De ondernemingsvennootschap met beperkte aansprakelijkheid (Unternehmergesellschaft, of UG) is een speciale rechtsvorm in Duitsland. Dit bedrijfstype is het meest geschikt voor mensen die een bedrijf willen starten met weinig startkapitaal. Het werd in 2008 geïntroduceerd als een flexibele variant van de vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (GmbH) – die ongeveer overeenkomt met een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (LLC) – en biedt een vergelijkbare beperking van aansprakelijkheid. Je vraagt je misschien af: wat zijn de UG-vereisten voor jaarrekeningen?

In dit artikel wordt uitgelegd waarom UG's jaarrekeningen moeten opstellen en publiceren en wat het belang daarvan is. We leggen ook uit wat een jaarrekening moet bevatten en hoe je die opstelt.

Wat staat er in dit artikel?

• Moet een UG een jaarrekening opstellen?
  
• Moet een UG een jaarrekening publiceren?
  
• Waarom zijn jaarrekeningen belangrijk voor UG's?
  
• Wat staat er in een jaarrekening voor een UG?
  
• Hoe stel je een jaarrekening op voor een UG in Duitsland?
  
• Voorbeeld van een jaarrekening voor een UG
  

Moet een UG een jaarrekening opstellen?

Net als een GmbH is een UG wettelijk verplicht om elk jaar een jaarrekening op te stellen. Deze verplichting is vastgelegd in artikel 242 van het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB) in combinatie met artikel 264. Een UG kan de jaarrekening zelf opstellen of een belastingadviseur inschakelen.

Een UG wordt soms een “1-euro-GmbH” of “mini-GmbH” genoemd. Dit komt omdat UGs een speciaal type GmbH zijn. Terwijl oprichters van een GmbH minimaal € 25.000 aan aandelenkapitaal moeten inleggen, kan een UG voor slechts € 1 worden opgericht. Na de oprichting moet een UG echter een kwart van de jaarlijkse winst inhouden totdat het aandelenkapitaal € 25.000 bedraagt. Zodra deze drempel is bereikt, kan de UG worden omgezet in een GmbH.

De UG is de ‘kleine zus’ van de GmbH en wordt niet als een aparte rechtsvorm gezien. In plaats daarvan is een UG een GmbH die onder speciale regels valt, volgens artikel 5a van de Duitse wet op vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (GmbHG). Zo moet ze bijvoorbeeld de woorden ‘haftungsbeschränkt’ (‘beperkte aansprakelijkheid’) in haar naam hebben om duidelijk te laten zien dat ze niet een GmbH is. Verder is er geen verschil tussen een GmbH en een UG bij het opstellen van een jaarrekening.

Moet een UG een jaarrekening publiceren?

De UG is verplicht om een jaarrekening op te stellen en deze openbaar te maken. Deze openbaarmakingsplicht is vastgelegd in artikel 325 van het HGB en geldt ongeacht de omvang of omzet van de onderneming. Kleine kapitaalvennootschappen (artikel 267 van het HGB) en microkapitaalvennootschappen (artikel 267a van het HGB) kunnen echter vrijstellingen aanvragen met betrekking tot de inhoud en de omvang van de publicatie.

De fundamentele openbaarmakingsverplichting geldt zonder beperking voor alle ondernemingen. Een UG moet haar jaarrekening binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar indienen, ook als de onderneming in die periode geen omzet heeft behaald. De jaarrekeningen worden elektronisch gepubliceerd in het Bundesanzeiger en het Handelsregister. Als deze termijn niet wordt nageleefd, kan het Bundesamt für Justiz (BFJ) een boete opleggen van minimaal € 2.500. Als de UG ondanks een verzoek daartoe niet aan zijn openbaarmakingsverplichting voldoet, kan een administratieve boete meerdere keren worden opgelegd of verhoogd.

Wat het beheer van een onderneming betreft, geeft tijdige openbaarmaking ook een positief signaal af aan zakenpartners, banken en investeerders. Het toont aan dat de onderneming goed wordt beheerd. Als je deze verplichting consequent niet nakomt, loop je het risico op financiële sancties en reputatieschade.

Waarom zijn jaarrekeningen belangrijk voor UG's?

De jaarrekening van een UG is een wettelijke verplichting, maar is ook om andere redenen belangrijk. Het is bijvoorbeeld een belangrijk instrument voor het monitoren en beoordelen van de financiële positie van de onderneming. Voor het management biedt het een solide basis voor het nemen van zakelijke beslissingen die worden ondersteund door gegevens. Het kan laten zien hoe de winst zich van jaar tot jaar ontwikkelt, welke kosten de nettowinst drukken of waar het bedrijf reserves of ruimte voor investeringen heeft. De jaarrekening zorgt voor transparantie over de status quo en de financiële groei van een UG.

Het biedt ook derden een betrouwbare basis voor het beoordelen van de financiële positie van de onderneming. De jaarrekening is vaak het eerste waar banken naar kijken bij het onderhandelen over een lening of waar potentiële nieuwe klanten naar kijken bij het toekennen van een groot contract. Een overzichtelijk gepresenteerde jaarrekening kan een UG een concurrentievoordeel opleveren.

Ten slotte is de jaarrekening ook belangrijk voor de Federale Centrale Belastingdienst (BZSt). Deze wordt gebruikt als basis voor de berekening van de belastbare winst en heeft dus een directe invloed op het bedrag dat een UG verschuldigd is aan vennootschapsbelasting en omzetbelasting. Een zorgvuldig opgestelde jaarrekening kan een UG helpen om onduidelijkheid over belastingheffing of onnodige achterstanden te voorkomen.

Wat staat er in een jaarrekening voor een UG?

De jaarrekening voor een UG bestaat uit ten minste twee delen: de winst- en verliesrekening (P&L-rekening) en de balans.

De P&L-rekening geeft een overzicht van hoe succesvol een UG in een bepaalde periode, meestal een boekjaar, is geweest. Volgens artikel 242.2 van het HGB is dit verplicht voor elke onderneming. De P&L-rekening vergelijkt de behaalde inkomsten met de gemaakte kosten om aan te tonen of een onderneming verlies of winst heeft gemaakt. In tegenstelling tot freelancers, eigenaren van kleine bedrijven en ondernemers met een lage omzet, mogen UG's geen contante boekhouding gebruiken. Contante boekhouding is een vereenvoudigde methode voor het berekenen van winst.

De balans van een UG laat zien wat de activa en financiële positie van het bedrijf zijn op een bepaalde datum. Volgens de regels van het HGB is deze verdeeld in activa en passiva (artikelen 242, 243, 264 en 266). Aan de actiefzijde staan de vlottende en vaste activa (bijvoorbeeld onroerend goed, apparatuur, vorderingen of banksaldi). Aan de passiefzijde worden het eigen vermogen, de schulden en de winst of het verlies van het jaar uit de winst- en verliesrekening vermeld. De cijfers worden meestal vergeleken met het beginsaldo aan het begin van het boekjaar of bij de oprichting van de UG.

Overige documenten:

Afhankelijk van de omvang van de onderneming moet de jaarrekening naast de balans en de winst- en verliesrekening ook een toelichting en een beheerd rapport bevatten.

Het beheerd rapport geeft uitleg bij de jaarrekening. Het geeft extra info over de status van het boekjaar, de behaalde resultaten en de huidige financiële situatie van het bedrijf. Het moet een complete en evenwichtige analyse bieden die past bij de omvang en complexiteit van het bedrijf. De toelichting geeft extra info en uitleg over bepaalde posten op de balans en de winst- en verliesrekening.

Middelgrote en grote kapitaalvennootschappen (artikel 267 van het HGB) moeten zowel een toelichting als een beheerd rapport opstellen. Kleine kapitaalvennootschappen moeten ook toelichtingen opstellen, maar kunnen bepaalde uitzonderingen toepassen op de omvang en inhoud ervan. Ze zijn niet verplicht om jaarverslagen op te stellen (artikel 326.1 van het HGB).

Bovendien zijn microkapitaalvennootschappen (artikel 267a van het HGB) niet verplicht om toelichtingen op te stellen, als de nodige informatie rechtstreeks in de balans wordt verstrekt. In dat geval hoeven ze ook geen beheerd rapport op te stellen (artikel 326.2 van het HGB).

Hoe stel je een jaarrekening op voor een UG in Duitsland?

Of een bedrijf de jaarrekening nu intern opstelt of een belastingadviseur inhuurt om deze op te stellen, een gestructureerde aanpak is essentieel. Het proces begint met een goede boekhouding. Alle transacties in een bepaald jaar moeten correct, volledig en in chronologische volgorde worden geregistreerd. Aan het einde van het jaar kunnen ondernemingen deze gegevens gebruiken om de balans op te maken en de activa voor dat jaar te bepalen.

Vooral voor bedrijven met terugkerende inkomsten kan het handig zijn om speciale tools te gebruiken, zoals Stripe Revenue Recognition. Revenue Recognition zorgt ervoor dat alle inkomsten aan de juiste verslagperiode worden toegewezen, zodat je betrouwbare, periodieke inkomstengegevens krijgt voor het berekenen van de winst. Revenue Recognition vermindert ook het risico op boekhoudkundige fouten of mislukte transacties. Terugkerende betalingen, creditnota's of gedeeltelijke betalingen worden correct geregistreerd.

Zodra alle gegevens volledig zijn verzameld en gestructureerd, moeten ondernemingen een balans en winst- en verliesrekening opstellen. Zorg ervoor dat je afzonderlijke posten aangeeft zoals bepaald door het HGB, met name de artikelen 266 en 275. Kleinere UGs kunnen een vereenvoudigde uitsplitsing van posten toepassen.

Als de ondernemingen toelichtingen moet opstellen, moet het de nodige uitleg toevoegen, zoals afschrijvingen, reserves of voorwaardelijke verplichtingen. Grotere UG's moeten bovendien een beheerd rapport opstellen waarin de gang van zaken en de huidige situatie van de onderneming meer in detail worden beschreven.

Zodra alle onderdelen van de jaarrekening zijn opgesteld, moet het management de jaarrekening vaststellen en indien nodig laten controleren. Middelgrote en grote UG's zijn verplicht om een controle te laten uitvoeren en een onafhankelijke accountant moet toezicht houden op de opstelling van de jaarrekening. Zodra de algemene vergadering (AV) de jaarrekening heeft goedgekeurd, is de laatste stap de publicatie ervan in het Bundesanzeiger (Duits staatsblad) of het handelsregister.

Voorbeeld van een jaarrekening voor een UG

Hieronder vind je een voorbeeld van een jaarrekening voor een UG, inclusief de twee belangrijkste onderdelen: een winst- en verliesrekening en een balans.

Voorbeeld van een winst- en verliesrekening

Voorbeeldbalans

Deze voorbeelden laten zien hoe een eenvoudige jaarrekening voor een UG eruit kan zien. Met de juiste voorbereiding – en waar nodig ondersteuning van digitale tools zoals Stripe Revenue Recognition – kan het opstellen van de jaarrekening voor een UG eenvoudig zijn. Hierdoor kan een UG voldoen aan de wettelijke voorschriften en waardevolle inzichten verkrijgen in de financiële positie van het bedrijf.