บริษัทจำกัด (หรือ GmbH ในภาษาเยอรมัน) เป็นโครงสร้างทางกฎหมายที่ได้รับความนิยมมากที่สุดสำหรับธุรกิจในเยอรมนี แต่เมื่อพูดถึงการทำบัญชี GmbH ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เข้มงวด ทั้งนี้ เพื่อปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับทางกฎหมาย เจ้าของธุรกิจจะต้องทราบกฎเกณฑ์และกระบวนการเฉพาะสำหรับการทำบัญชีของบริษัทอย่างรอบด้าน

ในบทความนี้ เราจะอธิบายสิ่งที่ทำให้การทำบัญชีสำหรับ GmbH มีเอกลักษณ์เฉพาะตัว รวมถึงข้อกำหนดการทำบัญชีคู่ และวิธีดำเนินการทีละขั้นตอน นอกจากนี้เราจะอธิบายค่าใช้จ่ายในการทำบัญชีสำหรับ GmbH และนำเสนอตัวอย่างที่นำไปปฏิบัติได้จริงด้วย

เนื้อหาหลักในบทความ

• การทำบัญชีสำหรับ GmbH มีอะไรพิเศษบ้าง
  
• ข้อกำหนดการทำบัญชีคู่หมายความว่าอย่างไร
  
• การทำบัญชีสำหรับ GmbH มีวิธีการทำงานอย่างไร
  
• ค่าใช้จ่ายในการทำบัญชีสำหรับ GmbH มีอะไรบ้าง
  
• การทำบัญชีสำหรับ GmbH: ตัวอย่าง
  

การทำบัญชีสำหรับ GmbH มีอะไรพิเศษบ้าง

การทำบัญชีของ GmbH มาพร้อมกับข้อกำหนดที่เข้มงวดเกี่ยวกับรูปแบบ เนื้อหา และวันครบกำหนด โดยข้อกำหนดเหล่านี้ไม่เพียงทำหน้าที่เป็นมาตรการควบคุมภายในเท่านั้น แต่ยังเป็นกฎหมายและการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีด้วย นี่คือแง่มุมที่ทำให้ GmbH แตกต่างจากธุรกิจทั่วไปอื่นๆ

ทุนเรือนหุ้นและงบการเงินทุน

บริษัทจำกัด (GmbH) จะต้องพิสูจน์ว่ามีทุนเรือนหุ้นอย่างน้อย 25,000 ยูโรเมื่อก่อตั้ง (มาตรา 5 วรรค 1 ของกฎหมายของเยอรมนี [GmbHG]) ทุนนี้จะระบุไว้ในงบดุลเปิดและต้องบันทึกอย่างถูกต้องตามหุ้น หลักการรักษาเงินลงทุนได้รับการบัญญัติไว้ในกฎหมาย เพื่อรักษาเสถียรภาพทางการเงินของธุรกิจและปกป้องผู้ให้เครดิต

การแยกสินทรัพย์บริษัทออกจากสินทรัพย์ส่วนตัว

GmbH เป็นนิติบุคคลอิสระ สินทรัพย์ของบริษัทเหล่านี้จึงต้องแยกจากทรัพย์สินส่วนตัวของสมาชิกอย่างเคร่งครัด ดังนั้น บัญชีธนาคารจะต้องใช้สำหรับธุรกรรมธุรกิจเท่านั้น และไม่ต้องบันทึกค่าใช้จ่ายส่วนตัวลงในบัญชี

การทำบัญชีคู่และงบการเงินรายปี

GmbH มีภาระผูกพันในการทำบัญชีคู่ และไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้การทำบัญชีแบบเงินสดธรรมดาในการคำนวณผลกำไรของตน นอกจากนี้ยังต้องจัดทำงบดุลและงบกำไร/ขาดทุน (P&L Statement) ในตอนสิ้นปี ธุรกิจอาจต้องแนบใบแจ้งยอดและรายงานการบริหารกับงบการเงินประจำปีตามความเหมาะสม (ตามขนาด) ทั้งนี้เพื่อให้มีภาพรวมที่ชัดเจนของสถานะทางการเงินของ GmbH โดยคำนึงถึงผลกำไร สินทรัพย์ และหนี้สินที่ค้างชำระ

ภาระหน้าที่ทางภาษี

ข้อกำหนดด้านภาษีสำหรับ GmbH นั้นซับซ้อนกว่าบริษัทประเภทอื่นๆ GmbH จะต้องนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หักภาษีเงินเดือน และจ่ายภาษีเงินได้นิติบุคคลสำหรับผลกำไรของบริษัท นอกจากนี้ยังต้องเสียภาษีแยกต่างหากสำหรับกำไรการแลกเปลี่ยนของบริษัท ภาษีโอนกรรมสิทธิ์ที่กรมที่ดิน และภาษีโรงเรือน ดังนั้น จึงต้องรวบรวมบัญชีในลักษณะที่ภาษีทุกประเภทนั้นได้รับการคำนวณถูกต้องและนำส่งตรงเวลา

ทุกคนที่ต้องการจัดตั้งหรือจัดการ GmbH ควรดำเนินการให้มีโครงสร้างการทำบัญชีที่เชี่ยวชาญตั้งแต่วันแรก ไม่ว่าจะเป็นการใช้พนักงานในบริษัท ที่ปรึกษาด้านภาษี หรือโซลูชันซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดย Stripe มีแพลตฟอร์มการชำระเงินที่มีประสิทธิภาพสูงและช่วยเตรียมรายงานทางการเงินได้ ธุรกิจต่างๆ สามารถสร้างรายงานการขายโดยอัตโนมัติและกำหนดค่าได้ในเพียงไม่กี่คลิก นอกจากนี้ Stripe Revenue Recognition ยังช่วยให้บัญชีธุรกรรมเป็นอัตโนมัติเพื่อลดความเสี่ยงของการละเว้นและข้อผิดพลาดได้ด้วย

ข้อกำหนดการทำบัญชีคู่หมายความว่าอย่างไร

ข้อกำหนดการทำบัญชีคู่มีผลบังคับใช้กับ GmbH ตั้งแต่เวลาที่กำหนดขึ้นและจดทะเบียนในทะเบียนพาณิชย์ ข้อกำหนดนี้ดำเนินการโดยตรงตามมาตรา 238 ของประมวลกฎหมายพาณิชย์ของเยอรมนี (HGB) GmbH จะต้องบันทึกธุรกรรมทั้งหมดอย่างเป็นระบบและไม่มีข้อยกเว้น โดยกำหนดให้ธุรกรรมทุกรายการจดทะเบียนไว้ในอย่างน้อย 2 บัญชี: ครั้งหนึ่งที่บัญชีเดบิตและอีกครั้งที่บัญชีเครดิต การทำเช่นนี้จะช่วยมีการบันทึกที่มาและส่วนเกินของเงินทุนอย่างครบถ้วน การทำบัญชีคู่จะสร้างรากฐานของการทำบัญชีสำหรับ GmbH ซึ่งหมายความว่าจะทำหน้าที่เป็นรากฐานการจัดเตรียมงบประมาณรายปีด้วย

การทำบัญชีคู่แตกต่างจากบัญชีแบบเกณฑ์เงินสดอย่างมาก ซึ่งผู้ประกอบอาชีพอิสระและกิจการที่มีเจ้าของคนเดียวจำนวนมากมีสิทธิ์ใช้เท่านั้น การทำบัญชีแบบเกณฑ์เงินสดจะบันทึกเพียงกระแสเงินสดที่เข้าและออกจริงเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าผลกำไรจะผ่านการวัดเทียบกับค่าใช้จ่าย และไม่ต้องจัดทำงบดุล นอกจากนี้ การเปลี่ยนแปลงสินค้าคงคลังหรือการผ่อนชำระก็อาจไม่มีบทบาทสำคัญในการทำบัญชีแบบเกณฑ์เงินสด ดังนั้นจึงใช้เวลาน้อยลง แม้ว่าจะไม่เหมาะกับการแสดงสินทรัพย์ของธุรกิจ

อีกแง่มุมสำคัญของการทำบัญชีสำหรับ GmbH คือ การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ GoBD หรือที่เรียกว่า "หลักการสำหรับการจัดเก็บและเก็บรักษาบัญชี บันทึก และเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างถูกต้อง" หนึ่งในข้อกำหนดของ GoBD คือการป้อนรายการที่ทำซ้ำได้ ครบถ้วนสมบูรณ์ ถูกต้อง ตรงเวลา และเปลี่ยนแปลงไม่ได้ การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้อาจส่งผลให้สำนักงานภาษีกำหนดค่าปรับสูง นอกจากนี้ สำนักงานภาษียังประมาณภาษีของธุรกิจได้ในกรณีที่มีข้อบกพร่องใดๆ ในการทำบัญชี (มาตรา 162 ของประมวลกฎหมายภาษีของเยอรมนี (AO))

การทำบัญชีสำหรับ GmbH มีวิธีการทำงานอย่างไร

การทำบัญชีสำหรับ GmbH อาจเป็นงานที่ท้าทายอย่างมาก โดยขึ้นอยู่กับขนาดและโครงสร้างของธุรกิจ การทำบัญชีแบบเป็นระบบสามารถช่วยให้คุณเห็นภาพรวมที่ชัดเจนและปฏิบัติตามภาระผูกพันทั้งหมดได้ นี่คือสิ่งที่ควรทำทีละขั้นตอน

สร้างแผนภูมิบัญชี

เริ่มต้นโดยการเลือกแผนภูมิบัญชีที่เหมาะสม แผนภูมิบัญชีเป็นระบบจัดหมวดหมู่บัญชีตามระดับของบัญชี นอกจากนี้ยังสร้างโครงสร้างรวมสำหรับหมายเลขบัญชี ซึ่งจะวางรากฐานเพื่อการจัดทำรายการอย่างมีประสิทธิภาพและงบการเงินประจำปีที่มีโครงสร้างชัดเจน แผนภูมิบัญชีที่รู้จักกันดีที่สุด 2 แบบคือ SKR 03 และ SKR 04 ความแตกต่างหลักๆ ระหว่างทั้งสองคือการแบ่งแยกบัญชีบุคคลทั่วไปในแต่ละแผนภูมิบัญชี

บันทึกธุรกรรมอย่างเป็นระบบ

การทำบัญชีสำหรับ GmbH กำหนดให้มีการบันทึกธุรกรรมทุกรายการในบัญชีอย่างน้อย 2 บัญชี โดยมีอย่างน้อย 1 บัญชีเดบิตและ 1 บัญชีเครดิต ตามหลักการของการทำบัญชีคู่ ในขณะที่บัญชีเดบิตจะระบุว่าค่ามาจากที่ใด บัญชีเครดิตจะระบุว่าค่านั้นจะไปที่ใด การบันทึกรายการทั่วไปประกอบด้วยการซื้อสินค้า ค่าใช้จ่ายทางวัตถุดิบ รายรับจากการขาย บัญชีเงินเดือน ค่าใช้จ่ายด้านประกันสังคม ภาษี และการผ่อนชำระของสินทรัพย์แบบไม่หมุนเวียน การลงทุนเรือนหุ้น ค่าตอบแทนหุ้นส่วนบริหาร หรือกระทั่งสินเชื่อสมาชิกนั้นจะต้องได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องทั้งหมด

บันทึกและนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่ม

โดยทั่วไปแล้ว GmbH จะต้องรับผิดชอบภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งหมายความว่าบริษัทจะต้องระบุภาษีมูลค่าเพิ่มในใบแจ้งหนี้ขาออกของตน โดยภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บจะนำส่งไปยังสำนักงานภาษี ในขณะเดียวกัน GmbH ก็สามารถเคลมภาษีมูลค่าเพิ่มใดๆ ในใบแจ้งหนี้ธุรกิจขาเข้าเป็นภาษีขาเข้า และหักภาษีดังกล่าวออกจากจำนวนเงินที่ต้องชำระได้ การเก็บบันทึกที่ถูกต้องเรียบร้อยนั้นจำเป็นสำหรับแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มเบื้องต้นรายเดือนหรือรายไตรมาส

ทำบัญชีเงินเดือน

ทันทีที่ GmbH จ้างพนักงาน ทางบริษัทจะต้องเตรียมสลิปเงินเดือนและเช็คเงินเดือนที่ถูกต้องเป็นประจำทุกเดือน รวมทั้งบันทึกข้อมูลเหล่านี้ไว้อย่างถูกต้องในบัญชี ซึ่งไม่ใช่เพียงการจ่ายเงินเดือนสุทธิของพนักงานเท่านั้น แต่ยังมีการยึดและหักเงินตามข้อกำหนดทางกฎหมายหลายประการ ข้อสำคัญที่สุดมีดังนี้

• ภาษีเงินเดือน ซึ่งหักจากเงินเดือนขั้นต้นของพนักงานและนำส่งไปยังสำนักงานภาษี
  
• ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมเพื่อความเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกันและภาษีโบสถ์ (หากมี)
  
• เงินสมทบสำหรับประกันสังคม รวมทั้งเงินสมทบของพนักงานและนายจ้างสำหรับเงินบำนาญ ประกันสุขภาพ ประกันค่ารักษาพยาบาล และประกันการว่างงาน
  

ในกรณีนี้ GmbH จะทำหน้าที่เป็นหน่วยงานเรียกเก็บภาษี โดยหัก เรียกเก็บ และส่งต่อเงินทั้งหมดให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องอย่างทันท่วงที บัญชีจะต้องแสดงธุรกรรมเหล่านี้อย่างโปร่งใสและป้องกันการปลอมแปลง นอกจากนี้ยังควรทำงานร่วมกับแผนกเงินเดือน ไม่ว่าจะเป็นภายในหรือผ่านฝ่ายให้คำปรึกษาด้านภาษีภายนอก ธุรกิจต่างๆ จะต้องดำเนินการตามภาระหน้าที่ที่ซับซ้อนในการรายงานต่อสำนักงานภาษีและหน่วยงานประกันสังคมอย่างน่าเชื่อถือ

จัดเตรียมงบการเงินประจำปี

บัญชีของบริษัทจำกัดไม่เพียงแต่บันทึกธุรกรรมที่ดำเนินอยู่เท่านั้น แต่ยังใช้สำหรับการจัดทำงบการเงินประจำปีด้วยเช่นกัน ซึ่งหมายความว่ามีการบันทึกสินทรัพย์ตามกำหนดเวลา กันวงเงินสำหรับหนี้สินที่อาจเกิดขึ้น และบันทึกยอดคงค้างและการเลื่อนเวลาการตัดบัญชีอย่างถูกต้อง การกระทบยอดบัญชีเป็นประจำ โดยเฉพาะสำหรับบัญชีธนาคารและเงินสด จะช่วยให้มีความชัดเจนและไม่จำเป็นต้องมีการแก้ไขย้อนหลัง การตรวจนับสต็อกควรดำเนินการในวันที่ของงบดุล และผลลัพธ์ของหักบัญชีควรให้ข้อมูลในงบดุล การเตรียมการอย่างมีโครงสร้างจะช่วยให้การทำงานร่วมกับที่ปรึกษาด้านภาษีง่ายขึ้น และยังช่วยให้บริษัทปฏิบัติตามภาระผูกพันในการเปิดเผยข้อมูลในรัฐกิจจานุเบกษาได้ทันเวลา

ปรับการทำบัญชีเป็นระบบดิจิทัล

ปัจจุบันนี้ GmbH หลายแห่งพึ่งพาโซลูชันการทำบัญชีดิจิทัลเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการของตน โซลูชันนั้นประกอบด้วยคำแนะนำอัตโนมัติสำหรับการผ่านรายการ การจัดการใบเสร็จดิจิทัล การรู้จำอักขระด้วยแสงในรูปภาพและไฟล์ PDF และอินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) ที่ลิงก์กับที่ปรึกษาด้านภาษีโดยตรง สำหรับธุรกิจที่มีรายรับตามรอบ (เช่น จากการชำระเงินตามรอบบิลหรือบริการดิจิทัล) เครื่องมือเฉพาะทาง เช่น ของ Stripe Revenue Recognition อาจเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง ทั้งนี้เครื่องมือนี้ช่วยลดภาระงานของทีมบัญชีธุรกิจโดยการรับรู้การดำเนินงานที่สอดคล้องและถูกต้องในระยะเวลาที่กำหนด ในเวลาเดียวกันก็จะวางรากฐานให้กับบัญชีรายเดือนที่เชื่อถือได้และงบการเงินรายปีที่ถูกต้อง

ค่าใช้จ่ายในการทำบัญชีสำหรับ GmbH มีอะไรบ้าง

การจัดการบัญชีของ GmbH มีค่าใช้จ่ายที่แตกต่างกัน ซึ่งธุรกิจควรคำนึงถึงเมื่อวางแผนการเงินของตน

ค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรหรือผู้ให้บริการภายนอก

ค่าใช้จ่ายสำหรับบุคลากร ซึ่งหมายถึงเงินเดือนของนักบัญชีหรือสมาชิกทีมการเงิน ถือเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดสำหรับธุรกิจที่จัดการบัญชีของตนด้วยตัวเอง GmbH จำนวนมากเลือกที่จะใช้บริการทำบัญชีหรือที่ปรึกษาด้านภาษีแทนภายนอก การจ้างบุคคลภายนอกมักจะมีค่าธรรมเนียมต่อชั่วโมงหรือค่าธรรมเนียมคงที่ ซึ่งกำหนดตามขอบเขตกิจกรรมการทำบัญชีและความซับซ้อนของโมเดลธุรกิจ โมเดลค่าบริการทั่วไปนั้นกำหนดตามจำนวนบันทึกบัญชี ยอดรายรับ หรือค่าธรรมเนียมรายเดือนคงที่ นอกจากนี้ยังสามารถเรียกเก็บค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับบริการพิเศษ เช่น การเตรียมงบการเงินประจำปีหรือการติดตามการตรวจสอบบัญชีของบริษัท

ค่าใช้จ่ายด้านซอฟต์แวร์และการทำบัญชีดิจิทัล

ธุรกิจที่ใช้ระบบการทำบัญชีดิจิทัลอาจต้องเสียค่าใช้จ่ายด้านซอฟต์แวร์ด้วย เช่น ค่าธรรมเนียมใบอนุญาตสำหรับซอฟต์แวร์การทำบัญชี ค่าใช้จ่ายสำหรับ API กับธนาคารหรือที่ปรึกษาด้านภาษี และค่าใช้จ่ายในการเก็บใบเสร็จแบบดิจิทัล

ค่าใช้จ่ายทางอ้อมสำหรับแรงงานภายใน

อาจมีค่าใช้จ่ายทางอ้อมเพิ่มเติมอันเนื่องมาจากเวลาที่ผู้บริหารหรือพนักงานคนอื่นๆ ใช้กับกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้จัดการที่จัดการเรื่องบัญชีหรือประสานงานกับฝ่ายให้คำปรึกษาด้านภาษีของธุรกิจ

โดยรวมแล้ว ค่าใช้จ่ายในการทำบัญชีใน GmbH จะแตกต่างกันไปอย่างมาก และขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัท ปริมาณธุรกิจ และความซับซ้อนของธุรกรรม สำหรับบริษัทขนาดเล็กที่จัดตั้งอยู่เพียงไม่กี่แห่ง ค่าใช้จ่ายรายเดือนมักจะอยู่เพียงไม่กี่ร้อยรายการ ในขณะที่ธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีการทำบัญชีครอบคลุมมากขึ้นควรคาดการณ์ค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้นอย่างมาก

การทำบัญชีสำหรับ GmbH: ตัวอย่าง

ต่อไปนี้คือตัวอย่างการทำบัญชีโดยทั่วไป 2 รายการจาก GmbH เพื่อช่วยอธิบายวิธีการทำงานของการทำบัญชี

การซื้อสินค้าโดยหักภาษีซื้อ

สมมติว่า GmbH ซื้อสินค้ามูลค่าสุทธิ 10,000 ยูโร ใบแจ้งหนี้ขาเข้าคือ 11,900 ยูโร รวมภาษีมูลค่าเพิ่มที่อัตรา 19% ซึ่งมีการบันทึกไปยัง 2 บัญชี:

• ในบัญชีเดบิต: ยอด 10,000 ยูโรจะบันทึกอยู่ใน "การซื้อสินค้า" และยอด 1,900 ยูโรใน "ภาษีซื้อ"
  
• ในบัญชีเครดิต: ยอด 11,900 ยูโรบันทึกอยู่ใน "หนี้สิน" เนื่องจากใบแจ้งหนี้ยังไม่ได้ชำระ
  

บัญชีเงินเดือนพร้อมภาษีเงินเดือนและประกันสังคม

อีกตัวอย่างคือการเรียกเก็บเงินเดือน สมมติว่าพนักงานมีเงินเดือนขั้นต้นอยู่ที่ 3,000 ยูโร GmbH จะต้องบันทึกเงินเดือนสุทธิ รวมถึงภาษีเงินเดือน ประกันสังคม และค่าจ้างของนายจ้างอย่างถูกต้อง

• ในบัญชีเครดิต: การเบิกจ่ายจ่ายเงินสุทธิประมาณ 2,000 ยูโรจะบันทึกอยู่ใน "ธนาคาร"
  
• ในบัญชีเดบิต: GmbH จะบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องอยู่ใน "เงินเดือน" และจำนวนเงินที่หัก ณ ที่จ่าย (รวมกันอีก 1,000 ยูโร) อยู่ใน "ภาษีเงินเดือน" และ "ประกันสังคม"
  

ตัวอย่างเหล่านี้แสดงให้เห็นว่าการทำบัญชีคู่จะส่งผลต่อธุรกรรมแต่ละรายการอย่างน้อย 2 บัญชี โดยการจัดสรรคีย์ยอดเงินแต่ละรายการอย่างถูกต้อง นี่เป็นวิธีเดียวที่บริษัทสามารถรักษาภาพรวมสถานะทางการเงินของตนและปฏิบัติตามข้อกำหนดตามกฎหมายเพื่อการทำบัญชีอย่างถูกต้องได้