La sociedad de responsabilidad limitada (o GmbH en alemán) es la estructura legal más popular para las empresas en Alemania. Pero cuando se trata de la contabilidad, las GmbH están sujetas a requisitos estrictos. Para cumplir la normativa legal, los titulares de las empresas deben conocer por dentro y por fuera las normas y los procesos especiales de la contabilidad en las GmbH.

En este artículo, analizaremos qué hace que la contabilidad en las GmbH sea única, incluido el requisito de partida doble, y cómo llevarla a cabo paso a paso. También explicaremos los costos que conlleva la contabilidad en las GmbH y ofreceremos algunos ejemplos prácticos para ilustrarlo.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué tiene de especial la cuenta en GmbHs?
  
• ¿Qué significa el requisito de partida doble?
  
• ¿Cómo funciona la contabilidad en GmbHs?
  
• ¿Qué gastos conlleva la contabilidad en GmbH?
  
• Contabilidad en una GmbH: ejemplos
  

¿Qué tiene de especial la contabilidad en GmbHs?

La contabilidad en una GmbH viene acompañada de requisitos estrictos en cuanto a forma, contenido y plazos. Estos requisitos no solo actúan como control interno, sino que también cumplen funciones legales y de cumplimiento de la normativa fiscal. Estas son algunas de las áreas en las que las GmbH difieren de otras formaciones empresariales comunes.

Capital social y estado de patrimonio

Una GmbH debe demostrar que dispone de un capital social de al menos 25,000 euros en el momento de su fundación (Sección 5, párrafo 1 de la Ley alemana sobre GmbHs [GmbHG]). Este capital figura en el balance de apertura y debe contabilizarse correctamente en el patrimonio. El principio de preservación del capital está consagrado por la ley, con el fin de garantizar la estabilidad financiera de la empresa y proteger a los acreedores.

Separación del patrimonio de la empresa del patrimonio privado

Las GmbH son entidades jurídicas independientes. Por lo tanto, sus activos deben mantenerse estrictamente separados de los activos privados de sus miembros. Como tal, la cuenta de empresa solo debe usarse para transacciones comerciales. Los gastos privados nunca deben registrarse en la cuenta.

Balance financiero anual y por partida doble

Las GmbH están obligadas a llevar una contabilidad por partida doble. No se les permite usar una simple contabilidad de caja para calcular sus beneficios. También están obligadas a elaborar un balance general y una cuenta de pérdidas y ganancias (Cuenta de pérdidas y ganancias) al final del ejercicio. Según el tamaño, una empresa puede tener que adjuntar notas y un informe de gestión a su estado financiero anual, según corresponda. Esto se hace con el fin de ofrecer un resumen claro de la situación financiera de la empresa, teniendo en cuenta los beneficios, el activo y el pasivo pendiente.

Obligaciones fiscales

Los requisitos fiscales para una GmbH son más complejos en comparación con otros tipos de empresas. Una GmbH debe remitir impuesto al valor agregado (IVA), retener el impuesto sobre nóminas y pagar impuesto de sociedades sobre sus beneficios. También está sujeta a un impuesto separado sobre sus beneficios comerciales y podría ser responsable del impuesto sobre ganancias de capital, del impuesto sobre transmisiones patrimoniales y del impuesto sobre bienes inmuebles. Por lo tanto, las cuentas deben preparase de manera que todos los tipos de impuestos se calculen correctamente y se paguen a tiempo.

Cualquiera que desee establecer o gestionar una GmbH debe asegurarse de que existen estructuras contables profesionales desde el principio, ya sea usando personal interno, un asesor fiscal o una solución de software adecuada. Stripe ofrece una plataforma de pagos de alto rendimiento y también puede ayudar a preparar informes financieros. Las empresas pueden automatizar y configurar los informes de ventas con solo unos clics. Además, con Stripe Revenue Recognition, pueden automatizar la contabilidad de las transacciones para minimizar el riesgo de omisiones y errores.

¿Qué significa el requisito de partida doble?

El requisito de partida doble se aplica a una GmbH desde el momento de su constitución e inscripción en el Registro mercantil. Este requisito se aplica directamente en la Sección 238 del Código de Comercio alemán (HGB). La GmbH debe registrar todas las transacciones de forma sistemática y sin excepciones. Esto requiere que cada transacción se contabilice en al menos dos cuentas: una cuenta de débito y una cuenta de crédito. Esto garantiza que tanto la fuente como la disposición de los fondos estén plenamente documentadas. La contabilidad por partida doble constituye la base de la contabilidad en las GmbH, lo que significa que también sirve de fundamento para preparar el estado contable anual.

La contabilidad por partida doble es muy diferente a la contabilidad de caja, que muchos autónomos y pequeñas empresas tienen derecho a usar. La contabilidad de caja solo registra las entradas y salidas reales de efectivo. Eso significa que las ganancias se miden con respecto a los gastos, y no es necesario preparar un balance. Además, en la contabilidad de caja los cambios en inventarios o las amortizaciones suelen tener poca importancia. Esto reduce la carga de trabajo, aunque también implica que no es la mejor opción para mostrar el estado de los activos de una empresa.

Otro aspecto clave de la contabilidad en una GmbH es el cumplimiento de la normativa GoBD, también denominadas “principios para la correcta gestión y conservación de libros, registros y documentos en formato electrónico”. Una de las disposiciones de las GoBD establece que los asientos contables deben ser reproducibles, completos, correctos, realizados a tiempo e inalterables. El incumplimiento de estos requisitos puede resultar en multas considerables impuestas por la agencia fiscal. La agencia fiscal también puede estimar la base imponible de una empresa en caso de deficiencias en su contabilidad (Sección 162 del Código Fiscal de Alemania (AO)).

¿Cómo funciona la contabilidad en GmbHs?

Según el tamaño y la estructura de la empresa, la contabilidad en una GmbH puede ser una tarea increíblemente exigente. Un enfoque sistemático puede ayudarte a mantener una visión clara y cumplir con todas las obligaciones. A continuación, te explicamos paso a paso lo que debes hacer:

Establecer el plan de cuentas

Empieza por elegir un plan de cuentas adecuado. El plan de cuentas es un sistema para clasificar los libros contables según la clase de cuenta. Además, define una estructura unificada para los números de cuenta, lo que facilita el registro eficiente y sienta las bases para elaborar un estado financiero anual bien estructurado. Dos de los planes de cuentas más conocidos son el SKR 03 y el SKR 04. La principal diferencia entre ambos radica en la subdivisión de las cuentas particulares dentro de cada plan contable.

Registrar las transacciones sistemáticamente

En una GmbH, la contabilidad requiere que cada transacción se registre en al menos dos cuentas: una de débito y otra de crédito, siguiendo el principio de la partida doble. La cuenta de débito refleja el origen del valor, mientras que la de crédito muestra su destino. Entre los registros más habituales se encuentran las compras de bienes, los costos de materiales, los ingresos por ventas, los pagos de nómina, los gastos de seguridad social, los impuestos y las amortizaciones de activos no corrientes. Las aportaciones al capital social, las remuneraciones pagadas a los socios administradores e incluso los préstamos de los socios deben registrarse correctamente.

Registrar y remitir el IVA

En general, las GmbH están sujetas al IVA. Esto significa que deben indicar el IVA en sus facturas emitidas . El IVA que se cobra se remite posteriormente a la agencia fiscal. Al mismo tiempo, la GmbH está autorizada a reclamar el IVA de las facturas entrantes de la empresa como impuesto soportado y a deducirlo del importe que debe. Es fundamenta llevar un registro ordenado y correcto de las declaraciones preliminares de IVA mensuales o trimestrales.

Llevar la contabilidad de nóminas

En cuanto una GmbH contrata empleados, debe elaborar nóminas y cheques de pago correctos de forma mensual, y registrarlos adecuadamente en los libros contables. No se trata solo de pagar el salario neto a los empleados; existen una serie de contribuciones y deducciones obligatorias por ley. Las más importantes son las siguientes:

• Impuesto sobre la nómina, que se retiene del salario bruto de un empleado y se remite a la agencia fiscal.
  
• Recargo de solidaridad e impuesto eclesiástico, cuando corresponda.
  
• Cotizaciones a la seguridad social, incluidas las contribuciones tanto del empleado como del empleador a las pensiones, el seguro de salud, el seguro de enfermería y el seguro de desempleo.
  

En este contexto, la GmbH funciona como agencia recaudadora, reteniendo, cobrando y transfiriendo todos los importes a los organismos correspondientes a tiempo. Las cuentas deben mostrar estas transacciones de manera clara y ser inalterables. Además, es recomendable contar con un departamento de nómina, ya sea interno o mediante una asesoría fiscal externa. Las empresas deben garantizar el cumplimiento confiable de las complejas obligaciones de informe ante la oficina de impuestos y los organismos de seguridad social.

Preparar un estado contable anual

Las cuentas de una GmbH no solo registran las transacciones en curso, sino que también se usan específicamente para preparar el estado contable anual. Esto implica registrar los activos según el calendario correspondiente, crear reservas para pasivos contingentes y contabilizar correctamente los devengos y diferimientos, entre otras cosas. La conciliación regular de cuentas, especialmente de cuentas bancarias y de caja, garantiza claridad y evita la necesidad de correcciones retroactivas. Se debe realizar un inventario en la fecha de cierre del balance, y su resultado debe reflejarse en el balance general. Una preparación estructurada facilita el trabajo con los asesores fiscales y también garantiza que la GmbH cumpla a tiempo con sus obligaciones de publicación en el Boletín Federal.

Digitalizar la contabilidad

Hoy en día, muchas empresas confían en las soluciones de contabilidad digital para que sus procesos sean más eficaces. Las soluciones incluyen sugerencias automatizadas de contabilización, gestión digital de recibos, reconocimiento óptico de caracteres en imágenes y PDF, e interfaces de programación de aplicaciones (API) que se conectan directamente a los asesores fiscales. Para las empresas con ingresos recurrentes (por ejemplo, procedentes de modelos de suscripción o servicios digitales), una herramienta especializada como Stripe Revenue Recognition puede resultar especialmente útil. Esta herramienta facilita el trabajo del equipo de contabilidad de la empresa al registrar los ingresos de forma conforme a la normativa y en el período adecuado. Al mismo tiempo, sienta las bases para cuentas mensuales fiables y estados financieros anuales precisos.

¿Qué gastos conlleva la contabilidad en GmbHs?

La gestión de las cuentas de una GmbH conlleva una serie de costos diferentes, que las empresas deben tener en cuenta a la hora de planificar sus finanzas.

Costos de personal o proveedores de servicios externos

Los costos de personal, es decir, los salarios de los contadores o del equipo financiero, se encuentran entre los factores de costo más importantes para las empresas que gestionan su contabilidad internamente. Muchas GmbH optan, en cambio, por externalizar su contabilidad a proveedores de servicios externos o asesores fiscales. La externalización suele conllevar una comisión por hora o fija, establecida en función del alcance de las actividades de contabilidad y de la complejidad del modelo de negocio. Los modelos de precios típicos se establecen en función del número de registros contables, el importe de los ingresos o una comisión mensual fija. También pueden aceptarse pagos adicionales por servicios especiales, como la preparación de un estado contable anual o la supervisión de auditorías de empresa.

Costos de software y contabilidad digital

Las empresas que usan sistemas de contabilidad digital también pueden incurrir en gastos de software, incluidos los derechos de licencia de los programas de contabilidad, los costos de las API con bancos o asesorías fiscales y los gastos del archivo digital de recibos.

Costos indirectos de mano de obra interna

Se puede incurrir en costos indirectos adicionales como resultado del tiempo dedicado a actividades relevantes por la dirección u otros empleados. Puede tratarse, por ejemplo, de directivos que se ocupan de cuestiones contables o de la coordinación con la asesoría fiscal de la empresa.

En general, los costos de la contabilidad de una GmbH varían mucho y dependen del tamaño de la empresa, de su volumen de negocio y de la complejidad de sus transacciones. En el caso de las GmbH pequeñas con solo unos pocos asientos contables, los costos mensuales suelen ser modestos, mientras que las empresas más grandes con una contabilidad más completa deben prever un desembolso significativamente mayor.

Contabilidad en una GmbH: ejemplos

Los siguientes son dos ejemplos típicos de asientos contables de una GmbH para ayudar a ilustrar cómo funciona la contabilidad.

Compra de bienes con deducción del impuesto soportado

Supongamos que una GmbH compra bienes por un valor neto de 10,000 euros. La factura recibida asciende a 11,900 euros, incluido el IVA al 19 %. Esto se contabiliza en dos cuentas:

• En la cuenta de débito: se contabilizan 10,000 euros en "Compra de mercancías" y 1900 euros en "IVA soportado".
  
• En la cuenta de crédito: se contabilizan 11,900 euros en "Pasivos" porque la factura aún no se ha pagado.
  

Nómina con el impuesto sobre la nómina y la seguridad social

Otro ejemplo es la gestión de las nóminas. Supongamos que un empleado tiene un salario bruto de 3000 euros. La GmbH debe contabilizar correctamente el salario neto, así como el impuesto sobre nóminas, la seguridad social y las contribuciones patronales.

• En la cuenta de crédito: se contabiliza la transferencia del salario neto de unos 2000 euros en “Banco”.
  
• En la cuenta de débito: la GmbH contabiliza el gasto correspondiente en "Nómina" y las cantidades retenidas (que suman los 1000 euros restantes) en "Impuesto sobre la nómina" y "Seguridad social".
  

Estos ejemplos muestran cómo, con la contabilidad por partida doble, cada transacción afecta al menos dos cuentas, lo que hace que la asignación correcta de cada importe sea clave. Es la única manera de que la GmbH pueda mantener un resumen de su situación financiera y cumplir sus requisitos legales de llevar una contabilidad adecuada.