Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ist in Deutschland die beliebteste Rechtsform. Mit ihr sind jedoch hohe Anforderungen an die Buchführung verbunden. Unternehmer/innen müssen die speziellen Regeln und Prozesse der Buchhaltung für GmbHs genau kennen, um rechtliche Vorgaben einzuhalten.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Besonderheiten es bei der Buchhaltung für GmbHs gibt, welche Bedeutung die Pflicht zur doppelten Buchführung hat und wie die Buchhaltung in einer GmbH funktioniert. Außerdem erklären wir, welche Kosten bei der GmbH-Buchhaltung entstehen und geben praktische Beispiele zur Veranschaulichung.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist das Besondere an der Buchhaltung für GmbHs?
  
• Was bedeutet die Pflicht zur doppelten Buchführung?
  
• Wie funktioniert die Buchhaltung bei GmbHs?
  
• Welche Kosten entstehen bei der GmbH-Buchhaltung?
  
• GmbH-Buchhaltung: Beispiel
  

Was ist das Besondere an der Buchhaltung für GmbHs?

Die Buchhaltung einer GmbH ist durch hohe Anforderungen an Form, Inhalt und Fristen geprägt. Sie dient nicht nur der internen Steuerung, sondern hat zudem eine rechtliche und steuerliche Kontrollfunktion. Im Vergleich zu anderen gängigen Unternehmensformen unterscheidet sich die GmbH insbesondere in den folgenden Punkten.

Stammkapital und Eigenkapitalnachweis

Eine GmbH muss bei der Gründung ein Stammkapital von mindestens 25.000 € nachweisen (§ 5 Abs. 1 [GmbHG]). Dieses Kapital wird in der Eröffnungsbilanz aufgeführt und ist buchhalterisch im Eigenkapital korrekt abzubilden. Das Prinzip der Kapitalerhaltung ist gesetzlich verankert, um die finanzielle Stabilität des Unternehmens zu gewährleisten und die Gläubiger/innen zu schützen.

Trennung von Gesellschafts- und Privatvermögen

GmbHs sind eigenständige juristische Personen. Daher muss das Gesellschaftsvermögen strikt vom Privatvermögen der Gesellschafter/innen getrennt werden. Für die Buchhaltung einer GmbH bedeutet dies unter anderem, dass das Geschäftskonto ausschließlich für betriebliche Transaktionen genutzt werden darf. Private Ausgaben dürfen auf diesem Konto nicht verbucht werden.

Doppelte Buchführung und Jahresabschluss

Für GmbHs besteht die Pflicht zur doppelten Buchführung. Sie dürfen für die Gewinnermittlung nicht die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) verwenden. Zudem sind sie verpflichtet, zum Jahresabschluss eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zu erstellen. Abhängig von der Größe des Unternehmens müssen dem Jahresabschluss ein Anhang und gegebenenfalls ein Lagebericht hinzugefügt werden. Auf diese Weise entsteht ein klarer Überblick über die wirtschaftliche Situation der GmbH, die den Gewinn, das Vermögen und bestehende Verbindlichkeiten beinhaltet.

Steuerliche Pflichten

Die steuerlichen Anforderungen an eine GmbH sind komplexer als bei anderen Unternehmensformen. Die GmbH muss Umsatzsteuer abführen, Lohnsteuer einbehalten undKörperschaftssteuer auf ihre Gewinne zahlen. Hinzu kommt die Gewerbesteuer auf den Gewerbeertrag sowie gegebenenfalls Kapitalertragsteuer, Grunderwerbssteuer und eine Grundsteuer. Die Buchhaltung muss daher so aufgestellt sein, dass alle Steuerarten korrekt berechnet und fristgerecht abgeführt werden.

Wer eine GmbH gründet oder führt, sollte von Anfang an auf professionelle Buchhaltungsstrukturen setzen – sei es mit eigener Fachkraft, Steuerberatung oder geeigneter Softwarelösung.Stripe bietet eine leistungsstarke Plattform für Zahlungsabwicklungen und unterstützt zudem bei der Erstellung von Finanzberichten. Mit nur wenigen Klicks können Unternehmen Umsatzberichte automatisieren und konfigurieren. Darüber hinaus können sie mit Stripe Revenue Recognition Transaktionen periodisch buchen und damit das Risiko für Versäumnisse und Fehler in der Buchhaltung minimieren.

Was bedeutet die Pflicht zur doppelten Buchführung?

Sobald eine GmbH gegründet und im Handelsregister eingetragen ist, unterliegt sie der Pflicht zur doppelten Buchführung. Diese Verpflichtung ergibt sich unmittelbar aus § 238 des Handelsgesetzbuches. Die GmbH muss sämtliche Geschäftsvorfälle systematisch und lückenlos erfassen. Dies erfordert, dass jeder Vorgang auf mindestens zwei Konten gebucht wird: einmal im Soll und einmal im Haben. Dadurch wird sichergestellt, dass sowohl die Herkunft als auch die Verwendung der Mittel vollständig dokumentiert sind. Die doppelte Buchführung ist die Basis der GmbH-Buchhaltung und somit die Grundlage für die Erstellung des Jahresabschlusses.

Die doppelte Buchführung unterscheidet sich deutlich von der EÜR, die viele freiberuflich Tätige und kleinere Einzelunternehmen nutzen dürfen. Bei der EÜR wird nur der tatsächliche Geldzufluss und -abfluss erfasst. Das heißt, Einnahmen und Ausgaben werden gegenübergestellt, ohne dass eine Bilanz erstellt werden muss. Auch Bestandsveränderungen oder Abschreibungen spielen hier meist keine Rolle. Die EÜR ist damit weniger aufwendig, bietet aber auch weniger Aussagekraft über die Vermögenslage eines Unternehmens.

Ein weiterer zentraler Aspekt der Buchhaltung einer GmbH ist die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Diese schreiben unter anderem vor, dass Buchungen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar sein müssen. Verstöße gegen diese Anforderungen können vom Finanzamt mit hohen Strafen geahndet werden. Zudem kann das Finanzamt bei Mängeln in der Buchführung die Besteuerungsgrundlage eines Unternehmens schätzen (§ 162 AO).

Wie funktioniert die Buchhaltung bei GmbHs?

In Abhängigkeit von der Größe und Struktur des Unternehmens kann die Buchhaltung einer GmbH durchaus anspruchsvoll sein. Um den Überblick zu behalten und allen Pflichten gerecht zu werden, hilft ein systematisches Vorgehen in sechs Schritten.

Kontenrahmen festlegen

Zu Beginn steht die Wahl eines geeigneten Kontenrahmens. Als Gliederungssystem kategorisiert der Kontenrahmen die Buchhaltungskonten zu Kontenklassen. Zudem legt er eine einheitliche Struktur für Kontonummern fest und schafft damit die Grundlage für ein effizientes Buchen sowie einen strukturierten Jahresabschluss. Zu den bekanntesten Standardkontenrahmen zählen der SKR 03 und der SKR 04. Sie unterscheiden sich insbesondere in der Gliederung der Einzelkonten innerhalb der jeweiligen Kontenklassen.

Geschäftsvorfälle systematisch erfassen

In der Buchhaltung einer GmbH muss jeder Geschäftsvorfall nach dem Prinzip der doppelten Buchführung auf mindestens zwei Konten erfasst werden, jeweils auf einem Soll- und einem Haben-Konto. Während das Soll angibt, woher ein Wert stammt, zeigt das Haben, wohin dieser Wert fließt. Zu den typischen Buchungsvorgängen zählen unter anderem Wareneinkäufe, Materialkosten, Erlöse aus Verkäufen, die Zahlung von Gehältern, Sozialabgaben und Steuern sowie Abschreibungen auf Anlagevermögen. Darüber hinaus müssen Einlagen auf das Stammkapital, Tantiemenzahlungen an Gesellschafter-Geschäftsführer/innen oder auch Gesellschafterdarlehen korrekt verbucht werden.

Umsatzsteuer erfassen und abführen

Die GmbH ist in der Regel umsatzsteuerpflichtig. Das bedeutet, dass sie auf ihren Ausgangsrechnungen Umsatzsteuer ausweisen muss. Diese vereinnahmte Umsatzsteuer wird später an das Finanzamt abgeführt. Gleichzeitig darf die GmbH bei betrieblich veranlassten Eingangsrechnungen die darin enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen und von der Zahllast abziehen. Eine saubere Zuordnung ist essenziell für die monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung.

Löhne und Gehälter verbuchen

Sobald eine GmbH Mitarbeitende beschäftigt, muss sie monatlich die Lohn- und Gehaltsabrechnungen korrekt erstellen und die zugehörigen Buchungen sachgerecht vornehmen. Dabei geht es nicht nur um die Auszahlung des Nettogehalts an die Beschäftigten, sondern um eine Vielzahl von Abzügen und Abgaben, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Zu den wichtigsten gehören:

• Lohnsteuer, die vom Bruttogehalt einbehalten und an das Finanzamt abgeführt wird
  
• Solidaritätszuschlag sowie gegebenenfalls Kirchensteuer
  
• Sozialversicherungsbeiträge, die sowohl den Arbeitnehmer- als auch den Arbeitgeberanteil zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung umfassen
  

Die GmbH fungiert hier als Einzugsstelle, die sämtliche Beträge einbehält, sammelt und termingerecht an die zuständigen Institutionen überweist. Die Buchhaltung muss diese Vorgänge transparent und prüfungssicher abbilden. Zudem ist die Zusammenarbeit mit einer Lohnbuchhaltung empfehlenswert, sei es intern oder über ein externes Steuerbüro. Es muss sichergestellt sein, dass die komplexen Meldepflichten gegenüber Finanzamt und Sozialversicherungsträgern zuverlässig erfüllt werden.

Jahresabschluss vorbereiten

Die Buchhaltung einer GmbH erfasst nicht nur laufende Geschäftsvorfälle, sondern arbeitet auch gezielt auf den Jahresabschluss hin. Dazu gehört unter anderem, Vermögenswerte planmäßig abzuschreiben, Rückstellungen für ungewisse Verpflichtungen zu bilden und Abgrenzungsposten korrekt zu erfassen. Eine regelmäßige Abstimmung der Konten, insbesondere von Bank und Kasse, sorgt für Klarheit und verhindert spätere Korrekturen. Zum Bilanzstichtag ist eine Inventur durchzuführen, deren Ergebnisse in die Bilanz einfließen. Eine strukturierte Vorbereitung erleichtert die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung und gewährleistet, dass die GmbH ihren Offenlegungspflichten im Bundesanzeiger fristgerecht nachkommt.

Buchhaltung digitalisieren

Viele GmbHs setzen mittlerweile auf digitale Buchhaltungslösungen, um ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Dazu zählen automatisierte Buchungsvorschläge, digitale Belegverwaltung, Texterkennung in Bildern und PDFs sowie direkte Schnittstellen zur Steuerberatung. Für Unternehmen mit wiederkehrenden Umsätzen, beispielsweise aus Abonnementmodellen oder digitalen Services, kann der Einsatz spezialisierter Tools wie Stripe Revenue Recognition besonders hilfreich sein. Die Software ermöglicht eine regelkonforme, periodengerechte Erlöserfassung und entlastet damit die Buchhaltung. Gleichzeitig schafft sie die Grundlage für verlässliche Monatsabschlüsse und einen präzisen Jahresabschluss.

Welche Kosten entstehen bei der GmbH-Buchhaltung?

Bei der Buchhaltung einer GmbH entstehen verschiedene Kosten, die Unternehmen bei der Planung ihrer Finanzen berücksichtigen sollten.

Personalkosten oder externe Dienstleister

Zu den wichtigsten Kostenfaktoren zählen die Personalkosten, sofern die Buchhaltung intern erledigt wird. Dies meint die Gehälter für Buchhalter/innen oder Finanzfachkräfte. Alternativ entscheiden sich viele GmbHs für die Auslagerung der Buchhaltung an externe Dienstleister oder Steuerberater/innen. Hier fallen in der Regel Honorar- oder Pauschalgebühren an, die sich nach dem Umfang der Buchhaltungsarbeiten und der Komplexität des Geschäftsmodells richten. Typische Preismodelle basieren auf der Anzahl der Buchungssätze, der Höhe des Umsatzes oder einem festen monatlichen Betrag. Zusatzkosten können für Sonderleistungen wie die Erstellung des Jahresabschlusses oder die Betreuung bei Betriebsprüfungen entstehen.

Softwarekosten und digitale Buchhaltung

Darüber hinaus können Softwarekosten anfallen, wenn digitale Buchhaltungssysteme zum Einsatz kommen. Diese beinhalten Lizenzgebühren für Buchhaltungssoftware, Kosten für Schnittstellen zu Banken oder Steuerbüros sowie Ausgaben für die digitale Belegarchivierung.

Indirekte Kosten durch internen Aufwand

Weitere indirekte Kosten können durch den Zeitaufwand der Geschäftsführung oder weiterer Mitarbeiter/innen entstehen. Ein solcher Aufwand fällt beispielsweise an, wenn sich Führungskräfte mit buchhalterischen Fragestellungen befassen oder Abstimmungen mit dem Steuerbüro vornehmen.

Insgesamt variieren die Kosten der Buchhaltung einer GmbH stark und hängen von der Unternehmensgröße, dem Geschäftsvolumen und der Komplexität der Geschäftsvorfälle ab. Für kleine GmbHs mit geringem Buchungsvolumen liegen die monatlichen Kosten häufig im niedrigen dreistelligen Bereich, während größere Gesellschaften mit umfangreicher Buchhaltung deutlich höhere Ausgaben einplanen müssen.

GmbH-Buchhaltung: Beispiel

Zur Veranschaulichung finden Sie nachfolgend zwei typische Buchungsbeispiele einer GmbH:

Wareneinkauf mit Vorsteuerabzug

Angenommen, die GmbH kauft Waren im Wert von 10.000 € netto ein. Die Eingangsrechnung beträgt 11.900 €, inklusive 19 % Umsatzsteuer. Die Buchung erfolgt auf zwei Konten:

• Im Soll wird das Konto„Wareneinkauf“ mit 10.000 € und das Konto „Vorsteuer“ mit 1.900 € belastet.
  
• Im Haben wird das Konto „Verbindlichkeiten“ mit 11.900 € gutgeschrieben, da die Rechnung noch nicht bezahlt wurde.
  

Gehaltszahlung mit Lohnsteuer und Sozialabgaben

Ein weiteres Beispiel ist die Zahlung von Gehältern. Angenommen, das Bruttogehalt eines Mitarbeiters beträgt 3.000 €. Die GmbH muss neben dem Nettogehalt auch die Lohnsteuer, Sozialabgaben und Arbeitgeberanteile korrekt verbuchen.

• ● Die Auszahlung des Nettogehalts von etwa 2.000 € wird auf dem Konto „Bank“ im Haben gebucht.
  
• Im Soll bucht die GmbH den entsprechenden Aufwand auf dem Konto „Lohn- und Gehaltsaufwand“ sowie die einbehaltenen Beträge auf den Konten für Lohnsteuer und Sozialversicherung.
  

Diese Beispiele zeigen, wie bei der doppelten Buchführung jeder Geschäftsvorfall mindestens zwei Konten betrifft und eine genaue Zuordnung der Beträge erforderlich ist. Nur so behält die GmbH den Überblick über ihre finanzielle Situation und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchhaltung.