La sociedad empresarial de responsabilidad limitada (Unternehmergesellschaft, o UG) es una estructura legal especial en Alemania. Este tipo de empresa es el más adecuado para los fundadores de empresas comerciales con un capital inicial bajo. Se introdujo en 2008 como una variante flexible de la sociedad de responsabilidad limitada (GmbH), que equivale aproximadamente a una sociedad de responsabilidad limitada (SRL), y ofrece una limitación de responsabilidad comparable. Quizás te preguntes: ¿cuáles son los requisitos de la UG para los estados financieros anuales?

En este artículo, se explica por qué las UG tienen que preparar y publicar estados financieros anuales y su importancia. También explicamos qué debe contener un estado financiero anual y cómo prepararlo.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Una UG tiene que preparar un estado financiero anual?
  
• ¿Una UG tiene que publicar un balance financiero anual?
  
• ¿Por qué son importantes los estados financieros anuales para las UG?
  
• ¿Qué se incluye en un estado financiero anual de una UG?
  
• ¿Cómo se prepara un balance financiero anual para una UG en Alemania?
  
• Ejemplo de estado financiero anual para una UG
  

¿Una UG tiene que preparar un estado financiero anual?

Al igual que una GmbH, una UG está obligada por ley a preparar un estado financiero anual cada año. Esta obligación se establece en el Artículo 242 del Código de Comercio alemán (HGB) junto con el Artículo 264. Una UG puede preparar el estado financiero anual internamente o contratar a un asesor fiscal.

A veces se denomina a una UG "1-euro-GmbH" o "mini-GmbH". Esto se debe a que las UG son un tipo especial de GmbH. Mientras que los fundadores de una GmbH deben desembolsar al menos 25 000 euros de capital social, una UG puede constituirse por solo 1 euro. Sin embargo, una vez constituida, debe retener una cuarta parte de los beneficios anuales hasta que su capital social alcance los 25 000 euros. En cuanto alcance este umbral, la UG podrá convertirse en una GmbH.

La UG es la "hermana pequeña" de la GmbH y no se considera una estructura legal independiente. En su lugar, una UG es una GmbH que está sujeta a una normativa especial, según la Sección 5a de la Ley alemana de Sociedades de Responsabilidad Limitada (GmbHG). Por ejemplo, está obligada a incluir la frase "haftungsbeschränkt" ("responsabilidad limitada") en su nombre para distinguirla claramente de una GmbH. Además, no existe ninguna diferencia entre una GmbH y una UG a la hora de preparar un estado financiero anual.

¿Una UG tiene que publicar un balance financiero anual?

La UG está obligada a preparar un estado financiero anual y ponerlo a disposición del público. Esta obligación de divulgación está consagrada por ley en la Sección 325 del HGB y se aplica independientemente del tamaño o los ingresos de la empresa. Sin embargo, las empresas de pequeño capital (Sección 267 del HGB) y las empresas de microcapital (Sección 267a del HGB) pueden aplicar exenciones en cuanto al contenido y el alcance de la publicación.

La obligación fundamental de publicar se aplica a todas las empresas emprendedoras sin limitación. Una UG debe presentar su declaración fiscal anual dentro de los 12 meses siguientes al cierre del ejercicio, incluso si la empresa no ha obtenido ganancias durante este periodo. Los estados financieros se publican electrónicamente en la Gaceta Federal y en el Registro Mercantil. El incumplimiento de este plazo puede dar lugar a que la Oficina Federal de Justicia (OFJ) imponga una multa no inferior a 2500 euros. Si la UG no cumple con su obligación de divulgación a pesar de haber sido requerida para ello, podría imponérsele una multa administrativa múltiple o incrementada.

En términos de gestión de una empresa, la declaración puntual también envía un mensaje positivo a los socios comerciales, los bancos y los inversores. Demuestra que la empresa se está gestionando adecuadamente. El incumplimiento sistemático de esta obligación conlleva el riesgo de sanciones económicas y daños a la reputación.

¿Por qué son importantes los estados financieros anuales para las UG?

El estado financiero anual de una UG es una obligación legal, pero también es importante por otras razones. Por ejemplo, es una herramienta clave para supervisar y evaluar la situación financiera de la empresa. Para la dirección, proporciona una base sólida para tomar decisiones empresariales respaldadas por datos. Puede mostrar cómo se comparan las ganancias de un año a otro, qué costos están reduciendo el beneficio neto o dónde tiene la empresa reservas o margen para invertir. El estado financiero anual crea transparencia sobre el estado y el crecimiento financiero de una UG.

También proporciona a terceros una base fiable para evaluar la situación financiera de la empresa. Con frecuencia, el estado financiero anual es el primer lugar en el que miran los bancos a la hora de negociar un préstamo o en el que se fijan los posibles nuevos clientes a la hora de adjudicar un contrato importante. Un estado financiero anual bien presentado puede dar a una UG una ventaja competitiva.

Por último, el balance anual también es importante para la Agencia Fiscal Central Federal (BZSt). Se utiliza como base para calcular el beneficio imponible, por lo que influye directamente en el importe de la obligación de un UG en impuesto a las ganancias e impuesto sobre actividades económicas. Un estado financiero anual cuidadosamente preparado puede ayudar a una UG a evitar ambigüedades sobre la tributación o atrasos innecesarios.

¿Qué incluye un estado financiero anual para una UG?

El estado financiero anual de una UG consta de al menos dos partes: la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance general.

El estado de pérdidas y ganancias ofrece un resumen del éxito de una UG durante un periodo específico, normalmente un ejercicio financiero. Es obligatorio para toda empresa, según el artículo 242.2 del HGB. El estado de pérdidas y ganancias compara las ganancias obtenidas con los gastos incurridos para mostrar si una empresa ha tenido pérdidas o ganancias. A diferencia de los autónomos, los propietarios de pequeñas empresas y los titulares de empresas con pocos ingresos, las UG no están autorizadas a utilizar la contabilidad de caja. La contabilidad de caja es un método simplificado para calcular los beneficios.

El balance general de una UG ilustra los activos y la situación financiera de la empresa en una fecha determinada. De acuerdo con la normativa del HGB, se divide en activo y pasivo (secciones 242, 243, 264 y 266). El lado del activo registra los activos corrientes y no corrientes (por ejemplo, bienes inmuebles, equipos, cuentas a cobrar o saldos bancarios). El lado del pasivo informa sobre los fondos propios, el pasivo y las ganancias o pérdidas del ejercicio procedentes del estado de pérdidas y ganancias. Las cifras suelen compararse con el saldo inicial al comienzo del ejercicio o cuando se fundó la UG.

Otros documentos

Dependiendo del tamaño de la empresa, el estado financiero anual debe incluir notas y un informe de gestión además del balance y el estado de pérdidas y ganancias.

El informe de gestión explica el estado financiero anual. Proporciona información adicional sobre el estado del ejercicio, los resultados obtenidos y la situación financiera actual de la empresa. Debe ofrecer un análisis completo y equilibrado adecuado al alcance y la complejidad de la empresa. Las notas proporcionan información adicional y explicaciones sobre determinadas partidas del balance y del estado de pérdidas y ganancias.

Las medianas y grandes empresas de capital (artículo 267 del HGB) están obligadas a elaborar tanto notas como informes de gestión. Las pequeñas empresas de capital también deben elaborar notas, pero pueden aplicar ciertas exenciones en cuanto a su alcance y contenido. No están obligadas a elaborar informes administrados (Sección 326.1 del HGB).

Además, las empresas de microcapital (Sección 267a del HGB) no están obligadas a preparar notas, si la información necesaria se facilita directamente en el balance. En este caso, tampoco están obligadas a preparar un informe de gestión (Sección 326.2 del HGB).

¿Cómo se prepara un balance financiero anual para una UG en Alemania?

Tanto si una empresa prepara el estado financiero anual internamente como si contrata a un asesor fiscal para que lo haga, es fundamental adoptar un enfoque estructurado. El proceso comienza con una contabilidad adecuada. Todas las transacciones de un año determinado deben registrarse correctamente, en su totalidad y por orden cronológico. Al final del año, las empresas pueden utilizar estos registros para hacer balance y determinar los activos del ejercicio.

Para las empresas con ingresos recurrentes, en particular, puede tener sentido emplear herramientas especializadas como Stripe Revenue Recognition. Revenue Recognition garantiza que todas las ganancias se asignen al período de información correcto para ofrecerte datos de ingresos periódicos fiables para calcular los beneficios. Revenue Recognition también reduce el riesgo de errores contables o transacciones fallidas. Los pagos recurrentes, las notas de crédito o los pagos parciales se registran correctamente.

En cuanto se hayan cobrado y estructurado todos los datos, las empresas deben generar un balance y un estado de pérdidas y ganancias. Asegúrate de indicar las partidas por separado tal y como estipula el HGB, especialmente las secciones 266 y 275. Las UG más pequeñas pueden aplicar un desglose simplificado de partidas.

Si la empresa está obligada a elaborar notas, deberá añadir las explicaciones necesarias, como amortizaciones, reservas o pasivos contingentes. A las UG más grandes se les exige además que elaboren un informe de gestión que describa con más detalle la marcha de los negocios y la situación actual de la empresa.

Una vez que estén preparadas todas las partes del estado financiero anual, la dirección debe aprobar el estado y someterlo a la auditoría necesaria. Las UG medianas y grandes están obligadas a someterse a una auditoría, y un auditor neutral debe supervisar la preparación del estado financiero anual. Una vez que la asamblea general anual (AGA) ha aprobado el estado financiero anual, el último paso es publicarlo en la Gaceta Federal o en el Registro Mercantil.

Ejemplo de estado financiero anual para una UG

A continuación, te ofrecemos un ejemplo de estado financiero anual de una UG, que incluye los dos componentes principales: un estado de pérdidas y ganancias y un balance.

Ejemplo de cuenta de pérdidas y ganancias

Ejemplo de balance general

Estos ejemplos ilustran cómo puede ser un sencillo estado financiero anual para una UG. Con la preparación adecuada y el soporte de herramientas digitales como Stripe Revenue Recognition cuando sea necesario, preparar el estado financiero anual de un grupo de usuarios puede ser fácil. Hacerlo puede permitir a una UG cumplir la normativa legal y obtener información valiosa sobre la situación financiera de la empresa.