Se gestisci un'attività nei Paesi Bassi, probabilmente non pensi alle note di credito finché non è assolutamente necessario. Forse un prodotto viene restituito, annullato, venduto a un prezzo errato o rimborsato, di conseguenza la fattura inviata non è più corretta. Le note di credito possono sembrare semplici, ma influiscono sulla dichiarazione dell'imposta sul valore aggiunto (IVA), sul flusso di cassa e sull'accuratezza dei registri contabili. Di seguito spieghiamo quando utilizzare le note di credito, cosa includere e come gestirle nel modo più semplice possibile.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una nota di credito?
  
• Quando è necessario emettere una nota di credito?
  
• In che modo le note di credito influiscono sulla conformità IVA nei Paesi Bassi?
  
• Che cosa deve includere una nota di credito?
  
• Come è possibile creare e gestire le note di credito in modo efficiente?
  
• I vantaggi di Stripe Invoicing
  

Che cos'è una nota di credito?

Una nota di credito, nota anche come fattura di credito o promemoria di credito, è un modo formale per correggere o annullare parte di una fattura precedente. Essa annulla un addebito che non si desidera più riscuotere (ad esempio, un addebito eccessivo, un rimborso su un articolo restituito, l'annullamento di un servizio non fornito).

Nei Paesi Bassi, una volta inviata una fattura, questa viene bloccata ai fini fiscali e contabili. Se si verificano modifiche, come errori o cancellazioni, in genere è necessario emettere una nota di credito per documentare la correzione e mantenere registrazioni finanziarie accurate. La nota di credito viene conservata insieme alla fattura originale nei registri, con lo stesso formato e la stessa struttura, ma con importi negativi. Se la fattura era di 1.000 € e ne devi restituire 100, emetti una nota di credito di -100 €. La nota di credito è collegata alla fattura originale tramite numero e data. Come le fatture, anche le note di credito devono essere archiviate per almeno sette anni.

Quando è necessario emettere una nota di credito?

Ogni volta che devi ridurre l'importo dovuto da un cliente dopo avergli già inviato la fattura, è necessario emettere una nota di credito.

Ciò potrebbe essere dovuto a un errore nel prezzo, a un reso o alla cancellazione del servizio. Per correggere l'errore, non devi modificare o eliminare la fattura. Devi emettere una nota di credito. È l'unico modo per correggere una fattura già conclusa senza creare problemi contabili in futuro.

Di seguito sono riportati i motivi più comuni per cui le attività nei Paesi Bassi emettono note di credito:

• Errori di prezzo o di quantità: Se hai addebitato un importo eccessivo, hai fatturato un importo errato, hai dimenticato uno sconto o hai commesso un altro tipo di errore, una nota di credito ti consente di correggere l'errore. Riporta l'importo aggiornato mantenendo intatta la fattura originale.
  
• Articoli restituiti: se un cliente rispedisce parte di un ordine, devi riaccreditare quella parte. Le note di credito documentano tale annullamento in modo che i tuoi conti e i loro rispecchino correttamente il reso.
  
• Beni danneggiati o difettosi: quando i prodotti arrivano danneggiati o inutilizzabili e accetti di non addebitarli al cliente, la nota di credito riporta la detrazione.
  
• Ordini o servizi annullati: se un servizio viene annullato o modificato dopo l'emissione della fattura, accrediti l'importo che non è più applicabile.
  
• Consegna parziale o lavoro incompleto: se hai fatturato più unità o ore rispetto a quelle fornite, con la nota di credito correggi la differenza.
  
• Sconti in fase avanzata o modifiche negoziate: se concordi uno sconto dopo la fatturazione per risolvere un reclamo, mantenere un cliente o correggere un errore, devi documentarlo con una nota di credito.
  

Emetti la nota di credito non appena constati che devi ridurre una fattura. Ciò ti aiuta a mantenere registri chiari e dichiarazioni IVA accurate, dimostrando trasparenza ai tuoi clienti.

In che modo le note di credito influiscono sulla conformità IVA nei Paesi Bassi?

Una volta emessa una fattura con IVA, questa viene registrata nei tuoi registri. Se si verificano delle modifiche (ad esempio, un articolo viene restituito, un servizio viene annullato, un prezzo viene corretto), non puoi modificare i totali dell'IVA nel back-end. L'amministrazione fiscale (Belastingdienst) richiede che ogni modifica ai ricavi tassabili sia supportata da una documentazione adeguata. Se riduci l'importo dovuto, devi emettere una nota di credito che indichi esattamente cosa è cambiato e perché. Se non emetti una nota di credito, non puoi modificare l'IVA.

Di seguito è riportato il calendario delle tempistiche:

• Se la nota di credito e la fattura originale rientrano nello stesso periodo dell'IVA, devi riportare la differenza netta. Il credito annulla una parte o l'intero importo dell'IVA sulla fattura ed entrambi i valori vengono riportati nella stessa dichiarazione.
  
• Se ricadono in periodi diversi e hai già dichiarato e pagato l'IVA sulla fattura originale, la nota di credito diventa una rettifica nella tua dichiarazione successiva. La data sulla nota di credito determina quando devi effettuare la rettifica. Ad esempio, se emetti la fattura nel secondo trimestre ma emetti la nota di credito nel terzo trimestre, l'IVA viene recuperata nella dichiarazione del terzo trimestre. La stessa logica si applica ai clienti B2B: essi ridurranno l'imposta a credito nel periodo in cui ricevono la nota di credito, non quando è stata emessa la fattura originale.
  

Se non è presente una nota di credito, il Belastingdienst potrebbe comunque considerare valida la fattura originale e aspettarsi il pagamento completo dell'IVA. È necessario che la documentazione cartacea corrisponda a quanto riportato nelle dichiarazioni. Come per le fatture, le note di credito devono essere conservate per almeno sette anni (10 nei casi di alcune transazioni transfrontaliere). Se mai dovessi avere la necessità di mostrare come e quando è cambiato un addebito e come ciò ha influito sull'IVA, le tue note di credito rappresentano la prova.

Che cosa deve includere una nota di credito?

La nota di credito è un documento finanziario legale. Deve includere chi l'ha emessa, a chi è indirizzata, per quali motivi, per quale importo e quando. Se qualcuno esterno alla tua attività la legge, deve poter comprendere esattamente cosa è cambiato e perché.

Ecco cosa implica in pratica:

• Etichettatura chiara: deve indicare "Nota di credito" (Creditfactuur in olandese). Questa distinzione è importante per la tua contabilità e per quella del cliente.
  
• Data di emissione: è il giorno di emissione della nota di credito. Questa data determina in quale periodo di IVA rientra.
  
• Numero unico di nota di credito: come nel caso delle fatture, le note di credito devono essere numerate in sequenza. Può essere la stessa sequenza che usi per le fatture o una sequenza separata, ma presta attenzione a non saltare o duplicare i numeri.
  
• Riferimento alla fattura originale: includi sempre il numero di fattura originale (e la data) a cui si riferisce la nota di credito. In questo modo semplificherai riconciliazione e audit.
  
• Dettagli della tua attività: includi il nome e l'indirizzo dell'azienda, il numero della Camera di commercio (KVK) e la partita IVA, se ne hai una.
  
• Dettagli cliente: includi il nome e l'indirizzo del cliente, come nel caso di una fattura.
  
• Descrizione di beni o servizi: elenca ciò che viene accreditato. Sii breve ma non generalizzare.
  
• Quantità e prezzi: mostra gli articoli o i servizi accreditati con valori negativi. Se li hai fatturati a 100 € e vengono rimborsati integralmente, vengono visualizzati qui come -100€.
  
• Subtotale, IVA e totale: includi l'aliquota IVA, l'importo dell'IVA da stornare e l'importo totale accreditato (tutti negativi).
  
• Motivo del credito: aggiungi una breve spiegazione, ad esempio "Articolo restituito" o "Correzione del prezzo". Questo rende il documento più semplice da seguire, soprattutto in caso di audit o riferimenti futuri.
  

Come è possibile creare e gestire le note di credito in modo efficiente?

Con la configurazione corretta, la creazione di una nota di credito rappresenta solo un'altra parte del flusso di lavoro della fatturazione. Ecco alcuni suggerimenti per garantire un funzionamento ottimale.

Emetti le note di credito il prima possibile

Ritardare l'emissione di una nota di credito crea una discrepanza tra ciò che accade realmente nella tua attività e ciò che risulta nei tuoi registri. Se si verificano cambiamenti, emetti immediatamente la nota di credito. In questo modo, la tua dichiarazione IVA sarà accurata e si eviteranno confusioni da entrambe le parti..

Decidi con quale modalità saldare il credito

Esistono diverse opzioni, a seconda che il cliente abbia già effettuato il pagamento:

• Se non ha ancora effettuato il pagamento: la nota di credito riduce il totale dovuto. Puoi inviare entrambi i documenti e chiedere al cliente di pagare la differenza. I libri contabili devono riportare la fattura meno il credito, con il saldo in sospeso.
  
• Se hanno già effettuato il pagamento: devi loro del denaro. Effettua il rimborso o accetta di applicare il credito alla prossima fattura. Entrambe le opzioni sono valide. Assicurati solo che sia chiaro per il cliente.
  
• Se si tratta di un credito futuro: quando applichi una nota di credito alla fattura successiva, fai un riferimento diretto (ad esempio, "meno nota di credito n. CN-104: -100 €") in modo che entrambi possiate tracciarla.
  

Includi tutte le informazioni necessarie, ogni volta

Il Belastingdienst richiede che una nota di credito soddisfi gli stessi requisiti di conformità di una fattura regolare. Ciò richiede una numerazione corretta, i dati del cliente e dell'azienda, le descrizioni degli articoli, il dettaglio dell'IVA e l'importo totale, chiaramente indicato come negativo. Se una di queste informazioni è mancante, il documento potrebbe non essere accettato in caso di verifica.

Ogni nota di credito dovrebbe inoltre fare riferimento diretto alla fattura che rettifica: numero della fattura, data e, idealmente, le voci specifiche o gli addebiti oggetto di storno. Ciò rende la correzione facilmente tracciabile.

Mantieni aggiornato il cliente

La nota di credito deve essere chiara e di facile lettura. Quando la invii, includi una breve spiegazione: cosa è cambiato, perché viene emessa (ad esempio, articolo restituito, sconto dopo l'ordine) e come verrà gestita (ad esempio, rimborso, adeguamento del saldo). Ciò eviterà inutili scambi di comunicazioni in seguito.

Percorso corretto nei libri contabili

Ogni nota di credito deve essere registrata insieme alla fattura corrispondente. Un buon software lo fa automaticamente. Se la registri manualmente, assicurati che il saldo del cliente rifletta entrambi i documenti e adegua le entrate di conseguenza. Le note di credito riducono il reddito e l'IVA riscossa.

Presta attenzione agli schemi

Nel tempo, puoi imparare molto dalle tue note di credito. Sono dovute principalmente a resi, frequenti errori di Billing o annullamenti dell'ultimo minuto? Individuando le tendenze, hai la possibilità di stringere i processi interni e dedicare meno tempo a correggere errori evitabili.

Non sovrascrivere né eliminare mai una fattura

Una volta inviata una fattura, questa è definitiva. Non modificarla né rimuoverla dal sistema. Se deve cambiare, accreditala. Se devi apportare modifiche, emetti una nota di credito. Ogni fattura e nota di credito devono avere una propria collocazione nella sequenza numerica, senza lacune o duplicati.

Conserva le note di credito per almeno sette anni

La registrazione può essere digitale o fisica. Assicurati solo di poter recuperare il documento completo e la fattura originale su richiesta.

Utilizza un software per automatizzare la procedura

Molti strumenti di fatturazione e contabilità consentono di generare note di credito direttamente dalla fattura originale. Ciò significa che tutte le informazioni richieste sono precompilate e formattate correttamente. Con un solo clic, il sistema assegna un numero di nota di credito, la collega alla fattura, regola le entrate e gestisce l'IVA.

I vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di fatturazione, dalla creazione della fattura alla riscossione del pagamento. Che si tratti di fatturazione una tantum o ricorrente, Stripe aiuta le attività a riscuotere i pagamenti più rapidamente e a operare in modo più efficiente:

• Automatizza la contabilità dei clienti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza dover scrivere codice. Stripe monitora automaticamente lo stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a gestire il flusso di cassa.
  
• Semplifica la creazione delle note di credito: genera una nota di credito direttamente dalla schermata della fattura. Verrà automaticamente sincronizzata con il saldo del cliente, attiverà un rimborso se necessario e apparirà nei tuoi registri senza necessità di inserimento manuale.
  
• Accelera il flusso di cassa: puoi ridurre i giorni di scoperto (DSO) e farti pagare più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.
  
• Migliora l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con assistenza di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.
  
• Riduci il carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina di pagamento delle fatture in hosting su Stripe.
  
• Integra con i sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i più diffusi software di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere i sistemi sincronizzati e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.
  

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