La société à responsabilité limitée (ou GmbH en allemand) est le statut juridique le plus répandu des entreprises allemandes. Cela dit, en matière de comptabilité, les GmbH sont soumises à des exigences strictes. Les propriétaires d’entreprise doivent parfaitement maîtriser les règles et procédures spécifiques à la comptabilité des GmbH pour se conformer aux lois en vigueur.

Cet article a pour objet de vous donner les clés, étape par étape, de la gestion particulière de la comptabilité des GmbH. Nous évoquerons entre autres l'obligation de tenir une comptabilité en partie double. Nous expliquerons également les coûts liés à la comptabilité des GmbH et proposerons deux exemples pratiques pour illustrer notre propos.

Sommaire

• Quelles sont les spécificités des GmbH en matière de comptabilité ?
  
• Que signifie l'exigence de la comptabilité en partie double ?
  
• Comment fonctionne la comptabilité des GmbH ?
  
• Quels sont les coûts liés à la comptabilité des GmbH ?
  
• Exemples de gestion de la comptabilité d’une GmbH
  

Quelles sont les spécificités des GmbH en matière de comptabilité ?

La comptabilité d'une GmbH est soumise à des exigences strictes en matière de forme, de contenu et de délais. Ces exigences ne facilitent pas que la gestion en interne : elles remplissent également des fonctions légales et fiscales. Voici quelques domaines dans lesquels les GmbH diffèrent des autres formes d’entreprise.

Capital social et état des capitaux propres

Une GmbH doit prouver qu'elle dispose d'un capital social d'au moins 25 000 EUR au moment de sa création (article 5, paragraphe 1, de la loi allemande sur les GmbH [GmbHG]](https://stripe.com/resources/more/share-capital-gmbh-germany)). Ce capital est inscrit au bilan d'ouverture et doit être correctement comptabilisé dans les capitaux propres. Le principe de préservation du capital est inscrit dans la loi afin de garantir la stabilité financière de l'entreprise et de protéger les créanciers.

Séparation des actifs de l’entreprise et des actifs privés

Les GmbH sont des entités juridiques indépendantes. Leurs actifs doivent donc être strictement séparés des actifs privés de leurs membres. À ce titre, le compte professionnel doit uniquement être utilisé pour des transactions professionnelles. Les dépenses privées ne doivent jamais être comptabilisées sur ce compte.

Comptabilité en partie double et états financiers annuels

Les GmbH sont tenues de tenir une comptabilité en partie double. Elles ne sont pas autorisées à utiliser une simple comptabilité de caisse pour calculer leurs bénéfices. Elles sont également tenues de préparer un bilan et un compte de résultat à la fin de l'année. En fonction de sa taille, une entreprise peut être amenée à joindre des notes et un rapport de gestion à ses états financiers annuels. Cela permet de fournir un aperçu clair de la situation financière de la GmbH, en tenant compte des bénéfices, des actifs et des dettes en cours.

Obligations fiscales

Les exigences fiscales pour une GmbH sont plus complexes que pour d'autres types d'entreprises. Une GmbH doit verser la TVA, retenir la taxe sur les salaires et payer l'impôt sur le revenu des sociétés sur ses bénéfices. Elle est également soumise à une taxe distincte sur ses bénéfices commerciaux et peut être assujettie à l'impôt sur les plus-values, aux droits de mutation et à la taxe foncière. Ses comptes doivent donc permettre de calculer correctement tous les types de taxes et de les verser à temps.

Toute personne souhaitant créer ou gérer une GmbH doit en amont s'assurer d’avoir à disposition des structures comptables professionnelles, que ce soit en faisant appel à du personnel interne, à un conseiller fiscal ou à une solution logicielle adaptée. Stripe propose une plateforme de paiement performante et peut également aider à préparer des rapports financiers. Les entreprises peuvent automatiser et configurer leurs rapports de vente en quelques clics. De plus, avec Stripe Revenue Recognition, elles peuvent automatiser la comptabilisation des transactions pour minimiser les risques d'omissions et d'erreurs.

Que signifie l'exigence de la comptabilité en partie double ?

L'obligation de double entrée s'applique à une GmbH à partir du moment où elle est créée et inscrite au registre du commerce. Cette exigence est directement implémentée par l'article 238 du Code de commerce allemand (HGB). Pour s'assurer que l'origine et la destination des fonds sont entièrement documentées, chaque transaction d’une GmbH doit systématiquement être consignée sur au moins deux comptes : sur un compte de débit et sur un compte de crédit. La comptabilité en partie double constitue la base de la comptabilité des GmbH, elle sert donc aussi de fondement pour établir les états financiers annuels.

La comptabilité en partie double se différencie de la comptabilité de caisse, que de nombreux travailleurs indépendants et entreprises individuelles sont autorisés à utiliser. Avec la comptabilité de caisse, seules les entrées et sorties réelles d'argent sont enregistrées. Les bénéfices sont ainsi mesurés par rapport aux dépenses et ce n'est pas nécessaire d'établir un bilan. De plus, dans la comptabilité de caisse, les variations de stocks et les amortissements ne jouent généralement pas un grand rôle. Cette méthode est plus rapide, mais elle n'est pas idéale pour représenter les actifs d’une entreprise.

Un autre aspect essentiel de la comptabilité d'une GmbH est la conformité avec le GoBD, ou « principes pour la tenue et la conservation des livres, registres et documents sous forme électronique ». Le GoBD stipule notamment que les écritures doivent être reproductibles, complètes, correctes, réalisées en temps voulu et non modifiables. Ne pas se conformer à ces exigences peut entraîner de lourdes amendes imposées par l'administration fiscale, qui peut également établir une estimation de l’assiette fiscale d'une entreprise en cas de manquements dans sa comptabilité (article 162 du Code fiscal allemand (AO)).

Comment fonctionne la comptabilité d’une GmbH ?

Selon la taille et la structure de votre entreprise, la comptabilité d’une GmbH peut s’avérer une tâche extrêmement exigeante. Adopter une démarche méthodique est la clé pour avoir un aperçu clair des comptes de votre entreprise et remplir vos obligations. Voilà la marche à suivre.

Établir le plan comptable

La première étape est de choisir un plan comptable approprié. Le plan comptable est un système qui permet de catégoriser les comptes. Il établit également une structure unifiée pour les numéros de compte, ce qui permet d’avoir une comptabilisation efficace et des états financiers annuels structurés. Le SKR 03 et le SKR 04 font partie des plans comptables les plus connus. Ils se différencient principalement par la subdivision des comptes individuels au sein de chaque plan comptable.

Enregistrer systématiquement les transactions

Selon le principe de la comptabilité en partie double, la comptabilité d'une GmbH exige que chaque transaction soit enregistrée sur au moins deux comptes : un compte de débit et un compte de crédit. Le compte de débit indique la provenance d’une valeur et le compte de crédit, sa destination. Parmi les éléments typiques qui génèrent des écritures comptables, on retrouve les achats de marchandises, les coûts des matériaux, le produit des ventes, les salaires, les charges sociales, les taxes sur les ventes et l'amortissement des actifs à long terme. Les apports au capital social, la rétribution versée aux associés gérants ou même les prêts aux membres doivent tous être correctement comptabilisés.

Enregistrer et reverser la TVA

Les GmbH sont généralement assujetties à la TVA. Elles doivent donc indiquer la TVA sur leurs factures. La TVA collectée est ensuite reversée à l'administration fiscale. En parallèle, la GmbH est autorisée à récupérer la TVA sur les factures entrantes liées à son activité en tant que TVA déductible, et à la déduire du montant qu’elle doit payer. Une comptabilité soignée et correcte est essentielle pour les déclarations de TVA provisoires mensuelles ou trimestrielles.

Effectuer la comptabilité des salaires

Dès qu’une GmbH embauche des salariés, elle doit chaque mois correctement établir les bulletins de salaire et enregistrer les paiements de manière appropriée dans sa comptabilité. Verser aux salariés leur salaire net ne représente qu’une partie du travail : il existe un certain nombre de prélèvements et de déductions imposés par la loi. Parmi ces derniers, on retrouve notamment :

• la taxe sur les salaires retenue sur le salaire brut d'un employé et reversée à l'administration fiscale ;
  
• la surtaxe de solidarité et la taxe ecclésiastique, si applicable ;
  
• les cotisations de sécurité sociale, y compris les cotisations salariales et patronales aux retraites, à l'assurance maladie, à l'assurance dépendance et à l'assurance chômage.
  

Dans ce cas, la GmbH agit comme une agence de recouvrement : elle retient, collecte et transmet les sommes aux organismes concernés et dans les délais impartis. Les comptes doivent être infalsifiables et refléter ces transactions en toute transparence. Il est également conseillé de travailler avec un service de la paie, que ce soit en interne ou par l'intermédiaire d'un cabinet de conseil fiscal externe. Les entreprises doivent remplir avec justesse les obligations complexes de déclaration auprès de l’administration fiscale et des organismes de sécurité sociale.

Préparer les états financiers annuels

Les comptes d'une GmbH ne sont pas uniquement destinés à enregistrer les transactions en cours, ils permettent aussi de préparer les états financiers annuels, ce qui signifie, entre autres, inscrire les actifs selon le calendrier, constituer des provisions pour les passifs éventuels et enregistrer correctement les charges et produits constatés d’avance. Un rapprochement régulier des comptes, en particulier des comptes bancaires et de la caisse, offre de la clarté et permet d’éviter les corrections a posteriori. Un inventaire doit être effectué à la date du bilan et son résultat doit être pris en compte dans le bilan. Des préparatifs structurés facilitent la collaboration avec les conseillers fiscaux et garantissent également que la GmbH s'acquitte à temps de ses obligations de publication dans le Journal officiel fédéral.

Numériser la comptabilité

De nos jours, de nombreuses GmbH s'appuient sur des solutions de comptabilité numérique pour faciliter leur travail. Ces solutions offrent différentes fonctionnalités : suggestions automatisées de saisie comptable, gestion numérique des reçus, reconnaissance optique de caractères sur images et fichiers PDF. De plus, elles mettent à disposition des interfaces de programmation applicative (API), qui offrent une connexion directe avec des conseillers fiscaux. Pour les entreprises qui génèrent des revenus récurrents (provenant par exemple de modèles d'abonnement ou de services numériques), un outil spécialisé tel que Stripe Revenue Recognition peut s'avérer particulièrement utile. Il permet d’alléger la charge de travail de l'équipe comptable d'une entreprise en enregistrant les recettes de manière conforme et au bon moment. Il pose par la même occasion les bases pour des comptes mensuels fiables et des états financiers annuels précis.

Quels sont les coûts liés à la comptabilité des GmbH ?

La gestion des comptes d'une GmbH entraîne une série de coûts dont les entreprises doivent tenir compte lorsqu'elles planifient leurs finances.

Frais de personnel ou des fournisseurs de services externes

Les frais de personnel (salaires des comptables ou des membres de l'équipe financière) représentent un coût non négligeable pour les entreprises qui gèrent leur comptabilité en interne. De nombreuses GmbH choisissent d’externaliser leur comptabilité auprès de fournisseurs de services externes ou de conseillers fiscaux. L'externalisation donne généralement lieu à des frais horaires ou forfaitaires, fixés en fonction de l'étendue des activités comptables et de la complexité du modèle économique. Les modèles de tarification habituels sont établis en fonction du nombre d'enregistrements comptables, du chiffre d’affaires ou d’un forfait mensuel fixe. Des frais supplémentaires peuvent également être débités pour des services spécifiques, tels que la préparation des états financiers annuels ou la supervision des audits de l'entreprise.

Coûts des logiciels et comptabilité numérique

Les entreprises qui utilisent des systèmes de comptabilité numérique supportent aussi souvent des coûts logiciels. Parmi ces derniers, on retrouve notamment les frais de licence pour les logiciels de comptabilité, les coûts pour les API avec les banques ou les cabinets de conseil fiscal, et les dépenses liées à l'archivage des reçus numériques.

Coûts indirects pour le travail en interne

Des coûts indirects supplémentaires doivent potentiellement être supportés pour financer certaines tâches, comme la gestion des problèmes de comptabilité ou la coordination avec le conseiller fiscal de l’entreprise, qui pourraient être effectuées par la direction ou d'autres employés.

Dans l'ensemble, les coûts liés à la comptabilité d'une GmbH sont très variables et dépendent de la taille de l'entreprise, de son volume d’activité et de la complexité de ses transactions. Pour les petites GmbH qui comptabilisent peu d’opérations, les coûts mensuels sont généralement de l'ordre de quelques centaines d'euros. Pour les entreprises plus grandes, qui tiennent une comptabilité plus complète, la facture peut s’avérer nettement plus élevée.

Exemples de gestion de la comptabilité d’une GmbH

Pour expliquer comment fonctionne la comptabilité d’une GmbH, nous vous proposons deux exemples concrets d’écritures comptables.

Achat de biens assorti à une déduction de la TVA

Supposons qu'une GmbH achète des marchandises d'une valeur nette de 10 000 EUR. La facture d'achat s'élève à 11 900 EUR, TVA incluse au taux de 19 %. Ce montant sera comptabilisé sur deux comptes :

• Sur le compte de débit : 10 000 EUR seront comptabilisés dans le poste « Achat de marchandises » et 1 900 EUR dans le poste « TVA déductible ».
  
• Sur le compte de crédit : 11 900 EUR seront comptabilisés dans le poste « Dettes » tant que la facture n'aura pas été payée.
  

Paiement avec taxe sur les salaires et cotisations sociales

Prenons maintenant l’exemple de la gestion des salaires. Supposons qu'un employé perçoive un salaire brut de 3 000 EUR. La GmbH devra correctement comptabiliser le salaire net, la taxe sur les salaires, les cotisations sociales et les cotisations patronales.

• Sur le compte de crédit : le virement du salaire net d'environ 2 000 EUR sera comptabilisé dans le poste « Banque ».
  
• Sur le compte de débit : la GmbH enregistrera les dépenses correspondantes dans le poste « Salaires » et les montants retenus (s’élevant à 1 000 EUR) dans les postes « Taxe sur les salaires » et « Sécurité sociale ».
  

Ces exemples démontrent que, dans la comptabilité en partie double, chaque transaction est enregistrée sur au moins deux comptes. Dans une GmbH, il est indispensable d’affecter correctement chaque montant pour pouvoir suivre la situation financière de l’entreprise et respecter la réglementation en matière de comptabilité.