La empresa de responsabilidad limitada (Unternehmergesellschaft, o UG) es una forma jurídica especial en Alemania. Este tipo de empresa es la más adecuada para los fundadores de empresas comerciales con bajo capital inicial. Se introdujo en 2008 como una variación flexible de la empresa de responsabilidad limitada (GmbH), que equivale aproximadamente a una empresa de responsabilidad limitada (LLC), y ofrece una limitación de responsabilidad comparable. Quizás te preguntes: ¿cuáles son los requisitos de una UG para los estados financieros anuales?

En este artículo se explica por qué las UG tienen que preparar y publicar estados financieros anuales y su importancia. También se explica qué debe contener un estado financiero anual y cómo prepararlo.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Una UG tiene que preparar un estado financiero anual?
  
• ¿Una UG tiene que publicar un estado financiero anual?
  
• ¿Por qué son importantes los estados financieros anuales para los UG?
  
• ¿Qué se incluye en un estado financiero anual de una UG?
  
• ¿Cómo se prepara un estado financiero anual para una UG en Alemania?
  
• Ejemplo de estado financiero anual para una UG
  

¿Una UG tiene que preparar un estado financiero anual?

Al igual que una GmbH, una UG está obligada por ley a preparar un estado financiero anual todos los años. Esta obligación se establece en el artículo 242 del Código de Comercio alemán (HGB) junto con el artículo 264. Una UG puede preparar el estado financiero anual internamente o contratar a un asesor fiscal.

Una UG se denomina a veces «GmbH de 1 euro» o «mini GmbH». Esto se debe a que las UG son un tipo especial de GmbH. Si bien los fundadores de una GmbH están obligados a pagar al menos 25.000 € en capital social, una UG se puede constituir por solo 1 €. Sin embargo, una vez que se ha constituido, debe retener una cuarta parte de los beneficios anuales hasta que su capital social alcance los 25.000 €. Tan pronto como alcance este umbral, la UG se puede convertir en GmbH.

La UG es la «hermana menor» de la GmbH y no se considera una forma jurídica separada. En cambio, una UG es una GmbH sujeta a reglamentos especiales, de conformidad con el artículo 5a de la Ley alemana de sociedades de responsabilidad limitada (GmbHG). Por ejemplo, está obligada a incluir la frase «haftungsbeschränkt» («responsabilidad limitada») en su nombre para distinguirla claramente de una GmbH. A parte de esto, no hay otra diferencia entre una GmbH y una UG al preparar un estado financiero anual.

¿Una UG tiene que publicar un estado financiero anual?

La UG debe preparar un estado financiero anual y hacerlo público. Esta obligación de información está consagrada en la ley en su artículo 325 y se aplica independientemente del tamaño o los ingresos de la empresa. Sin embargo, las pequeñas empresas de capital (artículo 267 del HGB) y las empresas de microcapital (artículo 267a del HGB) pueden aplicar exenciones en cuanto al contenido y el alcance de la publicación.

La obligación fundamental de publicar se aplica sin limitación a todas las empresas emprendedoras. Las UG deben presentar su estado financiero anual en un plazo de 12 meses a partir del final del ejercicio económico, incluso si la empresa no ha obtenido ingresos durante ese período. Los estados se publican electrónicamente en el Boletín Federal y el Registro Mercantil. El incumplimiento de este plazo podría dar lugar a que la Oficina Federal de Justicia impusiera una multa no inferior a 2500 euros. Si las UG no cumplen con su obligación de divulgación a pesar de haberse solicitado, se les podría imponer una multa administrativa varias veces o aumentarla.

En condiciones de administrar una empresa, la divulgación puntual también envía un mensaje positivo a los socios de la empresa, bancos e inversores. Muestra que la empresa se está administrando adecuadamente. Incumplir constantemente esta obligación corre el riesgo de sanciones financieras y daños a la reputación.

¿Por qué son importantes los estados financieros anuales para las UG?

El estado financiero anual de una UG es una obligación legal, pero también es importante por otras razones. Por ejemplo, es una herramienta clave para monitorear y evaluar la situación financiera de la empresa. Para la gerencia, proporciona una base sólida para tomar decisiones empresariales respaldadas por datos. Puede mostrar cómo se comparan los beneficios año tras año, qué costes están disminuyendo el beneficio neto o dónde tiene reservas o margen de inversión. El estado financiero anual crea transparencia con respecto al estatus quo y el crecimiento financiero de una UG.

También proporciona a terceros una base fiable para evaluar la situación financiera de la empresa. El estado financiero anual suele ser el primer lugar que los bancos buscan cuando negocian un préstamo o donde buscan nuevos clientes potenciales cuando otorgan un contrato importante. Un estado financiero anual bien presentado puede dar a una UG una ventaja competitiva.

Por último, el estado financiero anual también es importante para la Oficina fiscal central federal (BZSt), que se utiliza como base para calcular el beneficio gravable, lo que afecta directamente al importe de la responsabilidad de una UG en impuestos societarios e impuestos comerciales. Un estado financiero anual cuidadosamente preparado puede ayudar a una UG a evitar ambigüedades sobre tributación o atrasos innecesarios.

¿Qué se incluye en un estado financiero anual de una UG?

El estado financiero anual de una UG consta de al menos dos partes: el estado de pérdidas y ganancias (estado de P&L) y el balance.

La declaración de P&L proporciona un resumen de lo exitoso que ha sido una UG durante un período específico, generalmente un ejercicio financiero. Es obligatoria para cada empresa, según el artículo 242.2 del HGB. La declaración de P&L compara beneficios logrados con gastos incurridos para mostrar si una empresa ha tenido pérdidas o ganancias. A diferencia de los trabajadores autónomos, los propietarios de pequeñas empresas y los propietarios de empresas con bajos ingresos, las UG no pueden usar la contabilidad de caja. La contabilidad de caja es un método simplificado para calcular los beneficios.

El balance de una UG ilustra los activos y la situación financiera de la empresa a una fecha determinada. De acuerdo con la normativa del HGB, se divide en activos y pasivos (Secciones 242, 243, 264 y 266). El lado de los activos registra los activos corrientes y no corrientes (por ejemplo, bienes inmuebles, equipos, cuentas por cobrar o saldos bancarios). El lado de los pasivos informa del capital, los pasivos y las ganancias o pérdidas del año del extracto de P&L. Las cifras suelen compararse con el saldo inicial al inicio del ejercicio o cuando se fundó la UG.

Otros documentos

Dependiendo del tamaño de la empresa, el estado financiero anual debe incluir notas y un informe de gestión además del balance y el estado de cuenta de P&L.

El informe de gestión explica el estado financiero anual. Proporciona información adicional sobre el estatus del ejercicio, los resultados logrados y la situación financiera actual de la empresa. Debe ofrecer un análisis completo y equilibrado apropiado para el alcance y la complejidad de la empresa. Las notas proporcionan información y explicaciones adicionales de ciertas partidas en el balance y el estado de P&L.

Las empresas de mediano y gran capital (artículo 267 del HGB) están obligadas a preparar notas e informes de gestión, pero también pueden aplicar determinadas exenciones en cuanto a su alcance y contenido; no están obligadas a preparar informes de gestión (artículo 326.1 del HGB).

Además, las sociedades de microcapital (artículo 267a del HGB) no están obligadas a preparar notas si la información necesaria se proporciona directamente en el balance. En este caso, tampoco están obligadas a preparar un informe de gestión (artículo 326.2 del HGB).

¿Cómo se prepara un estado financiero anual para una UG en Alemania?

Tanto si una empresa prepara internamente el estado financiero anual como si contrata a un asesor fiscal para que lo prepare, un enfoque estructurado es clave. El proceso comienza con una contabilidad adecuada. Todas las transacciones de un año determinado deben registrarse correctamente, en su totalidad y en pedido cronológico. Al final del año, las empresas pueden utilizar estos registros para hacer un balance y determinar los activos del año.

En el caso de las empresas con ingresos recurrentes, en particular, puede tener sentido emplear herramientas especializadas como Stripe Revenue Recognition. Revenue Recognition garantiza que todos los beneficios se asignen al período del informe correcto para proporcionarte datos de ingresos periódicos fiables para calcular los beneficios. Revenue Recognition también reduce el riesgo de errores contables o transacciones fallidas. Los pagos recurrentes, las notas de crédito o pagos parciales se registran correctamente.

Una vez que todos los datos se hayan recopilado y estructurado por completo, las empresas deben generar un balance y un extracto de P&L. Asegúrate de indicar partidas separadas según lo estipulado por el HGB, especialmente los artículos 266 y 275. Las UG más pequeñas pueden aplicar un desglose simplificado de las partidas.

Si se requiere que la empresa prepare notas, debe agregar las explicaciones necesarias, como amortizaciones, reservas o pasivos contingentes. Adicionalmente, se requieren UG más grandes para compilar un informe de gestión que describa el curso de la empresa y la situación actual de la empresa con más detalle.

Una vez que se han preparado todas las partes del estado financiero anual, la gerencia debe adoptar el estado y hacer que se audite según sea necesario. Las empresas medianas y grandes están obligadas a someterse a auditoría, y un auditor neutral debe supervisar la preparación del estado financiero anual. Una vez que la junta general anual (AGM) haya aprobado el estado financiero anual, el último paso es publicarlo en el Boletín Federal o el Registro Mercantil.

Ejemplo de extracto financiero anual para una UG

A continuación, proporcionamos un ejemplo de un estado financiero anual para una UG, que incluye los dos componentes principales: un estado de cuenta de P&L y un balance.

Ejemplo de extracto de P&L

Ejemplo de balance

Estos ejemplos ilustran cómo puede ser un simple estado financiero anual para una UG. Con la preparación adecuada, y aceptando herramientas digitales como Stripe Revenue Recognition cuando sea necesario, preparar el estado financiero anual para una UG puede ser fácil. Al hacerlo, se puede permitir a una UG cumplir con la normativa legal y obtener información valiosa sobre la situación financiera de la empresa.