Företag med begränsat ansvar (eller GmbH på tyska) är den mest populära bolagsbildningen för företag i Tyskland. Men när det gäller redovisning omfattas GmbH av strikta krav. För att kunna efterleva juridiska bestämmelser måste företag känna till GmbH:s särskilda regler och processer för bokföring utan och innan.

I den här artikeln kommer vi att diskutera vad som gör redovisning för GmbH:er unikt – inklusive kravet på dubbel bokföring – och hur du gör det steg för steg. Vi kommer också att förklara kostnaderna för redovisning hos GmbH:er och ge några praktiska exempel för att illustrera.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är speciellt med redovisning hos GmbH:er?
  
• Vad innebär kravet på dubbel bokföring?
  
• Hur fungerar redovisning hos GmbH:er?
  
• Vilka är kostnaderna för redovisning hos GmbH:er?
  
• Redovisning hos ett GmbH: Exempel
  

Vad är speciellt med redovisning i GmbH:er?

Redovisning hos ett GmbH har strikta krav på form, innehåll och tidsfrister. Dessa krav fungerar inte bara som en intern kontroll utan tjänar också juridiska funktioner och efterlevnad av skatteregler. Här är några av de områden där GmbH skiljer sig från andra vanliga företag.

Aktiekapital och rapport över eget kapital

Ett GmbH måste visa att det har ett aktiekapital på minst 25 000 EUR när det grundas (Avsnitt 5, paragraf 1 i den tyska lagen om GmbH:er [GmbHG]). Detta kapital anges i den ingående balansräkningen och måste redovisas korrekt under eget kapital. Principen om bevarande av kapital är inskriven i lagen för att säkerställa företagets finansiella stabilitet och skydda borgenärerna.

Separation av företagets tillgångar från privata tillgångar

GmbH:er är oberoende juridiska personer. Deras tillgångar måste därför hållas strikt åtskilda från medlemmarnas privata tillgångar. Därför får företagskontot endast användas för företagstransaktioner. Privata utgifter får aldrig bokföras på kontot.

Dubbel bokföring och årsredovisning

GmbH:er är skyldiga att dubbelredovisa. De får inte använda enkel redovisning enligt kontantprincipen för att beräkna sin vinst. De är också skyldiga att upprätta en balansräkning och en resultaträkning i slutet av året. Beroende på företagets storlek kan det vara nödvändigt att bifoga noter och en förvaltningsberättelse till sin årsredovisning, beroende på vad som är lämpligt. På så sätt får man en tydlig översikt över GmbH-företagets ekonomiska situation med hänsyn till vinster, tillgångar och utestående skulder.

Skatteförpliktelser

Skattekraven för ett GmbH är mer komplexa jämfört med andra typer av företag. Ett GmbH måste betala in mervärdesskatt (moms), dra av löneskatt och betala bolagsskatt på sin vinst. Det är också skyldigt att betala separat skatt på sin rörelsevinst och kan vara skyldigt att betala skatt på kapitalvinster, skatt för fastighetsöverlåtelse och skatt på egendom. Bokslutet måste därför sammanställas på ett sådant sätt att alla typer av skatter beräknas korrekt och betalas in i tid.

Alla som vill etablera eller leda ett GmbH bör se till att det finns professionella redovisningsstrukturer på plats från början – oavsett om det innebär att använda intern personal, en skatterådgivare eller en lämplig programvarulösning. Stripe erbjuder en högpresterande betalningsplattform och kan också hjälpa till att förbereda finansiella rapporter. Företag kan automatisera och konfigurera försäljningsrapporter med bara några klick. Med Stripe Revenue Recognition kan de dessutom automatisera redovisningen av transaktioner för att minimera risken för utelämnanden och fel.

Vad innebär kravet på dubbel bokföring?

Kravet på dubbel bokföring gäller för ett GmbH från det att det etableras och registreras i handelsregistret. Detta krav genomförs direkt genom Avsnitt 238 i den tyska handelslagen (HGB). GmbH-företag måste registrera alla transaktioner systematiskt och utan undantag. Detta kräver att varje transaktion bokförs på minst två konton: en gång på ett debetkonto och en gång på ett kreditkonto. Detta säkerställer att både källan och avyttringen av medlen är fullständigt dokumenterade. Dubbel bokföring utgör grunden för bokföringen hos GmbH:er, vilket innebär att den också fungerar som grund för upprättandet av årsredovisningen.

Dubbel bokföring skiljer sig avsevärt från redovisning enligt kontantprincipen, som många frilansare och mindre enskilda firmor har rätt att använda. Redovisning enligt kontantprincipen redovisar endast faktiska in- och utflöden av kontanter. Det innebär att intäkter mäts mot utgifter och att det inte finns något behov av att upprätta en balansräkning. Dessutom tenderar förändringar i varulager eller avskrivningar inte att spela någon större roll i redovisning enligt kontantprincipen. Detta gör det mindre tidskrävande, även om det inte är idealiskt för att illustrera ett företags tillgångar.

En annan viktig aspekt av redovisningen hos ett GmbH är efterlevnaden av GoBD, även känd som "principer för korrekt förande och bevarande av bokföring, register och dokument i elektronisk form". En av bestämmelserna i GoBD är att bokföringen måste vara reproducerbar, fullständig, korrekt, i tid och oföränderlig. Underlåtenhet att efterleva dessa krav kan leda till höga böter från skattekontoret. Skattekontoret kan också uppskatta ett företags skatteunderlag i händelse av brister i bokföringen (avsnitt 162 i Tysklands skattelag (AO)).

Hur fungerar redovisning hos GmbH:er?

Beroende på företagets storlek och struktur kan redovisning hos ett GmbH vara en oerhört krävande uppgift. Ett systematiskt tillvägagångssätt kan hjälpa dig att få en tydlig översikt och uppfylla alla skyldigheter. Så här gör du, steg för steg.

Upprätta kontoplanen

Börja med att välja en lämplig kontoplan. Kontoplanen är ett system för kategorisering av huvudböcker efter klass av konto. Den skapar också en enhetlig struktur för kontonummer, vilket lägger grunden för effektiv bokföring och en strukturerad årsredovisning. Två av de mest välkända kontoplanerna är SKR 03 och SKR 04. Den främsta skillnaden mellan de två ligger i uppdelningen av enskilda konton i varje kontoplan.

Registrera transaktioner systematiskt

Bokföring hos ett GmbH kräver att varje transaktion bokförs på minst två konton – ett debet- och ett kreditkonto – enligt principen om dubbel bokföring. Medan debetkontot anger varifrån ett värde kommer visar kreditkontot vart det är på väg. Typiska poster är inköp av varor, materialkostnader, försäljningsintäkter, löner, socialförsäkringskostnader, skatter och avskrivningar på anläggningstillgångar. Bidrag till aktiekapitalet, ersättningar som betalas till verkställande delägare eller till och med medlemslån måste redovisas korrekt.

Registrera och betala in moms

GmbH är i allmänhet skyldiga att betala moms. Det innebär att de måste ange moms på sina utgående fakturor. Den moms som tas ut betalas därefter in till skattekontoret. Samtidigt får GmbH göra anspråk på eventuell moms på inkommande fakturor från företag som ingående skatt och dra av den från det belopp som företaget är skyldigt. Korrekt bokföring är avgörande för månatliga eller kvartalsvisa preliminära momsdeklarationer.

Utför löneredovisning

Så snart ett GmbH anställer medarbetare måste det upprätta korrekta lönebesked och lönecheckar varje månad och registrera dem korrekt i bokföringen. Det handlar inte bara om att betala ut anställdas nettolöner, det finns ett antal lagstadgade avgifter och avdrag att göra. De viktigaste av dessa är:

• Löneskatt som dras från en arbetstagares bruttolön och betalas till skattekontoret
  
• Solidaritetstillägg och kyrkoskatt, i förekommande fall
  
• Socialförsäkringsavgifter, inklusive både anställdas och arbetsgivares avgifter till pensioner, sjukförsäkring, sjukförsäkring och arbetslöshetsförsäkring
  

Här fungerar GmbH som ett inkassoföretag genom att dra av, ta ut och vidarebefordra alla belopp till relevanta organ i tid. Bokföringen måste återspegla dessa transaktioner på ett öppet sätt och vara manipuleringssäker. Det är också en bra idé att samarbeta med en löneavdelning, antingen internt eller via en extern skattekonsult. Företag måste se till att på ett tillförlitligt sätt uppfylla de komplexa skyldigheterna att rapportera till skattekontoret och socialförsäkringsorganen.

Upprätta en årsredovisning

Ett GmbH-företags konton registrerar inte bara löpande transaktioner, utan används också specifikt för att upprätta årsredovisningen. Det innebär bland annat att skriva av tillgångar enligt tidsplan, skapa reserver för eventualförpliktelser och registrera upplupna kostnader och uppskov på ett korrekt sätt. Regelbunden avstämning av konton, särskilt för bankkonton och kontanter, säkerställer tydlighet och förhindrar behovet av retroaktiva korrigeringar. En inventering bör göras på balansräkningsdagen och resultatet av den bör ligga till grund för balansräkningen. Strukturerade förberedelser gör det lättare att arbeta med skatterådgivare och garanterar också att GmbH-företaget uppfyller sina upplysningsskyldigheter i Tysklands officiella tidning i tid.

Digitalisera bokföringen

Idag förlitar sig många GmbH-företag på digitala redovisningslösningar för att effektivisera sina processer. Lösningarna omfattar automatiserade förslag för bokföring, digital kvittohantering, optisk teckenigenkänning på bilder och PDF-filer och API:er som länkar direkt till skatterådgivare. För företag med återkommande intäkter (t.ex. från abonnemangsmodeller eller digitala tjänster) kan ett specialiserat verktyg som Stripe Revenue Recognition vara särskilt användbart. Detta verktyg underlättar arbetsbelastningen för ett företags redovisningsteam genom att redovisa intäkter som uppfyller kraven och i rätt period. Samtidigt lägger det grunden för tillförlitliga månadsräkenskaper och korrekta årsredovisningar.

Vilka är kostnaderna för redovisning hos GmbH:er?

Att hantera ett GmbH:s konton medför en mängd olika kostnader, som företag bör ta hänsyn till när de planerar sin ekonomi.

Personalkostnader eller externa tjänsteleverantörer

Personalkostnader – dvs. löner till revisorer eller ekonomiteammedlemmar – är bland de viktigaste kostnadsfaktorerna för företag som hanterar sina konton internt. Många GmbH-företag väljer att lägga ut sin bokföring på entreprenad till externa tjänsteleverantörer eller skatterådgivare istället. Outsourcing medför vanligtvis en timavgift eller fast avgift som fastställs utifrån bokföringsaktiviteternas omfattning och affärsmodellens komplexitet. Typiska prismodeller baserad på antalet bokföringsposter, intäkter eller en fast månadsavgift. Ytterligare kostnader kan också tas ut för särskilda tjänster, t.ex. upprättande av en årsredovisning eller hantering av företagsrevisioner.

Programvarukostnader och digital bokföring

Företag som använder digitala bokföringssystem kan också ådra sig programvarukostnader, inklusive licensavgifter för bokföringsprogram, kostnader för API:er hos banker eller skattekonsulter och utgifter för arkivering av digitala kvitto.

Indirekta kostnader för internt arbete

Ytterligare indirekta kostnader kan uppstå på grund av att ledningen eller andra anställda lägger tid på relevanta aktiviteter, till exempel genom att chefer hanterar redovisningsfrågor eller samordnar med företagets skatterådgivning.

Sammantaget varierar bokföringskostnaderna mycket hos ett GmbH och de beror på företagets storlek, verksamhetens omfattning och transaktionernas komplexitet. För små GmbH-företag med endast ett fåtal poster är månadskostnaderna i allmänhet låga, medan större företag med mer omfattande bokföring bör förvänta sig betydligt högre utgifter.

Redovisning hos ett GmbH: Exempel

Här är två typiska exempel på bokföring från ett GmbH för att illustrera hur redovisning fungerar.

Inköp av varor med avdrag för ingående skatt

Anta att ett GmbH köper varor till ett nettovärde av 10 000 EUR. Den inkommande fakturan är 11 900 EUR, inklusive moms med en skattesats på 19 %. Den bokförs på två konton:

• På debetkontot: 10 000 EUR bokförs som "Inköp av varor" och 1 900 EUR som "Ingående skatt".
  
• På kreditkontot: 11 900 EUR bokförs som ”Skulder” eftersom fakturan inte har betalats ännu.
  

Lön med skatt och socialförsäkring

Ett annat exempel är löpande löner. Anta att en anställd har en bruttolön på 3 000 EUR. GmbH-företaget måste bokföra nettolönen korrekt, liksom skatt, socialförsäkring och arbetsgivaravgifter.

• På kreditkontot: Utbetalningen av nettolönen på cirka 2 000 EUR bokförs på "Bank".
  
• På debetkontot: GmbH bokför motsvarande utgifter till "Lön" och de innehållna beloppen (totalt resterande 1 000 euro) till "Löneskatt" och "Socialförsäkring".
  

De här exemplen visar hur dubbel bokföring påverkar minst två konton vid varje transaktion, vilket gör korrekt tilldelning av varje belopp väsentligt. Det är det enda sättet för GmbH-företaget att få en översikt över sin ekonomiska ställning och uppfylla sina juridiska krav på korrekt bokföring.