Si vous dirigez une entreprise aux Pays-Bas, vous ne pensez probablement pas aux avoirs jusqu’à ce que vous y soyez absolument obligé. Il peut arriver qu’un produit soit retourné, annulé, tarifé incorrectement ou remboursé, rendant la facture envoyée inexacte. Les avoirs peuvent sembler simples, mais ils affectent votre déclaration de taxe sur la valeur ajoutée (TVA), votre trésorerie et l’exactitude de vos registres. Ci-dessous, nous expliquerons quand utiliser les avoirs, ce qu’ils doivent inclure et comment les gérer le plus simplement possible.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce qu’un avoir ?
  
• Quand devez-vous émettre un avoir ?
  
• Comment les avoirs affectent-ils la conformité TVA aux Pays-Bas ?
  
• Que doit inclure un avoir ?
  
• Comment créer et gérer efficacement les avoirs ?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’un avoir ?

Un avoir, aussi appelé facture d’avoir ou mémo de crédit, est un moyen formel de corriger ou d’annuler une partie d’une facture précédente. Il annule un paiement que vous ne souhaitez plus percevoir (par exemple, un trop-perçu, un remboursement sur un article retourné, une annulation d’un service non livré).

Aux Pays-Bas, une fois qu’une facture a été envoyée, elle est verrouillée à des fins fiscales et comptables. Si quelque chose change, comme une erreur ou une annulation, vous devez généralement émettre un avoir pour documenter la correction et maintenir des registres financiers précis. L’avoir figure aux côtés de la facture originale dans vos registres, avec le même format et la même structure, mais avec des montants négatifs. Si la facture facturait 1 000 € et que vous devez reprendre 100 €, vous émettez un avoir de -100 €. L’avoir est lié à la facture originale par numéro et date. Comme pour les factures, les avoirs doivent être archivés pendant au moins sept ans.

Quand devez-vous émettre un avoir ?

Chaque fois que vous devez réduire le montant d’argent qu’un client doit après l’avoir déjà facturé, vous devez émettre un avoir.

Cela peut être dû à une erreur de prix, un retour d’article ou une annulation de service. Pour corriger cela, vous ne modifiez ni ne supprimez une facture. Vous émettez un avoir. C’est le seul moyen d’ajuster une facture finalisée sans créer de problèmes comptables à l’avenir.

Voici les raisons les plus courantes pour lesquelles les entreprises aux Pays-Bas émettent des avoirs :

• Erreurs de prix ou de quantité : Si vous avez trop facturé, facturé le mauvais montant, oublié une remise ou commis un autre type d’erreur, un avoir corrige cette faute. Il montre le chiffre mis à jour tout en gardant la facture originale intacte.
  
• Articles retournés : Si un client renvoie une partie d’une commande, vous le créditez pour cette portion. Les avoirs documentent cette annulation afin que vos comptes et les leurs reflètent correctement le retour.
  
• Biens endommagés ou défectueux : Lorsque des produits arrivent cassés ou inutilisables et que vous acceptez de ne pas facturer le client pour ceux-ci, l’avoir montre la déduction.
  
• Commandes ou services annulés : Si un service est annulé ou modifié après l’envoi de la facture, vous créditez le montant qui ne s’applique plus.
  
• Livraison partielle ou travail incomplet : Si vous avez facturé plus d’unités ou d’heures que vous n’en avez livré, un avoir corrige la différence.
  
• Remises accordées après facturation ou changements négociés : Si vous convenez d’une remise après la facturation pour résoudre une réclamation, retenir un client ou corriger une incohérence, vous le documentez avec un avoir.
  

Émettez l’avoir dès que vous réalisez qu’une facture doit être réduite. Cela vous aide à maintenir des registres propres et des déclarations de TVA précises, tout en faisant preuve de transparence envers vos clients.

Comment les avoirs affectent-ils la conformité TVA aux Pays-Bas ?

Une fois que vous avez émis une facture avec TVA, elle est verrouillée dans vos registres. Si quelque chose change (par exemple, un article est retourné, un service est annulé, un prix est corrigé), vous ne pouvez pas simplement ajuster vos totaux de TVA en back-end. L’administration fiscale (Belastingdienst) attend que chaque changement de revenus imposables soit soutenu par une documentation appropriée. Si vous réduisez le montant dû, vous avez besoin d’un avoir qui montre exactement ce qui a changé et pourquoi. Si vous n’émettez pas d’avoir, vous ne pouvez pas ajuster la TVA.

Voici comment fonctionnent les délais :

• Si l’avoir et la facture originale tombent dans la même période de TVA, vous déclarez la différence nette. Le crédit annule une partie, ou la totalité, de la TVA sur la facture, et les deux sont reflétés dans la même déclaration.
  
• S’ils tombent dans des périodes différentes et que vous avez déjà déclaré et payé la TVA sur la facture originale, l’avoir devient une correction dans votre prochaine déclaration. La date sur l’avoir détermine quand vous effectuez l’ajustement. Par exemple, si vous facturez au T2 mais créditez au T3, la TVA est récupérée dans la déclaration du T3. La même logique s’applique aux clients B2B : ils réduiront leur taxe en amont dans la période où ils reçoivent l’avoir, et non lorsque la facture originale a été émise.
  

S’il n’y a pas d’avoir, le Belastingdienst pourrait toujours traiter la facture originale comme valide et attendre le paiement intégral de la TVA. Vous avez besoin que la trace écrite corresponde à ce qui se passe dans vos déclarations. Comme pour les factures, les avoirs doivent être conservés pendant au moins 7 ans (10 pour certaines transactions transfrontalières). Si vous devez un jour montrer comment et quand un paiement a changé et comment cela a impacté la TVA, vos avoirs constituent la preuve.

Que doit inclure un avoir ?

Un avoir est un document financier juridique. Il doit inclure qui l’a émis, à qui, pour quoi, combien et quand. Si quelqu’un d’extérieur à votre entreprise le lisait, il devrait être capable de comprendre exactement ce qui a changé et pourquoi.

Voici ce que cela implique en pratique :

• Étiquetage clair : Il doit indiquer « Avoir » (Creditfactuur en néerlandais) en haut. Cette distinction est importante pour vos registres et ceux de votre client.
  
• Date d’émission : C’est le jour où vous émettez l’avoir. Cette date détermine dans quelle période de TVA il tombe.
  
• Numéro d’avoir unique : Comme pour les factures, les avoirs nécessitent une numérotation séquentielle. Cela peut être la même séquence que celle utilisée pour vos factures ou une séquence distincte, mais attention à ne pas sauter ou dupliquer de numéros.
  
• Référence à la facture originale : Incluez toujours le numéro de la facture originale (et la date) à laquelle l’avoir se rapporte. Cela simplifiera le rapprochement et les audits.
  
• Vos coordonnées d’entreprise : Incluez le nom de votre entreprise, l’adresse, le numéro de la Chambre de Commerce (KVK) et le numéro de TVA, si vous en avez un.
  
• Coordonnées du client : Incluez le nom et l’adresse du client, comme vous le feriez sur une facture.
  
• Description des biens ou services : Listez ce qui est crédité. Soyez bref mais précis.
  
• Quantités et prix : Affichez les éléments ou services crédités avec des valeurs négatives. S’ils ont été facturés à 100 € et sont entièrement remboursés, ils apparaissent ici comme -100 €.
  
• Sous-total, TVA et total : Incluez le taux de TVA, le montant de la TVA annulé et le montant total crédité (tous négatifs).
  
• Raison du crédit : Ajoutez une courte explication, telle que « Article retourné » ou « Correction de prix ». Cela rend le document plus facile à suivre, surtout pour les audits ou référence future.
  

Comment créer et gérer efficacement les avoirs ?

Avec la bonne configuration, la création d’un avoir n’est qu’une autre partie de votre flux de facturation. Voici quelques conseils pour que tout se passe bien.

Émettez les avoirs dès que possible

Tarder à émettre un avoir crée un décalage entre ce qui se passe réellement dans votre entreprise et ce qui est reflété dans vos registres. Si quelque chose change, émettez l’avoir immédiatement. Cela maintient votre déclaration de TVA précise et évite la confusion des deux côtés.

Décidez comment le crédit est réglé

Il existe quelques options, selon que le client a déjà payé ou non :

• S’ils n’ont pas encore payé : L’avoir réduit le total qu’ils doivent. Vous pouvez leur envoyer les deux documents et leur demander de payer la différence. Vos livres devraient montrer la facture moins le crédit, avec le solde restant dû.
  
• S’ils ont déjà payé : Vous leur devez de l’argent. Émettez un remboursement ou convenez d’appliquer le crédit à leur prochaine facture. Les deux options sont valables. Assurez-vous simplement que ce soit clair pour le client.
  
• S’il s’agit d’un crédit futur : Lorsque vous appliquez un avoir à la prochaine facture, référencez-le directement (par exemple, « Moins avoir #CN-104 : -100 € ») afin que vous puissiez tous deux le suivre.
  

Incluez toutes les informations requises, à chaque fois

Le Belastingdienst attend qu’un avoir corresponde au niveau de conformité d’une facture ordinaire. Cela nécessite une numérotation appropriée, les coordonnées du client et de l’entreprise, les descriptions des éléments, la ventilation de la TVA et le total, clairement marqués comme négatifs. Si l’une de ces informations manque, le document pourrait ne pas tenir lors d’un audit.

Chaque avoir doit également pointer directement vers la facture qu’il ajuste : numéro de facture, date et idéalement les postes spécifiques ou les paiements annulés. Cela rend la correction facilement traçable.

Tenez le client informé

Un avoir doit être clair et facile à lire. Lorsque vous l’envoyez, incluez une brève explication : ce qui a changé, pourquoi il est émis (par exemple, article retourné, remise après commande) et comment vous le traitez (par exemple, remboursement, ajustement de solde). Cela évite des allers-retours inutiles plus tard.

Suivez-le correctement dans vos livres

Chaque avoir doit être enregistré aux côtés de sa facture correspondante. Un bon logiciel le fera automatiquement. Si vous enregistrez manuellement, assurez-vous que le solde du compte du client reflète les deux documents et ajustez vos revenus en conséquence. Les avoirs réduisent votre bénéfice et la TVA collectée.

Surveillez les tendances

Au fil du temps, vous pouvez apprendre beaucoup de vos avoirs. Sont-ils principalement dus à des retours, des erreurs de facturation fréquentes ou des annulations de dernière minute ? Repérer les tendances vous donne une chance de resserrer vos processus internes et de passer moins de temps à corriger des erreurs évitables.

N’écrasez ou ne supprimez jamais une facture

Si vous avez envoyé une facture, elle est permanente. Ne la modifiez pas et ne la supprimez pas de votre système. Si elle doit changer, créditez-la. Chaque facture et avoir doit avoir sa propre place dans la séquence de numérotation, sans trous ni doublons.

Conservez les avoirs pendant au moins sept ans

L’enregistrement peut être numérique ou physique. Assurez-vous simplement de pouvoir sortir le document complet et sa facture originale sur demande.

Utilisez un logiciel pour automatiser le processus

De nombreux outils de facturation et de comptabilité vous permettent de générer des avoirs directement à partir de la facture originale. Cela signifie que toutes les informations requises sont préremplies et correctement formatées. En un clic, le système attribue un numéro d’avoir, le lie à la facture, ajuste vos revenus et gère la TVA.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie votre processus de facturation, de la création de la facture à l’encaissement du paiement. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à opérer plus efficacement :

• Automatisez les comptes clients : Créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucun code requis. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant à gérer votre trésorerie.
  
• Simplifiez la création d’avoirs : Générez un avoir directement depuis la vue de la facture. Il se synchronisera automatiquement avec le solde du client, déclenchera un remboursement si nécessaire et apparaîtra dans vos registres sans saisie manuelle.
  
• Optimisez votre trésorerie : Vous pouvez réduire le délai moyen de paiement clients (DSO) et vous faire payer plus rapidement grâce aux paiements mondiaux intégrés, aux rappels automatiques et aux outils de relance alimentés par l’IA qui vous aident à récupérer plus de revenus.
  
• Améliorez l’expérience client : Offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont plus faciles à consulter et à payer via un portail client en libre-service.
  
• Réduisez la charge de travail administrative : Générez des factures en quelques minutes et minimisez le temps passé sur les recouvrements grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement de facture hébergée par Stripe.
  
• Intégrez à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels populaires de comptabilité et de planification des ressources de l’entreprise (ERP), vous aidant à garder les systèmes synchronisés et à réduire la saisie manuelle de données.
  

En savoir plus sur la façon dont Stripe peut simplifier votre processus de facturation, ou démarrer dès aujourd’hui.