Als je een onderneming hebt in Nederland, denk je waarschijnlijk pas aan creditnota's als het echt moet. Misschien wordt een product geretourneerd, geannuleerd, verkeerd geprijsd of terugbetaald, waardoor de factuur die je hebt verstuurd niet meer klopt. Creditnota's lijken misschien simpel, maar ze hebben invloed op je belasting over de toegevoegde waarde (btw) aangifte, je cashflow en de nauwkeurigheid van je administratie. Hieronder leggen we uit wanneer je creditnota's moet gebruiken, wat je erin moet zetten en hoe je ze zo makkelijk mogelijk kunt beheren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een creditnota?
  
• Wanneer moet je een creditnota geven?
  
• Hoe werken creditnota's voor de btw in Nederland?
  
• Wat moet er op een creditnota staan?
  
• Hoe maak en beheer je creditnota's op een efficiënte manier?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat is een creditnota?

Een creditnota, ook wel creditfactuur of creditmemo genoemd, is een formele manier om een deel van een eerdere factuur te corrigeren of te annuleren. Hiermee wordt een bedrag dat je niet langer wilt innen, teruggestort (bijvoorbeeld een te veel in rekening gebracht bedrag, een terugbetaling voor een geretourneerd artikel of een annulering van een niet-geleverde dienst).

In Nederland is een factuur, zodra deze is verzonden, vergrendeld voor belasting- en boekhoudkundige doeleinden. Als er iets verandert, zoals een fout of een annulering, moet je meestal een creditnota opstellen om de correctie te documenteren en een nauwkeurige financiële administratie te houden. De creditnota wordt samen met de originele factuur in je administratie bewaard, met dezelfde indeling en structuur, maar met negatieve bedragen. Als de factuur € 1.000 was en je € 100 moet teruggeven, maak je een creditnota aan voor -€ 100. De creditnota wordt gekoppeld aan de originele factuur via het nummer en de datum. Net als facturen moeten creditnota's minstens zeven jaar worden bewaard.

Wanneer moet je een creditnota geven?

Als je het bedrag dat een klant je verschuldigd is moet verlagen nadat je al een factuur hebt gestuurd, moet je een creditnota sturen.

Dat kan zijn omdat de prijs niet klopt, iets is teruggestuurd of de dienst is geannuleerd. Om dit te corrigeren, bewerk of verwijder je de factuur niet. Je maakt een creditnota aan. Dit is de enige manier om een definitieve factuur aan te passen zonder dat dit in de toekomst boekhoudkundige problemen oplevert.

Dit zijn de meest voorkomende redenen waarom ondernemingen in Nederland creditnota's maken:

• Fouten in de tarieven of hoeveelheid: Als je te veel hebt aangerekend, een verkeerd bedrag hebt gefactureerd, een korting bent vergeten of een andere fout hebt gemaakt, corrigeer je dit met een creditnota. Hierop staat het aangepaste bedrag, terwijl de oorspronkelijke factuur intact blijft.
  
• Geretourneerde artikelen: Als een klant een deel van een bestelling terugstuurt, crediteer je hem voor dat deel. Creditnota's documenteren die terugboeking, zodat jouw boekhouding en die van de klant de retourzending correct weergeven.
  
• _Beschadigde of defecte goederen: _ Als producten kapot of onbruikbaar aankomen en je besluit de klant hiervoor niet te laten betalen, wordt het bedrag op de creditnota verlaagd.
  
• Geannuleerde bestellingen of diensten: Als een dienst wordt geannuleerd of gewijzigd nadat de factuur is verstuurd, crediteer je het bedrag dat niet meer van toepassing is.
  
• Gedeeltelijke levering of onvolledig werk: Als je meer eenheden of uren hebt gefactureerd dan je hebt geleverd, corrigeer je het verschil met een creditnota.
  
• _Kortingen op het laatste moment of onderhandelde wijzigingen: _ Als je na facturatie een korting afspreekt om een klacht op te lossen, een klant te behouden of een fout te herstellen, leg je dit vast met een creditnota.
  

Geef de creditnota meteen als je merkt dat een factuur moet worden verlaagd. Zo houd je je administratie netjes en je btw-aangifte klopt, terwijl je ook transparant bent naar je klanten.

Hoe beïnvloeden creditnota's de btw-naleving in Nederland?

Zodra je een factuur met btw hebt uitgegeven, staat deze vast in je administratie. Als er iets verandert (bijvoorbeeld een artikel wordt geretourneerd, een dienst wordt geannuleerd, een prijs wordt gecorrigeerd), kun je niet zomaar je btw-totalen in de backend aanpassen. De Belastingdienst verwacht dat elke wijziging in de belastbare inkomsten wordt gestaafd met de juiste documentatie. Als je het verschuldigde bedrag verlaagt, heb je een creditnota nodig waarop precies staat wat er is gewijzigd en waarom. Als je geen creditnota verstuurt, kun je de btw niet aanpassen.

Zo werkt de timing:

• Als de creditnota en de originele factuur in dezelfde btw-periode vallen, geef je het netto verschil aan. De creditnota heft een deel of alle btw op de factuur op, en beide worden in dezelfde aangifte weergegeven.
  
• Als ze in verschillende periodes vallen en je de btw op de originele factuur al hebt aangegeven en betaald, wordt de creditnota een correctie in je volgende aangifte. De datum op de creditnota bepaalt wanneer je de aanpassing doet. Als je bijvoorbeeld in het tweede kwartaal factureert maar in het derde kwartaal crediteert, wordt de btw teruggevraagd in de aangifte van het derde kwartaal. Hetzelfde geldt voor B2B-klanten: zij verminderen hun voorbelasting in de periode waarin zij de creditnota ontvangen, niet wanneer de oorspronkelijke factuur is uitgereikt.
  

Als er geen creditnota is, kan de Belastingdienst de oorspronkelijke factuur nog steeds als geldig beschouwen en de volledige btw-betaling verwachten. Je moet ervoor zorgen dat de papieren administratie overeenkomt met wat er in je aangiften staat. Net als facturen moeten creditnota's minimaal 7 jaar worden bewaard (10 jaar voor sommige grensoverschrijdende transacties). Als je ooit moet aantonen hoe en wanneer een kostenpost is gewijzigd en wat de gevolgen daarvan waren voor de btw, zijn je creditnota's het bewijs.

Wat moet er op een creditnota staan?

Een creditnota is een officieel financieel document. Er moet op staan wie 'm heeft gemaakt, voor wie, waarvoor, hoeveel en wanneer. Als iemand buiten je onderneming 'm leest, moet hij precies kunnen zien wat er is veranderd en waarom.

In de praktijk betekent dit het volgende:

• _Duidelijke vermelding: _ bovenaan moet 'Creditnota' staan. Dat is belangrijk voor jouw administratie en die van je klant.
  
• _Uitgiftedatum: _ Dit is de dag waarop je de creditnota uitgeeft. Deze datum bepaalt in welke btw-periode de creditnota valt.
  
• Uniek creditnota-nummer: Net als facturen moeten creditnota's een doorlopend nummer krijgen. Dit kan hetzelfde nummer zijn als je voor je facturen gebruikt of een apart nummer, maar zorg ervoor dat je geen nummers overslaat of dubbel gebruikt.
  
• _Verwijzing naar de originele factuur: _ Zet altijd het originele factuurnummer (en de datum) van de creditnota erop. Dit maakt reconciliatie en audits makkelijker.
  
• Je ondernemingsgegevens: Zet je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer erbij, als je die hebt.
  
• Gegevens van de klant: Vul de naam en het adres van de klant in, zoals je dat ook op een factuur zou doen.
  
• _Beschrijving van de goederen of diensten: _ Zet op wat er wordt gecrediteerd. Houd het kort maar duidelijk.
  
• Hoeveelheden en prijzen: Laat zien welke artikelen of diensten worden gecrediteerd met negatieve waarden. Als ze € 100 waren gefactureerd en volledig worden terugbetaald, staan ze hier als -€ 100.
  
• Subtotaal, btw en totaal: Zet het btw-tarief, het terugbetaalde btw-bedrag en het totale gecrediteerde bedrag (allemaal negatief) erbij.
  
• Reden voor creditering: Voeg een korte uitleg toe, zoals 'Geretourneerd artikel' of 'Prijsaanpassing'. Dit maakt het document overzichtelijker, vooral voor audits of toekomstig gebruik.
  

Hoe maak en beheer je creditnota's op een efficiënte manier?

Met de juiste instellingen is het maken van een creditnota gewoon een onderdeel van je facturatieproces. Hier zijn een paar tips om alles soepel te laten verlopen.

Stuur creditnota's zo snel mogelijk

Als je een creditnota laat liggen, ontstaat er een verschil tussen wat er echt gebeurt in je onderneming en wat er in je administratie staat. Als er iets verandert, stuur dan meteen een creditnota. Zo blijft je btw-aangifte kloppen en voorkom je verwarring aan beide kanten.

Bepaal hoe het krediet wordt vereffend

Er zijn een paar opties, afhankelijk van of de klant al betaald heeft:

• _Als ze nog niet betaald hebben: _ De creditnota vermindert het totale bedrag dat ze verschuldigd zijn. Je kunt ze beide documenten sturen en hen vragen het verschil te betalen. In je boekhouding moet de factuur minus de creditnota worden opgenomen, met het openstaande saldo.
  
• _Als ze al betaald hebben: _ jij bent hen geld verschuldigd. Geef een terugbetaling of spreek af dat je het tegoed op hun volgende factuur verrekent. Beide opties zijn prima. Zorg er wel voor dat het duidelijk is voor de klant.
  
• _Als het om een toekomstig tegoed gaat: _ Als je een creditnota op de volgende factuur zet, vermeld deze dan direct (bijvoorbeeld: "Min creditnota #CN-104: -€100"), zodat jullie het allebei kunnen volgen.
  

Vermeld altijd alle vereiste informatie

De Belastingdienst verwacht dat een creditnota hetzelfde niveau heeft als een normale factuur. Dat betekent dat alles goed genummerd moet zijn, met klant- en ondernemingsgegevens, een beschrijving van de artikelen, btw-specificatie en het totaalbedrag, duidelijk als negatief aangegeven. Als er iets ontbreekt, kan het document bij een controle worden afgewezen.

Elke creditnota moet ook direct verwijzen naar de factuur die wordt aangepast: factuurnummer, datum en idealiter de specifieke regelitems of kosten die worden teruggedraaid. Zo is de correctie makkelijk te traceren.

Houd de klant op de hoogte

Een creditnota moet duidelijk en makkelijk te lezen zijn. Voeg er een korte uitleg bij: wat is er veranderd, waarom wordt deze uitgegeven (bijvoorbeeld een geretourneerd artikel, korting na bestelling) en hoe ga je hiermee om (bijvoorbeeld terugbetaling, aanpassing van het saldo). Dit voorkomt later onnodig heen en weer gepraat.

Houd het goed bij in je administratie

Elke creditnota moet samen met de bijbehorende factuur worden geregistreerd. Goede software doet dit automatisch. Als je dit handmatig doet, zorg er dan voor dat het saldo van de klant beide documenten weergeeft en pas je inkomsten dienovereenkomstig aan. Creditnota's verminderen je inkomsten en de geïnde btw.

Let op patronen

Na verloop van tijd kun je veel leren van je creditnota's. Zijn ze meestal het gevolg van retourzendingen, veelvoorkomende facturatiefouten of last-minute annuleringen? Door trends te herkennen, kun je je interne processen verbeteren en minder tijd besteden aan het oplossen van vermijdbare fouten.

Overschrijf of verwijder nooit een factuur

Als je een factuur hebt verstuurd, is die definitief. Bewerk hem niet en haal hem niet uit je systeem. Als er iets moet veranderen, maak dan een creditnota aan. Elke factuur en creditnota moet zijn eigen plaats hebben in de nummerreeks, zonder gaten of dubbele nummers.

Bewaar creditnota's minstens zeven jaar

Het document kan digitaal of fysiek zijn. Zorg er gewoon voor dat je het volledige document en de originele factuur op verzoek kunt opvragen.

Gebruik software om het proces te automatiseren

Met veel facturatie- en boekhoudtools kun je creditnota's direct vanuit de originele factuur genereren. Dat betekent dat alle benodigde info al is ingevuld en correct is opgemaakt. Met één klik wijst het systeem een creditnota-nummer toe, koppelt het aan de factuur, past het je inkomsten aan en regelt het de btw.

De voordelen van Stripe Invoicing

Stripe Invoicing maakt je facturatieproces makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en efficiënter te werken:

• Automatiseer je debiteurenadministratie: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow kunt beheren.
  
• _Maak het maken van creditnota's makkelijker: _ maak een creditnota direct vanuit de factuurweergave. Deze wordt automatisch gesynchroniseerd met het saldo van de klant, activeert indien nodig een terugbetaling en wordt zonder handmatige invoer in je administratie weergegeven.
  
• Versnel je cashflow: Je kunt het aantal dagen dat je klanten openstaande facturen hebben (DSO) verminderen en sneller betaald worden met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangestuurde aanmaningstools waarmee je meer inkomsten kunt innen.
  
• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijker te vinden en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.
  
• Verminder de werkdruk op de backoffice: maak facturen in een paar minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.
  
• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing integreert met populaire boekhoud- en enterprise resource planning (ERP)-software, zodat je systemen synchroon blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.
  

Meer info over hoe Stripe je facturatieproces kan vereenvoudigen, of ga vandaag nog aan de slag.