請求する際に請求書、サブスクリプションモデル、ハイブリッドアプローチのどれを利用している場合でも、余分な作業を発生させずに支払いを回収できることが重要です。直接請求を利用すると、事業者から顧客への請求がシンプルになり、収益を予測しやすくなります。

直接請求は、紙の明細書、代金回収の電話、医療などの特殊な業界が関係するものだと思われがちです。しかし、スタートアップから大企業まで、現代の多くの企業が直接請求を利用しています。このサービスの全世界での市場規模は 2023 年の時点で約 10 億米ドルと評価されており、2032 年までに 25 億米ドルに達すると予想されています。

この記事では、直接請求の概要、さまざまな業種が直接請求を利用している理由、Stripe ができる支援について説明します。

この記事の内容

• 直接請求とは
  
• 事業者にとっての直接請求のメリット
  
• 直接請求をよく利用している業種
  
• 直接請求プロセスの設定方法
  
• 直接請求に関して Stripe ができる支援
  
• 直接請求でよくある間違い
  

直接請求とは

直接請求とは、サービスプロバイダーまたは売り手が顧客に直接請求書を送付する支払いの取り決めであり、多くの場合は設定されたスケジュールに従い、速やかな支払いを想定して行われます。紙の明細書を郵送する事業者もあれば、デジタル請求書を送付する事業者もあり、形式はさまざまですが、中心的なコンセプトは、組織が仲介者を介さず、対面支払いを必要とせずに顧客に請求することです。

毎月のコンサルティング業務など、継続的な作業を提供するサービスベースの組織では、直接請求を使用して、請求書がクライアントに自動的にメール送信されるようにしているケースがあります。医療分野では、保険会社を通さずに、病院から患者に直接請求するよう選択する場合があります。E コマースでは、購入後に支払いを回収するために毎月顧客に明細書を送信するクレジットプログラムを提供する場合があります。

事業者にとっての直接請求のメリット

事業者が直接請求を選択する理由は、利便性や信頼性などさまざまです。事業者にとって特に注目すべきメリットとしては次のものがあります。

予測可能な請求サイクル

直接請求では、事業者が請求書の発行時期を管理できます。そのため、請求サイクルをキャッシュフローのニーズに合わせることができます。たとえば、事業者が月の途中で特定の費用を支払う場合、それまでに入金があるように請求日のタイミングを合わせることができます。この仕組みで、健全な支払い頻度を維持し、会計での当て推量を減らすことができます。

記録の正確性の向上

請求書を直接送付するため、すべてを 1 カ所で追跡できます。それぞれの請求書は、特定のサービス期間や納品した商品に対応しており、入金したら支払い済みとしてマークできます。そうすることで、以前の明細書の参照、支払い履歴レポートの作成、経理チームとの最新情報の共有を簡単に行えます。

顧客に柔軟な選択肢を提供

商品やサービスを受け取ってから支払いまでに時間が必要な顧客もいれば、すべての請求書を 1 つの請求書にまとめることを好む顧客もいます。直接請求はその両方に対応しており、合意したタイミングで商品やサービスを提供し、それらの料金をまとめた 1 つの請求書を送信することが可能です。これは、前払いを望まず、配送ごとに個別に支払いたくない顧客にとって魅力的です。

顧客との関係の強化

顧客が後払いできるようにすると、事業者からの厚意と信頼の気持ちが伝わります。そうすることで、顧客はリピーターになり、そのサービスを他の人に勧める可能性が高くなります。これは、競争の激しい市場で差別化を図るのに役立つ原動力となります。

拡張性

組織の成長に合わせて、直接請求も拡張できます。毎月送付する請求書が増えても、基本的なプロセスは変わりません。この一貫性のおかげで、新しい顧客やサービスが追加されても、日常業務を円滑に進めることができます。

直接請求をよく利用している業種

ほぼどのビジネスでも直接請求を選択してかまいませんが、特定の業種では直接請求がよく採用されています。ここでは、直接請求が日常業務に欠かせない業種をいくつか紹介します。

プロフェッショナルサービス

代理店、コンサルタント会社、専門サービスプロバイダーの多くが直接請求を利用しています。これらの会社は 1 カ月間に行った合計作業時間や完了したプロジェクトに対する合算請求書をクライアントに発行します。この取り決めは、クライアントと継続的な関係を結ぶことを認めるものです。

医療機関

医療費の請求には保険が関わることが多いものの、病院によっては、保険が適用されない処置、予約、またはサービスに対して患者に直接請求します。処置が完了した後に医療機関から患者に請求し、患者に期日までに請求書を支払うように要求することもあります。

賃貸会社または不動産管理会社

不動産管理者や家主は、テナントから家賃や手数料を徴収するために、直接請求を行うことがよくあります。これらのビジネスは、光熱費や修理費の請求書を直接送信でき、すべての費用を 1 カ月の請求書にまとめることもできます。

卸売業と流通業

大量の荷物を扱うビジネスでは、NET 支払い条件を顧客にまで延長することがあります。その場合、顧客は商品をすぐに受け取り、後払いすることになります。これらの取り決めでは、直接請求することで、請求書と発送された商品が確実に一致し、割引やプロモーション価格が含まれていることが保証されます。このシステムは、サプライチェーンでは標準です。

法律事務所または会計事務所

コンサルティング会社と同様に、法務や会計の実務では、特定の期間に提供されたサービスに対してクライアントに請求するために、直接請求がよく使用されます。これらのサービスは、調査から電話相談、対面での会議まで多岐にわたり、月末 (または四半期末) の請求に未払いの料金がまとめられます。

直接請求プロセスの設定方法

ここでは、直接請求の仕組みを構築 (または改良) する方法をご紹介します。

請求ポリシーと支払い条件を定義する

• 顧客に請求書を送付する頻度を決めます (毎週、毎月など)。

• 支払い期日を設定します。NET 30 を使用する企業もあれば、NET 15 または NET 60 を好む企業もあります。

• 延滞料、早期支払い割引、その他の関連する詳細を明確に規定します。

• 顧客に請求する前に、これらの条件を顧客に伝えます。

顧客情報を収集する

• 正しいメールアドレスや請求部門の連絡先など、請求書の連絡先情報が正確であることを確認します。

• 受け付ける決済手段を決定します。多くの組織では、クレジットカードまたは銀行振込による支払いを受け付けています。

• 必要な税務に関する詳細や納税者番号を確認します。

請求プラットフォームまたはツールを選択する

• 請求書の生成方法と送付方法を選択します。請求書の生成と支払いの追跡を自動化する Stripe などの専用の請求書作成ソフトウェアを使用することも、手動で請求書を作成することもできます。
  

標準化された請求書テンプレートを作成する

• 組織の名前、住所、連絡先の詳細、顧客情報、商品またはサービスの項目別リスト、数量、価格、合計支払い額を含めます。

• 明確な期日と支払い方法の指示を含めます。

• 関連する契約番号や参照番号を添付して、請求書に何が含まれているのか顧客が判断できるようにします。

一定のスケジュールで請求書を送付する

• 選択した請求スケジュールを守ります。請求書を月の 1 日に発行すると伝えた場合は、すぐに発行してください。

• 請求書の送付と支払いの受領を追跡する整理されたリストやシステムを維持します。

• 期日を過ぎた請求書の自動リマインダーを送信することを検討してください。ビジネスによっては、支払いを受け取っていない場合に支払い期日の翌日に穏やかなリマインダーを送信しているところもあります。

支払いを監視して照合する

• どの請求書が支払われ、どの請求書が未払いであるか監視します。

• 支払いが入金されたら、請求書を決済済みとしてマークし、該当する場合は部分的な支払いを記録します。

不審請求の申し立てやエラーに速やかに対処する

• 顧客が請求書の一部に異議を申し立てたり、データの不一致があったりした場合は、問題が大きくならないように速やかに対応します。

• 顧客との関係を守り、タイムリーな決済を促すために、間違いをすぐに修正します。

適切な記録を残す

• 請求書、支払い確認、顧客とのやり取りを中央リポジトリに保存して、簡単にアクセスできるようにします。
  

直接請求に関して Stripe ができる支援

Stripe のツールを利用すると、事業者は直接請求を含むあらゆる種類の決済フローをより適切に管理できます。ここでは、Stripe が請求戦略にどのように役立つのかご紹介します。

カスタマイズ可能な請求書作成

Stripe Invoicing では、ブランドを反映したテンプレートを作成できます。ラインアイテムの入力、税金の追加、期日や延滞料の指定も行えます。設定が完了したら、請求書の送信は、顧客のメールアドレスを入力して送信を押すだけなので簡単です。

柔軟な支払いオプション

Stripe は、デジタルウォレットから世界各国のオプションまで、さまざまな決済手段に対応しています。顧客は請求書に直接埋め込まれたリンクを使用してオンラインで支払うことができます。

自動リマインダーと督促プロセス

延滞した支払いの追跡は負担になるものです。Stripe には、請求書の期日を過ぎたときに顧客に支払いを促す自動化機能が搭載されています。これらのリマインダーを送信する頻度とその語調を設定できます。組織によっては、これらの通知を Stripe に任せて、期限切れの請求書について自社からは顧客にメールを送信しないようにしたいケースもあります。

他のシステムとの連携

多くの企業は Stripe を会計ソフトウェアや顧客関係管理 (CRM) プラットフォームと組み合わせて使用しています。この連携によって、Stripe は他のレコードと自動的に同期する請求書を送信できるため、時間の節約になり、エラーを最小限に抑えることができます。

セキュリティと法令遵守

事業者は、機密性の高いカード保有者データが関係する場合は特に、義務付けられている決済セキュリティガイドラインに従う必要があります。Stripe は取引のセキュリティに多額の投資を行っており、業界標準に準拠して事業者が法令遵守する際の負担を軽減します。

サブスクリプションに適した機能

組織によっては、直接請求をサブスクリプションフローの一部として扱い、設定されたスケジュールでクライアントに定期的に請求しています。Stripe Billing を利用すると、支払い情報を保存して、継続請求書を管理できます。

直接請求でよくある間違い

直接請求では財務業務がシンプルになりますが、よくある間違いもいくつかあるため注意が必要です。

曖昧な支払い条件や一貫性のない支払い条件を使用している

顧客が支払い期日を理解していなかったり、支払いが遅れた場合の罰則があることを知らなかったりすると、混乱や紛争が発生する可能性があります。一貫性を保ち、契約書、請求書、口頭での合意において矛盾する表現を使用しないようにします。

請求書の支払い期限を過ぎてもフォローアップをしない

期日を過ぎた請求書を支払われないまま放置しておくと、大きな問題が生じる可能性があります。未払いの請求書にフラグを立てて、フォローアップメッセージを自動送信するシステムがあれば、未払いのアカウントを管理するのに役立ちます。また、ビジネスが支払い期日を真剣に考えていることが顧客に伝わります。

適切な記録が残されていない

正確な請求書をタイミングよく送ったとしても、書類が不足していると、財務情報を読んだり解釈したりするのが難しくなる可能性があります。台帳を手動更新するのも 1 つの選択肢ですが、このプロセスを自動化するソフトウェアを利用するのも 1 つの手です。レコードを整理して共有できるようにしておくと、顧客から質問を受けたときや納税申告の時期にも役立ちます。

顧客情報を確認していない

間違ったメールアドレスに請求書を送信すると、請求処理が遅れる可能性があります。正確な連絡先情報を事前に収集していることを確認し、時々再確認して、それがまだ有効かどうかチェックしてください。請求部門の新しい連絡先やメールアドレスが変更された場合は、すぐに更新してください。

読みにくい請求書を送付している

請求書が煩雑でラインアイテムが多すぎたり、価格が不明瞭だったりすると、顧客の混乱を招き、支払いが遅れる原因になる可能性があります。透明性を保つために十分な詳細情報を提供する一方で、情報が多すぎて顧客を圧倒しないようにします。各アイテムやサービスの概要と、支払うべき総額をまとめた簡潔な要約を提供します。

手動プロセスに頼りすぎている

請求書の手動送信でうまくいっているビジネスもありますが、規模が拡大中の場合やスタッフが少ない場合は、請求書を見失う可能性があります。請求書の生成やリマインダーメールなど、直接請求の定型作業を自動化すると、人為的ミスを減らすことができます。

現地のルールや規制を無視する

地域によっては、税金の計算方法や表示方法など、請求書作成処理に関する特定の要件があります。これに従わないと、罰則が科せられたり、法的な問題が生じたりする可能性があります。国外の顧客に請求する場合は、各地域の規制を再確認してください。