Si vous dirigez une entreprise aux Pays-Bas, vous ne pensez probablement pas aux avoirs avant d'être absolument obligé de le faire. Il peut arriver qu'un produit soit retourné, annulé, tarifé incorrectement ou rembourser, de sorte que la facture que vous avez envoyée n'est plus exacte. Les avoirs peuvent sembler simples, mais ils affectent vos rapports sur la valeur ajoutée (TVA), vos flux de trésorerie et l'exactitude de vos dossiers. Ci-dessous, nous vous expliquons quand utiliser les avoirs, ce qu'il faut inclure et comment les gérer le plus facilement possible.

Qu'y a-t-il dans cet article ?

• Qu’est-ce qu’un avoir ?
  
• Quand devez-vous émettre une avoir ?
  
• Comment les avoirs affectent-ils la conformité à la TVA aux Pays-Bas ?
  
• Que doit inclure une avoir ?
  
• Comment créer et gérer efficacement des avoirs ?
  
• Avantages de Stripe Invoicing
  

Qu’est-ce qu’un avoir ?

Une avoir, également appelée facture d'avoir ou avoir, est un mémo formel de corriger ou d'annuler une partie d'une facture précédente. Elle annule un débiter que vous ne souhaitez plus collecter (par exemple, une surfacturation, un remboursement sur un élément retourné, une annulation d'un service non livré).

Aux Pays-Bas, une fois qu’une facture a été envoyée, elle est verrouillée à des fins taxer et compte. En cas de changement, tel qu’une erreur ou une annulation, vous devez généralement émettre une avoir pour documenter la correction et tenir des registres financiers précis. La avoir côtoie la facture d’origine dans vos registres, avec le même format et la même structure, mais en montants négatifs. Si la facture a été facturée 1 000 € et que vous devez reprendre 100 €, vous émettez une avoir de -100 €. La avoir est lien à la facture d’origine par numéro et date. Comme pour les factures, les avoir doivent être archivées pendant au moins sept ans.

Quand faut-il émettre une avoir ?

Chaque fois que vous devez réduire le montant dû par un client après l’avoir déjà facture, vous devez émettre une avoir.

Cela peut être dû au fait que le prix était erroné, que quelque chose a été retourné ou que le service a été annulé. Pour le corriger, vous ne modifiez ni ne supprimez une facture. Vous émettez une avoir. C’est le seul moyen d’ajuster une facture finalisée sans créer de problèmes compte à l’avenir.

Voici les principales raisons pour lesquelles les entreprises aux Pays-Bas émettent des avoirs :

• Erreurs de tarification ou de quantité : si vous avez surfacturé, facturé le mauvais montant, oublié une remise ou commis un autre type d’erreur, une avoir corrige cette erreur. Elle affiche le chiffre mis à jour tout en gardant la facture d’origine intacte.
  
• Élément retournés : si un client renvoie une partie d'une commande, vous le créditez pour cette partie. Les avoirs documentent cette annulation afin que vos comptes et les leurs reflètent correctement le retour.
  
• Marchandises endommagées ou défectueuses : Lorsque des produits arrivent cassés ou inutilisables et que vous engagez à ne pas débiter le client pour ceux-ci, la avoir indique la déduction.
  
• Commandes ou services annulés : si un service est annulé ou modifié après la sortie de la facture, vous créditez le montant qui ne s’applique plus.
  
• Livraison partielle ou travaux incomplets : si vous avez facture plus d’unités ou d’heures que vous n’avez livré, une avoir corrige la différence.
  
• Réductions à un stade avancé ou changements négociés : si vous acceptez une réduction après Invoicing pour résoudre une réclamation, fidéliser un client ou corriger une incohérence, vous la documentez avec une avoir.
  

Émettez la avoir dès que vous réalisez qu'une facture doit être réduite. Cela vous aide à maintenir des dossiers vierges et des déclarations de TVA précises, tout en faisant preuve de transparence pour vos clients.

Comment les avoirs affectent-ils la conformité à la TVA aux Pays-Bas ?

Une fois que vous avez émis une facture avec la TVA, elle est verrouillée dans vos registres. Si quelque chose change (par exemple, un élément est retourné, un service est annulé, un prix est corrigé), vous ne pouvez pas simplement ajuster vos totaux de TVA dans le back-end. L’administration taxer (Belastingdienst) s’attend à ce que chaque modification des revenus imposables soit étayée par des documents appropriés. Si vous diminuez le montant dû, vous avez besoin d’une avoir qui indique exactement ce qui a changé et pourquoi. Si vous n’émettez pas de avoir, vous ne pouvez pas ajuster la TVA.

Voici comment fonctionne le calendrier :

• Si la avoir et la facture initiale relèvent de la même période de TVA, vous déclarez la différence nette. Le crédit annule une partie, ou la totalité, de la TVA sur la facture, et les deux sont répercutés dans la même déclaration.
  
• S’ils tombent dans des périodes différentes et que vous avez déjà déclaré et payé la TVA sur la facture d’origine, la avoir devient une correction dans votre prochaine déclaration. La date sur la avoir détermine quand vous réajustez. Par exemple, si vous facturez au T2 mais créditez au T3, la TVA est récupérée dans la déclaration du T3. La même logique s’applique aux clients B2B : ils réduiront leur taxe en amont dans la période où ils reçoivent la avoir, et non au moment de l’émission de la facture d’origine.
  

En l'absence de avoir, le Belastingdienst peut tout de même considérer la facture d'origine comme valide et s'attendre à ce que le paiement intégral de la TVA soit effectué. Vous avez besoin que la trace écrite corresponde à ce qui se passe dans vos déclarations. Comme pour les factures, les avoir doivent être sauvegardé pendant au moins 7 ans (10 pour certaines transactions transfrontalières). Si jamais vous avez besoin de montrer comment et quand un débité a changé et comment cela a affecté la TVA, vos avoir sont la preuve.

Que doit inclure une avoir ?

Une avoir est un document financier juridique. Il doit inclure qui l’a émis, à qui, pour quoi, combien et quand. Si une personne extérieure à votre entreprise l’a lu, elle doit être en mesure de comprendre exactement ce qui a changé et pourquoi.

Voici ce que cela implique concrètement :

• Etiquetage clair : il doit être indiqué « avoir » (Creditfactuur en néerlandais) en haut. Cette distinction est importante pour vos dossiers et les dossiers de votre client.
  
• Date d’émission : il s’agit du jour où vous émettez la avoir. Cette date détermine dans quelle période de TVA elle se situe.
  
• Numéro de avoir unique : comme pour les factures, les avoirs ont besoin d’une numérotation séquentielle. Il peut s’agir de la même séquence que celle que vous utilisez pour vos factures ou d’une séquence distincte, mais attention à ne pas sauter ou dupliquer de chiffres.
  
• Référence à la facture d’origine : indiquez toujours le numéro de facture d’origine (et la date) auquel se rapporte la avoir. Cela simplifiera le rapprochement et les audits.
  
• Informations sur votre entreprise : indiquez le nom, l’adresse, le numéro de la Chambre de commerce (KVK) et le numéro de TVA de votre entreprise, le cas échéant.
  
• Informations sur le client : indiquez le nom et l’adresse du client, comme vous le feriez sur une facture.
  
• Description des biens ou services : indiquez ce qui est crédité. Faites court mais précis.
  
• Quantités et tarifs : affichez les élément ou services crédités avec des valeurs négatives. S’ils ont été facture à 100 € et font l’objet d’un remboursement intégral, ils apparaissent ici comme -100 €.
  
• Sous-total, TVA et total : indiquez le taux de TVA, le montant de TVA annuler et le montant total crédité (tous négatifs).
  
• Motif du crédit : ajoutez une courte explication, telle que « Élément retourné » ou « Correction de prix ». Cela facilite le suivi du document, en particulier pour les audits ou les références futures.
  

Comment créer et gérer efficacement des avoirs ?

Avec la bonne configuration, la création d’une note de crédit n’est qu’une autre partie de votre flux de travail en matière de facturation. Voici quelques conseils pour que tout se passe bien.

Émettre des avoirs dès que possible

Retarder l'émission d'un avoir crée un décalage entre la réalité de votre activité et ce qui apparaît dans vos registres. Si un changement survient, émettez immédiatement la note de crédit. Cela garantit l'exactitude de votre déclaration de TVA et évite toute confusion pour les deux parties.

Décidez de comment le crédit est réglé

Il existe plusieurs options, selon le fait que le client ait déjà payé ou non :

• Si le client n’a pas encore payé : l’avoir réduit le montant qu’il doit. Vous pouvez lui envoyer les deux documents et lui demander de payer la différence. Vos livres doivent indiquer la facture moins le crédit, avec le solde impayé.
  
• S’il a déjà payé : vous lui devez de l’argent. Émettez un remboursement ou acceptez d’appliquer un avoir à sa prochaine facture. Les deux options sont très bien. Assurez-vous juste que le client y voit clair.
  
• S’il s’agit d’un crédit futur : Lorsque vous appliquez un avoir à la facture suivante, faites-y directement référence (p. ex. : « Moins avoir n° CN-104 : -100 € ») afin que vous puissiez tous deux le retracer par la suite.
  

Inclure toutes les informations requises, à chaque fois

Le Belastingdienst s’attend à ce qu’un avoir corresponde au niveau de conformité d’une facture ordinaire. Cela nécessite une numérotation correcte, des détails sur le client et l’entreprise, des descriptions de l’article,le détail de la TVA, et le total, clairement marqué comme négatif. S’il manque l’une de ces informations, le document risque de ne pas être accepté lors d'un contrôle fiscal.

Chaque avoir doit également pointer directement vers la facture qu’il ajuste : numéro de facture, date et, idéalement, les postes ou les frais qui sont annulés. Cela rend la correction facilement traçable.

Tenez le client au courant

Un avoir doit être clair et facile à lire. Lorsque vous l'envoyez, incluez une brève explication indiquant ce qui a changé, pourquoi il est émis (par exemple, un élément a été retourné ou une réduction a été accordée après la commande) et comment vous le gérez (par exemple, par un remboursement ou un réajustement du solde). Cela permet d'éviter les allers-retours inutiles par la suite.

Suivez l’avoir correctement dans vos livres comptables

Chaque avoir doit être enregistré aux côtés de sa facture correspondante. Un bon logiciel le fera automatiquement. Si vous procédez à l'enregistrement manuellement, assurez-vous que le solde du compte « Custom » reflète les deux documents et ajustez vos bénéfices en conséquence. Les avoirs réduisent vos revenus et la TVA collectée.

Étudiez les scénarios types

Au fil du temps, vous pouvez apprendre beaucoup de vos avoirs. Sont-ils principalement dus à des retours, à des erreurs de facturation fréquentes ou à des annulations de dernière minute ? En repérant les tendances, vous pouvez renforcer vos processus internes et passer moins de temps à corriger des erreurs évitables.

N'écrasez ni ne supprimez jamais une facture

Si vous avez envoyé une facture, elle est permanente. Ne la modifiez pas et ne la supprimez pas de votre système. Si elle doit changer, créditez-la. Chaque facture et chaque avoir doit avoir sa place dans la séquence de numérotation, sans lacunes ni doublons.

Conservez les avoirs pendant au moins sept ans

Le document peut être numérique ou physique. Assurez-vous simplement de pouvoir produire le document, ainsi que la facture d’origine, sur demande.

Utilisez un logiciel pour automatiser le processus

De nombreux outils de facturation et de comptabilité vous permettent de générer des avoirs directement à partir de la facture d'origine. Cela signifie que toutes les informations requises sont préremplies et correctement formatées. En un clic, le système attribue un numéro d'avoir, le lien vers la facture, ajuste vos revenus et gère la TVA.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie votre processus de facturation, de la création de la facture au recouvrement du paiement. Que vous gériez un modèle de ou facturation récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à simplifier leurs opérations. Avec Invoicing, vous pouvez :

• Automatisez les comptes clients : Créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles — sans besoin de coder. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à gérer votre trésorerie.
  
• Simplifier la création d’une avoir : générez une avoir directement depuis la vue facture. Elle sera automatiquement synchronisée avec le solde du client, déclenchera un remboursement si nécessaire et apparaîtra dans vos dossiers sans saisie manuelle.
  
• Accelerate les flux de trésorerie : Réduisez le délai d'encaissement des ventes (DSO) et se faire payer plus rapidement grâce aux paiements intégrer intégrés, aux rappels automatiques et aux outils de relance alimentés par l'IA qui vous aident à recouvrer davantage de revenus.
  
• Améliorer l'expérience client : offrez une expérience de paiement moderne avec la prendre en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler grâce à un portail client en libre-service.
  
• Réduisez la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.
  
• Stripe Invoicing s'intégrer à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s'intégrer aux logiciels de compte et de planification des ressources de l'entreprise (ERP) les plus répandus, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire les saisies manuelles de données.
  

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