Ya sea que tu empresa dependa de facturas, de un modelo de suscripción o de un enfoque híbrido, es importante tener la capacidad de cobrar los pagos sin generar trabajo adicional. La facturación directa ayuda a las empresas a simplificar la facturación de los clientes y hacer que los ingresos sean más predecibles.

A veces, las personas asumen que la facturación directa implica estados de cuenta impresos, llamadas telefónicas de cobro o sectores especializados, como la atención médica. Sin embargo, muchas empresas modernas, desde startups hasta grandes corporaciones, utilizan la facturación directa. El mercado global de este servicio fue valorado en alrededor de $1.0 mil millones en 2023 y se espera que alcance los $2.5 mil millones para 2032.

A continuación, explicaremos qué es la facturación directa, por qué diferentes tipos de empresas la utilizan y cómo Stripe puede ayudar.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la facturación directa?
  
• ¿Cuáles son los beneficios de la facturación directa para las empresas?
  
• ¿Qué sectores suelen utilizar la facturación directa?
  
• ¿Cómo se configura un proceso de facturación directa?
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe con la facturación directa?
  
• ¿Cuáles son los errores más comunes en la facturación directa?
  

¿Qué es la facturación directa?

La facturación directa es un acuerdo de pago en el que un proveedor de servicios o vendedor envía facturas directamente al cliente, a menudo de acuerdo con un cronograma establecido y con la expectativa de un pago puntual. El formato puede variar (algunas empresas envían por correo los extractos impresos, mientras que otras envían facturas digitales), pero el concepto central es que las organizaciones facturen a sus clientes sin intermediarios ni pagos en persona.

Las organizaciones basadas en servicios que proporcionan trabajo continuo, como el trabajo de consultoría mensual, pueden usar la facturación directa para que las facturas se envíen automáticamente por correo electrónico a los clientes. En el sector de la salud, una clínica puede optar por facturar directamente a los pacientes en lugar de involucrar a las aseguradoras. En ecommerce, una empresa puede ofrecer un programa de crédito que envíe un extracto al cliente todos los meses para cobrar el pago después de la compra.

¿Cuáles son los beneficios de la facturación directa para las empresas?

Las empresas eligen la facturación directa por varias razones, entre ellas la comodidad y confiabilidad. A continuación se presentan algunos beneficios notables para las empresas.

Ciclos de facturación predecibles

La facturación directa les permite a las empresas controlar cuándo salen las facturas. Eso te permite alinear tus ciclos de facturación con tus necesidades de flujo de efectivo. Por ejemplo, si tu organización paga ciertos gastos a mediados de mes, puedes programar las fechas de tus facturas para que el dinero llegue para entonces. Esta estructura puede mantener una cadencia de pagos saludable y reducir las conjeturas contables.

Registros más precisos

Debido a que estás enviando facturas directamente, puedes hacer un seguimiento de todo en un solo lugar. Cada factura corresponde a un período de servicio específico o producto entregado, y puedes marcarla como pagada a medida que ingresa el dinero. Esto hace que sea más fácil consultar estados de cuenta anteriores, generar informes del historial de pagos o compartir actualizaciones con tu equipo de contabilidad.

Flexibilidad para tus clientes

Algunos clientes necesitan tiempo entre la recepción de bienes o servicios y su pago, mientras que otros prefieren consolidar todas las facturas en una sola factura. La facturación directa incluye a ambos: entregas el producto o servicio en el momento acordado y envías una única factura que resume esos cargos. Esto es atractivo para aquellos que no quieren pagar por adelantado y para los que no quieren pagar cada entrega por separado.

Relaciones más sólidas con los clientes

Cuando permites que los clientes paguen más tarde, estás ampliando un nivel de cortesía y confianza. Esto puede hacer que sea más probable que los clientes regresen y recomienden tus servicios a otras personas. Es una dinámica significativa que puede diferenciarte en un mercado abarrotado.

Escalabilidad

Si tu organización crece, la facturación directa puede crecer contigo. Aunque envíes más facturas cada mes, el proceso subyacente sigue siendo el mismo. Esta coherencia mantiene las operaciones diarias en movimiento, incluso cuando agregas nuevos clientes o servicios.

¿Qué sectores suelen utilizar la facturación directa?

Si bien casi todas las empresas pueden optar por facturar directamente, ciertos tipos de empresas adoptan la facturación directa con más frecuencia. Estos son algunos sectores en los que la facturación directa puede ser una parte indispensable de las operaciones diarias.

Servicios profesionales

Muchas agencias, consultorías y proveedores de servicios especializados confían en la facturación directa. A menudo emiten facturas consolidadas a los clientes por el total de horas trabajadas o proyectos completados durante un período mensual. Este acuerdo reconoce la relación continua con el cliente.

Proveedores de atención médica

Si bien el seguro a menudo desempeña una función en la facturación de la atención médica, algunos consultorios aún cobran directamente a los pacientes por procedimientos, citas o servicios que no están cubiertos. A veces, los proveedores le facturarán a un paciente después de que se complete un procedimiento y le pedirán que liquide la factura antes de la fecha de vencimiento.

Empresas de alquiler o administración de propiedades

Los administradores de propiedades y los propietarios a menudo usan la facturación directa para cobrar el alquiler o las comisiones a los inquilinos. Estas empresas pueden enviar facturas directas por servicios públicos o reparaciones, con la opción de reunir todos los gastos en una sola factura mensual.

Venta al por mayor y distribución

Las empresas que manejan envíos grandes a veces extienden los plazos netos a sus clientes, lo que significa que el cliente recibe los productos de inmediato, pero paga más tarde. En estos acuerdos, la facturación directa garantiza que la factura coincida con los bienes enviados e incluye cualquier descuento o precio promocional. Este sistema es estándar en las cadenas de suministro.

Estudios legales o contables

Al igual que las consultorías, las prácticas legales y contables suelen utilizar la facturación directa para cobrar a los clientes por los servicios prestados durante un período específico. Estos servicios pueden abarcar desde la investigación hasta las consultas telefónicas y las reuniones en persona, y la facturación a fin de mes (o de trimestre) combina las comisiones adeudadas.

¿Cómo se configura un proceso de facturación directa?

A continuación, te explicamos cómo crear (o perfeccionar) un sistema de facturación directa.

Define tu política de facturación y condiciones de pago

• Decide la frecuencia con la que planeas facturar a los clientes (por ejemplo, semanalmente, mensualmente).

• Establece fechas de vencimiento de pagos. Algunas empresas utilizan el plazo de 30 días netos, mientras que otras prefieren el de 15 o 60 días netos.

• Describe claramente los cargos por pago atrasado, los descuentos por pago anticipado y otros detalles relevantes.

• Comunica estas condiciones a los clientes antes de facturarles.

Recopila información del cliente

• Asegúrate de tener la información de contacto correcta para las facturas, como la dirección de correo electrónico correcta o el contacto del departamento de facturación.

• Determina qué métodos de pago aceptarás. Muchas organizaciones aceptan pagos con tarjeta de crédito o transferencia bancaria.

• Confirma los datos fiscales o números de identificación requeridos.

Elige tu plataforma o herramienta de facturación

• Elige cómo generarás y enviarás las facturas. Puedes utilizar un software de facturación especializado, como Stripe, que automatiza la generación de facturas y el seguimiento de los pagos, o puedes crear facturas manualmente.
  

Crea una plantilla de factura estandarizada

• Incluye el nombre, la dirección y los datos de contacto de tu organización, así como la información del cliente, una lista detallada de productos o servicios, cantidades, precios y el total adeudado.

• Incluye una fecha de vencimiento clara, junto con instrucciones sobre cómo pagar.

• Adjunta cualquier número de contrato o de referencia relevante para que los clientes sepan lo que incluye la factura.

Envía facturas en un cronograma regular

• Cumple el cronograma de facturación que hayas elegido. Si dijiste que las facturas salen el primer día del mes, envíalas de inmediato.

• Mantén una lista o sistema organizado que realice un seguimiento de cuándo se envían las facturas y se reciben los pagos.

• Considera la posibilidad de enviar recordatorios automáticos para facturas vencidas. Algunas empresas envían un recordatorio amable un día después de la fecha de vencimiento si no han recibido el pago.

Supervisa y concilia los pagos

• Controlar qué facturas se han pagado y cuáles están pendientes.

• Marca las facturas como abonadas una vez que llegue el pago y registra los pagos parciales si corresponde.

Aborda las disputas o los errores rápidamente

• Responde lo antes posible si un cliente cuestiona parte de la factura o si hay una discrepancia en los datos de modo que los problemas no se agraven.

• Corrige los errores de inmediato para proteger las relaciones con los clientes y fomentar las liquidaciones oportunas.

Lleva buenos registros

• Almacena tus facturas, confirmaciones de pago y comunicaciones con los clientes en un repositorio central para que se pueda acceder a ellos fácilmente.
  

¿Cómo puede ayudar Stripe con la facturación directa?

Las herramientas de Stripe ayudan a las empresas a gestionar mejor todo tipo de flujos de pago, incluida la facturación directa. A continuación, te explicamos cómo Stripe puede ayudarte con tu estrategia de facturación.

Facturación personalizable

Stripe Invoicing te permite crear plantillas que reflejen tu marca. Puedes ingresar partidas, agregar impuestos y especificar fechas de vencimiento o cargos por pagos atrasados. Una vez que hayas configurado todo, enviar una factura puede ser tan simple como ingresar la dirección de correo electrónico del cliente y presionar Enviar.

Opciones de pago flexibles

Stripe admite diferentes métodos de pago, desde carteras digitales hasta opciones internacionales. Los clientes pueden pagar en línea a través de un enlace integrado directamente en la factura.

Recordatorios automáticos y proceso de reclamación de pagos

Rastrear los pagos atrasados puede ser una carga. Stripe cuenta con automatizaciones integradas para invitar a los clientes a pagar cuando las facturas están vencidas. Puedes configurar la frecuencia con la que se envían estos recordatorios y su tono. Algunas organizaciones prefieren dejar que Stripe se encargue de estos avisos para no enviar correos electrónicos a los clientes sobre facturas vencidas.

Integración con otros sistemas

Muchas empresas utilizan Stripe junto con software contable o plataformas de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Esta conectividad le permite a Stripe enviar facturas que se sincronizan automáticamente con otros registros, lo que puede ahorrar tiempo y minimizar los errores.

Seguridad y cumplimiento

Las empresas deben seguir las normas obligatorias sobre la seguridad de en los pagos, especialmente cuando se trata de datos confidenciales del titular de la tarjeta. Stripe invierte mucho en la seguridad de las transacciones y se adhiere a los estándares del sector para reducir la carga de cumplimiento de la normativa.

Funciones a las que te puedes suscribir

Algunas organizaciones tratan la facturación directa como parte de un flujo de suscripción y les cobran a los clientes habituales según un calendario fijo. Stripe Billing les permite a las empresas almacenar datos de pagos y gestionar facturas recurrentes.

¿Cuáles son los errores más comunes en la facturación directa?

Si bien la facturación directa puede simplificar tus operaciones financieras, hay algunos errores comunes que debes tener en cuenta.

Uso de condiciones de pago imprecisas o inconsistentes

Puede haber confusión y pueden surgir disputas si los clientes no entienden cuándo vence el pago o si hay sanciones por pagos atrasados. Sé coherente y evita el uso de lenguaje contradictorio en tus contratos, facturas y acuerdos verbales.

No hacer un seguimiento de las facturas vencidas

Permitir que las facturas vencidas queden sin pagar puede crear verdaderos desafíos. Tener un sistema que marque las facturas impagas y automatice los mensajes de seguimiento puede ayudarte a administrar las cuentas pendientes. También les permite a los clientes saber que la empresa toma las fechas de vencimiento con seriedad.

No mantener registros adecuados

Incluso si envías facturas precisas y oportunas, la falta de documentación puede hacer que tus finanzas sean difíciles de leer o interpretar. La actualización manual de un libro mayor es una opción; otra es utilizar un software que automatice este proceso. Organizar los registros y tenerlos listos para compartir también puede ayudar cuando los clientes tengan preguntas o durante la temporada de impuestos.

No confirmar los datos del cliente

Enviar una factura a una dirección de correo electrónico incorrecta puede retrasar el proceso de facturación. Asegúrate de recopilar información de contacto precisa por adelantado y verificarla de vez en cuando para ver si sigue siendo válida. Si hay un nuevo punto de contacto o una nueva dirección de correo electrónico para el departamento de facturación, implementa esas actualizaciones de inmediato.

Enviar facturas difíciles de leer

Las facturas desordenadas con demasiadas partidas o precios poco claros pueden confundir a los clientes y retrasar el pago. Proporciona suficientes detalles para ser transparente, pero no abrumes al cliente con información. Proporciona un resumen ordenado que describa cada artículo o servicio más el total adeudado.

Depender demasiado de los procesos manuales

El envío manual de facturas funciona para algunas empresas, pero si estás creciendo o tienes poco personal, puedes perder facturas. La automatización de las partes rutinarias de la facturación directa, como la generación de facturas y los correos electrónicos de recordatorio, puede reducir el error humano.

Ignorar las reglas o normativas locales

Algunas regiones tienen requisitos específicos para las prácticas de facturación, incluida la forma en que se calculan o muestran los impuestos. Su incumplimiento puede dar lugar a sanciones o complicaciones legales. Si facturas a clientes más allá de las fronteras, verifica las normativas de cada región.