Si vous dirigez une entreprise aux Pays-Bas, vous ne pensez probablement pas aux notes de crédit jusqu’à ce que vous y soyez absolument obligé. Il se peut qu’un produit soit retourné, annulé, dont le prix n’est pas correct ou remboursé et que la facture que vous avez envoyée ne soit plus exacte. Les notes de crédit peuvent sembler simples, mais elles affectent votre rapport de taxe sur la valeur ajoutée (TVA), votre flux de trésorerie et l’exactitude de vos enregistrements. Nous vous expliquons ci-dessous quand utiliser les notes de crédit, ce qu’il faut inclure et comment les gérer le plus facilement possible.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'une note de crédit?
  
• Quand devez-vous émettre une note de crédit?
  
• Comment les notes de crédit affectent-elles la conformité à la TVA aux Pays-Bas?
  
• Que doit contenir une note de crédit?
  
• Comment créer et gérer efficacement les notes de crédit?
  
• Avantages de Stripe Invoicing
  

Qu'est-ce qu'une note de crédit?

Une note de crédit, également appelée facture de crédit ou commentaires de crédit, est un moyen formel de corriger ou d’annuler une partie d’une facture précédente. Il annule un paiement que vous ne souhaitez plus collecter (par exemple, un surcoût, un remboursement sur un article retourné, l’annulation d’un service non livré).

Aux Pays-Bas, une fois qu’un facture a été envoyé, elle est verrouillée à des fins de fiscalité et de comptabilité. Si quelque chose change, comme une erreur ou une annulation, vous devez généralement émettre une note de crédit pour documenter la correction et tenir des registres financiers précis. La note de crédit se trouve à côté de la facture originale dans vos dossiers, avec le même format et la même structure mais en montants négatifs. Si le montant facturé est de 1 000 € et que vous devez retirer 100 €, vous émettez un note de crédit pour -100 €. La note de crédit est liée à la facture d’origine par numéro et date. Comme pour les factures, les notes de crédit doivent être archivées pendant au moins sept ans.

Quand devez-vous émettre une note de crédit?

Chaque fois que vous avez besoin de réduire le montant d’argent qu’un client doit après que vous l’ayez déjà facturé, vous devez émettre une note de crédit.

Cela peut être dû à une erreur de prix, à un retour ou à l’annulation du service. Pour rectifier le tir, vous ne modifiez pas ou ne supprimez pas une facture. Vous émettez une note de crédit. C’est le seul moyen d’ajuster une facture finalisée sans créer de problèmes en matière de comptabilité à l’avenir.

Voici les raisons les plus courantes pour lesquelles les entreprises aux Pays-Bas émettent des notes de crédit :

• Erreurs en matière de tarification ou de quantité : Si vous avez surfacturé, facturé le mauvais montant, oublié une remise ou commis un autre type d’erreur, un note de crédit corrige cette erreur. Il montre la figure mise à jour tout en conservant la facture d’origine intacte.
  
• Articles retournés : Si un client renvoie une partie d’un commande, vous le créditez pour cette partie. Les notes de crédit documentent cette annulation afin que vos comptes et les leurs reflètent correctement le retour.
  
• Marchandises endommagées ou défectueuses : Lorsque les produits arrivent cassés ou inutilisables et que vous acceptez de ne pas facturer le client, la note de crédit reflète la réduction.
  
• Commandes annulés ou services interrompus : Si un service est annulé ou modifié après l’envoi de la facture, vous créditez le montant qui ne s’applique plus.
  
• Livraison partielle ou travail incomplet : Si vous avez facturé plus d’unités ou d’heures que vous n’en avez livré, un note de crédit corrige la différence.
  
• Remises ou changements négociés dernière minute : Si vous convenez d’une remise après la facturation, pour résoudre un réclamation, conserver un client ou corriger une incohérence, vous le documentez avec un note de crédit.
  

Émettez la note de crédit dès que vous vous rendez compte qu’une facture doit être réduite. Cela vous permet de maintenir des registres propres et des déclarations de TVA précises, tout en faisant preuve de transparence auprès de vos clients.

Comment les notes de crédit affectent-elles la conformité à la TVA aux Pays-Bas?

Une fois que vous avez émis une facture avec TVA, elle est verrouillée dans vos enregistrements. Si quelque chose change (par exemple, un article est retourné, un service est annulé, un prix est corrigé), vous ne pouvez pas simplement ajuster vos totaux de TVA dans le dorsal. L’administration fiscale (Belastingdienst) s’attend à ce que chaque modification à des revenus taxables soit étayée par une documentation appropriée. Si vous réduisez le montant dû, il vous faut une note de crédit qui montre exactement ce qui a changé et pourquoi. Si vous n’émettez pas de note de crédit, vous ne pouvez pas ajuster la TVA.

Voici comment cela fonctionne en matière de délais :

• Si la note de crédit et la facture d’origine tombent dans la même période de TVA, vous déclarez la différence nette. Le crédit annule une partie ou la totalité de la TVA sur la facture, et les deux sont reflétés dans le même retour.
  
• S’ils tombent sur des périodes différentes et que vous avez déjà déclaré et payé la TVA sur la facture originale, la note de crédit devient une correction dans votre prochaine déclaration. La date figurant sur la note de crédit détermine le moment où vous ajustez. Par exemple, si vous facturez au T2 mais créditez au T3, la TVA est récupérée dans le retour du T3. La même logique s’applique aux clients B2B : ils réduiront leur taxe sur le revenu dans la période où ils reçoivent la note de crédit, et non au moment de l’émission de la facture originale.
  

S’il n’y a pas de note de crédit, le Belastingdienst peut toujours considérer le facture d’origine comme valide et s’attendre à ce que la TVA soit payée en intégralité. Vous avez besoin que la trace administrative corresponde à ce qui se passe dans vos déclarations. Comme pour les factures, les avoirs doivent être sauvegardés pendant au moins 7 ans (10 pour certaines transactions transfrontalières). Si vous avez besoin de démontrer comment et quand un débiter a changé et comment cela a affecté la TVA, vos notes de crédit en sont la preuve.

Que doit contenir une note de crédit?

Une note de crédit est un document financier juridique. Il doit indiquer qui l’a délivré, à qui, pour quoi, combien et quand. Si quelqu’un à l’extérieur de votre entreprise l’a lu, il devrait être en mesure de comprendre exactement ce qui a changé et pourquoi.

Voici ce que cela implique en pratique :

• Étiquetage clair : Il devrait être écrit « Note de crédit » (Creditfactuur en néerlandais) en haut. Cette distinction est importante pour vos dossiers et ceux de vos clients.
  
• Date d’émission : C’est le jour où vous délivrez le note de crédit. Cette date détermine la période de TVA à laquelle elle appartient.
  
• Numéro unique de la note de crédit : Comme pour les factures, les notes de crédit doivent être numérotées de manière séquentielle. Il peut s’agir de la même séquence que celle que vous utilisez pour vos factures ou d’une séquence distincte, mais veillez à ne pas sauter ou dupliquer les numéros.
  
• Référence à la facture d’origine : Toujours inclure le numéro de facture original et la date à laquelle le note de crédit se rapporte. Cela simplifiera le rapprochement et les vérifications.
  
• Coordonnées de votre entreprise : Indiquez votre nom d’entreprise, votre adresse, votre numéro de chambre de commerce (KVK) et numéro de TVA, si vous en avez un.
  
• Informations sur le client : Incluez le nom et l’adresse du client, comme vous le feriez sur un facture.
  
• Description de biens ou de services : Énumérez ce qui est crédité. Soyez bref, mais précis.
  
• Quantities et prix : Affichez les articles ou services crédités avec des valeurs négatives. S’ils ont été facturés 100 € et qu’ils sont intégralement remboursés, ils apparaissent ici à -100 €.
  
• Sous-total, TVA et total : Inclure le taux de TVA, le montant TVA annulé et le montant total crédité (tous négatifs).
  
• Raison du crédit : Ajoutez une courte explication, telle que « Article retourné » ou « Correction de prix ». Cela rend le document plus facile à suivre, notamment pour les audits ou les références futures.
  

Comment créer et gérer efficacement les notes de crédit?

Avec la bonne configuration, la création d’une note de crédit n’est qu’une autre partie de votre flux de travail en matière de facturation. Voici quelques conseils pour que tout se passe bien.

Émettre des notes de crédit dans les plus brefs délais

Le fait de retarder l’envoi d’une note de crédit crée un décalage entre ce qui se passe réellement dans votre entreprise et ce qui est reflété dans vos dossiers. En cas de changement, émettez immédiatement la note de crédit. Cela permet de maintenir l’exactitude de votre déclaration de TVA et d’éviter toute confusion des deux côtés.

Décidez de comment le crédit est réglé

Il existe plusieurs options, selon que le client a déjà payé ou non :

• Si le client n’a pas encore payé : Le note de crédit réduit le montant qu’il doit. Vous pouvez lui envoyer les deux documents et lui demander de payer la différence. Vos livres doivent indiquer la facture moins le crédit, avec le solde impayé.
  
• Si le client a déjà payé : Vous leur devez de l’argent. Soit émettre un remboursement, soit accepter d’appliquer le crédit à leur prochaine facture. Les deux options sont très bien. Assurez-vous simplement que c’est clair pour le client.
  
• S’il s’agit d’un crédit futur : Lorsque vous appliquez un note de crédit à la prochaine facture, référencez-la directement (par exemple, « Moins note de crédit #CN-104 : –100 € ») afin que vous puissiez retracer les deux.
  

Incluez toutes les informations requises, à chaque fois

Le Belastingdienst s’attend à ce qu’une note de crédit corresponde au niveau de conformité d’une facture ordinaire. Cela nécessite une numérotation correcte, des détails sur le client et l’entreprise, des descriptions de l’article,un résumé de la TVA, et le total, clairement marqué comme négatif. S’il manque l’une de ces informations, le document risque de ne pas tenir la route lors d’un audit.

Chaque note de crédit doit également pointer directement vers la facture qu’elle ajuste : numéro de facture, date et, idéalement, les éléments spécifiques ou les frais qui sont annulés. Cela rend la correction facilement traçable.

Tenez le client au courant

Une note de crédit doit être claire et facile à lire. Lorsque vous l’envoyez, incluez une brève explication : ce qui a changé, pourquoi la note est émise (par exemple, article retourné, remise après commande) et comment vous la gérez (par exemple, remboursement, réajustement du solde). Cela permet d’éviter des allers-retours inutiles par la suite.

Suivez la note correctement dans vos livres comptables

Chaque note de crédit doit être enregistrée en même temps que la facture correspondante. Un bon logiciel le fera automatiquement. Si vous enregistrez manuellement, assurez-vous que le solde du compte du client reflète les deux documents et ajustez vos revenus en conséquence. Les notes de crédit réduisent vos bénéfices et la TVA perçue.

Surveillez les modèles

Au fil du temps, vous pouvez apprendre beaucoup de vos notes de crédit. Sont-elles principalement dues à des retours, à des erreurs de facturation fréquentes ou à des annulations de dernière minute? En repérant les tendances, vous avez l’occasion de resserrer vos processus internes et de passer moins de temps à corriger les erreurs évitables.

Ne jamais écraser ou supprimer une facture

Si vous avez envoyé un facture, elle est permanente. Ne la modifiez pas et ne la supprimez pas de votre système. Si elle doit changer, créditez-la. Chaque facture et note de crédit doit avoir sa propre place dans la séquence de numérotation, sans manquements ni doublons.

Conservez les notes de crédit pendant au moins sept ans

Le document peut être numérique ou physique. Assurez-vous simplement de pouvoir produire le document, ainsi que la facture d’origine, sur demande.

Utilisez un logiciel pour automatiser le processus

De nombreux outils de facturation et de comptabilité vous permettent de générer des notes de crédit directement à partir de la facture originale. Cela signifie que toutes les informations requises sont pré-remplies et correctement formatées. En un clic, le système attribue un numéro de note de crédit, le lie à la facture, ajuste vos revenus et gère la TVA.

Avantages de Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifie vos processus de facturation, de la création de facture à paiement encaissement. Que vous gériez une facturation récurrente ou ponctuelle, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à fonctionner plus efficacement :

• Automatiser les comptes clients : Créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage requis. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, ce qui vous aide à gérer votre flux de trésorerie.
  
• Simplifier la création de notes de crédit : Générez un note de crédit directement depuis la vue facture. Elle se synchronisera automatiquement avec le solde du client, déclenchera un remboursement si nécessaire et apparaîtra dans vos dossiers sans saisie manuelle.
  
• Accélérer votre flux de trésorerie : Réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance basés sur l'IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.
  
• Améliorer l’expérience client : Offrez une expérience de paiement moderne offerte dans plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont plus faciles d’accès et à régler par l’intermédiaire d’un portail client libre-service.
  
• Réduire la charge de travail du back-office : Générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.
  
• Stripe Invoicing s'intègre à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s'intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources de l'entreprise (ERP) les plus répandus, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire les saisies manuelles de données.
  

Pour en savoir plus sur la façon dont Stripe peut simplifier votre processus de facturation, ou démarrer aujourd’hui.