La sociedad de responsabilidad limitada (GmbH, por sus siglas en alemán) es la forma jurídica más popular para las empresas en Alemania. Pero cuando se trata de la contabilidad, las GmbH están sujetas a requisitos estrictos. Para cumplir la normativa legal, los propietarios de las empresas tienen que conocer bien las normas y procesos especiales de la contabilidad de las GmbH.

En este artículo, analizaremos qué hace que la contabilidad en las GmbH sea única, incluido el requisito de doble entrada, y cómo llevarla a cabo paso a paso. También explicaremos los costes que conlleva la contabilidad en las GmbH y ofreceremos algunos ejemplos prácticos para ilustrarlo.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué tiene de especial la contabilidad en las GmbH?
  
• ¿Qué significa el requisito de doble entrada?
  
• ¿Cómo funciona la contabilidad en las GmbH?
  
• ¿Qué gastos conlleva la contabilidad en las GmbH?
  
• Contabilidad en una GmbH: ejemplos
  

¿Qué tiene de especial la contabilidad en las GmbH?

La contabilidad en una GmbH viene acompañada de requisitos estrictos en cuanto a forma, contenido y plazos. Estos requisitos no sólo actúan como control interno, también cumplen funciones legales y de cumplimiento de la normativa fiscal. Estas son algunas de las áreas en las que las GmbH se diferencian de otras formaciones empresariales comunes.

Capital social y estado del capital

Una GmbH debe demostrar que dispone de un capital social de al menos 25.000 euros en el momento de su fundación (Sección 5, párrafo 1 de la Ley alemana sobre GmbH [GmbHG]). Este capital figura en el balance de apertura y debe contabilizarse correctamente en el patrimonio neto. El principio de preservación del capital está recogido en la ley con el fin de garantizar la estabilidad financiera de la empresa y proteger a los acreedores.

Separación de los activos de la empresa de los activos privados

Las GmbH son entidades jurídicas independientes. Por lo tanto, sus activos deben mantenerse estrictamente separados de los activos privados de sus miembros. Como tal, la cuenta de empresa sólo debe utilizarse para transacciones comerciales. Los gastos privados nunca deben registrarse en la cuenta.

Balance financiero anual y de entrada doble

Las GmbH están obligadas a llevar una contabilidad de entrada doble. No se les permite utilizar una simple contabilidad de caja para calcular sus beneficios. También están obligadas a elaborar un balance y una cuenta de pérdidas y ganancias (declaración de pérdidas y ganancias) al final del ejercicio. Dependiendo de su tamaño, una empresa puede tener que adjuntar notas y un informe de gestión a su estado financiero anual, si corresponde. Esto se hace con el fin de ofrecer un resumen claro de la situación financiera de la empresa, teniendo en cuenta los beneficios, los activos y los pasivos pendientes.

Obligaciones fiscales

Los requisitos fiscales de una GmbH son más complejos en comparación con otros tipos de empresas. Una GmbH debe remitir impuesto sobre el valor añadido (IVA), retener el impuesto sobre nóminas y pagar el impuesto de sociedades sobre sus beneficios. También está sujeta a un impuesto separado sobre sus beneficios comerciales y podría estar sujeta al impuesto sobre plusvalías, al impuesto sobre transmisiones de bienes inmuebles y al impuesto sobre bienes inmuebles. Por lo tanto, las cuentas deben elaborarse de forma que todos los tipos de impuestos se calculen correctamente y se remitan a tiempo.

Cualquiera que desee crear o gestionar una GmbH debe asegurarse de que existen estructuras contables profesionales desde el principio, ya sea utilizando personal interno, un asesor fiscal o una solución de software adecuada. Stripe ofrece una plataforma de pagos de alto rendimiento y también puede ayudar a preparar informes financieros. Las empresas pueden automatizar y configurar los informes de ventas con sólo unos clics. Además, con Stripe Revenue Recognition, pueden automatizar la contabilidad de las transacciones para minimizar el riesgo de omisiones y errores.

¿Qué significa el requisito de doble entrada?

El requisito de la entrada doble se aplica a una GmbH desde el momento de su constitución e inscripción en el Registro Mercantil. Este requisito se aplica directamente en la Sección 238 del Código de Comercio alemán (HGB, por sus siglas en alemán). La GmbH debe registrar todas las transacciones de forma sistemática y sin excepciones. Esto requiere que cada transacción se contabilice en al menos dos cuentas: en una cuenta de débito y en una cuenta de crédito. Esto garantiza que tanto la fuente como la disposición de los fondos estén plenamente documentadas. La contabilidad por entrada doble constituye la base de la contabilidad en las GmbH, lo que significa que también sirve de base para preparar el estado financiero anual.

La contabilidad de entrada doble es muy diferente a la contabilidad de caja, que muchos autónomos y pequeñas empresas tienen derecho a utilizar. La contabilidad de caja sólo registra las entradas y salidas reales de efectivo. Eso significa que los beneficios se miden con respecto a los gastos y no es necesario preparar un balance. Además, los cambios en las existencias o las amortizaciones no suelen tener mucha función en la contabilidad de caja. Esto hace que consuma menos tiempo, aunque también significa que no es ideal para reflejar los activos de una empresa.

Otro aspecto clave de la contabilidad en una GmbH es el cumplimiento de la normativa GoBD, también conocida como «principios para la correcta gestión y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico». Una de las estipulaciones del GoBD es que los asientos deben ser reproducibles, completos, correctos, puntuales e inalterables. El incumplimiento de estos requisitos puede dar lugar a grandes multas impuestas por la oficina fiscal. La Agencia Tributaria también puede estimar la base imponible de una empresa en caso de deficiencias en su contabilidad (Sección 162 del Código Fiscal de Alemania (AO)).

¿Cómo funciona la contabilidad en las sociedades de responsabilidad limitada (GmbH, por sus siglas en alemán)?

Dependiendo del tamaño y la estructura de la empresa, la contabilidad en una GmbH puede ser una tarea increíblemente exigente. Un enfoque sistemático puede ayudarle a mantener un resumen claro y a cumplir con todas las obligaciones. Eso es lo que hay que hacer, paso a paso.

Crear un plan de contabilidad

Empieza eligiendo un plan de contabilidad adecuado. El plan de contabilidad es un sistema para clasificar los libros contables según la clase de cuenta. También establece una estructura unificada para los números de cuenta, sentando las bases para una contabilización eficaz y un estado financiero anual estructurado. Dos de los planes de cuentas más conocidos son el SKR 03 y el SKR 04. La principal diferencia entre ambos radica en la subdivisión de las cuentas particulares dentro de cada plan de contabilidad.

Registra las transacciones sistemáticamente

La contabilidad en una GmbH requiere que cada transacción se registre en al menos dos cuentas (una de débito y otra de crédito) de acuerdo con el principio de la contabilidad de doble entrada. Mientras que la cuenta de débito indica de dónde procede un valor, la cuenta de crédito muestra adónde va. Las contabilidades típicas incluyen las compras de bienes, los costes de material, los ingresos por ventas, las nóminas, los gastos de la seguridad social, los impuestos y las amortizaciones de activos no corrientes. Las aportaciones al capital social, las remuneraciones pagadas a los socios gestores o incluso los préstamos de los socios deben contabilizarse correctamente.

Registrar y remitir el IVA

En general, las GmbH están sujetas al IVA. Esto significa que deben indicar el IVA en sus facturas emitidas. El IVA que se cobra se remite posteriormente a la oficina fiscal. Al mismo tiempo, la GmbH puede reclamar el IVA de las facturas entrantes de la empresa como los impuestos soportados y deducirlos del importe que debe. Es esencial llevar un registro ordenado y correcto de las declaraciones preliminares del IVA mensuales o trimestrales.

Realizar la contabilidad de nóminas

En cuanto una GmbH contrata empleados, debe preparar mensualmente nóminas y cheques correctos y registrarlos adecuadamente en los libros. No se trata sólo de pagar los salarios netos de los empleados; hay una serie de gravámenes y deducciones por mandato legal que deben realizarse. Las más importantes son:

• Impuesto sobre la nómina, que se retiene del salario bruto de un empleado y se remite a la oficina fiscal.
  
• Recargo solidario e impuesto eclesiástico, si procede.
  
• Cotizaciones a la seguridad social, incluidas las contribuciones tanto del empleado como del empleador a las pensiones, el seguro de salud, el seguro de dependencia y el seguro de desempleo.
  

En este caso, la GmbH actúa como una agencia de cobro, reteniendo, cobrando y pasando a tiempo todas las cantidades a los organismos pertinentes. Las cuentas deben reflejar estas transacciones de forma transparente y a prueba de manipulaciones. También es una buena idea trabajar con un departamento de nóminas, ya sea interno o a través de una asesoría fiscal externa. Las empresas tienen que asegurarse de cumplir eficazmente las complejas obligaciones de información a la Agencia Tributaria y a los organismos de la seguridad social.

Preparar un estado financiero anual

Las cuentas de una GmbH no sólo registran las transacciones en curso, también se utilizan específicamente para preparar el estado financiero anual. Eso significa anotar los activos según lo previsto, crear reservas para pasivos contingentes y registrar correctamente los devengos y aplazamientos, entre otras cosas. La conciliación regular de las cuentas, especialmente de las cuentas bancarias y de caja, garantiza la claridad y evita la necesidad de correcciones retroactivas. En la fecha del balance debe realizarse un inventario y su resultado debe reflejar dicho balance. Los preparativos estructurados facilitan la colaboración con los asesores fiscales y también garantizan que la GmbH cumpla a tiempo con sus obligaciones de información en la Federal Gazette.

Digitalizar la contabilidad

Hoy en día, muchas empresas confían en las soluciones de contabilidad digital para que sus procesos sean más eficaces. Las soluciones incluyen sugerencias automatizadas de contabilización, gestión de recibos digitales, reconocimiento óptico de caracteres en imágenes y PDF, e interfaces de programación de aplicaciones (API) que gravan directamente a los asesores fiscales. Para las empresas con ingresos recurrentes (por ejemplo, procedentes de modelos de suscripción o servicios digitales), una herramienta especializada como Stripe Revenue Recognition puede resultar especialmente útil. Esta herramienta alivia la carga de trabajo del equipo de contabilidad de una empresa al reconocer los ingresos de forma coherente y en el periodo correcto. Al mismo tiempo, sienta las bases para unas cuentas mensuales fiables y unos estados financieros anuales precisos.

¿Qué gastos conlleva la contabilidad en las GmbH?

La gestión de la contabilidad de una GmbH conlleva una serie de costes diferentes, que las empresas deben tener en cuenta a la hora de planificar sus finanzas.

Costes de personal o proveedores de servicios externos

Los costes de personal, es decir, los salarios de los contables o de los miembros del equipo financiero, son uno de los factores más importantes para las empresas que gestionan sus cuentas internamente. Por otro lado, muchas GmbH optan por externalizar su contabilidad con proveedores de servicios externos o asesores fiscales. La externalización suele conllevar una comisión horaria o fija, en función del alcance de las actividades de contabilidad y de la complejidad del modelo de negocio. Los modelos de precios típicos se establecen en función del número de registros contables, el importe de los ingresos o una comisión mensual fija. También se pueden cobrar costes adicionales por servicios especiales, como la preparación de un estado financiero anual o la supervisión de las auditorías de la empresa.

Costes de software y contabilidad digital

Las empresas que utilizan sistemas de contabilidad digital también pueden incurrir en gastos de software, incluidos los derechos de licencia de los programas de contabilidad, los costes de las API con bancos o asesorías fiscales y los gastos del archivo digital de recibos.

Costes indirectos por mano de obra interna

Se puede incurrir en costes indirectos adicionales como resultado del tiempo dedicado a actividades relevantes por la dirección u otros empleados. Puede tratarse, por ejemplo, de directivos que se ocupan de cuestiones contables o de la coordinación con la asesoría fiscal de la empresa.

En general, los costes de la contabilidad de una GmbH varían mucho y dependen del tamaño de la empresa, de su volumen de negocio y de la complejidad de sus transacciones. En el caso de las GmbH pequeñas con sólo unos pocos asientos contables, los costes mensuales suelen ser de uno cientos de euros, mientras que las empresas más grandes con una contabilidad más completa deben prever un desembolso significativamente mayor.

Contabilidad en una GmbH: ejemplos

He aquí dos ejemplos típicos de contabilidad de una GmbH para ayudar a ilustrar cómo funciona.

Compra de bienes con deducción del impuesto soportado

Supongamos que una GmbH adquiere mercancías por valor de 10.000 euros netos. La factura recibida asciende a 11.900 euros, IVA incluido a un tipo del 19 %. Este importe se contabiliza en dos cuentas:

• En la cuenta deudora: se contabilizan 10.000 euros por «compra de mercancías» y 1.900 euros por «IVA soportado».
  
• En la cuenta de crédito: se contabilizan 11.900 euros en el «pasivo» porque la factura aún no se ha pagado.
  

Nómina con el impuesto sobre la nómina y la seguridad social

Otro ejemplo es la gestión de las nóminas. Supongamos que un empleado tiene un salario bruto de 3000 euros. La GmbH debe contabilizar correctamente el salario neto, así como el impuesto sobre nóminas, la seguridad social y las cotizaciones del empleador.

• En la cuenta de crédito: la transferencia del salario neto de unos 2000 euros se contabiliza en el «banco».
  
• En la cuenta deudora: la GmbH contabiliza el gasto correspondiente en «nómina» y las cantidades retenidas (que suman los 1000 euros restantes) en «impuesto sobre la nómina» y «seguridad social».
  

Estos ejemplos muestran cómo, con la contabilidad de entrada doble, cada transacción afecta al menos a dos cuentas, lo que hace que la asignación correcta de cada importe sea clave. Es la única manera de que la GmbH pueda mantener un resumen de su situación financiera y cumplir sus requisitos legales de llevar una contabilidad adecuada.