如果您在荷兰经营企业，可能不到万不得已不会考虑贷项通知单。也许产品被退回、取消、定价错误或退款，因此您之前发送的发票不再准确。贷项通知单看似简单，但会影响您的增值税 (VAT) 申报、现金流以及记录的准确性。下面，我们将解释何时使用贷项通知单、包括哪些内容以及如何尽可能轻松地管理贷项通知单。

本文内容

• 什么是贷项通知单？
  
• 何时需要开具贷项通知单？
  
• 贷项通知单如何影响荷兰的增值税合规性？
  
• 贷项通知单应包括哪些内容？
  
• 如何高效创建和管理贷项通知单？
  
• Stripe Invoicing 如何提供帮助
  

什么是贷项通知单？

贷项通知单，也称贷项发票或贷项备忘，是修正或取消先前发票部分内容的正式方式。它用于冲销您不再需要收取的费用（例如多收的款项、退货的退款、未提供服务的取消费用）。

在荷兰，发票一旦发出，就锁定了税务和会计目的。如果发生变化，如错误或取消，您通常需要开具贷项通知单，以记录更正情况并保持准确的财务记录。贷项通知单在您的记录中与原始发票并列，格式和结构相同，但金额为负数。如果发票开单金额为 1000 欧元，而您需要收回 100 欧元，那么您就开具一张 -100 欧元的贷项通知单。贷项通知单通过编号和日期与原始发票链接。与发票一样，贷项通知单必须存档至少七年。

何时需要开具贷项通知单？

在向客户开具发票后，如果需要减少客户欠款，就需要开具贷项通知单。

这可能是因为价格有误、商品被退回，或者服务被取消。为了纠正这类问题，您不能直接修改或删除发票，而是要开具贷项通知单。这是调整已确认发票的唯一方式，能避免未来出现账务问题。

以下是荷兰企业最常见的开具贷项通知单的原因：

• 定价或数量错误： 如果您多收费、开错账单、忘记折扣或出现其他类型的错误，贷项通知单可纠正这一错误。它显示更新后的数字，同时保持原始发票 的完整性。
  
• 商品退货： 如果客户退回部分订单商品，您需针对该部分金额向客户退款。贷项通知单用于记录该冲销操作，确保您和客户的账目能准确反映退货情况。
  
• 损坏或有问题的商品：商品到货时破损或无法使用，并且您同意不向客户收款时，贷项通知单上会显示扣款。
  
• 订单或服务取消：若服务在发票开出后被取消或变更，您需对不再适用的金额开具贷项通知单。
  
• 部分交付或未完成的工作： 如果您开具的发票单位或工时多于您交付的单位或工时，贷项通知单可纠正差额。
  
• 后期折扣或协商变更： 如果您在开具发票后为解决投诉、留住客户或解决不匹配问题而商定了折扣，则用贷项通知单记录。
  

一旦意识到需要减少发票金额，就应立即开具贷项通知单。这既能帮助您保持账目清晰、确保增值税申报准确，又能向客户展现财务透明度。

贷项通知单如何影响荷兰的增值税合规性？

一旦您开具了含增值税的发票，它就会被锁定在您的记录中。如果情况有变（例如，商品被退回、服务被取消、价格需更正），您就不能在后台调节增值税总额。税务局 (Belastingdienst) 希望每项可征税性收入的变动都有适当的文件支持。如果您降低了欠税金额，您需要出具贷项通知单，明确说明变更的内容和原因。如果不开具贷项通知单，就不能调整增值税。

时间安排说明如下：

• 如果贷项通知单和原始发票属于同一个增值税申报期，您只需申报两者的净差额即可。贷记通知单会冲销发票上的部分或全部增值税，且这两项交易都会体现在同一个申报表里。
  
• 如果两者分属不同申报期，且您已就原始发票申报并缴纳了增值税，那么贷记通知单将在您的下一次申报中作为更正项处理。贷记通知单上的日期决定了调整的时间节点。例如，若您在第二季度开具发票，但在第三季度开具贷记通知单，那么增值税的冲销将在第三季度的申报中体现。这一逻辑同样适用于 B2B 客户：他们会在收到贷记通知单的申报期内减少进项税抵扣，而非在原始发票开具的申报期内。
  

如果没有贷项通知单，Belastingdienst 可能仍会将原始发票视为有效发票，并要求全额支付增值税。您需要有书面记录，以便与您的申报相符。与发票一样，贷项通知单必须存储至少 7 年（某些跨境交易需 10 年）。如果您需要证明如何收款以及何时发生变化，以及这对增值税的影响，您的贷项通知单就是证据。

贷项通知单应包括哪些内容？

贷项通知单是具有法律效力的财务凭证。它应当包含开具方、接收方、事由、金额及开具时间等信息。即便是企业外部人员阅读这份凭证，也应能准确理解发生了哪些变更以及变更的原因。

具体做法如下：

• 清晰的标签： 顶部应注明“贷项通知单”（荷兰语为 Creditfactuur）。这种区分对于您的记录和客户的记录都很重要。
  
• 签发日期： 这是您开具贷项通知单的日期。该日期决定了它属于哪个增值税期。
  
• 独特的贷项通知单编号： 与发票一样，贷项通知单也需要按顺序编号。可以使用与发票相同的顺序号，也可以使用单独的顺序号，但要注意不要跳号或重复编号。
  
• 参考原始发票： 一定要包括贷项通知单涉及的原始发票号（和日期）。这将简化对账和审计工作。
  
• 商家详细信息： 包括公司名称、地址、商会 (KVK) 编号和增值税税号（如有）。
  
• 客户详细信息：需包含客户的姓名和地址，如同在发票上所填写的那样。
  
• 商品或服务描述： 列明贷记内容。表述需简洁但具体。
  
• 数量和价格： 用负值列出被贷记的项目或服务。如果账单开单金额为 100 欧元，但已全额退款，则显示为 -100 欧元。
  
• 小计、增值税和合计： 包括增值税税率、撤销的增值税额和贷记总额（均为负值）。
  
• 贷记原因： 添加简短的解释，如“退货项目”或“价格更正”。这样可以使文件更容易理解，特别是在审计或将来参考时。
  

如何高效创建和管理贷项通知单？

只要设置得当，开具贷项通知单就能成为发票开具工作流程的一部分。以下是一些确保流程顺畅的提示。

尽快开具贷项通知单

延迟开具贷项通知单会造成您的企业实际情况与记录所反映的情况不符。如果情况有变，应立即开具贷项通知单。这样既能保证增值税报告的准确性，又能防止双方产生混淆。

确定贷记金额的结算方式

根据客户是否已经付款，有几种选择：

• 若客户尚未付款：贷项通知单会减少其应付总额。您可以将发票和贷记单一并发送给客户，并要求其支付差额。您的账簿应显示“发票金额减去贷记金额”的结果，即未结清的余额。
  
• 若客户已付款： 此时您需向客户返还相应款项。你可以选择直接退款，或约定将贷记金额抵扣其下次发票的款项。两种方式均可，但需确保向客户清晰说明。
  
• 若是未来抵扣的贷记金额： 当您将贷项通知单金额用于抵扣客户下次发票时，需直接注明该贷记单信息（例如：“减去贷项通知单 #CN-104：-100 欧元”），以便双方都能追踪这笔款项。
  

每次都需要包含所有必要信息

Belastingdienst 希望贷项通知单与普通发票的合规程度一致。这就要求有正确的编号、客户和商家详细信息、项目描述、增值税明细表以及明确标注为负数的总额。如果缺少其中任何一项信息，该文件在审计时可能会站不住脚。

每张贷项通知单还应直接关联其调整的原始发票：需注明发票编号、日期，最好还应注明被冲销的具体明细项或费用。这样能让调整记录易于追溯。

让客户随时了解情况

贷项通知单应清晰易读。发送时，请附上简要说明：具体变更内容、开具原因（例如退货、订单后折扣）以及处理方式（例如退款、余额调整）。这样可避免后续不必要的反复沟通。

在账簿中正确记录贷项通知单

每张贷项通知单都需与其对应的发票一同记录。优质的软件会自动完成这一操作。若采用手动记录，需确保客户的账户余额同时体现发票和贷项通知单的信息，并相应调整收入。贷项通知单会减少您的收入及已收取的增值税。

注意模式

长期来看，您能从贷项通知单中发现很多问题。这些贷项通知单主要是因退货、频繁的计费错误，还是临时取消订单导致的？识别这些趋势能让您有机会优化内部流程，减少在可避免错误上的纠错时间。

切勿覆盖或删除发票

如果您已经发送了发票，它就具有永久效力。请勿编辑或从系统中删除。如需更改，请通过贷项通知单处理。所有发票及贷项通知单均应保持连续编号，确保无断号或重复编号。

贷项通知单需保存至少七年

无论采用电子存档还是纸质存档，均须确保能随时调取贷项通知单及其对应的原始发票。

使用软件实现流程自动化

许多发票和会计工具允许您直接从原始发票生成贷项通知单。这意味着所有必填信息会自动预填，且格式正确无误。只需一键操作，系统就会分配贷项通知单编号、将其与发票关联、调整您的收入并处理增值税相关事宜。

Stripe Invoicing 如何提供帮助

Stripe Invoicing 简化了从创建发票到收款的开票流程。无论您是管理一次性账单还是定期开单，Stripe 都能帮助企业更快地收款，更高效地运营：

• 自动化应收账款管理： 无需编程，即可轻松创建、自定义并发送专业发票。Stripe 会自动追踪发票状态、发送付款提醒并处理退款，助力您管理现金流。
  
• 简化贷项通知单创建流程： 可直接从发票视图生成贷记通知单。它会自动同步至客户的余额，在需要时触发退款，且无需手动录入即可显示在您的记录中。
  
• 加速现金流周转： 借助集成的全球支付功能、自动提醒以及人工智能驱动的催款工具，您可缩短应收账款周转天数 (DSO)，更快收到款项，同时追回更多收入。
  
• 提升客户体验：提供现代化的支付体验，支持超过 25 种语言、135 多种货币以及 100 多种支付方式。客户可通过自助式客户门户更便捷地查看和支付发票。
  
• 减少后台工作量： 通过自动提醒功能和 Stripe 托管的发票支付页面，在几分钟内生成发票并最大限度地减少收取款项所花费的时间。
  
• 与现有系统集成： Stripe Invoicing 与流行的会计和企业资源规划 (ERP) 软件集成，助您保持系统同步，减少手动数据录入工作量。
  

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