Si diriges una empresa en los Países Bajos, es probable que no pienses en notas de crédito hasta que no tengas que hacerlas. Tal vez se devuelva, cancele, aplique un precio incorrecto o reembolse un producto, por lo que la factura que enviaste ya no es precisa. Las notas de crédito pueden parecer sencillas, pero afectan tu declaración del impuesto al valor agregado (IVA), tu flujo de caja y la precisión de tus registros. A continuación, te explicaremos cuándo usar las notas de crédito, qué incluir y cómo gestionarlas de la forma más fácil posible.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una nota de crédito?
  
• ¿Cuándo debes emitir una nota de crédito?
  
• ¿Cómo afectan las notas de crédito al cumplimiento del IVA en los Países Bajos?
  
• ¿Qué debe incluir una nota de crédito?
  
• ¿Cómo se crean y gestionan las notas de crédito de manera eficiente?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué es una nota de crédito?

Una nota de crédito, también llamada factura de crédito, es una forma formal de arreglar o cancelar parte de una factura anterior. Revierte un cargo que ya no quieres cobrar (p. ej., un sobrecargo, un reembolso por un item devuelto, una cancelación de un servicio no entregado).

En los Países Bajos, una vez enviada una factura, se bloquea a efectos fiscales y contables. Si algo cambia, como un error o una cancelación, generalmente debes emitir una nota de crédito para documentar la corrección y mantener registros financieros precisos. La nota de crédito se encuentra junto con la factura original en tus registros, con el mismo formato y la misma estructura, pero en importes negativos. Si la factura facturó €1,000 y necesitas recuperar €100, emites una nota de crédito por -€100. La nota de crédito se vincula a la factura original por número y fecha. Al igual que con las facturas, las notas de crédito deben archivarse durante al menos siete años.

¿Cuándo debes emitir una nota de crédito?

Cada vez que necesites reducir la cantidad de dinero que un cliente debe después de haberle facturado, debes emitir una nota de crédito.

Eso podría deberse a que el precio estaba mal, se devolvió algo o se canceló el servicio. Para corregirlo, no editas ni eliminas una factura. Emites una nota de crédito. Es la única forma de ajustar una factura finalizada sin crear problemas contables en el futuro.

Estas son las razones más comunes por las que las empresas en los Países Bajos emiten notas de crédito:

• Errores en los precios o en la cantidad: si cobraste de más, facturaste por un importe incorrecto, olvidaste un descuento o cometiste otro tipo de error, una nota de crédito corrige este error. Muestra la cifra actualizada, pero mantiene intacta la factura original.
  
• Items devueltos: si un cliente devuelve parte de un pedido, le acreditas esa parte. Las notas de crédito documentan esa revocación para que tus cuentas y las de ellos reflejen adecuadamente la devolución.
  
• Bienes dañados o defectuosos: cuando los productos llegan rotos o inutilizables y te comprometes a no cobrar al cliente por ellos, la nota de crédito muestra la deducción.
  
• Pedidos o servicios cancelados: si un servicio se cancela o cambia después de que sale la factura, acreditas el importe que ya no corresponde.
  
• Entrega parcial o trabajo incompleto: si facturaste más unidades u horas de las que entregaste, una nota de crédito corrige la diferencia.
  
• Descuentos en las últimas etapas o cambios negociados: si aceptas un descuento después de facturar para resolver una reclamación, retener a un cliente o corregir una discrepancia, lo documentas con una nota de crédito.
  

Emite la nota de crédito tan pronto como te des cuenta de que es necesario reducir una factura. Esto te ayuda a mantener registros limpios y declaraciones precisas del IVA, al tiempo que demuestra transparencia a tus clientes.

¿Cómo afectan las notas de crédito al cumplimiento del IVA en los Países Bajos?

Una vez que hayas emitido una factura con IVA, esta queda bloqueada en tus registros. Si algo cambia (p. ej., se devuelve un item, se cancela un servicio, se corrige un precio), no puedes limitarte a ajustar tus totales de IVA en el back-end. La Administración Tributaria (Belastingdienst) espera que cada cambio en ingresos sujetos a impuestos esté respaldado por la documentación adecuada. Si reduces el importe adeudado, necesitas una nota de crédito que muestre exactamente qué cambió y por qué. Si no emites una nota de crédito, no puedes ajustar el IVA.

Así es como funciona el plazo:

• Si la nota de crédito y la factura original se incluyen en el mismo período de IVA, informas la diferencia neta. El crédito cancela parte, o la totalidad, del IVA de la factura, y ambas se reflejan en la misma declaración.
  
• Si se incluyen en períodos diferentes y ya informaste y pagaste IVA en la factura original, la nota de crédito pasa a ser una corrección en tu próxima declaración. La fecha que aparece en la nota de crédito determina cuándo ajustas. Por ejemplo, si facturas en el T2, pero acreditas en el T3, el IVA se reclama en la declaración del T3. La misma lógica se aplica a los clientes B2B: reducirán su impuesto soportado en el período en el que reciben la nota de crédito, no en el que se emitió la factura original.
  

Si no hay nota de crédito, la Belastingdienst aún podría tratar la factura original como válida y esperar el pago completo del IVA. Necesitas que el registro de papeleo coincida con lo que está sucediendo en tus declaraciones. Al igual que con las facturas, las notas de crédito deben estar almacenadas durante al menos 7 años (10 para algunas transacciones transfronterizas). Si alguna vez necesitas mostrar cómo y cuándo cambió un cargo y cómo afectó eso al IVA, tus notas de crédito son la evidencia.

¿Qué debe incluir una nota de crédito?

Una nota de crédito es un documento financiero legal. Debe incluir quién la emitió, a quién, para qué, cuánto y cuándo. Si alguien fuera de tu empresa la leyó, debe poder entender exactamente qué cambió y por qué.

Esto es lo que eso implica en la práctica:

• Etiquetado claro: debe decir “Nota de crédito” (Creditfactutor en holandés) en la parte superior. Esa distinción es importante para tus registros y los registros de tus clientes.
  
• Fecha de emisión: es el día en que emites la nota de crédito. Esta fecha determina en qué período de IVA se debe incluir.
  
• Número único de notas de crédito: al igual que con las facturas, las notas de crédito necesitan numeración secuencial. Esta puede ser la misma secuencia que usas para tus facturas o una aparte, pero ten cuidado de no saltarte ni duplicar números.
  
• Referencia a la factura original: incluye siempre el número de factura original (y la fecha) a la que se refiere la nota de crédito. Esto simplificará la conciliación y las auditorías.
  
• Datos de tu empresa: incluye el nombre, dirección, número de la Cámara de comercio (KVK) y número de IVA de tu empresa, si lo tienes.
  
• Datos del cliente: incluye el nombre y la dirección del cliente, como lo harías en una factura.
  
• Descripción de bienes o servicios: enumera lo que se está acreditando. Sé breve, pero específico.
  
• Cantidades y precios: muestra los items o servicios acreditados con valores negativos. Si se facturaron a €100 y se están reembolsando en su totalidad, aquí aparecen como -€100.
  
• Subtotal, IVA y total: incluye el tipo de IVA, el importe del IVA que se revierte y el importe total acreditado (todos negativos).
  
• Motivo del crédito: agrega una breve explicación, como «Item devuelto» o «Corrección de precio». Esto facilita el seguimiento del documento, especialmente para auditorías o referencias futuras.
  

¿Cómo se crean y gestionan las notas de crédito de manera eficiente?

Con la configuración adecuada, crear una nota de crédito es solo otra parte de tu flujo de trabajo de facturación. Estos son algunos consejos para que todo funcione sin problemas.

Emite notas de crédito lo antes posible

Demorar una nota de crédito crea una discrepancia entre lo que realmente está sucediendo en tu empresa y lo que se refleja en tus registros. Si algo cambia, emite la nota de crédito inmediatamente. Eso mantiene la precisión de tu declaración del IVA y evita confusiones de ambas partes.

Decide cómo se acredita el crédito

Hay algunas opciones, dependiendo de si el cliente ya pagó:

• Si aún no pagó: la nota de crédito reduce el total que adeuda. Puedes enviarle ambos documentos y pedirle que pague la diferencia. Tus libros deben mostrar la factura menos el crédito, con el saldo pendiente.
  
• Si ya pagó: le debes dinero. Puedes emitir un reembolso o aceptar aplicar el crédito a su próxima factura. Ambas opciones están bien. Solo asegúrate de que sea clara para el cliente.
  
• Si es un crédito futuro: cuando apliques una nota de crédito a la próxima factura, haz referencia a ella directamente (p. ej., «Menos nota de crédito #CN-104: -€100») para que ambos puedan hacer un seguimiento.
  

Incluye toda la información requerida, cada vez que suceda lo siguiente

La Belastingdienst espere que una nota de crédito coincida con el nivel de cumplimiento de la normativa de una factura normal, lo que requiere una numeración adecuada, datos de clientes y empresas, descripciones de items, desglose del IVA y total, claramente marcados como negativos. Si falta alguno de esos datos, es posible que el documento no se acredite en una auditoría.

Toda nota de crédito también debe indicar de forma directa la factura que ajusta: número de factura, fecha e, idealmente, las partidas o los cargos específicos que se están revirtiendo. Esto hace que la corrección se pueda rastrear con facilidad.

Mantén al cliente informado

Una nota de crédito debe ser clara y fácil de leer. Cuando la envíes, incluye una breve explicación: qué cambió, por qué se está emitiendo (p. ej., item devuelto, descuento tras pedido) y cómo la estás gestionando (p. ej., reembolso, ajuste de saldo). Esto evita un ida y vuelta innecesario más adelante.

Haz un seguimiento adecuado en tus libros

Cada nota de crédito debe registrarse junto con su factura coincidente. Un buen software lo hará de forma automática. Si estás grabando manualmente, asegúrate de que el saldo de la cuenta del cliente refleje ambos documentos y ajusta tus ingresos en consecuencia. Las notas de crédito reducen tus ingresos e IVA recaudado.

Presta atención a los patrones

Con el tiempo, puedes aprender mucho de tus notas de crédito. ¿Se deben en su mayoría a devoluciones, errores de facturación frecuentes o cancelaciones de última hora? Las tendencias de detección te dan la oportunidad de ajustar tus procesos internos y dedicar menos tiempo a solucionar errores evitables.

Nunca sobrescribas ni elimines una factura

Si enviaste una factura, es permanente. No la edites ni la elimines de tu sistema. Si se debe cambiar, se debe acreditar. Cada factura y nota de crédito debe tener su propio lugar en la secuencia de numeración, sin brechas ni duplicados.

Almacena notas de crédito durante al menos siete años

El registro puede ser digital o físico. Solo asegúrate de que puedas obtener el documento completo y su factura original bajo demanda.

Utiliza un software para automatizar el proceso

Muchas herramientas de facturación y contabilidad te permiten generar notas de crédito directamente a partir de la factura original. Eso significa que toda la información obligatoria ya aparece completada y correctamente formateada. Con un clic, el sistema asigna un número de nota de crédito, lo vincula a la factura, ajusta tus ingresos y gestiona el IVA.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica tu proceso de facturación, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que estés gestionando la facturación recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y operar de manera más eficiente:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales fácilmente, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a administrar tu flujo de caja.
  
• Simplifica la creación de notas de crédito: genera una nota de crédito directamente desde la vista de factura. Se sincronizará de forma automática con el saldo del cliente, activará un reembolso si es necesario y aparecerá en tus registros sin ingreso manual.
  
• Acelera el flujo de caja: puedes reducir los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibir pagos más rápido con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos generadas con IA que te ayudan a recuperar más ingresos.
  
• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es más fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.
  
• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pago de facturas alojadas en Stripe.
  
• Se integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con el popular software de contabilidad y la planificación de recursos empresariales (ERP), lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.
  

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