Vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (GmbH's) in Duitsland zijn verplicht om aan bepaalde wettelijke verplichtingen te voldoen, waaronder het opstellen van een jaarbalans. In dit artikel leer je wat een GmbH-balans inhoudt en waarom die zo belangrijk is. Ook leggen we uit welke ondernemingen deze moeten maken of publiceren en hoe ze dat doen. Daarnaast vind je informatie over waar derden de overzichten van een GmbH kunnen bekijken.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een GmbH-balans?
  
• Voorbeeld van een GmbH-balans
  
• Waarom moet een GmbH een balans opstellen?
  
• Wie moet een GmbH-balans opstellen?
  
• Welke posten moeten op een GmbH-balans staan?
  
• Moeten ondernemingen hun GmbH-balans publiceren?
  
• Waar kunnen derden de balans van een GmbH bekijken?
  

Wat is een GmbH-balans?

In Duitsland zijn GmbH's verplicht om een jaarrekening op te stellen die uit ten minste twee delen bestaat: een winst- en verliesrekening en een balans. Afhankelijk van de grootte van de onderneming kan de eindejaarsadministratie ook een bestuursverslag en een bijlage bevatten. Samen geven deze documenten een overzicht van de winst of het verlies en de totale activa en passiva van de GmbH. Ze zijn gebaseerd op een boekhouding met dubbele invoer en worden opgesteld vanuit de winst- en verliesrekeningen.

De balans van een GmbH is een uitgebreide weergave van de activa, financiële positie en inkomsten van de onderneming op een bepaald moment. Het document moet worden opgesteld volgens de bepalingen van het Duitse wetboek van koophandel (HGB) (zie onder andere § 242, 243, 264 en 266 HGB).

De balans is verdeeld in activa en passiva. Aan de activazijde worden langlopende posten vermeld, zoals onroerend goed, machines en immateriële goederen, plus kortlopende posten zoals banksaldo's, vorderingen, contanten en voorraden.

In het gedeelte passiva vind je het eigen vermogen en de externe financiering. Ook de winst of het verlies uit de winst- en verliesrekening wordt hier geregistreerd. Het verslag over het lopende jaar wordt vergeleken met de openingsbalans van de GmbH op het moment van haar oprichting of aan het begin van het boekjaar.

Voorbeeld van een GmbH-balans

Hieronder vind je een eenvoudig voorbeeld van een fictieve GmbH-balans, die de structuur van § 266 HGB volgt:

In de kolom met activa zie je waar het geld wordt gebruikt, terwijl in de kolom passiva de bronnen worden weergegeven. Omdat de totalen van beide zijden identiek zijn, is de balans gelijk.

Waarom moet een GmbH een balans opstellen?

De balans van een GmbH is een belangrijk onderdeel van de financiële verslaggeving en heeft verschillende belangrijke functies.

Overzicht van de financiële situatie

Als onderdeel van de jaarrekening biedt de GmbH-balans een transparant en objectief beeld van de fiscale gezondheid van de onderneming. Met het gedetailleerde overzicht van middelen en schulden kunnen banken, investeerders en leveranciers de economische stabiliteit en solvabiliteit beoordelen. Aangezien de aandeelhouders van een GmbH met hun privévermogen niet wettelijk aansprakelijk zijn voor de lasten, moeten derden de financiële situatie realistisch kunnen inschatten.

Een goede boekhouding waarborgen

Bovendien voldoet de balans aan wettelijke vereisten die ervoor zorgen dat de GmbH als onderneming een goede boekhouding bijhoudt. Deze zichtbaarheid beschermt schuldeisers en vennoten, die afhankelijk zijn van de financiële stabiliteit van de onderneming.

Grondslag voor belastingheffing

Bovendien gebruiken de belastingdiensten de informatie om de fiscale lasten van de onderneming te bepalen. Door de balans correct op te stellen en openbaar te maken, voldoet de GmbH aan haar fiscale verplichtingen.

Financiën bewaken en controleren

Ten slotte gebruikt het management de gegevens om risico's vroegtijdig te identificeren, knelpunten in de liquiditeit te voorkomen en bedrijfsstrategieën voor de lange termijn te ontwikkelen.

Wie moet een GmbH-balans opstellen?

In principe is elke GmbH, ongeacht de grootte, wettelijk verplicht om een balans op te stellen. Kleinere entiteiten profiteren echter van verlengde termijnen en vereenvoudigingen rondom de noodzakelijke informatie en publicatievereisten bij het opstellen van hun jaarrekeningen. De basis hiervoor is de Micro-Capital Companies Accounting Law Amendment Act, kortweg Micro-Balance Sheet Act (MicroBilG). De overheid onderscheidt vier klassen in §§ 267 en 267a HGB:

Bij het indelen van een onderneming in een van de vier klassen voor de grootte, moet aan ten minste twee van de drie criteria worden voldaan.

Welke posten moeten op een GmbH-balans staan?

Micro- en kleine GmbH's profiteren van de vereenvoudigde vereisten voor het opstellen van verklaringen door sectie 266 van de HGB. Een micro-GmbH hoeft alleen de volgende posten op haar balans op te nemen:

Aan de activazijde

• Vaste activa
  
• Vlottende activa
  
• Uitgestelde inkomsten
  
• Uitgestelde belastingvorderingen
  
• Overschot aan assetallocatie
  

Passivazijde

• Eigen vermogen
  
• Reserves
  
• Schulden
  
• Uitgestelde inkomsten
  
• Uitgestelde belastingverplichtingen
  

Kleine GmbH's moeten de volgende posten op hun balans vermelden:

Aan de activazijde

• Vaste activa
  
  • Immateriële vaste activa
    
  • Materiële vaste activa
    
  • Financiële investeringen
    
• Vlottende activa
  
  • Inventaris
    
  • Vorderingen en overige activa
    
  • Effecten
    
  • Contant geld, cheques, banksaldo's en Bundesbank-saldo's
    
• Uitgestelde inkomsten
  
• Uitgestelde belastingvorderingen
  
• Overschot aan assetallocatie
  

Passivazijde

• Eigen vermogen
  
  • Geplaatst kapitaal
    
  • Kapitaalreserve
    
  • Ingehouden inkomsten
    
  • Overgedragen winst/verlies
    
  • Jaarlijkse winst/verlies
    
• Reserves
  
• Schulden
  
• Uitgestelde inkomsten
  
• Uitgestelde belastingverplichtingen
  

Ter vergelijking: middelgrote en grote GmbH's moeten de afzonderlijke posten gedetailleerder uitsplitsen.

Bestuursverslag

Middelgrote en grote GmbH's moeten een bestuursverslag en jaarrekening opnemen. Dit document beschrijft de economische situatie, belicht belangrijke gebeurtenissen van het boekjaar en identificeert potentiële risico's (zie § 289 HGB).

Bijlage

Afhankelijk van de grootte van de GmbH moet er ook een bijlage worden bijgevoegd. Deze bijlage vult het eindejaarsverslag aan met kwalitatieve en kwantitatieve informatie die de classificatie van de winst- en verliesrekening en de GmbH-balans vergemakkelijkt. De bijlage bevat informatie over berekeningsmethoden en toevoegingen aan afzonderlijke items. De vereiste onderdelen van de bijlage worden opgesomd in § 284 tot en met 288 HGB. Terwijl grote GmbH's een volledig document moeten indienen, kunnen middelgrote en kleine ondernemingen een verkorte versie indienen. Micro-GmbH's kunnen afzien van de bijlage als deze bepaalde aanvullende openbaarmakingen bevatten, bijvoorbeeld bepaalde verplichtingen, leningen en voorschotten.

Betrokkenheid van auditors

Middelgrote en grote GmbH's hebben ook een andere wettelijke verplichting: neutrale accountants moeten de jaarrekening opstellen en controleren of alle regels en voorschriften worden nageleefd. Deze verplichting geldt niet voor micro- en kleine GmbH's.

Stripe Revenue Recognition kan je helpen bij het opstellen van je balansen door verkooprapporten met een paar klikken te automatiseren en configureren. En met Stripe Sigma kun je je gegevens in het Stripe-dashboard evalueren, analyses op maat maken en trends en patronen in een vroeg stadium identificeren.

Moeten ondernemingen hun GmbH-balans publiceren?

In Duitsland moet een GmbH haar balans publiceren als onderdeel van haar jaarrekening (zie § 325 HGB). Voor ondernemingen gelden speciale transparantieverplichtingen: het publiek, de schuldeisers en de zakenpartners moeten de balans van de GmbH kunnen bekijken. Als gevolg daarvan moeten zij hun eindejaarsverslagen binnen 12 maanden na de balansdatum publiceren in de elektronische staatscourant en het vennootschapsregister. Derden kunnen dit dus onbeperkt bekijken.

Kleinere ondernemingen profiteren van enige verlichting van hun openbaarmakingsverplichtingen. Volgens sectie 326 van de HGB hoeven kleine entiteiten alleen het verslag en de bijlage in te dienen, en niet de winst- en verliesrekening. Micro-GmbH's dienen alleen de verklaring in en kunnen verzoeken om louter indiening in plaats van volledige publicatie; toegang is alleen mogelijk tegen betaling.

Als balansen niet of niet onmiddellijk voor publicatie worden ingediend, kan de GmbH op grond van § 335 HGB een boete krijgen van tussen € 2500 en € 25.000.

Waar kunnen derden de balans van een GmbH bekijken?

Schuldeisers, zakenpartners, investeerders en geïnteresseerde derden kunnen de balans van een GmbH inzien in het handelsregister en de staatscourant.

Het vennootschapsregister is het centrale platform voor het toegankelijk maken van bedrijfsgegevens voor het publiek. De informatie die wordt gepubliceerd, waaronder de jaarrekeningen van GmbH's, is gemakkelijk toegankelijk op unternehmensregister.de.

De tweede plaats om de balansen van GmbH's en de gepubliceerde jaarlijkse financiële gegevens te bekijken, is de staatscourant. Het Bondsministerie van Justitie publiceert deze als het officiële publicatie- en mededelingsorgaan van de Bondsrepubliek Duitsland. De gepubliceerde jaarrekeningen kunnen worden geraadpleegd op bundesanzeiger.de.