La société à responsabilité limitée (ou GmbH en allemand) est la forme juridique la plus répandue pour les entreprises en Allemagne. Toutefois, en matière de comptabilité, les GmbH sont soumises à des exigences strictes. Afin de respecter les dispositions juridiques, les propriétaires d'entreprises doivent connaître parfaitement les règles et processus spécifiques à la comptabilité des GmbH.

Dans cet article, nous examinerons les particularités de la comptabilité des Sàrl, notamment l'obligation de tenir une comptabilité en partie double, et nous vous expliquerons comment procéder, étape par étape. Nous expliquerons également les coûts liés à la comptabilité des Sàrl et proposerons quelques exemples pratiques pour illustrer notre propos.

Contenu de l’article

• Quelle est la particularité de la comptabilité chez GmbHs ?
  
• Que signifie l'exigence de la comptabilité en partie double ?
  
• Comment fonctionne le compte chez GmbHs ?
  
• Quels sont les coûts liés à la comptabilité des Sàrl ?
  
• Le compte à une SARL : exemples
  

Qu’est-ce qui distingue la comptabilité des GmbH?

La comptabilité d’une GmbH est soumise à des exigences strictes en matière de forme, de contenu et de délais. Ces exigences ne servent pas seulement de contrôle interne, mais aussi de fonctions de conformité juridique et fiscale. Voici quelques-uns des domaines dans lesquels les GmbH diffèrent des autres formes juridiques courantes.

Capital social et état des capitaux propres

Une GmbH doit démontrer qu’elle dispose d’un capital social d’au moins 25 000 € lors de sa création (article 5, paragraphe 1 de la loi allemande sur les GmbH [GmbHG]). Ce capital est inscrit au bilan d’ouverture et doit être correctement comptabilisé dans les capitaux propres. Le principe de la préservation du capital est consacré par la loi, afin de garantir la stabilité financière de l’entreprise et de protéger les créanciers.

Séparation des actifs de l’entreprise et des actifs privés

Les GmbH sont des entités juridiques indépendantes. Leurs actifs doivent donc être maintenus strictement séparés des actifs privés de leurs membres. Ainsi, le compte d’entreprise ne doit jamais être utilisé que pour des transactions commerciales. Les dépenses privées ne doivent jamais être imputées au compte.

Comptabilité en partie double et état financier annuel

Les GmbH sont tenues d’effectuer une comptabilité en partie double. Elles ne sont pas autorisées à utiliser la simple comptabilité de caisse pour calculer leurs bénéfices. Elles sont également tenues de préparer un bilan et un état des résultats (état des profits et pertes) à la fin de l’année. Selon sa taille, une entreprise peut devoir joindre des notes et un rapport de gestion à son état financier annuel, le cas échéant. Ceci afin de fournir un aperçu clair de la situation financière de la GmbH, en tenant compte des bénéfices, des actifs et des passifs en cours.

Obligations fiscales

Les exigences fiscales pour une GmbH sont plus complexes que pour d’autres types d’entreprises. Une GmbH doit verser la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), retenir l’impôt sur les salaires et payer l’impôt sur les sociétés sur ses bénéfices. Elle est également assujettie à un impôt distinct sur ses bénéfices commerciaux et peut être redevable de l’impôt sur les gains en capital, des droits de mutation immobilière et de l’impôt foncier. Les comptes doivent donc être compilés de manière à ce que tous les types d’impôts soient calculés correctement et versés à temps.

Quiconque cherche à créer ou à gérer une GmbH devrait s’assurer que des structures comptables professionnelles sont en place dès le début, que ce soit en utilisant du personnel interne, un conseiller fiscal ou une solution logicielle adaptée. Stripe offre une plateforme de paiement performante et peut également aider à préparer les rapports financiers. Les entreprises peuvent automatiser et configurer les rapports de vente en quelques clics. De plus, avec Stripe Revenue Recognition, elles peuvent automatiser la comptabilisation des transactions afin de minimiser le risque d’omissions et d’erreurs.

Que signifie l’exigence de la comptabilité en partie double?

L’exigence de la comptabilité en partie double s’applique à une GmbH dès sa création et son inscription au registre du commerce. Cette exigence est mise en œuvre directement par la section 238 du Code de commerce allemand (HGB). La GmbH doit enregistrer toutes les transactions de manière systématique et sans exception. Cela exige que chaque transaction soit imputée à au moins deux comptes : une fois à un compte de débit et une fois à un compte de crédit. Cela garantit que la source et l’affectation des fonds sont entièrement documentées. La comptabilité en partie double constitue la base de la comptabilité des GmbH, ce qui signifie qu’elle sert également de fondement à la préparation de l’état financier annuel.

La comptabilité en partie double est très différente de la comptabilité de caisse, que de nombreux indépendants et petites entreprises individuelles ont le droit d’utiliser. La comptabilité de caisse n’enregistre que les entrées et sorties réelles de fonds. Cela signifie que les bénéfices sont mesurés par rapport aux dépenses, et qu’il n’est pas nécessaire de préparer un bilan. De plus, les variations de stocks ou les amortissements ne jouent généralement pas un grand rôle dans la comptabilité de caisse. Cela la rend moins longue, bien que cela signifie également qu’elle n’est pas idéale pour illustrer les actifs d’une entreprise.

Un autre aspect clé de la comptabilité d’une GmbH est la conformité avec le GoBD, également connu sous le nom de « principes pour la tenue et la conservation appropriées des livres, registres et documents sous forme électronique ». L’une des stipulations du GoBD est que les écritures doivent être reproductibles, complètes, correctes, opportunes et inaltérables. Le non-respect de ces exigences peut entraîner de lourdes amendes imposées par le bureau des services fiscaux. Le bureau des services fiscaux peut également estimer l’assiette fiscale d’une entreprise en cas de lacunes dans sa tenue de livres (section 162 du Code fiscal allemand (AO)).

Comment fonctionne la comptabilité des GmbH?

Selon la taille et la structure de l’entreprise, la comptabilité d’une GmbH peut être une tâche incroyablement exigeante. Une approche systématique peut vous aider à garder une vue d’ensemble claire et à remplir toutes les obligations. Voici la marche à suivre, étape par étape.

Établir le plan comptable

Commencez par choisir un plan comptable approprié. Le plan comptable est un système de catégorisation des grands livres en fonction de la classe de compte. Il établit également une structure unifiée pour les numéros de compte, jetant les bases d’une comptabilisation efficace et d’un état financier annuel structuré. Deux des plans comptables les plus connus sont le SKR 03 et le SKR 04. La principale différence entre les deux réside dans la subdivision des comptes individuels au sein de chaque plan comptable.

Enregistrer systématiquement les transactions

La comptabilité d’une GmbH exige que chaque transaction soit enregistrée dans au moins deux comptes – un au débit et un au crédit – selon le principe de la comptabilité en partie double. Tandis que le compte de débit indique d’où provient une valeur, le compte de crédit montre où elle va. Les écritures typiques comprennent les achats de biens, les coûts des matériaux, les produits des ventes, la paie, les charges sociales, les taxes et les amortissements des actifs non courants. Les apports au capital social, les émoluments versés aux associés gérants, ou même les prêts aux membres doivent tous être correctement comptabilisés.

Enregistrer et verser la TVA

Les SARL sont généralement assujetties à la TVA. Cela signifie qu'elles doivent indiquer la TVA sur leurs factures sortantes. La TVA collectée est ensuite reversée au bureau des services fiscaux. Dans le même temps, la GmbH est autorisée à demander la TVA sur les factures interentreprises entrantes en tant que taxe en amont et à la déduire du montant qu'elle doit. Une comptabilité soignée et correcte est essentielle pour les déclarations préliminaires de TVA mensuelles ou trimestrielles.

Effectuer la comptabilité de paie

Dès qu’une GmbH embauche des employés, elle doit préparer des fiches et des chèques de paie corrects sur une base mensuelle, et les enregistrer correctement dans les livres. Il ne s’agit pas seulement de verser le salaire net des employés; un certain nombre de prélèvements et de déductions légalement obligatoires doivent être effectués. Les plus importants sont :

• L’impôt sur les salaires, qui est retenu sur le salaire brut d’un employé et versé au bureau des services fiscaux
  
• La surtaxe de solidarité et l’impôt ecclésiastique, le cas échéant
  
• Les cotisations de sécurité sociale, y compris les cotisations de l’employé et de l’employeur aux régimes de retraite, d’assurance maladie, d’assurance dépendance et d’assurance chômage
  

Ici, la GmbH agit comme une agence de recouvrement, en retenant, en collectant et en transmettant tous les montants aux organismes compétents à temps. Les comptes doivent refléter ces transactions de manière transparente et être infalsifiables. Il est également judicieux de travailler avec un service de paie, que ce soit à l’interne ou par l’intermédiaire d’un cabinet de conseil fiscal externe. Les entreprises doivent s’assurer de remplir de manière fiable les obligations complexes de déclaration au bureau des services fiscaux et aux organismes de sécurité sociale.

Préparer un état financier annuel

Les comptes d’une GmbH n’enregistrent pas seulement les transactions courantes, ils sont également utilisés spécifiquement pour préparer l’état financier annuel. Cela signifie, entre autres, amortir les actifs selon le calendrier, créer des réserves pour les passifs éventuels et enregistrer correctement les régularisations et les reports. Un rapprochement de compte régulier, en particulier pour les comptes bancaires et la trésorerie, garantit la clarté et évite le besoin de corrections rétroactives. Un inventaire doit être effectué à la date du bilan et son résultat doit éclairer le bilan. Des préparations structurées facilitent le travail avec les conseillers fiscaux et garantissent également que la GmbH remplit à temps ses obligations de divulgation dans le Journal officiel fédéral.

Numériser la tenue de livres

De nos jours, de nombreuses GmbH s’appuient sur des solutions de comptabilité numérique pour rendre leurs processus plus efficaces. Les solutions incluent des suggestions automatisées pour la comptabilisation, la gestion numérique des reçus, la reconnaissance optique de caractères sur les images et les PDF, et des interfaces de programmation d’applications (API) reliant directement aux conseillers fiscaux. Pour les entreprises ayant des revenus récurrents (p. ex., provenant de modèles d’abonnement ou de services numériques), un outil spécialisé comme Stripe Revenue Recognition peut être particulièrement utile. Cet outil allège la charge de travail de l’équipe comptable d’une entreprise en comptabilisant les produits de manière conforme et dans la bonne période. En même temps, il jette les bases de comptes mensuels fiables et d’états financiers annuels précis.

Quels sont les coûts liés à la comptabilité des Sàrl ?

La gestion des comptes d'une SARL engendre toute une série de coûts différents, dont les entreprises doivent tenir compte lorsqu'elles planifient leurs finances.

Frais de personnel ou fournisseurs de services externes

Les frais de personnel - c'est-à-dire les salaires des comptables ou des membres de l'équipe financière - font partie des facteurs de coût les plus importants pour les entreprises qui gèrent leur comptabilité en interne. De nombreuses SARL participent à l'externalisation de leur comptabilité en faisant appel à des fournisseurs de services externes ou à des conseillers fiscaux. L'externalisation donne généralement lieu à des frais horaires ou forfaitaires, fixés en fonction de l'étendue des activités comptables et de la complexité du modèle économique. Les modèles de tarification habituels sont établis en fonction du nombre d'enregistrements comptables, du montant des revenus ou d'un frais mensuel fixe. Des frais supplémentaires peuvent également être débités pour des services spéciaux, tels que la préparation d'un état financier annuel ou la supervision des audits de l'entreprise.

Coûts des logiciels et comptabilité numérique

Les entreprises qui utilisent des systèmes de comptabilité numérique peuvent également encourir des coûts logiciels, notamment des frais de licence pour les logiciels de comptabilité, des coûts pour les API avec les banques ou les cabinets de conseil fiscal, et des dépenses pour l'archivage des reçus numériques.

Coûts indirects pour le travail interne

Des coûts indirects supplémentaires peuvent être encourus en raison du temps consacré à des activités pertinentes par la direction ou d'autres employés. Il peut s'agir, par exemple, de gestionnaires qui s'occupent d'émissions de comptes ou qui assurent la coordination avec le cabinet de conseil fiscal de l'entreprise.

Dans l'ensemble, les coûts de la comptabilité d'une Sàrl sont très variables et dépendent de la taille de l'entreprise, de son volume d'interentreprises et de la complexité de ses transactions. Pour les petites Sàrl qui ne passent que quelques écritures, les coûts mensuels sont généralement de l'ordre de quelques centaines d'euros, tandis que les entreprises plus importantes qui tiennent une comptabilité plus complète doivent s'attendre à des dépenses nettement plus élevées.

Le compte à la GmbH : exemples

Voici deux exemples typiques d'écritures d'une SARL pour illustrer le fonctionnement de la comptabilité.

Achat de biens avec déduction d'impôt en amont

Supposons qu'une SARL achète des marchandises d'une valeur nette de 10 000 euros. La facture d'achat s'élève à 11 900 euros, TVA comprise au taux de 19 %. Ce montant est comptabilisé sur deux comptes :

• Sur le compte débits :__ 10 000 € sont comptabilisés en "Achat de marchandises" et 1 900 € en "Taxe sur les intrants".
  
• Sur le compte de crédit:__ 11 900 € sont comptabilisés au "Passif" parce que la facture n'a pas encore été payée.
  

Paie avec taxer les salaires et la sécurité sociale

Un autre exemple est celui de la gestion des salaires. Supposons qu'un employé perçoive un salaire brut de 3 000 euros. La SARL doit comptabiliser correctement le salaire net, ainsi que le taxer, la sécurité sociale et les cotisations patronales.

• Sur le compte de crédit: le virement du salaire net d'environ 2 000 € est comptabilisé dans "Banque".
  
• Sur le compte de débit, la GmbH enregistre les dépenses correspondantes dans le poste "Salaires" et les montants retenus (totalisant les 1 000 euros restants) dans les postes "Taxe sur les salaires" et "Sécurité sociale".
  

Ces exemples montrent comment, avec la comptabilité en partie double, chaque transaction affecte au moins deux comptes, ce qui rend essentielle l'affectation correcte de chaque montant. C'est la seule façon pour la GmbH de garder un aperçu de sa situation financière et de respecter ses obligations juridiques en matière de tenue de livres.