Der Umgang mit der Umsatzsteuer (USt.) in den Niederlanden setzt voraus, dass man versteht, wie das System
funktioniert, welche Gebühren für welche Transaktionen gelten und wann Sie sich registrieren müssen. Die Regeln sind präzise und ein Fehler kann echte Folgen für Ihr Unternehmen haben. Im Folgenden erläutern wir Ihnen, was Sie über die Mehrwertsteuer in den Niederlanden wissen sollten: worum es sich handelt, worauf sie erhoben wird und was dies für Ihr Unternehmen bedeutet.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie hoch sind die aktuellen Umsatzsteuersätze in den Niederlanden?
  
• Wie funktioniert die Umsatzsteuer bei internationalen Transaktionen in den Niederlanden?
  
• Welche Freibeträge für die Umsatzsteuerregistrierung gelten für Unternehmen?
  
• Was bedeutet die Berechnung und Erhebung der Umsatzsteuer?
  

Wie hoch sind die aktuellen Umsatzsteuersätze in den Niederlanden?

USt. ist eine Verbrauchssteuer, die auf jeder Stufe der Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung erhoben wird. Das niederländische Umsatzsteuersystem hat drei Sätze:

• 21 % Standardsatz

• 9 % ermäßigter Satz

• Ein Satz von 0 %

Jeder Satz erfüllt eine jeweils eigene strategische Funktion. Funktionsweise in der Praxis.

21 % Standardsatz

Dies ist der Basissatz, der auf die meisten Waren und Dienstleistungen in den Niederlanden angewendet wird, darunter:

• Konsumgüter wie Elektronik, Möbel und Kosmetik

• Professionelle Dienstleistungen wie Rechtsberatung, Beratung in der Informationstechnologie (IT), Finanzprüfung, Architekturarbeiten sowie Marketing- und Werbedienstleistungen

• Telekommunikationsdienste und digitale Dienste wie Mobilfunktarife, Internetzugang und Streaming-Plattformen

• Alkoholische Getränke

• Luxus- und nicht bedarfsrelevante Güter wie hochwertige Uhren und Schmuck

• Allgemeine B2B-Dienstleistungen wie Personalberatung und Veranstaltungsplanung

Die Umsatzsteuer von 21 % sind im Gesamtpreis enthalten, der den Kundinnen und Kunden in Rechnung gestellt wird. Unternehmen erheben und führen diese Steuer in ihren Umsatzsteuererklärungen ein. Die Umsatzsteuer (Steuer auf Betriebsausgaben) ist grundsätzlich auf die eingenommene Umsatzsteuer abziehbar.

9 % ermäßigter Steuersatz

Der ermäßigte Steuersatz gilt für Waren und Dienstleistungen, die als sozial oder wirtschaftlich notwendig erachtet werden, darunter:

• Lebensmittel wie Brot, Milch, Gemüse, Fleisch und Kaffee

• Medikamente und Hilfsmittel wie verschreibungspflichtige Medikamente, zugelassene rezeptfreie Medikamente und bestimmte gesundheitsbezogene Geräte

• Bücher, Zeitungen und Zeitschriften

• Speisen und alkoholfreie Getränke in Restaurants

• Personentransport innerhalb der Niederlande wie Busse, Züge und Taxis

• Hotelaufenthalte und befristete Unterkünfte

• Bestimmte Dienstleistungen an Häusern wie Maler- und Verputzarbeiten

• Reparaturen an Konsumgütern wie Fahrrädern, Schuhen und Kleidung

Das strategische Ziel besteht darin, grundlegende Dienstleistungen erschwinglicher zu machen und Sektoren wie die Kleinunternehmen zu unterstützen.

Wenn Ihr Unternehmen verschiedene Produkte und Dienstleistungen zu unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen verkauft (z. B. ein Restaurant, in dem Speisen und Weine serviert werden), müssen Sie jeden Posten separat erfassen. Die Bündelung von Posten mit unterschiedlichen Tarifen erfordert eine sorgfältige Rechnungsstellung und einen korrekten Umgang mit der Umsatzsteuer.

Ein Satz von 0 %

Ein Satz von 0 % ist nicht dasselbe wie eine Befreiung von der Umsatzsteuer. Dieser Satz wird auf steuerpflichtige Transaktionen angewendet, die mit einer Gebühr von 0 % belastet werden. Bei diesen Verkäufen wird der Rechnung des Kunden/der Kundin keine Umsatzsteuer hinzugefügt und der/die Verkäufer/in kann die Umsatzsteuer auf die entsprechenden Vorleistungen zurückfordern.

Dieser Satz deckt Folgendes ab:

• Dienstleistungen für den Import und Export von Waren in Nicht-EU-Länder

• Arbeiten an Waren, die in Nicht-EU-Länder exportiert werden

• Internationaler Personenverkehr

Von der Umsatzsteuer befreit

Für Waren und Dienstleistungen, die von der Umsatzsteuer befreit sind, wird keine Umsatzsteuer hinzugefügt und Unternehmen können die im Produktionsprozess gezahlte Umsatzsteuer nicht zurückfordern. Zu den von der Umsatzsteuer befreiten Kategorien gehören:

• Behandlungen, die von zugelassenen medizinischen Fachkräften wie Ärzten und Zahnärzten durchgeführt werden

• Pflegedienste wie Alten- und Pflegeheime

• Kinderbetreuung durch registrierte Zentren

• Ausbildung an anerkannten Einrichtungen, einschließlich einer Berufsausbildung und einer künstlerischen Ausbildung

• Finanzdienstleistungen und Versicherungen, einschließlich Zahlungsverkehr, Kreditzinsen und Versicherungsprämien

• Mieten für Häuser und Wohnungen

• Fundraising-Aktivitäten

Wie funktioniert die Umsatzsteuer bei internationalen Transaktionen in den Niederlanden?

Die Umsatzsteuer ist eine zielbasierte Steuer. Das bedeutet, dass sie in der Regel dort fällig ist, wo sich der Kunde/die Kundin befindet, und nicht dort, wo der/die Verkäufer/in tätig ist. Und so funktioniert's.

Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an Kundschaft außerhalb der EU

Diese Transaktionen sind in der Regel umsatzsteuerbefreit. Dies gilt auch für Exportdienstleistungen wie den Transport von Waren außerhalb der EU und damit verbundene Versicherungen. Während Sie in den Niederlanden keine Umsatzsteuer schulden, können Sie im Land des Kunden/der Kundin Steuern zahlen.

Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an Unternehmen in der EU

Wenn beide Unternehmen für die Umsatzsteuer registriert sind, gilt innerhalb der EU in der Regel das Verfahren der Umkehrung der Steuerschuld. Sie berechnen keine niederländische Umsatzsteuer. Der/Die Käufer/in ist für die Umsatzsteuer in seinem/ihrem Heimatland verantwortlich.

Verkauf von Waren und Dienstleistungen an Kundinnen und Kunden in der EU

Wenn Ihre gesamten grenzüberschreitenden Verkäufe an EU-Kundschaft 10.000 € pro Jahr überschreiten, müssen Sie Umsatzsteuer auf der Grundlage des Kundenlandes und nicht auf der Grundlage Ihres eigenen berechnen. Dies gilt für:

• Fernabsatz physischer Waren (z. B. E-Commerce)

• Digitale Dienstleistungen (z. B. Software, Abonnements, Downloads)

Sie können sich entweder in jedem Bestimmungsland für die Umsatzsteuer registrieren oder das Verfahren VAT One Stop Shop“ (VAT-OSS) der EU nutzen und eine einzige vierteljährliche Steuererklärung abgeben, die alle Ihre Verkäufe an EU-Kundschaft abdeckt.

Wenn Ihre grenzüberschreitenden B2C-Verkäufe unter 10.000 € bleiben, können Sie weiterhin die niederländische Umsatzsteuer berechnen und alles in Ihrer inländischen Steuererklärung melden.

Kauf von Waren von außerhalb der EU

Die Umsatzsteuer wird bei der Einfuhr in die Niederlande fällig, wenn Sie Waren von außerhalb der EU kaufen. Unternehmen können jedoch eine Genehmigung nach Artikel 23 beantragen, um die Umsatzsteuerzahlung aufzuschieben, d. h. sie geben sie in ihren Steuererklärungen an, anstatt sie beim Zoll zu zahlen.

Kauf von Waren aus dem EU-Ausland

Diese werden als innergemeinschaftliche Erwerbe behandelt und es gilt die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft. In der Regel ist keine Umsatzsteuer zu entrichten, jedoch besteht eine Meldepflicht.

Als ausländisches Unternehmen in die Niederlande verkaufen

Wenn ein in der EU ansässiges Unternehmen an niederländische Kundinnen und Kunden verkauft und sein Umsatz die EU-weite Schwelle von 10.000 € überschreitet, muss es die niederländische Umsatzsteuer erheben. Das VAT-OSS vereinfacht die Steuereinhaltung, da Unternehmen sich nur in einem EU-Mitgliedstaat registrieren lassen können. Die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft gilt für B2B-Verkäufe innerhalb der EU.

Wenn ein Nicht-EU-Unternehmen Waren oder Dienstleistungen an niederländische Kundschaft verkauft, gilt in der Regel die niederländische Umsatzsteuer.

Stripe Tax berücksichtigt das VAT-OSS-Verfahren. Darin wird ermittelt, in welchem Land die Umsatzsteuer anfällt, die Summen der einzelnen Zuständigkeitsbereiche für die Berichterstattung getrennt und die Daten vorbereitet, die Sie für die Einreichung einer VAT-OSS-Erklärung benötigen. Das bedeutet, dass Sie keine separate Funktion zur Umsatzsteuerberechnung entwickeln oder Rechnungen manuell nach Ländern sortieren müssen.

Welche Freibeträge für die Umsatzsteuerregistrierung gelten für Unternehmen?

In den Niederlanden gibt es keinen allgemein gültigen Freibetrag, der die Umsatzsteuerregistrierung verzögert. Es wird erwartet, dass sich die meisten Unternehmen von Tag 1 an registrieren, wenn sie steuerpflichtige Leistungen erbringen. Es gibt jedoch einige Ausnahmen und Sonderregelungen, die Sie beachten sollten, insbesondere wenn Ihr Umsatz gering ist oder Sie im Ausland ansässig sind.

Für Unternehmen mit Sitz in den Niederlanden

Wenn Sie in den Niederlanden niedergelassen sind und planen, Waren oder Dienstleistungen zu verkaufen, die der Umsatzsteuer unterliegen, sind Sie in der Regel sofort umsatzsteuerpflichtig. Es gibt keinen Mindestjahresumsatz wie in einigen anderen EU-Ländern. Die Anmeldung erfolgt in den meisten Fällen automatisch, wenn Sie sich bei der Handelskammer anmelden. Die niederländische Steuerbehörde stellt fest, ob Sie ein/e Unternehmer/in im Sinne der Umsatzsteuer sind und erteilt Ihnen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Die einzige Ausnahme besteht, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung (kleineondernemersregeling, KOR) beantragen. Wenn Ihr Unternehmen einen Jahresumsatz von 20.000 € oder weniger erzielt, können Sie sich für die KOR entscheiden.

In Übereinstimmung mit KOR:

• Sie berechnen keine Umsatzsteuer auf Ihre Verkäufe.

• Sie reichen keine Umsatzsteuererklärungen ein

• Sie können keine Umsatzsteuer auf Ihre Geschäftsausgaben abziehen

Dieses Schema ist optional. Einige Unternehmen und Freiberufler/innen entscheiden sich dagegen, obwohl sie berechtigt wären, weil ihre Kundinnen und Kunden für die Umsatzsteuer registriert sind und Rechnungen mit Steuerausweis wünschen.

Wenn Sie sich für KOR anmelden und später den Schwellenwert überschreiten, müssen Sie sich für die Umsatzsteuer registrieren und diese ab diesem Zeitpunkt berechnen und abführen.

Für ausländische Unternehmen, die in die Niederlande verkaufen

Die Regeln für die Umsatzsteuerregistrierung unterscheiden sich je nach Standort und Verkaufsgegenstand.

Wenn Ihr Unternehmen in einem anderen EU-Land ansässig ist und Sie an niederländische Kundinnen und Kunden verkaufen, können Sie im Rahmen Ihrer lokalen Umsatzsteuerregelung verkaufen, bis Ihr gesamter grenzüberschreitender Umsatz in der EU 10.000 € pro Kalenderjahr übersteigt. Danach müssen Sie den Umsatzsteuersatz des Ziellandes anwenden – in diesem Fall die niederländische Umsatzsteuer – und sich entweder für niederländische Umsatzsteuer registrieren oder das VAT-OSS-System der EU nutzen, um diese Verkäufe zu melden. Dadurch soll der Registrierungsaufwand für Unternehmen minimiert werden, die gelegentlich grenzüberschreitende B2C-Verkäufe tätigen.

Wenn Sie ein nicht in der EU ansässiges Unternehmen betreiben, das Waren oder Dienstleistungen an niederländische Kundinnen und Kunden verkauft, gibt es keine Schwellenwerte und Sie müssen sich sofort für die Umsatzsteuer registrieren. Wenn Ihr Unternehmen keine Betriebsstätte in den Niederlanden hat, melden Sie sich direkt beim Finanzamt für die Umsatzsteuer an.

Stripe Tax überwacht Ihr grenzüberschreitendes Umsatzvolumen und benachrichtigt Sie, wenn Sie länderspezifische Schwellenwerte erreichen, die neue Umsatzsteuerpflichten auslösen. Für die EU beinhaltet dies die jährliche Schwelle von 10.000 € für B2C-Fernverkäufe in allen Mitgliedsstaaten. Sobald Sie einen Schwellenwert überschreiten, passt Stripe den angewendeten Umsatzsteuersatz an, um die Compliance zu gewährleisten.

Berechnung und Erhebung der Umsatzsteuer

Ein für die Umsatzsteuer registriertes Unternehmen zu sein, bringt die Verpflichtung zur Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer sowie bestimmte administrative Aufgaben mit sich, die diesen Prozess erleichtern. Sobald Sie für die Umsatzsteuer registriert sind, müssen Sie Folgendes tun.

Berechnung der Umsatzsteuer

Bei der Berechnung der Umsatzsteuer in den Niederlanden wird der entsprechende Prozentsatz zum Verkaufspreis hinzugerechnet. Aus den üblichen 21 % Umsatzsteuer auf einen Verkauf von 100 € ergibt sich beispielsweise 21 € Umsatzsteuer, der Preis inklusive Umsatzsteuer würde also 121 € betragen. Viele Unternehmen nutzen Tools wie Stripe Tax, um die Umsatzsteuer zu berechnen. Stripe kann den korrekten Umsatzsteuersatz für jede Transaktion basierend auf folgenden Faktoren automatisch berechnen:

• Kundenstandort

• Die Art des verkauften Produkts oder der verkauften Dienstleistung

• Anwendbare Schwellenwerte

Wenn ein EU-Unternehmen eine Umsatzsteuersatz-Identifikationsnummer eingibt, kann Stripe diese validieren und automatisch die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft anwenden. Wenn Ihr Katalog Produkte oder Dienstleistungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen enthält (z. B. Standard, ermäßigt, befreit), können Sie jeden Artikel mit der richtigen Steuerkategorie kennzeichnen. Stripe wendet in jedem Land den entsprechenden Steuersatz basierend auf dieser Klassifizierung an.

Rechnungsstellung und Dokumentation

Wenn Sie für Umsatzsteuer registriert sind, muss jede Rechnung, die Sie ausstellen, Folgendes enthalten:

• Geben Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Rechnungsdatum und eine eindeutige Rechnungsnummer an.

• Listen Sie eine klare Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen auf

• Zeigen Sie den Nettobetrag, den geltenden Umsatzsteuersatz und die insgesamt berechnete Umsatzsteuer an

Außerdem müssen Sie Kopien aller Rechnungen mindestens 7 Jahre aufbewahren (bzw. 10 Jahre, wenn Sie im Immobilienbereich tätig sind).

Einreichung von Umsatzsteuererklärungen

Die meisten Unternehmen in den Niederlanden reichen vierteljährlich Umsatzsteuererklärungen ein, und die Steuerbehörde teilt Ihnen mit, wie oft Sie diese einreichen müssen. Jede Erklärung beinhaltet:

• Auf den Verkauf erhobene Umsatzsteuer (Ausgangssteuer)

• Auf Betriebsausgaben gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer)

Wenn Ihre Vorsteuer höher ist als Ihre Umsatzsteuer, haben Sie Anspruch auf eine Rückerstattung. Ist Ihre Umsatzsteuer höher, müssen Sie Umsatzsteuer zahlen.

Verfolgung von Verkäufen und Ausgaben

Sie benötigen ein manuelles oder automatisiertes Verfahren, um alle Verkäufe und Ausgaben zu verfolgen, die Umsatzsteuer von Bruttobeträgen zu trennen und rechtzeitig einzureichen. Buchhaltungssoftware kann die Verwaltung Ihrer gesamten Umsatzsteuer vereinfachen. Stripe Tax erstellt Steuerberichte, in denen die erhobene Umsatzsteuer nach Land und Steuersatz, der gesamte steuerpflichtige Umsatz nach Standort und die Transaktionen, die besteuert, befreit oder der Umkehrung der Steuerschuld unterliegen, aufgeschlüsselt werden. Diese Berichte können exportiert und für die Einreichung inländischer oder VAT-OSS-Erklärungen verwendet werden. Wenn Sie Tools für die Buchhaltung oder Einreichung verwenden, die sich in Stripe integrieren lassen, können Sie diese Daten direkt in Ihre Compliance-Workflows importieren.

In jedem Fall ist die Einhaltung der Vorschriften obligatorisch, und Fehler können zu Bußgeldern, Zinsbelastungen oder dem Verlust von Abzügen führen.

Liquidität steuern

Die Einhaltung der Umsatzsteuerpflicht wirkt sich auch auf den Cashflow aus. Da Sie die Umsatzsteuer im Auftrag staatlicher Behörden einziehen, können Sie dieses Geld nicht ausgeben, auch wenn es auf Ihrem Konto ist. Unternehmen legen die Umsatzsteuer, die sie aus jeder Zahlung erheben, oft auf einem separaten Konto beiseite, um Defizite zu vermeiden, wenn es Zeit für die Steuererklärung ist.

Wenn Sie erhebliche Vorlaufkosten haben (z. B. neue Geräte), müssen Sie möglicherweise die Umsatzsteuer zurückerstatten. Dies kann in der Anfangsphase hilfreich sein, insbesondere wenn Sie in das Unternehmen investieren, bevor Sie nennenswerten Umsatz generieren.