L’azienda a responsabilità limitata (o GmbH in tedesco) è la forma giuridica più diffusa per le attività in Germania. Tuttavia, quando si tratta di contabilità, le GmbH sono soggette a requisiti rigorosi. Per essere conformi alle normative di legge, i titolari di attività devono conoscere le regole e i processi specifici per la contabilità presso le GmbH.

In questo articolo, vedremo cosa rende unica la contabilità delle GmbH, incluso il requisito della partita doppia, e come eseguirlo passo dopo passo. Spiegheremo anche i costi della contabilità delle GmbH e forniremo alcuni esempi illustrativi pratici.

Contenuto dell’articolo

• Cos'ha di speciale la contabilità delle GmbH?
  
• Cosa significa il requisito della partita doppia?
  
• Come funziona la contabilità delle GmbH?
  
• Quali sono i costi relativi alla contabilità delle GmbH?
  
• Contabilità di una GmbH: esempi
  

Cos'ha di speciale la contabilità delle GmbH?

La contabilità di una GmbH comporta requisiti rigorosi in termini di forma, contenuto e scadenze. Questi requisiti non fungono solo da controllo interno, ma svolgono anche funzioni di conformità legale e fiscale. Ecco alcune delle aree in cui le GmbH si differenziano da altre forme di attività comuni.

Capitale sociale e dichiarazione del patrimonio netto

Una GmbH deve dimostrare di avere un capitale sociale di almeno 25.000 € al momento della sua costituzione (sezione 5, paragrafo 1, della legge tedesca sulle GmbH [GmbHG]). Tale capitale è indicato nel bilancio iniziale e deve essere correttamente contabilizzato nel patrimonio netto. Il principio della conservazione del capitale è sancito dalla legge, in modo da garantire la stabilità finanziaria dell'attività e proteggere i creditori.

Separazione dei beni aziendali dai beni privati

Le GmbH sono entità giuridiche indipendenti. Pertanto, i loro beni devono essere tenuti rigorosamente separati da quelli privati dei loro membri. Di conseguenza, il conto business deve essere sempre utilizzato solo per transazioni di attività. Le spese private non devono mai essere registrate sul conto.

Partita doppia e rendiconto finanziario annuale

Le GmbH sono obbligate a tenere la contabilità a partita doppia. Non sono autorizzate a utilizzare la semplice contabilità di cassa per calcolare i propri utili. Sono inoltre obbligate a redigere un bilancio e un conto profitti e perdite (conto economico) alla fine dell'anno. A seconda della dimensione, un'attività potrebbe dover allegare note e una relazione sulla gestione al rendiconto finanziario annuale, a seconda dei casi. Ciò al fine di fornire una panoramica chiara della situazione finanziaria della GmbH, prendendo in considerazione gli utili, i beni e le passività in sospeso.

Obblighi fiscali

I requisiti fiscali per una GmbH sono più complessi rispetto ad altri tipi di aziende. Una GmbH deve versare l’imposta sul valore aggiunto (IVA), trattenere l’imposta sul reddito e pagare l’imposta sulle società sui suoi profitti. È inoltre soggetta a un’imposta separata sugli utili commerciali e potrebbe essere soggetta alle imposte sulle plusvalenze, sul trasferimento immobiliare e sulla proprietà. I conti devono quindi essere compilati in modo tale che tutti i tipi di imposte siano calcolati correttamente e versati in tempo.

Chiunque voglia costituire o gestire una GmbH deve assicurarsi che le strutture contabili professionali siano operative fin dall'inizio, sia che si tratti di personale interno, di un commercialista o di una soluzione software adeguata. Stripe offre una piattaforma di pagamento ad alta prestazione e può anche aiutare a preparare report finanziari. Le attività possono automatizzare e configurare report di vendita con pochi clic. Inoltre, con Stripe Revenue Recognition, possono automatizzare la contabilità delle transazioni per ridurre al minimo il rischio di omissioni ed errori.

Cosa significa il requisito della partita doppia?

Il requisito della partita doppia si applica a una GmbH dal momento della sua costituzione e iscrizione nel registro delle imprese. Tale requisito è attuato direttamente dall’articolo 238 del Codice commerciale tedesco (HGB). La GmbH deve registrare tutte le transazioni in modo sistematico e senza eccezioni. A tal fine, ogni transazione deve essere registrata su almeno due account: uno di debito e uno di credito. In questo modo si garantisce che sia la provenienza che la disposizione dei fondi siano completamente documentate. La contabilità a partita doppia costituisce la base della contabilità presso le GmbH, il che significa che funge anche da base per la preparazione del rendiconto finanziario annuale.

La contabilità a partita doppia è significativamente diversa dalla contabilità di cassa, che molti liberi professionisti e ditte individuali più piccole hanno il diritto di utilizzare. La contabilità di cassa registra solo gli effettivi flussi di cassa in entrata e in uscita. Ciò significa che gli utili vengono misurati rispetto alle spese e non è necessario preparare un bilancio. Inoltre, le variazioni delle scorte o degli ammortamenti tendono a non svolgere un ruolo significativo nella contabilità di cassa. Questo la rende meno dispendiosa in termini di tempo, anche se non è ideale per illustrare i beni di un’attività.

Un altro aspetto chiave della contabilità di una GmbH è la conformità al GoBD, noto anche come "principi per la corretta tenuta e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico". Una delle disposizioni del GoBD è che le voci siano riproducibili, complete, corrette, tempestive e immutabili. Il mancato rispetto di questi requisiti può comportare multe salate imposte dall'Ufficio tributario; il quale può anche stimare la base imponibile di un'attività in caso di carenze nella sua contabilità (Sezione 162 del Codice tributario tedesco (AO)).

Come funziona la contabilità delle GmbH?

A seconda delle dimensioni e della struttura aziendale, la contabilità di una GmbH può essere un compito incredibilmente impegnativo. Un approccio sistematico può aiutarti a mantenere una panoramica chiara e ad adempiere a tutti gli obblighi. Ecco cosa fare, passo dopo passo.

Stabilisci il piano dei conti

Inizia scegliendo un piano dei conti appropriato: si tratta di un sistema per classificare i libri contabili in base alla classe del conto. Stabilisce inoltre una struttura unificata per i numeri di conto, gettando le basi per una registrazione efficiente e un rendiconto finanziario annuale strutturato. Due dei piani dei conti più noti sono SKR 03 e SKR 04. La differenza principale tra i due risiede nella suddivisione dei singoli conti all’interno di ciascun piano.

Registra sistematicamente le transazioni

La contabilità di una GmbH richiede che ogni transazione sia registrata su almeno due conti, uno di debito e uno di credito, in base al principio della contabilità a partita doppia. Mentre il conto di debito indica da dove proviene un valore, il conto di credito indica dove va a finire. Le registrazioni in genere includono acquisti di beni, costi materiali, proventi delle vendite, buste paga, spese previdenziali, imposte e ammortamenti di beni non correnti. I contributi al capitale sociale, gli emolumenti pagati ai soci amministratori o persino i prestiti dei soci devono essere tutti contabilizzati correttamente.

Registra e versa l’IVA

Le GmbH sono generalmente soggette all'IVA. Ciò significa che devono indicare l'IVA sulle loro fatture in uscita. L'IVA riscossa viene successivamente versata all'ufficio tributario. Allo stesso tempo, la GmbH è autorizzata a richiedere l’eventuale IVA sulle fatture in entrata delle attività come imposta a monte e a detrarla dall'importo dovuto. Una contabilità corretta e ordinata è essenziale per le dichiarazioni IVA preliminari mensili o trimestrali.

Esegui la contabilità delle buste paga

Non appena una GmbH assume dei dipendenti, deve preparare buste paga e stipendi corretti su base mensile e registrarli correttamente nei libri contabili. Non si tratta solo di pagare gli stipendi netti dei dipendenti, ma di effettuare una serie di prelievi e detrazioni obbligatorie per legge. I più importanti sono:

• Imposta sulle buste paga: si tratta della trattenuta sulla retribuzione lorda di un dipendente e versata all'ufficio tributario
  
• Contributo di solidarietà e imposta ecclesiastica, ove applicabili
  
• Contributi previdenziali, inclusi i contributi dei dipendenti e dei datori di lavoro per le pensioni, l'assicurazione sanitaria, l'assicurazione infermieristica e l'indennità di disoccupazione
  

In questo caso, la GmbH funge da agenzia di riscossione trattenendo, riscuotendo e trasferendo puntualmente tutti gli importi agli organismi competenti. I conti devono riflettere queste transazioni in modo trasparente e a prova di manomissione. È anche una buona idea collaborare con un ufficio paghe, sia internamente che esternamente tramite una società di consulenza fiscale. Le attività devono assicurarsi di adempiere in modo affidabile ai complessi obblighi di rendicontazione all'ufficio tributario e agli enti previdenziali.

Prepara un rendiconto finanziario annuale

I conti di una GmbH non si limitano a registrare le transazioni in corso, ma vengono anche utilizzati specificamente per preparare il rendiconto finanziario annuale. Ciò significa, tra l'altro, annotare le attività secondo il calendario, creare riserve per potenziali passività e registrare correttamente i ratei e i risconti. Una regolare riconciliazione dei conti, soprattutto per i conti bancari e la liquidità, garantisce chiarezza ed evita la necessità di correzioni retroattive. Alla data del bilancio dovrebbe essere effettuato un inventario, il cui esito dovrebbe essere riportato nel bilancio. I preparativi strutturati facilitano la collaborazione con i consulenti fiscali e garantiscono inoltre che la GmbH adempia puntualmente ai propri obblighi di divulgazione nella Gazzetta federale.

Digitalizza la contabilità

Oggigiorno, molte GmbH si affidano a soluzioni di contabilità digitale per rendere più efficienti i loro processi. Le soluzioni includono suggerimenti automatizzati per la registrazione, la gestione delle ricevute digitali, il riconoscimento ottico dei caratteri su immagini e PDF e interfacce di programmazione delle applicazioni (API) che si collegano direttamente ai consulenti fiscali. Per le attività con ricavi ricorrenti (ad esempio, da modelli di abbonamento o servizi digitali), uno strumento specializzato come Stripe Revenue Recognition può essere particolarmente utile. Questo strumento alleggerisce il carico di lavoro per il team contabile di un'attività riconoscendo i proventi in modo conforme e nel periodo corretto. Allo stesso tempo, getta le basi per conti mensili affidabili e bilanci annuali accurati.

Quali sono i costi relativi alla contabilità delle GmbH?

La gestione dei conti di una GmbH comporta una serie di costi diversi, che le attività dovrebbero tenere di conto quando pianificano le proprie finanze.

Costi del personale o dei fornitori di servizi esterni

I costi del personale, ovvero gli stipendi dei commercialisti o dei membri del team finanziario, sono tra i fattori di costo più importanti per le attività che gestiscono i propri conti internamente. Molte GmbH optano invece di affidare la contabilità a fornitori di servizi esterni o consulenti fiscali. L'esternalizzazione comporta in genere una commissione oraria o fissa, stabilita in base all'ambito delle attività contabili e alla complessità del modello di business. I modelli tariffari tipici si basano sul numero di registrazioni, sull'importo dei ricavi o su una commissione mensile fissa. Possono essere addebitati costi aggiuntivi anche per servizi speciali, come la preparazione di un rendiconto finanziario annuale o la supervisione degli audit aziendali.

Costi del software e contabilità digitale

Le attività che utilizzano sistemi di contabilità digitale possono anche sostenere costi del software, tra cui costi di licenza per il software di contabilità, costi per le API con banche o consulenti fiscali e spese per l'archiviazione digitale delle ricevute.

Costi indiretti per la manodopera interna

Ulteriori costi indiretti possono essere sostenuti a causa del tempo dedicato ad attività pertinenti da parte della direzione o di altri dipendenti. Ciò include, ad esempio, i manager che si occupano di questioni contabili o che coordinano la consulenza fiscale dell'attività.

Nel complesso, i costi per la contabilità di una GmbH variano notevolmente e dipendono dalle dimensioni dell'azienda, dal volume di attività e dalla complessità delle transazioni. Per le piccole GmbH con solo poche registrazioni, i costi mensili sono generalmente intorno a poche centinaia di euro, mentre per le attività più grandi con una contabilità più complessa ci si aspetta una spesa significativamente più elevata.

Contabilità di una GmbH: esempi

Ecco due esempi tipici di registrazioni di una GmbH per illustrare come funziona la contabilità.

Acquisto di beni con detrazione dell'imposta a monte

Supponiamo che una GmbH acquisti beni per un valore netto di 10.000 €. La fattura in entrata è di 11.900 €, IVA inclusa, con un'aliquota del 19%. Questa viene registrata su due conti:

• Sul conto di debito: 10.000 € sono registrati alla voce "Acquisto di beni" e 1.900 € alla voce "Imposta a monte".
  
• Sul conto di credito: 11.900 € sono registrati alla voce “Passività” perché la fattura non è ancora stata pagata.
  

Buste paga con imposta sul reddito e previdenza sociale

Un altro esempio è la gestione delle buste paga. Supponiamo che un dipendente abbia uno stipendio lordo di 3.000 €. La GmbH deve registrare correttamente lo stipendio netto, oltre alla imposte sul reddito, alla previdenza sociale e ai contributi del datore di lavoro.

• Sul conto di credito: il bonifico dello stipendio netto di circa 2.000 € viene registrato su "Banca".
  
• Sul conto di debito: la GmbH registra la spesa corrispondente alla voce “Buste paga” e gli importi trattenuti (per un totale di 1.000 € rimanenti) alle voci "Imposta sul reddito" e "Previdenza sociale".
  

Questi esempi mostrano come, con la contabilità a partita doppia, ogni transazione influisca su almeno due conti, rendendo importante la corretta allocazione di ogni importo. È l'unico modo in cui la GmbH può mantenere una panoramica della propria situazione finanziaria e adempiere ai requisiti legali per condurre una corretta contabilità.