Omgaan met de belasting over de toegevoegde waarde (btw) in Nederland betekent dat je begrijpt hoe het stelsel
werkt, welke er tarieven gelden voor welke transacties en wanneer je je moet registreren. De regels zijn strikt en het maken van een fout kan reële gevolgen hebben voor je bedrijf. Hieronder leggen we uit wat je moet weten over btw in Nederland: wat het is, waar het op van toepassing is en wat dat betekent voor je onderneming.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn de huidige btw-tarieven in Nederland?
  
• Hoe werkt btw voor internationale transacties in Nederland?
  
• Wat zijn de drempelwaarden voor btw-registratie voor bedrijven?
  
• Wat houdt het berekenen en innen van btw in?
  

Wat zijn de huidige tarieven voor btw in Nederland?

btw is een verbruiksbelasting die wordt geheven in elke fase van de levering van een product of dienst. Het Nederlandse btw-systeem kent drie tarieven:

• 21% standaardtarief

• 9% gereduceerd tarief

• Een nultarief

Elk heeft een eigen beleidsrol. Zo werken ze in de praktijk.

21% standaardtarief

Dit is het basistarief dat wordt toegepast op de meeste goederen en diensten in Nederland, waaronder:

• Consumptiegoederen zoals elektronica, meubels en cosmetica

• Professionele diensten zoals juridisch advies, advies over informatietechnologie (IT), financiële audits, architectuurwerkzaamheden en marketing- en reclamediensten

• Telecom- en digitale diensten zoals mobiele abonnementen, internettoegang en streamingplatforms

• Alcoholische dranken

• Luxe en niet-essentiële artikelen zoals high-end horloges en sieraden

• Algemene b2b diensten zoals human resources (HR) advies en evenementenplanning

De 21% btw is inbegrepen in de totale prijs die aan klanten in rekening wordt gebracht. Ondernemingen innen deze belasting en dragen deze af in hun btw aangiften. Btw op voorbelasting (belasting die is betaald over zakelijke kosten) is over het algemeen aftrekbaar van de btw die worden geïnd.

Verlaagd tarief van 9%

Het verlaagde tarief is van toepassing op goederen en diensten die als sociaal of economisch essentieel worden beschouwd, waaronder:

• Boodschappen zoals brood, melk, groenten, vlees en koffie

• Geneesmiddelen en medische hulpmiddelen zoals geneesmiddelen op recept, goedgekeurde vrij verkrijgbare medicijnen en bepaalde gezondheidsgerelateerde apparaten

• Boeken, kranten en tijdschriften

• Eten en niet-alcoholische dranken in restaurants

• Personenvervoer binnen Nederland zoals bussen, treinen en taxi's

• Hotelovernachtingen en korte termijn accommodaties

• Bepaalde diensten aan woningen, zoals schilder- en stukadoorswerk

• Reparaties aan consumptiegoederen zoals fietsen, schoenen en kleding

Het beleidsdoel hierbij is om essentiële diensten betaalbaarder te maken en sectoren zoals kleinschalige arbeid te ondersteunen.

Als je bedrijf een mix van producten en diensten verkoopt tegen verschillende btw tarieven (bijvoorbeeld een restaurant dat eten en wijn serveert), moet je elk item afzonderlijk registreren. Het bundelen van artikelen met verschillende tarieven vereist een zorgvuldige facturering en btw behandeling.

Nultarief

Het nultarief is niet hetzelfde als een vrijstelling voor btw. Het wordt toegepast op belastbare transacties waarvoor een heffing van 0% geldt. Bij deze verkopen wordt er geen btw toegevoegd aan de factuur van de klant en kan de verkoper nog steeds btw terugvorderen op gerelateerde inputs.

Dit tarief dekt:

• Diensten voor de import en export van goederen naar niet-EU-landen

• Werkzaamheden aan goederen die worden geëxporteerd naar niet-EU-landen

• Internationaal personenvervoer

Btw-vrijgesteld

Er worden geen btw toegevoegd aan goederen en diensten die zijn vrijgesteld van btw en bedrijven kunnen de btw die ze tijdens het productieproces betalen niet terugvorderen. btw-vrijstellingscategorieën zijn onder meer:

• Behandelingen die worden gegeven door gediplomeerde beroepsbeoefenaren in de gezondheidszorg, zoals artsen en tandartsen

• Zorgdiensten zoals bejaarden- en verpleeghuizen

• Kinderopvang door geregistreerde centra

• Onderwijs van erkende instellingen, waaronder beroeps- en kunsteducatie

• Financiële diensten en verzekeringen, waaronder betalingstransacties, rente op leningen en verzekeringspremies

• Huur van woningen en appartementen

• Activiteiten voor fondsenwerving

Hoe werkt btw voor internationale transacties in Nederland?

btw is een belasting op basis van bestemming. Dat betekent dat het meestal verschuldigd is waar de klant zich bevindt, niet waar de verkoper actief is. Dit is hoe het werkt.

Verkoop van goederen en diensten aan klanten buiten de EU

Voor deze transacties geldt over het algemeen een nultarief. Dit geldt ook voor exportdiensten zoals het vervoer van goederen buiten de EU en de daarmee samenhangende verzekeringen. Hoewel je in Nederland geen btw verschuldigd bent, kun je in het land van de klant wel belasting verschuldigd zijn.

Verkoop van goederen en diensten aan bedrijven in de EU

Wanneer beide ondernemingen zijn geregistreerd voor btw, is de algemene regel binnen de EU dat de verleggingsregeling van toepassing is. Je brengt geen Nederlandse btw in rekening; in plaats daarvan is de koper verantwoordelijk voor btw in zijn thuisland.

Goederen en diensten verkopen aan klanten in de EU

Als je totale internationale verkoop aan EU-klanten meer dan € 10.000 per jaar bedraagt, moet je btw in rekening brengen op basis van het land van de klant, niet op basis van je eigen land. Dit geldt voor:

• Verkoop op afstand van fysieke goederen (bijv. e-commerce)

• Digitale diensten (bijv. software, abonnementen, downloads)

Je kunt je registreren voor btw in elk land van bestemming of gebruikmaken van het OSS-programma (btw One Stop Shop) btw van de EU en één kwartaalaangifte indienen voor al je verkopen aan EU-klanten.

Als je internationale B2C-omzet onder de € 10.000 blijft, kun je Nederlandse btw in rekening blijven brengen en alles opgeven in je binnenlandse aangifte.

Goederen van buiten de EU kopen

Import btw is verschuldigd op het moment van binnenkomst in Nederland wanneer je goederen van buiten de EU koopt. Bedrijven kunnen echter een vergunning op grond van artikel 23 aanvragen om btw betaling uit te stellen, wat betekent dat zij deze in hun aangifte aangeven in plaats van deze bij de douane te betalen.

Goederen uit andere EU-landen kopen

Deze worden behandeld als intracommunautaire verwervingen en de verleggingsregeling is van toepassing. Er is meestal geen btw te betalen, maar rapportage is verplicht.

Verkopen aan Nederland als buitenlandse onderneming

Als een in de EU gevestigde onderneming verkoopt aan Nederlandse klanten en de omzet de EU-brede drempel van € 10.000 overschrijdt, moet het Nederlands btw toepassen. Het OSS btw vereenvoudigt de compliance doordat het bedrijf zich in slechts één EU-lidstaat hoeft te registreren. De verleggingsregeling is van toepassing op b2b verkopen binnen de EU.

Als een niet-EU-bedrijf goederen of diensten verkoopt aan Nederlandse klanten, is meestal Nederlandse btw van toepassing.

Stripe Tax is verantwoordelijk voor het éénloketsysteem-btw. Het houdt bij in welk land de btw van toepassing is, scheidt de totalen van elk rechtsgebied voor rapportage en bereidt de gegevens voor die je nodig hebt om een btw OSS-aangifte in te dienen. Je hoeft dus geen aparte btw rekenengine te bouwen of facturen handmatig opnieuw te sorteren op land.

Wat zijn de drempelwaarden voor btw registratie voor bedrijven?

In Nederland is er geen algemene omzetdrempel die btw registratie vertraagt. Van de meeste bedrijven wordt verwacht dat ze zich vanaf dag 1 registreren als ze belastbare leveringen doen. Maar er zijn een paar uitzonderingen en speciale regelingen waar je rekening mee moet houden, vooral als je omzet laag is of als je in het buitenland bent gevestigd.

Voor ondernemingen die in Nederland zijn gevestigd

Als je in Nederland bent gevestigd en van plan bent goederen of diensten te verkopen die onder btw vallen, heb je btw verplichtingen meestal meteen. Er is geen minimale jaaromzet zoals in sommige andere EU-landen. Registratie gebeurt in de meeste gevallen automatisch wanneer je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel. De Belastingdienst bepaalt of je ondernemer bent voor btw doeleinden en geeft je een btw identificatienummer.

De enige uitzondering is als je de kleineondernemersregeling (KOR) aanvraagt. Als je onderneming een jaaromzet van € 20.000 of minder heeft, kun je meedoen aan de KOR.

Onder KOR:

• Je brengt geen btw in rekening over je verkopen

• Je doet geen aangifte btw

• Je kunt geen btw aftrekken van je zakelijke kosten

Deze regeling is facultatief. Sommige ondernemingen en freelancers kiezen ervoor om zich niet aan te melden, zelfs als ze daarvoor in aanmerking komen, omdat hun klanten zijn geregistreerd voor btw en belastingfacturen willen.

Als je je aanmeldt voor KOR en later de drempel overschrijdt, moet je je registreren voor btw en vanaf dat moment beginnen met het in rekening brengen en afdragen ervan.

Voor buitenlandse ondernemingen die verkopen aan Nederland

btw registratieregels verschillen afhankelijk van je locatie en wat je verkoopt.

Als je onderneming in een ander EU-land is gevestigd en je verkoopt aan Nederlandse klanten, kun je verkopen onder je lokale btw regeling totdat je totale internationale verkopen in de EU meer dan € 10.000 per kalenderjaar bedragen. Daarna moet je het btw tarief van het land van bestemming toepassen (in dit geval de Nederlandse btw) en je registreren voor de Nederlandse btw of het btw OSS-systeem van de EU gebruiken om die verkopen te melden. Dit is bedoeld om de registratielast voor ondernemingen die incidentele internationale B2C-verkopen doen tot een minimum te beperken.

Als je een niet-EU-bedrijf runt dat goederen of diensten verkoopt aan Nederlandse klanten, is er geen drempel en moet je je onmiddellijk registreren voor btw. Als je bedrijf geen vaste inrichting in Nederland heeft, registreer je je voor btw rechtstreeks bij de belastingdienst.

Stripe Tax houdt je internationale verkoopvolume in de gaten en waarschuwt je wanneer je landspecifieke drempels nadert die nieuwe btw verplichtingen met zich meebrengen. Voor de EU omvat dat de jaarlijkse drempel van € 10.000 euro voor B2C-verkoop op afstand in alle lidstaten. Zodra je een drempel overschrijdt, past Stripe het btw tarief aan dat wordt toegepast, zodat je aan de regels blijft voldoen.

Wat houdt het berekenen en innen van btw in?

Als btw-geregistreerde onderneming heb je de verplichting om btw te innen en af te dragen, evenals bepaalde administratieve verplichtingen die dit proces vergemakkelijken. Zodra je bent geregistreerd voor btw, ben je voor het volgende verantwoordelijk.

Btw berekenen

Het berekenen van btw in Nederland houdt in dat het toepasselijke percentage bij de verkoopprijs wordt opgeteld. Het standaard btw van 21% op een verkoop van € 100 komt bijvoorbeeld uit op € 21 btw dus de prijs inclusief btw is € 121. Veel ondernemingen vertrouwen op tools zoals Stripe Tax om te helpen bij btw berekeningen. Stripe kunt automatisch het juiste btw tarief voor elke transactie berekenen, op basis van:

• De locatie van de klant

• Het type product of dienst dat wordt verkocht

• Toepasselijke drempels

Als een EU-onderneming een btw-ID-nummer invoert, kunnen Stripe dit valideren en de verleggingsregeling automatisch toepassen. Als je catalogus producten of diensten bevat met een andere btw behandeling (bijvoorbeeld standaard, gereduceerd, vrijgesteld), kun je elk artikel taggen met de juiste belastingcategorie. Stripe passen in elk land het juiste tarief toe, op basis van die classificatie.

Facturatie en administratie

Als je bent geregistreerd voor btw, moet elke factuur die je uitgeeft het volgende doen:

• Vermeld je btw-ID-nummer, factuurdatum en een uniek factuurnummer

• Vermeld een duidelijke beschrijving van de goederen of diensten

• Toon het nettobedrag, het toepasselijke btw tarief en de totale btw die in rekening zijn gebracht

Je moet ook kopieën van alle facturen minimaal 7 jaar bewaren (of 10 jaar als je met onroerend goed werkt).

Aangifte btw aangifte

De meeste ondernemingen in Nederland doen elk kwartaal btw aangifte en de belastingdienst zal je vertellen hoe vaak je aangifte moet doen. Elke retourzending bevat:

• btw geheven over de omzet (outputbelasting)

• btw betaald voor zakelijke kosten (voorbelasting)

Als je input-btw hoger is dan je output btw, kom je in aanmerking voor een terugbetaling. Als je output btw hoger is, ben je btw verschuldigd.

Verkopen en uitgaven bijhouden

Je hebt een proces nodig, handmatig of geautomatiseerd, om elke verkoop en uitgave bij te houden, btw van brutobedragen te scheiden en op tijd aangifte te doen. Boekhoudsoftware kan het beheer van al je input- en output-btw vereenvoudigen. Stripe Tax genereert belastingrapporten waarin btw worden uitgesplitst per land en tarief, de totale belastbare verkoop per locatie en welke transacties zijn belast, vrijgesteld of onderworpen aan verleggingsregelingen. Deze rapporten kunnen worden geëxporteerd en gebruikt om binnenlandse of btw OSS-aangiften in te dienen. Als je boekhoud- of archiveringstools gebruikt die met Stripe kunnen worden geïntegreerd, kun je deze gegevens rechtstreeks in je complianceworkflows importeren.

Hoe dan ook, naleving is verplicht en fouten kunnen leiden tot boetes, rentelasten of gederfde aftrekposten.

Cashflowbeheer

btw compliance heeft ook invloed op de cashflow. Aangezien je btw namens de overheid verzamelt, is dat geld niet van jou om uit te geven, ook al staat het op je rekening. Ondernemingen zetten de btw die ze innen van elke betaling vaak opzij op een aparte rekening om tekorten te voorkomen wanneer het tijd is om aangifte te doen.

Als je aanzienlijke kosten vooraf hebt (bijv. nieuwe apparatuur), kun je een terugbetaling van btw krijgen. Dit kan in een vroeg stadium nuttig zijn, vooral wanneer je in de onderneming investeert voordat je veel inkomsten ziet.