De vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (of GmbH in het Duits) is de meest populaire rechtsvorm voor bedrijven in Duitsland. Maar als het om boekhouding gaat, gelden er strenge eisen voor GmbH's. Om aan de wettelijke voorschriften te voldoen, moeten ondernemers de speciale regels en processen voor de boekhouding bij GmbH's door en door kennen.

In dit artikel bespreken we wat de boekhouding bij GmbH's zo uniek maakt, zoals de vereiste van dubbele boekhouding, en hoe je dit stap voor stap kunt doen. We leggen ook uit welke kosten er bij de boekhouding bij GmbH's komen kijken en geven enkele praktische voorbeelden ter illustratie.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is er zo bijzonder aan de boekhouding bij GmbH's?
  
• Wat betekent de vereiste van dubbele boekhouding?
  
• Hoe werkt de boekhouding bij GmbH's?
  
• Wat kost de boekhouding bij GmbH's?
  
• Boekhouding bij een GmbH: voorbeelden
  

Wat is er zo bijzonder aan de boekhouding bij GmbH's?

De boekhouding bij een GmbH moet aan strenge eisen voldoen qua vorm, inhoud en deadlines. Deze eisen zijn niet alleen bedoeld als interne controle, maar ook om te voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen. Hieronder volgen enkele punten waarop GmbH's verschillen van andere veelvoorkomende bedrijfsvormen.

Aandelenkapitaal en vermogensoverzicht

Een GmbH moet laten zien dat ze bij de oprichting minstens € 25.000 aan aandelenkapitaal heeft (artikel 5, lid 1 van de Duitse wet op GmbH's [GmbHG]). Dit kapitaal wordt vermeld op de openingsbalans en moet goed worden geboekt onder het eigen vermogen. Het principe van kapitaalbehoud is in de wet vastgelegd om de financiële stabiliteit van het bedrijf te waarborgen en crediteuren te beschermen.

Scheiding van bedrijfsvermogen en privévermogen

GmbH's zijn zelfstandige rechtspersonen. Hun vermogen moet daarom strikt gescheiden worden gehouden van het privévermogen van hun leden. Daarom mag de zakelijke rekening alleen worden gebruikt voor zakelijke transacties. Privé-uitgaven mogen nooit op de rekening worden geboekt.

Dubbele boekhouding en jaarrekening

GmbH's moeten dubbel boekhouden. Ze mogen geen kasboekhouding gebruiken om hun winst te berekenen. Ze moeten ook een balans en een winst- en verliesrekening (P&L-rekening) maken aan het einde van het jaar. Afhankelijk van de omvang van het bedrijf moet een onderneming bij haar jaarrekening eventueel ook toelichtingen en een managementverslag voegen. Dit is bedoeld om een duidelijk overzicht te geven van de financiële situatie van de GmbH, rekening houdend met winsten, activa en uitstaande verplichtingen.

Belastingverplichtingen

De belastingregels voor een GmbH zijn ingewikkelder dan voor andere soorten bedrijven. Een GmbH moet belasting over de toegevoegde waarde (btw) betalen, loonbelasting inhouden en vennootschapsbelasting betalen over de winst. Ze moet ook aparte belasting betalen over de handelswinst en kan mogelijk ook vermogenswinstbelasting, overdrachtsbelasting en onroerendezaakbelasting verschuldigd zijn. De boekhouding moet daarom zo worden opgesteld dat alle soorten belastingen correct worden berekend en op tijd worden betaald.

Iedereen die een GmbH wil oprichten of beheren, moet ervoor zorgen dat er vanaf het begin professionele boekhoudstructuren zijn, of dat nu met eigen personeel, een belastingadviseur of geschikte software is. Stripe biedt een krachtig betalingsplatform en kan ook helpen bij het opstellen van financiële rapporten. Bedrijven kunnen met een paar klikken verkooprapporten automatiseren en configureren. Bovendien kunnen ze met Stripe Revenue Recognition de boekhouding van transacties automatiseren om het risico op omissies en fouten te minimaliseren.

Wat betekent de vereiste van dubbele boekhouding?

De vereiste van dubbele boekhouding geldt voor een GmbH vanaf het moment dat deze wordt opgericht en in het handelsregister wordt ingeschreven. Deze vereiste wordt rechtstreeks geïmplementeerd door artikel 238 van het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB). De GmbH moet alle transacties systematisch en zonder uitzondering registreren. Dit betekent dat elke transactie op minstens twee rekeningen moet worden geboekt: één keer op een debetrekening en één keer op een creditrekening. Zo wordt ervoor gezorgd dat zowel de herkomst als de besteding van middelen volledig worden gedocumenteerd. Dubbel boekhouden vormt de basis van de boekhouding bij GmbH's, wat betekent dat het ook als basis dient voor het opstellen van de jaarrekening.

Dubbel boekhouden is heel anders dan boekhouden op kasbasis, wat veel freelancers en kleinere eenmanszaken mogen gebruiken. Bij de kasboekhouding worden alleen de daadwerkelijke inkomsten en uitgaven geregistreerd. Dat betekent dat de inkomsten worden afgezet tegen de uitgaven en dat er geen balans hoeft te worden opgesteld. Bovendien spelen veranderingen in voorraden of afschrijvingen meestal geen grote rol bij de kasboekhouding. Dit maakt het minder tijdrovend, maar het betekent ook dat het niet ideaal is om de activa van een bedrijf weer te geven.

Een ander belangrijk aspect van de boekhouding bij een GmbH is het naleven van de GoBD, ook wel bekend als de "beginselen voor het correct bijhouden en bewaren van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm". Een van de bepalingen van de GoBD is dat boekingen reproduceerbaar, volledig, correct, tijdig en onveranderlijk moeten zijn. Als je niet aan deze eisen voldoet, kan de belastingdienst je hoge boetes opleggen. De belastingdienst kan ook de belastinggrondslag van een bedrijf schatten als er tekortkomingen zijn in de boekhouding (artikel 162 van de Duitse belastingwet (AO)).

Hoe werkt de boekhouding bij GmbH's?

Afhankelijk van hoe groot en hoe je bedrijf is, kan de boekhouding bij een GmbH best een uitdaging zijn. Met een goede aanpak kun je alles goed bijhouden en aan alle verplichtingen voldoen. Hieronder leg ik stap voor stap uit wat je moet doen.

Kies het rekeningstelsel

Begin met het kiezen van een geschikt rekeningstelsel. Het rekeningstelsel is een systeem om grootboeken te categoriseren op basis van de rekeningklasse. Het zorgt ook voor een uniforme structuur voor rekeningnummers, wat de basis vormt voor efficiënte boekingen en een gestructureerde jaarrekening. Twee van de bekendste rekeningstelsels zijn SKR 03 en SKR 04. Het belangrijkste verschil tussen beide zit in de onderverdeling van individuele rekeningen binnen elk rekeningstelsel.

Transacties systematisch registreren

Bij de boekhouding van een GmbH moet elke transactie op minstens twee rekeningen worden bijgehouden: een debetrekening en een creditrekening, volgens het principe van dubbel boekhouden. De debetrekening laat zien waar een waarde vandaan komt, terwijl de creditrekening laat zien waar die naartoe gaat. Typische boekingen zijn aankopen van goederen, materiaalkosten, verkoopopbrengsten, loonkosten, sociale zekerheidskosten, belastingen en afschrijvingen van vaste activa. Bijdragen aan het aandelenkapitaal, vergoedingen aan beherende vennoten of zelfs leningen van leden moeten allemaal correct worden geboekt.

Btw registreren en afdragen

GmbH's zijn meestal btw-plichtig. Dit betekent dat ze btw moeten vermelden op hun uitgaande facturen. De geïnde btw wordt daarna afgedragen aan de belastingdienst. Tegelijkertijd mag de GmbH de btw op inkomende zakelijke facturen als voorbelasting declareren en deze aftrekken van het verschuldigde bedrag. Een nette, correcte administratie is essentieel voor maandelijkse of driemaandelijkse voorlopige btw-aangiften.

Voer loonadministratie

Zodra een GmbH werknemers in dienst neemt, moet het elke maand de juiste loonstrookjes en loonstrookjes maken en deze goed in de boeken zetten. Het gaat niet alleen om het uitbetalen van het nettoloon van werknemers; er zijn ook een aantal wettelijk verplichte heffingen en inhoudingen die moeten worden gedaan. De belangrijkste daarvan zijn:

• Loonbelasting, die wordt ingehouden op het brutoloon van een werknemer en wordt afgedragen aan de belastingdienst
  
• Solidariteitstoeslag en kerkbelasting, indien van toepassing
  
• Sociale premies, inclusief zowel werknemers- als werkgeversbijdragen voor pensioenen, ziektekostenverzekering, zorgverzekering en werkloosheidsverzekering
  

Hier fungeert de GmbH als een incassobureau, dat alle bedragen inhoudt, int en tijdig doorgeeft aan de relevante instanties. De boekhouding moet deze transacties op een transparante manier weergeven en fraudebestendig zijn. Het is ook een goed idee om samen te werken met een salarisadministratie, hetzij intern, hetzij via een extern belastingadvieskantoor. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat ze op betrouwbare wijze voldoen aan de complexe verplichtingen van rapportage aan de belastingdienst en socialezekerheidsinstanties.

Maak een jaarrekening

De boekhouding van een GmbH houdt niet alleen de lopende transacties bij, maar wordt ook specifiek gebruikt om de jaarrekening op te stellen. Dat betekent onder andere dat activa volgens schema worden geboekt, reserves voor voorwaardelijke verplichtingen worden gevormd en overlopende posten correct worden geregistreerd. Regelmatige afstemming van de rekeningen, met name voor bankrekeningen en contanten, zorgt voor duidelijkheid en voorkomt dat er achteraf correcties moeten worden aangebracht. Op de balansdatum moet een inventarisatie worden uitgevoerd en de uitkomst daarvan moet worden verwerkt in de balans. Door een gestructureerde voorbereiding wordt het makkelijker om samen te werken met belastingadviseurs en wordt ook gegarandeerd dat de GmbH haar openbaarmakingsverplichtingen in het Staatsblad op tijd nakomt.

Digitaliseer boekhouding

Tegenwoordig gebruiken veel GmbH's digitale boekhoudoplossingen om hun processen efficiënter te maken. Deze oplossingen omvatten automatische suggesties voor boekingen, digitaal ontvangstbewijsbeheer, optische tekenherkenning op afbeeldingen en pdf's, en API's (Application Programming Interfaces) die rechtstreeks naar belastingadviseurs linken. Voor bedrijven met terugkerende inkomsten (bijvoorbeeld uit abonnementsmodellen of digitale diensten) kan een gespecialiseerde tool zoals Stripe Revenue Recognition bijzonder nuttig zijn. Deze tool verlicht de werklast voor het boekhoudteam van een bedrijf door opbrengsten op de juiste manier en in de juiste periode te erkennen. Tegelijkertijd legt het de basis voor betrouwbare maandelijkse rekeningen en nauwkeurige jaarrekeningen.

Wat zijn de kosten van boekhouding bij GmbH's?

Het beheren van de boekhouding van een GmbH brengt allerlei kosten met zich mee, waar bedrijven rekening mee moeten houden bij het plannen van hun financiën.

Personeelskosten of externe dienstverleners

Personeelskosten, zoals salarissen voor accountants of financiële medewerkers, zijn een van de belangrijkste kostenposten voor bedrijven die hun boekhouding intern doen. Veel GmbH's kiezen ervoor om hun boekhouding uit te besteden aan externe dienstverleners of belastingadviseurs. Voor uitbesteding wordt meestal een uurtarief of een vast bedrag in rekening gebracht, afhankelijk van de omvang van de boekhoudkundige activiteiten en de complexiteit van het bedrijfsmodel. Typische prijsmodellen zijn gebaseerd op het aantal boekingen, de omzet of een vast maandelijks bedrag. Er kunnen ook extra kosten in rekening worden gebracht voor speciale diensten, zoals het opstellen van een jaarrekening of het toezicht op bedrijfsaudits.

Softwarekosten en digitale boekhouding

Bedrijven die digitale boekhoudsystemen gebruiken, kunnen ook softwarekosten hebben, zoals licentiekosten voor boekhoudsoftware, kosten voor API's met banken of belastingadviseurs en kosten voor het digitaal archiveren van ontvangstbewijzen.

Indirecte kosten voor interne arbeid

Er kunnen extra indirecte kosten ontstaan door de tijd die het management of andere medewerkers besteden aan relevante activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan managers die zich bezighouden met boekhoudkundige kwesties of die overleggen met de belastingadviseur van het bedrijf.

Over het algemeen variëren de kosten voor de boekhouding van een GmbH sterk en zijn ze afhankelijk van de omvang van het bedrijf, het bedrijfsvolume en de complexiteit van de transacties. Voor kleine GmbH's met slechts enkele boekingen liggen de maandelijkse kosten doorgaans in de lage honderden, terwijl grotere bedrijven met een uitgebreidere boekhouding rekening moeten houden met aanzienlijk hogere kosten.

Boekhouding bij een GmbH: voorbeelden

Hier zijn twee typische voorbeelden van boekingen bij een GmbH om te laten zien hoe de boekhouding werkt.

Aankoop van goederen met aftrek van voorbelasting

Stel dat een GmbH voor € 10.000 netto aan goederen koopt. De inkomende factuur is € 11.900, inclusief 19% btw. Dit wordt op twee rekeningen geboekt:

• Op de debetrekening: € 10.000 wordt geboekt onder "Aankoop van goederen" en € 1.900 onder "Voorbelasting".
  
• Op de creditrekening: € 11.900 wordt geboekt onder 'Verplichtingen', omdat de factuur nog niet is betaald.
  

Loonlijst met loonbelasting en sociale zekerheid

Een ander voorbeeld is het verwerken van de loonlijst. Stel dat een werknemer een brutosalaris van € 3.000 heeft. De GmbH moet het nettosalaris correct boeken, evenals de loonbelasting, sociale zekerheid en werkgeversbijdragen.

• Op de creditrekening: de uitbetaling van het nettosalaris van ongeveer € 2.000 wordt geboekt onder 'Bank'.
  
• Op de debetrekening: de GmbH boekt de bijbehorende uitgaven onder 'Loonlijst' en de ingehouden bedragen (in totaal de resterende € 1.000) onder 'Loonbelasting' en 'Sociale zekerheid'.
  

Deze voorbeelden laten zien hoe bij dubbel boekhouden elke transactie invloed heeft op minstens twee rekeningen, waardoor het belangrijk is om elk bedrag goed te verdelen. Alleen zo kan de GmbH een overzicht houden van haar financiële situatie en voldoen aan de wettelijke vereisten voor een goede boekhouding.