A empresa de responsabilidade limitada (ou GmbH em alemão) é a formação legal mais popular para empresas na Alemanha. No entanto, quando se trata de contabilidade, as GmbHs estão sujeitas a requisitos rigorosos. Para poder cumprir regulamentos jurídico, os proprietários de empresa precisam conhecer as regras e processos especiais para contabilidade interna e externa nas GmbHs.

Neste artigo, discutiremos o que torna a contabilidade nas GmbHs única, incluindo o requisito de dupla entrada, e como fazer isso passo a passo. Também explicamos os custos envolvidos na contabilidade nas GmbHs e oferecemos alguns exemplos práticos para ilustrar.

O que será abordado neste artigo?

• O que há de especial na contabilidade das GmbHs?
  
• O que significa a exigência de dupla entrada?
  
• Como funciona a contabilidade das GmbHs?
  
• Quais são os custos envolvidos na contabilidade das GmbHs?
  
• Contabilidade em uma GmbH: Exemplos
  

O que há de especial na contabilidade das GmbHs?

A contabilidade de uma GmbH vem com requisitos rigorosos quanto à forma, conteúdo e prazos. Esses requisitos não funcionam apenas como um controle interno, mas também servem funções jurídicas e conformidade fiscal. Aqui estão algumas das áreas em que as GmbHs diferem de outras formações de empresas comuns.

Capital social e demonstração do patrimônio líquido

Uma GmbH deve demonstrar que tem um Capital acionário de, pelo menos, € 25.000 quando ela é fundada (artigo 5.o, n.o 1, da lei alemã sobre as GmbHs [GmbHG]). Esse Capital é declarado no balanço inicial e deve ser corretamente contabilizado no âmbito do capital próprio. O princípio da preservação do Capital está consagrado na lei, a fim de garantir a estabilidade financeira da empresa e proteger os credores.

Separação de ativos da empresa de ativos privados

As GmbHs são pessoas jurídicas independentes. Portanto, seus ativos devem ser mantidos estritamente separados dos ativos privados de seus membros. Por isso, a conta empresarial só deve ser usada para transações empresariais. Despesas privadas nunca devem ser lançadas na conta.

Demonstração financeira de dupla entrada e anual

As GmbHs são obrigados a executar a contabilidade de dupla entrada. Não é permitido usar uma simples contabilidade com base em caixa para calcular seus lucros. Eles também são obrigados a preparar um balanço patrimonial e uma demonstração de lucros e perdas (declaração de P&L) no final do ano. Dependendo da sua dimensão, uma empresa pode ser obrigada a incluir notas e um relatório de gestão com sua demonstração financeira anual, conforme apropriado. Isso é pedido para fornecer uma visão geral clara da situação financeira da GmbH, tendo em conta os lucros, ativos e passivos pendentes.

Obrigações fiscais

Os requisitos impostos para uma GmbH são mais complexos em comparação com outros tipos de empresas. Uma GmbH deve repassar imposto sobre valor agregado (IVA), reter imposto sobre a folha de pagamento e pagar imposto corporativo sobre os seus lucros. Ela também está sujeita a imposto separado sobre os seus lucros de negociação e pode ser responsável por todos os tipos de impostos sobre impostos de ganhos de Capital, imposto sobre transferência imobiliária e imposto sobre propriedade. Por conseguinte, as contas devem ser compiladas de modo que todos os tipos de impostos sobre ganhos de Capital sejam calculados e repassados corretamente no prazo.

Qualquer pessoa que pretenda estabelecer ou gerenciar uma GmbH deve garantir que as estruturas contábeis profissionais estejam em vigor desde o início, seja usando pessoal interno, um assessor fiscal ou uma solução de software adequada. A Stripe oferece uma plataforma de pagamentos de alto desempenho e também pode ajudar a preparar relatórios financeiros. As empresas podem automatizar e configurar relatórios de vendas com apenas alguns cliques. Além disso, com o Stripe Recognition de receitas, elas podem automatizar a contabilização de transações para minimizar o risco de omissões e erros.

O que significa o requisito de dupla entrada?

O requisito de dupla entrada aplica-se a uma GmbH a partir do momento em que é estabelecida e inscrita no Registo Comercial. Este requisito é implementado diretamente pelo artigo 238 do Código Comercial Alemão (HGB). A GmbH deve registrar todas as transações sistematicamente e sem exceção. Isso exige que cada transação seja registrada em pelo menos duas contas: uma em uma conta de débito e uma em uma conta de crédito. Isso assegura que tanto a Fonte quanto a disposição dos fundos sejam totalmente documentadas. A contabilidade de dupla entrada constitui a base da contabilidade nas GmbHs, ou seja, serve também de base para a preparação da demonstração financeira anual.

A contabilidade de dupla entrada é significativamente diferente da contabilidade baseada em caixa, que muitos freelancers e empresários individuais menores têm o direito de usar. A contabilidade de caixa registra apenas as entradas e saídas reais de caixa. Isso significa que as receitas são mensuradas em relação às despesas, e não há necessidade de preparar um balanço patrimonial. Além disso, as alterações nos estoques ou amortizações tendem a não desempenhar muita função na contabilidade baseada em dinheiro. Isso o torna menos demorado, embora também signifique que não é ideal para ilustrar os ativos de uma empresa.

Outro aspecto-chave da contabilidade em uma GmbH é a conformidade com o GoBD, também conhecido como “princípios para a manutenção e retenção adequada de livros, registros e documentos em formato eletrônico”. Uma das estipulações do GoBD é que as entradas devem ser reproduzíveis, completas, corretas, oportunas e inalteráveis. O não cumprimento desses requisitos pode resultar em multas pesadas impostas pelo órgão tributário. O órgão tributário também pode estimar a base tributária de uma empresa em caso de quaisquer falhas na sua contabilidade (Seção 162 do Código Fiscal da Alemanha (AO)).

Como funciona a contabilidade das GmbHs?

Dependendo do tamanho e da estrutura da empresa, a contabilidade em uma GmbH pode ser uma tarefa incrivelmente exigente. Uma abordagem sistemática pode ajudá-lo a manter uma visão geral clara e cumprir todas as obrigações. Veja o que fazer, passo a passo.

Estabelecendo o plano de contas

Comece escolhendo um plano de contas apropriado. O plano de contas é um sistema para categorizar os livros contábeis de acordo com a classe de contas. Também estabelece uma estrutura unificada para números de contas, estabelecendo as bases para uma publicação eficiente e uma demonstração financeira anual estruturada. Dois dos gráficos de contas mais conhecidos são SKR 03 e SKR 04. A principal diferença entre os dois reside na subdivisão de contas de pessoas físicas dentro de cada gráfico de contas.

Registrando transações sistematicamente

A contabilidade de uma GmbH exige que cada transação seja registrada em pelo menos duas contas, uma de débito e uma de crédito, de acordo com o princípio da conta de dupla entrada. Embora a conta de débito indique de onde vem um valor, a conta de crédito mostra para onde ele está indo. Os lançamentos típicos incluem compras de bens, custos de material, receitas de vendas, folha de pagamento, despesas de seguridade social, impostos e amortizações de ativos não circulantes. Todas as contribuições para o capital social, remunerações pagas a sócios gerentes ou até empréstimos aos membros devem ser corretamente contabilizadas.

Registo e repasse do IVA

Os GmbHs são geralmente responsáveis pelo IVA. Isso significa que devem indicar IVA nas suas faturas de saída. O IVA recolhido é subsequentemente remetido ao órgão tributário. Ao mesmo tempo, o GmbH pode solicitar qualquer reclamação de IVA sobre as faturas de entrada da empresa como imposto de entrada e deduzi-la do montante devido. A manutenção de registros corretos e organizados é essencial para as declarações mensais ou trimestrais primárias de IVA.

Fazendo a contabilidade de folha de pagamento

Assim que uma GmbH contrata funcionários, ela deve preparar mensalmente holerites e contracheques corretos e registrá-los corretamente nos registros contábeis. Não se trata apenas de repassar salários líquidos dos funcionários, há uma série de penhoras e deduções legalmente exigidas. As mais importantes são:

• Imposto sobre a folha de pagamento, retido do salário bruto de um empregado e repassado ao órgão tributário
  
• Sobretaxa de solidariedade e imposto eclesiástico, quando aplicável
  
• Contribuições para a previdência social, incluindo contribuições de funcionários e empregadores para pensões, seguro de saúde, seguro de enfermagem e seguro-desemprego
  

Aqui, a GmbH atua como uma agência de cobrança, retendo, recolhendo e repassando todos os valores em dia para os órgãos relevantes. As contas devem refletir essas transações de forma transparente e estar proibidas de adulteração. Também é uma boa ideia trabalhar com um departamento de folha de pagamento, seja internamente ou por meio de uma consultoria de impostos externa. As empresas precisam cumprir de forma confiável as complexas obrigações de declaração ao órgão tributário e órgãos da previdência social.

Preparar uma demonstração financeira anual

As contas de uma GmbH não registram apenas as transações em andamento, mas também são usadas especificamente para preparar a demonstração financeira anual. Isso significa anotar os ativos de acordo com o cronograma, criar reservas para passivos contingentes e registrar corretamente os acréscimos e adiamentos, entre outras coisas. A reconciliação regular das contas, especialmente para contas bancárias e caixa, garante clareza e evita a necessidade de correções retroativas. Uma captação de ações deve ser realizada na data do balanço e seu resultado deve informar o balanço. Os preparativos estruturados facilitam o trabalho com assessores fiscais e também garantem que a GmbH cumpra as suas obrigações de divulgação no Federal Gazette em tempo hábil.

Digitalize a contabilidade

Hoje em dia, muitas empresas de gerenciamento contábil dependem de soluções de contabilidade digital para tornar seus processos mais eficientes. As soluções incluem sugestões automatizadas para publicação, gerenciamento de recibos digitais, reconhecimento óptico de caracteres em imagens e PDFs e interfaces de programação de aplicativos (APIs) que se ligam diretamente aos consultores fiscais. Para empresas com receitas recorrentes (por exemplo, de modelos de assinatura ou serviços digitais), uma ferramenta especializada como a Stripe Revenue Recognition pode ser particularmente útil. Esta ferramenta alivia a carga de trabalho para a equipe de contabilidade de uma empresa, reconhecendo procedimentos em conformidade e no período correto.

Quais são os custos envolvidos na contabilidade das GmbHs?

A gestão das contas de uma GmbH incorre em uma variedade de custos diferentes, que as empresas devem levar em conta ao planejar suas finanças.

Custos de pessoal ou prestadores de serviços externos

Os custos de pessoal, ou seja, salários para contadores ou membros da equipe financeira, estão entre os fatores de custo mais importantes para as empresas que gerenciam suas contas internamente. Muitas GmbHs optam por terceirizar sua contabilidade para provedores de serviços externos ou consultores imposto. A terceirização geralmente incorre em uma tarifa horária ou fixa, definida de acordo com o escopo das atividades de contabilidade e a complexidade do modelo de negócio. Modelos de preços típicos são estabelecido no número de registros de postagem, valor da receita ou uma tarifa mensal fixa. Custos adicionais também podem ser cobrados por serviços especiais, como preparar uma demonstração financeira anual ou supervisionar auditorias da empresa.

Custos de software e contabilidade digital

As empresas que usam sistemas de contabilidade digital também podem incorrer em custos de software, incluindo taxas de licença para software de contabilidade, custos de APIs com bancos ou consultorias de impostos, e despesas para arquivamento de recibos digitais.

Custos indiretos de mão de obra interna

Custos indiretos adicionais podem ocorrer como resultado do tempo gasto em atividades relevantes pela administração ou outros funcionários, como gerentes que lidam com questões contábeis ou coordenam com a consultoria imposto da empresa, por exemplo.

No geral, os custos de contabilidade em uma GmbH variam muito e dependem do tamanho da empresa, do volume de negócios e da complexidade das suas operações.Para pequenas empresas com poucas postagens, os custos mensais geralmente estão nas centenas mais baixas, enquanto empresas maiores com contabilidade mais abrangente devem antecipar um gasto significativamente maior.

Contabilidade em uma GmbH: Exemplos

Aqui estão dois exemplos típicos de lançamentos de uma GmbH para ajudar a ilustrar como a contabilidade funciona.

Compra de bens com dedução do imposto de entrada

Suponha que uma GmbH compre mercadorias no valor líquido de € 10.000. A fatura recebida é de € 11.900, com impostos de IVA a uma taxa de 19%. Isso é adicionado a duas contas:

• Na conta de débito: € 10.000 são adicionados para “Compra de mercadorias” e € 1.900 para “Imposto de entrada”.
  
• Na conta de crédito: € 11.900 é postado em "Passivos" porque a fatura ainda não foi paga.
  

Folha de pagamento com imposto sobre a folha de pagamento e previdência social

Outro exemplo é a folha de pagamento. Suponha que um funcionário tenha um salário bruto de € 3.000. A GmbH deve declarar corretamente o salário líquido, bem como o imposto sobre a folha de pagamento, a previdência social e as contribuições do empregador.

• Na conta de crédito: o repasse do salário líquido de cerca de 2.000 euros é adicionado no “Banco”.
  
• Na conta de débito: a GmbH encaminha as despesas correspondentes para "Folha de Pagamento" e os valores retidos (total de 1.000 € restantes) para "imposto sobre a folha de pagamentos" e "Seguridade Social".
  

Estes exemplos mostram como, com a contabilidade de dupla entrada, cada transação afeta pelo menos duas contas, fazendo uma alocação correta de cada chave de valor, sendo a única forma de a GmbH manter uma visão geral de sua situação financeira e cumprir seus requisitos jurídicos para conduzir uma contabilidade adequada.