und Stornorechnung sollte ihren eigenen Platz in der Nummernabfolge haben, ohne Lücken oder Duplikate.

Stornorechnungen für mindestens sieben Jahre aufbewahren

Das Dokument kann digital oder physisch vorliegen, solange Sie es bei Bedarf vollständig und mit der entsprechenden Originalrechnung abrufen können.

Prozess mit Software automatisieren

Bei vielen Rechnungsstellungs- und Buchhaltungstools können Sie Stornorechnungen direkt auf Grundlage der Originalrechnung erstellen. Somit sind alle erforderlichen Angaben vorausgefüllt und korrekt formatiert. Mit einem Klick vergibt das System eine Stornorechnungsnummer, verknüpft diese mit der Rechnung, passt Ihren Umsatz an und ermittelt die USt.

So kann Stripe Invoicing helfen

Stripe Invoicing vereinfacht Ihren Rechnungsstellungsprozess von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.
  
• Erstellung von Stornorechnungen vereinfachen: Sie können eine Stornorechnung direkt über die Rechnungsansicht erstellen. Sie wird dann automatisch mit dem Guthaben des Kunden/der Kundin synchronisiert, löst bei Bedarf eine Rückerstattung aus und erscheint ohne manuelle Eingabe in Ihren Unterlagen.
  
• Cashflow beschleunigen: Dank integrierter globaler Zahlungen, automatischer Erinnerungen und KI-gestützter Dunning-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen, können Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) verringern und Zahlungen schneller akzeptieren.
  
• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Ein Self-Service-Kundenportal erleichtert Nutzer/innen das Aufrufen und Bezahlen von Rechnungen.
  
• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen in Minuten und reduzieren Sie die Zeit, die für das Inkasso aufgewendet wird, durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.
  
• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning(ERP)-Software integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.
  

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