Si diriges una empresa en los Países Bajos, es probable que no pienses en las notas de crédito hasta que llegue el momento. Quizás un producto se devuelva, cancele, se le haya aplicado un precio incorrecto o se reembolse, por lo que la factura que enviaste ya no es precisa. Las notas de crédito pueden parecer sencillas, pero afectan a tu declaración del impuesto sobre el valor añadido (IVA), a tu flujo de caja y a la precisión de tus registros. A continuación, te explicamos cuándo usar las notas de crédito, qué incluir y cómo gestionarlas de la manera más fácil posible.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una nota de crédito?
  
• ¿Cuándo tienes que emitir una nota de crédito?
  
• ¿Cómo afectan las notas de crédito al cumplimiento de la normativa del IVA en los Países Bajos?
  
• ¿Qué debe incluir una nota de crédito?
  
• ¿Cómo se crean y gestionan las notas de crédito de manera eficiente?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué es una nota de crédito?

Una nota de crédito, también llamada factura de crédito o nota de crédito, es una opción formal de arreglar o cancelar parte de una factura anterior. Anula un cobro que ya no quieres aplicar (p. ej., un sobrecargo, un reembolso de un artículo devuelto, una cancelación de un servicio no entregado).

En los Países Bajos, una vez que se envía una factura, se bloquea a efectos fiscales y contables. Si algo cambia, por ejemplo, un error o una cancelación, generalmente debes emitir una nota de crédito para documentar la corrección y mantener registros financieros precisos. La nota de crédito aparece junto con la factura original en tus registros, con el mismo formato y la misma estructura, pero en importes negativos. Si la factura reflejaba 1.000 € y necesitas recuperar 100 €, emites una nota de crédito por -100 €. La nota de crédito se vincula con la factura original por número y fecha. Al igual que con las facturas, las notas de crédito deben archivarse durante al menos siete años.

¿Cuándo tienes que emitir una nota de crédito?

Cada vez que necesites reducir el importe que adeuda un cliente después de haberle facturado, debes emitir una nota de crédito.

Eso podría deberse a que el precio estaba mal, se devolvió algo o se canceló el servicio. Para corregirlo, no editas ni eliminas una factura. Emites una nota de crédito. Es la única forma de ajustar una factura finalizada sin crear problemas contables en el futuro.

Estas son las razones más comunes por las que las empresas de los Países Bajos emiten notas de crédito:

• Errores de precio o de cantidad: si has cobrado de más, has facturado un importe incorrecto, has olvidado un descuento o has cometido otro tipo de error, una nota de crédito corrige este error. Muestra la cifra actualizada manteniendo intacta la factura original.
  
• Artículos devueltos: Si un cliente devuelve parte de un pedido, tú le acreditas esa parte. Las notas de crédito documentan esa anulación para que tus cuentas y las suyas reflejen adecuadamente la devolución.
  
• Bienes dañados o defectuosos: Cuando los productos llegan rotos o inutilizables y te comprometes a no cobrárselos al cliente, la nota de crédito muestra la deducción.
  
• Pedidos o servicios cancelados: Si un servicio se cancela o cambia después de que se emita la factura, acreditas el importe que ya no se aplica.
  
• Entrega parcial o trabajo incompleto: Si facturaste más unidades u horas de las que entregaste, una nota de crédito corrige la diferencia.
  
• Descuentos en la fase final o cambios negociados: si acuerdas un descuento tras facturar para resolver una queja, retener a un cliente o corregir un desajuste, lo documentas con una nota de crédito.
  

Emite la nota de crédito en cuanto te des cuenta de que es necesario reducir el importe de una factura. Esto te ayuda a mantener registros limpios y declaraciones del IVA correctas, al tiempo que demuestras transparencia ante tus clientes.

¿Cómo afectan las notas de crédito al cumplimiento de la normativa del IVA en los Países Bajos?

Una vez que has emitido una factura con IVA, esta queda bloqueada en tus registros. Si algo cambia (p. ej., se devuelve un artículo, se cancela un servicio, se corrige un precio), no puedes limitarte a ajustar tus totales de IVA en el back end. La Administración tributaria (Belastingdienst) espera que cada cambio en los ingresos gravables esté respaldado por la documentación adecuada. Si reduces el importe adeudado, necesitas una nota de crédito que muestre exactamente qué ha cambiado y por qué. Si no emites una nota de crédito, no puedes ajustar el IVA.

Así es como funciona la secuencia:

• Si la nota de crédito y la factura original caen en el mismo período de IVA, declaras la diferencia neta. El crédito cancela parte o la totalidad del IVA de la factura, y ambas se reflejan en la misma declaración.
  
• Si caen en períodos diferentes y ya has declarado y pagado el IVA en la factura original, la nota de crédito pasa a ser una corrección en tu próxima declaración. La fecha en la nota de crédito determina cuándo ajustas. Por ejemplo, si facturas en el T2 pero consignas en el T3, el IVA se reclama en la declaración del T3. La misma lógica se aplica a los clientes B2B: reducirán su impuesto soportado en el período en que reciben la nota de crédito, no en el que se emitió la factura original.
  

Si no hay nota de crédito, es posible que el Belastingdienst siga tratando la factura original como válida y espere el pago íntegro del IVA. Necesitas que el registro de documentación coincida con lo que está sucediendo en tus declaraciones. Al igual que con las facturas, las notas de crédito deben conservarse durante al menos 7 años (10 para algunas transacciones transfronterizas). Si alguna vez necesitas mostrar cómo y cuándo ha cambiado un cargo y cómo ha afectado eso al IVA, tus notas de crédito son la prueba.

¿Qué debe incluir una nota de crédito?

Una nota de crédito es un documento financiero legal. Debe incluir quién lo emitió, a quién, para qué, por qué importe, y cuándo. Si alguien fuera de tu empresa la ha leído deberá poder entender exactamente qué ha cambiado y por qué.

Esto es lo que implica en la práctica:

• Etiquetado claro: debe decir «Nota de crédito» (Creditfactuur en holandés) en la parte superior. Esa distinción es importante para tus registros y los registros de tu cliente.
  
• Fecha de emisión: es el día en que emites la nota de crédito. Esta fecha determina en qué período de IVA entra.
  
• Número único de notas de crédito: al igual que con las facturas, las notas de crédito necesitan una numeración secuencial. Esta puede ser la misma secuencia que utilizas para tus facturas o una separada, pero ten cuidado de no saltarte ni duplicar números.
  
• Referencia a la factura original: incluye siempre el número de factura original (y la fecha) a la que se refiere la nota de crédito. Esto simplificará la conciliación y las auditorías.
  
• Datos de tu empresa: incluye el nombre de tu empresa, dirección, número de la Cámara de comercio (KVK) y número de IVA, si lo tienes.
  
• Datos del cliente: incluye el nombre y la dirección del cliente, como lo harías en una factura.
  
• Descripción de los bienes o servicios: enumera lo que se está consignando. Haz que sea breve pero específico.
  
• Cantidades y precios: muestra los artículos o servicios consignados con valores negativos. Si se facturaron a 100 € y se están reembolsando íntegramente, aparecen en este caso como -100 €.
  
• Subtotal, IVA y total: incluye el tipo de IVA, el importe del IVA que se está anulando y el importe total consignado (todos negativos).
  
• Motivo del crédito: añade una breve explicación, por ejemplo, «artículo devuelto» o «corrección de precios». Así se facilita el seguimiento del documento, sobre todo en el caso de las auditorías o de futuras referencias.
  

¿Cómo se crean y gestionan las notas de crédito de manera eficiente?

Con la configuración correcta, crear una nota de crédito es solo otra parte de tu flujo de trabajo de facturación. Estos son algunos consejos para que todo funcione sin problemas.

Emite notas de crédito lo antes posible

Retrasar una nota de crédito crea un desajuste entre lo que realmente está sucediendo en tu empresa y lo que se refleja en tus registros. Si algo cambia, emite la nota de crédito inmediatamente. Eso mantiene la precisión de tu declaración del IVA y evita confusiones por ambas partes.

Decide cómo se liquida el crédito

Hay algunas opciones, dependiendo de si el cliente ya ha pagado:

• Si aún no han pagado: La nota de crédito reduce el total que deben. Puedes enviarles ambos documentos y pedirles que paguen la diferencia. Tus libros deben mostrar la factura menos el crédito, con el saldo pendiente.
  
• Si ya han pagado: les debes dinero. O bien emites un reembolso o aceptas aplicar el crédito a su próxima factura. Ambas opciones están bien. Solo asegúrate de que el cliente lo tenga claro.
  
• Si se trata de un crédito futuro: cuando apliques una nota de crédito a la próxima factura deberá estar referida directamente a la nota de crédito (p. ej., «Menos nota de crédito nº. CN-104: -100 €») para que ambos puedan hacer el seguimiento.
  

Incluye toda la información obligatoria, siempre

El Belastingdienst espera que la nota de crédito coincida con el nivel de cumplimiento de la normativa de una factura normal, lo que requiere una numeración adecuada, datos del cliente y empresa, descripciones de los artículos, desglose del IVA y total, claramente marcado como negativo. Si falta alguno de esos datos, es posible que el documento no pueda hacerse valer en una auditoría.

Cada nota de crédito también debe apuntar directamente a la factura que ajusta: número de factura, fecha e, idealmente, los artículos o cargos específicos que se están anulando. Esto hace que la corrección sea fácilmente rastreable.

Mantén informado al cliente

Una nota de crédito debe ser clara y fácil de leer. Cuando la envíes, incluye una breve explicación: qué ha cambiado, por qué se está emitiendo (p. ej., un artículo devuelto, un descuento tras pedido) y cómo la estás gestionando (p. ej., reembolso, un ajuste de saldo). Esto evita ir y venir innecesariamente más adelante.

Haz un seguimiento adecuado en tus libros

Cada nota de crédito debe registrarse junto con su factura coincidente. Un buen software lo hará automáticamente. Si estás grabando manualmente, asegúrate de que el saldo de la cuenta del cliente refleje ambos documentos y ajusta tus ingresos en consecuencia. Las notas de crédito reducen tus beneficios e IVA recaudados.

Presta atención a los patrones

Con el tiempo, puedes aprender mucho de tus notas de crédito. ¿Se deben en su mayoría a devoluciones, errores frecuentes de facturación o cancelaciones de última hora? La detección de tendencias te da la oportunidad de ajustar tus procesos internos y dedicar menos tiempo a solucionar errores evitables.

Nunca sobrescribas ni elimines una factura

Si has enviado una factura, es permanente. No la edites ni la quites de tu sistema. Si necesita cambiar, consígnala. Cada factura y nota de crédito debe tener su propio lugar en la secuencia de numeración, sin lagunas ni duplicados.

Conserva las notas de crédito durante al menos siete años

El registro puede ser digital o físico. Solo asegúrate de que puedes hacer valer el documento completo y su factura original si se solicita.

Utiliza software para automatizar el proceso

Muchas herramientas de facturación y contabilidad te permiten generar notas de crédito directamente a partir de la factura original. Eso significa que toda la información obligatoria está precompletada y formateada correctamente. Con un clic, el sistema asigna un número de nota de crédito, lo vincula a la factura, ajusta tus ingresos y gestiona el IVA.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica todo el ciclo de facturación, desde el momento de emisión de las facturas hasta la recepción del pago. Tanto si gestionas cobros puntuales como recurrentes, Stripe ayuda a las empresas a cobrar antes, y a optimizar tus operaciones:

• Automatiza la gestión de pagos pendientes: crea, personaliza y envía fácilmente facturas profesionales, sin necesidad de código. Stripe realiza un seguimiento automático del estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa los reembolsos, para ayudarte a controlar tu flujo de caja.
  
• Simplifica la creación de notas de crédito: genera una nota de crédito directamente desde la vista de la factura. Se sincronizará automáticamente con el saldo del cliente, activará un reembolso si es necesario y aparecerá en tus registros sin necesidad de introducirla manualmente.
  
• Acelera el flujo de efectivo: puedes reducir los plazos de cobro (DSO) y recibir pagos más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.
  
• Mejora la experiencia del cliente: ofrece un proceso de pago moderno con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 divisas y más de 100 métodos de pago. Los clientes pueden acceder y pagar sus facturas fácilmente desde un portal de clientes de autoservicio.
  
• Reduce la carga administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a la gestión de cobros gracias a los recordatorios automáticos y las páginas de pago de factura alojada de Stripe.
  
• Se integra con tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) populares, ayudándote a mantener los sistemas sincronizados y reducir la entrada manual de datos.
  

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