Inleiding op sales tax en economic nexus in de VS

Inleiding

Ondernemers verkopen vandaag de dag vaak online aan klanten in andere landen en zelfs in meerdere staten van de Verenigde Staten. Een interessant weetje: meer dan 80% van alle start-ups die Stripe gebruiken, verkoopt in meer dan 20 landen of Amerikaanse staten. Je kunt online gemakkelijk meer klanten bereiken, maar verkoop in verschillende landen en staten leidt wel tot meer complexiteit.

Een voorbeeld hiervan is sales tax in de Verenigde Staten. Als jouw onderneming verkoopt aan klanten in de VS, moet je voldoen aan alle relevante belastingwetgeving in de staten waar je de drempelwaarde voor registratie overschrijdt. Deze drempelwaarden, de belastingwetgeving en de toepasbare tarieven verschillen per staat en per product. Naarmate je meer producten verkoopt en in meer staten actief bent, wordt sales tax steeds complexer.

Deze whitepaper is voor bedrijven die verkopen aan klanten in de Verenigde Staten en beslaat alle basisbeginselen van de regelgeving voor ‘economic nexus’ (economische verbinding). Je ontdekt wanneer je je moet registreren, waar je welk belastingtarief toepast en hoe je belasting moet aangeven en afdragen. Ook lees je hoe Stripe Tax je kan helpen met compliance.

Voor meer informatie over je btw-verplichtingen bij verkoop aan Europese klanten verwijzen we je naar onze whitepaper Inleiding op btw en het éénloketsysteem in de EU.

Inleiding op economic nexus

De term economic nexus verwijst naar de aanwezigheid van een onderneming in een Amerikaanse staat, waardoor een verkoper die daar niet is gevestigd wél verplicht is om sales tax te berekenen zodra een bepaalde hoeveelheid transacties of een bepaalde omzet wordt bereikt. In de Verenigde Staten wordt de sales tax met name gereguleerd per staat en elke staat heeft weer andere regels en wetten. Vóór de groei van het internet kon heel eenvoudig worden bepaald of economic nexus van toepassing was voor een bepaald gebied. Als je een winkel, kantoor, warenhuis of werknemers had of op een tijdelijke vakbeurs zaken deed in een bepaalde staat, moest je daar ook sales tax berekenen.

Dit werkte prima tot de komst van e-commerce. Toen de internet-economie een vlucht nam, kregen online retailers voordeel over lokale bedrijven omdat ze in principe geen sales tax hoefden te berekenen en af te dragen. Bovendien liepen Amerikaanse staten jaarlijks tot $ 33 miljard aan belastbaar inkomen mis.

In 2018 schiep het Amerikaanse Supreme Court een nieuw precedent in het vonnis van de zaak South Dakota vs. Wayfair. Een staat kan ondernemers nu ook verplichten om sales tax te berekenen als ze geen fysieke vertegenwoordiging in die staat hebben. Sinds die uitspraak is een ‘economische aanwezigheid’, oftewel het bereiken van een bepaalde hoeveelheid transacties of een bepaalde omzet, voldoende om de economic nexus in de betreffende staat te activeren. Uiteraard blijf je als ondernemer ook verplicht om je te registreren in een staat waar je ook fysiek aanwezig bent.

Het belang van compliance met economic nexus

Ondernemers moeten weten wat de status van hun sales tax nexus is en welke belastingverplichtingen hierbij horen, om boetes, achterstallige belasting en rente te voorkomen. Je moet belasting aangeven in alle staten waar je bent geregistreerd om belasting te berekenen, ook als je in een periode geen verplichtingen voor sales tax hebt.

Als je wel sales tax bij je klanten had moeten berekenen, maar dat niet gedaan hebt, moet je de achterstallige sales tax zelf betalen, inclusief rente en boetes die gemiddeld 30% van de sales tax bedragen.

Compliance met regels en wetgeving voor sales tax

Compliance met de wetgeving voor economic nexus is een proces dat bestaat uit meerdere delen en dat afhankelijk is van waar je onderneming precies gevestigd is, je klanten en de hoeveelheid en het type producten dat je verkoopt. Deze drie stappen helpen je als ondernemer om de Amerikaanse belastingwetgeving te volgen:

1. Bepaal waar economic nexus op jou van toepassing is

Vanaf mei 2021 hebben alle Amerikaanse staten, behalve Missouri (bron: New York Times), wetgeving voor economic nexus. Deze is normaal gesproken van toepassing nadat je een bepaalde hoeveelheid transacties of een bepaalde omzet hebt behaald. De meeste van deze drempelwaarden zijn gebaseerd op de afgelopen 12 maanden, waarbij voorwaarden en deadlines voor registratie in de staat waar je belasting betaalt verschillend kunnen zijn.

Amerikaanse staten met wetgeving voor nexus Deze afbeelding toont in welke Amerikaanse staten wetgeving voor economic nexus van kracht is.

In de meeste staten ligt de drempelwaarde voor economic nexus op $ 100.000 aan omzet of 200 transacties binnen 12 maanden. Er zijn natuurlijk uitzonderingen; zo ligt de drempel in Texas en Californië bijvoorbeeld op $ 500.000.

Zodra ondernemers de drempelwaarde voor economic nexus in een bepaald juridisch gebied bereiken, moeten ze zich op de website van de betreffende overheidsdienst registreren voor het berekenen van belasting. Ondernemers mogen geen belasting berekenen als ze niet zijn geregistreerd voor het betreffende gebied. Elke staat heeft verschillende eisen voor registratie. In Texas moeten ondernemers die buiten de staat zijn gevestigd, zich bijvoorbeeld registreren op de eerste dag van de vierde maand na het bereiken van de drempelwaarde. In Rhode Island hebben ondernemers tot 1 januari van het jaar na het bereiken van de drempelwaarde de tijd om zich te registreren en te beginnen met het berekenen en afdragen van sales tax.

De toepasbare wetgeving is ook afhankelijk van het feit of je goederen of diensten verkoopt en specifiek ook of dit elektronische diensten, waaronder SaaS (Software-as-a-Service), zijn. Met name producten als e-books, online trainingen, elektronische muziekbestanden en lidmaatschappen van websites zijn complex. Elektronische diensten worden niet in alle staten belast. In juridische gebieden waar deze wel worden belast, gelden verschillende definities voor een elektronische dienst.

Amerikaanse staten met digitale belasting

Hoewel SaaS wel als elektronische dienst gezien wordt, zijn er vaak unieke regels voor omdat dit vaak niet wordt gedownload. Zo wordt SaaS in Connecticut voor 100% belast, en in Californië juist weer helemaal niet. In Texas worden deze producten voor 80% belast, terwijl gedownloade software volledig wordt belast.

2. Check je juridische gebied en bepaal je belastingtarieven

Er zijn meer dan 11.000 juridische gebieden in de Verenigde Staten die hun eigen belastingregelgeving hebben. Alleen al in Alabama zijn er meer dan 900 en Texas heeft er meer dan 1900. Helaas is de situatie in staten met minder juridische gebieden niet altijd eenvoudiger omdat de administratieve processen en handhaving vaak sterk uiteenlopen. Check iedere staat en ieder gebied nauwkeurig om er zeker van te zijn dat je je aangiften correct indient.

De belastingtarieven zijn afhankelijk van wat je verkoopt en waar je dit verkoopt. Tarieven worden constant bijgewerkt. In 2021 zijn er in de Verenigde Staten naar verwachting in totaal meer dan 600 belastingwijzigingen. Zo wordt er in Virginia geen omzetbelasting meer geheven op bepaalde kluizen voor vuurwapens, terwijl de stad Chicago belasting gaat heffen op de online verkoop van wijn en gebotteld water.

Vierentwintig Amerikaanse staten nemen deel in de Streamlined Sales and Use Tax Agreement (SSUTA), een raad die is opgericht om ondernemers te helpen bij hun belastingverplichtingen in meerdere juridische gebieden. Maar aangezien er dus ook veel staten zijn die hier niet aan meedoen, is er nog steeds geen sprake van een uniform systeem. Je moet dus nog steeds heel scherp letten op de specifieke richtlijnen van elke staat.

3. Belasting aangeven en afdragen

Ga per staat naar de website van de belastingdienst om precies te zien hoe je belasting moet aangeven en, misschien nog belangrijker, wanneer je dat moet doen. De deadlines verschillen per staat en de regelmaat waarmee je aangifte moet doen zal ook aanzienlijk variëren, afhankelijk van het gebied en hoeveel belasting je moet betalen.

Belastingjurisdicties die Stripe ondersteunt

In Tennessee moet je sales tax jaarlijks aangeven als je maandelijks niet meer belasting hoeft te betalen dan $ 200. Maar als dit hoger is dan $ 200, moet je maandelijks aangifte doen op de 20e dag van de volgende maand. Je omzet voor januari geef je dus aan op 20 februari. Het New York Department of Taxation and Finance heeft daarentegen een betaalperiode (per maand, kwartaal of jaar) ingesteld die afhangt van de hoeveelheid producten die je verkoopt.

Hoe kan Stripe Tax je helpen?

Stripe Tax maakt compliance met belastingregels eenvoudiger, zodat je je volledig kunt richten op de ontwikkeling van je onderneming. Met Stripe Tax wordt de VAT, btw, sales tax en GST automatisch berekend voor zowel goederen als diensten in Europa (EU, het VK, Noorwegen en Zwitserland), de Verenigde Staten, Australië en Nieuw-Zeeland. Stripe Tax is volledig geïntegreerd in Stripe, zodat je meteen aan de slag kunt. Je hebt geen externe integraties of plug-ins nodig.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

  • Weet waar je je moet registreren en belasting moet berekenen: Kijk waar je belasting moet berekenen op basis van je Stripe-transacties, en activeer binnen enkele seconden de functie voor het berekenen van belastingen in een nieuw land. Eén regel code in je bestaande Stripe-integratie is vaak al voldoende om te starten met het berekenen van belasting. Of voeg deze functie met één klik toe aan Stripe-producten zoals Invoicing, zonder dat je iets hoeft te programmeren.
  • Automatisch belasting berekenen: Stripe Tax berekent altijd het juiste belastingbedrag, waar of wat je ook verkoopt. Het programma ondersteunt honderden goederen en diensten. Belastingwetgeving en -tarieven worden voortdurend in de gaten gehouden en bijgewerkt.
  • Eenvoudig belasting aangeven en betalen: Stripe biedt gespecificeerde rapportages en belastingoverzichten voor elk land waar je aangifte moet doen. Zo kun je heel eenvoudig zelf, met je boekhouder of met een partner van Stripe, je belastingaangifte doen en belasting betalen.

Klik hier voor meer informatie over Stripe Tax.

Terug naar whitepapers