การเรียกเก็บเงินโดยตรงคืออะไร สิ่งที่ธุรกิจควรรู้

Billing
Billing

Stripe Billing ช่วยให้คุณเรียกเก็บเงินและจัดการลูกค้าได้ในทุกแบบที่ต้องการ ตั้งแต่การเรียกเก็บเงินแบบตามรอบไปจนถึงการเรียกเก็บเงินตามการใช้งาน และสัญญาการเจรจาการขาย

ดูข้อมูลเพิ่มเติม 
  1. บทแนะนำ
  2. การเรียกเก็บเงินโดยตรงคืออะไร
  3. การเรียกเก็บเงินโดยตรงมีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร
    1. รอบการออกใบแจ้งหนี้ที่คาดการณ์ได้
    2. การบันทึกที่ถูกต้องมากขึ้น
    3. ความยืดหยุ่นสําหรับลูกค้า
    4. ความสัมพันธ์กับลูกค้าที่แน่นแฟ้นขึ้น
    5. ความสามารถในการขยาย
  4. อุตสาหกรรมใดบ้างที่นิยมใช้การเรียกเก็บเงินโดยตรง
    1. บริการเฉพาะทาง
    2. ผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพ
    3. บริษัทให้เช่าหรือจัดการอสังหาริมทรัพย์
    4. การขายส่งและการจัดจําหน่าย
    5. บริษัทด้านกฎหมายหรือบัญชี
  5. คุณจะตั้งค่ากระบวนการเรียกเก็บเงินโดยตรงอย่างไร
    1. กําหนดนโยบายการเรียกเก็บเงินและระยะเวลาในการชําระเงินของคุณ
    2. รวบรวมข้อมูลลูกค้า
    3. เลือกแพลตฟอร์มหรือเครื่องมือการเรียกเก็บเงินของคุณ
    4. สร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้แบบมาตรฐาน
    5. ส่งใบแจ้งหนี้ตามกําหนดเวลาที่สม่ำเสมอ
    6. ติดตามตรวจสอบและกระทบยอดการชําระเงิน
    7. จัดการการโต้แย้งการชําระเงินหรือข้อผิดพลาดอย่างรวดเร็ว
    8. เก็บบันทึกให้ดี
  6. Stripe ช่วยคุณเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินโดยตรงได้อย่างไร
    1. การออกใบแจ้งหนี้ที่ปรับแต่งได้
    2. ตัวเลือกการชําระเงินที่ยืดหยุ่น
    3. ขั้นตอนการติดตามหนี้และการแจ้งเตือนอัตโนมัติ
    4. การเชื่อมต่อการทํางานกับระบบอื่นๆ
    5. การรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกําหนด
    6. ฟีเจอร์สําหรับการชําระเงินตามรอบบิล
  7. ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการเรียกเก็บเงินโดยตรงคืออะไร
    1. การใช้ข้อกําหนดการชําระเงินที่คลุมเครือหรือไม่สอดคล้องกัน
    2. การไม่ติดตามใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระ
    3. เก็บบันทึกไม่เพียงพอ
    4. ไม่ยืนยันรายละเอียดลูกค้า
    5. การส่งใบแจ้งหนี้ที่อ่านยาก
    6. ใช้กระบวนการที่ต้องทําด้วยตนเองมากเกินไป
    7. เพิกเฉยต่อกฎหรือข้อบังคับท้องถิ่น

ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะใช้ใบแจ้งหนี้ โมเดลการชําระเงินตามรอบบิล หรือวิธีการแบบผสมผสาน ความสามารถในการเรียกเก็บการชําระเงินโดยที่ไม่ต้องสร้างงานเพิ่มก็เป็นสิ่งสําคัญ การเรียกเก็บเงินโดยตรงช่วยให้ธุรกิจลดความยุ่งยากในการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าและอาจเพิ่มรายรับที่คาดเดาได้

บางครั้งผู้คนอาจคิดว่าการเรียกเก็บเงินโดยตรงต้องมีการใช้ใบแจ้งยอดแบบกระดาษ การโทรเรียกเก็บเงิน หรืออุตสาหกรรมเฉพาะทาง เช่น การดูแลสุขภาพ แต่ธุรกิจสมัยใหม่จํานวนมาก ตั้งแต่สตาร์ทอัพไปจนถึงบริษัทขนาดใหญ่ต่างก็ใช้การเรียกเก็บเงินโดยตรง ตลาดโลกสําหรับบริการนี้มีมูลค่าประมาณ 1 พันล้านดอลลาร์ในปี 2023 และคาดว่าจะถึง 2.5 พันล้านดอลลาร์ภายในปี 2032

ด้านล่างเราจะอธิบายว่าการเรียกเก็บเงินโดยตรงคืออะไร ทําไมธุรกิจประเภทต่างๆ จึงใช้วิธีนี้ และ Stripe จะช่วยคุณได้อย่างไร

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

  • การเรียกเก็บเงินโดยตรงคืออะไร
  • การเรียกเก็บเงินโดยตรงมีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร
  • อุตสาหกรรมใดบ้างที่นิยมใช้การเรียกเก็บเงินโดยตรง
  • คุณจะตั้งค่ากระบวนการเรียกเก็บเงินโดยตรงอย่างไร
  • Stripe ช่วยคุณเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินโดยตรงได้อย่างไร
  • ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการเรียกเก็บเงินโดยตรงคืออะไร

การเรียกเก็บเงินโดยตรงคืออะไร

การเรียกเก็บเงินโดยตรงคือบริการชําระเงินที่ผู้ให้บริการหรือผู้ขายส่งใบเรียกเก็บเงินไปให้ลูกค้าโดยตรง โดยมักจะเป็นไปตามกําหนดการที่ตั้งไว้ และโดยปกติลูกค้าจะต้องชําระเงินอย่างรวดเร็ว รูปแบบอาจแตกต่างกันไป โดยธุรกิจบางแห่งอาจส่งใบแจ้งยอดฉบับกระดาษไปให้ทางไปรษณีย์ แต่ธุรกิจบางแห่งอาจส่งใบแจ้งหนี้ดิจิทัลไปด้วย แต่แนวคิดหลักก็คือ องค์กรจะเรียกเก็บเงินจากลูกค้าโดยไม่ใช้คนกลางหรือต้องใช้การชําระเงินที่จุดขาย

องค์กรที่ให้บริการอย่างต่อเนื่อง เช่น งานให้คําปรึกษารายเดือน อาจจะใช้การเรียกเก็บเงินโดยตรง ดังนั้นระบบจะส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าโดยอัตโนมัติ ในธุรกิจการดูแลสุขภาพ คลินิกอาจเลือกที่จะเรียกเก็บเงินผู้ป่วยโดยตรงแทนที่จะติดต่อบริษัทประกันภัย ในอีคอมเมิร์ซ ธุรกิจอาจเสนอโปรแกรมเครดิตที่ส่งใบแจ้งยอดไปให้ลูกค้าในแต่ละเดือนเพื่อเรียกเก็บเงินหลังการซื้อ

การเรียกเก็บเงินโดยตรงมีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร

บริษัทเลือกที่จะเรียกเก็บเงินโดยตรงด้วยเหตุผลหลายประการ รวมถึงความสะดวกและความน่าเชื่อถือ ด้านล่างนี้เป็นประโยชน์เด่นๆ สําหรับธุรกิจ

รอบการออกใบแจ้งหนี้ที่คาดการณ์ได้

การเรียกเก็บเงินโดยตรงช่วยให้ธุรกิจควบคุมได้ว่าจะออกใบแจ้งหนี้เมื่อใด ซึ่งจะช่วยให้คุณปรับรอบการเรียกเก็บเงินให้สอดคล้องกับความต้องการด้านกระแสเงินสดได้ ตัวอย่างเช่น หากองค์กรของคุณต้องชําระเงินค่าใช้จ่ายบางอย่างในช่วงกลางเดือน คุณอาจกำหนดวันที่ของใบแจ้งหนี้ให้มีเงินเข้าภายในช่วงนั้น โครงสร้างนี้สามารถรักษากําหนดการการชําระเงินที่ดีและลดการคาดเดาในการทําบัญชี

การบันทึกที่ถูกต้องมากขึ้น

เนื่องจากคุณส่งใบเรียกเก็บเงินโดยตรง คุณจึงติดตามทุกอย่างได้ในที่เดียว ใบแจ้งหนี้แต่ละรายการจะสอดคล้องกับระยะเวลาให้บริการหรือผลิตภัณฑ์ที่จัดส่ง และคุณสามารถทําเครื่องหมายว่าชําระแล้วเมื่อได้รับเงินแล้ว ซึ่งจะช่วยให้อ้างอิงรายการเดินบัญชีก่อนหน้า สร้างรายงานประวัติการชําระเงิน หรือแชร์ข้อมูลอัปเดตกับทีมบัญชีได้ง่ายขึ้น

ความยืดหยุ่นสําหรับลูกค้า

ลูกค้าบางรายอาจต้องการเวลาหลังจากที่ได้รับสินค้าหรือบริการก่อนที่จะชําระเงิน ในขณะที่ลูกค้าบางรายอาจต้องการรวมใบเรียกเก็บเงินทั้งหมดไว้ในใบแจ้งหนี้ฉบับเดียว การเรียกเก็บเงินโดยตรงจะครอบคลุมทั้งคู่ คุณจัดส่งผลิตภัณฑ์หรือบริการเมื่อถึงเวลาที่ตกลงกันไว้และส่งใบแจ้งหนี้ฉบับเดียวเพื่อสรุปการเรียกเก็บเงินดังกล่าว เหมาะกับผู้ที่ไม่ต้องการชําระเงินล่วงหน้า และไม่ต้องการชําระเงินสำหรับการจัดส่งแยกแต่ละรายการ

ความสัมพันธ์กับลูกค้าที่แน่นแฟ้นขึ้น

เมื่อคุณอนุญาตให้ลูกค้าชําระเงินในภายหลัง เท่ากับคุณกำลังยกระดับการสนับสนุนและความไว้วางใจ วิธีนี้อาจทําให้ลูกค้ามีแนวโน้มที่จะกลับมาและแนะนําบริการของคุณต่อบุคคลอื่นมากขึ้น เป็นความสัมพันธ์ที่มีความหมายซึ่งทำให้คุณแตกต่างจากคู่แข่งจำนวนมากในตลาด

ความสามารถในการขยาย

หากองค์กรของคุณเติบโต การเรียกเก็บเงินโดยตรงจะขยายไปพร้อมกับคุณ แม้คุณจะส่งใบแจ้งหนี้เพิ่มมากขึ้นในแต่ละเดือน แต่ขั้นตอนเบื้องหลังก็ยังคงเหมือนเดิม ความสอดคล้องนี้ช่วยให้การดําเนินงานวันต่อวันเดินหน้าต่อไปแม้ในขณะที่คุณมีลูกค้าเพิ่มขึ้นหรือเสนอบริการใหม่

อุตสาหกรรมใดบ้างที่นิยมใช้การเรียกเก็บเงินโดยตรง

แม้ธุรกิจทุกแห่งจะสามารถเลือกเรียกเก็บเงินโดยตรงได้ แต่บริษัทบางประเภทก็มักจะใช้การเรียกเก็บเงินโดยตรงบ่อยกว่า นี่คือบางอุตสาหกรรมที่การเรียกเก็บเงินโดยตรงเป็นส่วนที่ขาดไม่ได้ในการดําเนินงานประจําวัน

บริการเฉพาะทาง

เอเจนซี่ ที่ปรึกษา และผู้ให้บริการเฉพาะทางจำนวนมากต่างก็ต้องพึ่งพาการเรียกเก็บเงินโดยตรง บริษัทเหล่านี้มักจะออกใบแจ้งหนี้ที่รวมจํานวนชั่วโมงทํางานหรือโครงการที่ดําเนินการเสร็จสิ้นในช่วงเวลาหนึ่งเดือน วิธีการนี้สะท้อนถึงความสัมพันธ์อย่างต่อเนื่องกับลูกค้า

ผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพ

แม้การประกันภัยมักจะมีบทบาทในการเรียกเก็บเงินค่ารักษาพยาบาล แต่ผู้ให้บริการบางแห่งยังคงเรียกเก็บเงินจากผู้ป่วยโดยตรงสําหรับการรักษา การนัดหมาย หรือบริการที่ไม่ครอบคลุม บางครั้งผู้ให้บริการจะเรียกเก็บเงินจากผู้ป่วยหลังจากเสร็จสิ้นการรักษาแล้วและขอให้ผู้ป่วยชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ภายในวันครบกําหนด

บริษัทให้เช่าหรือจัดการอสังหาริมทรัพย์

ผู้จัดการอสังหาริมทรัพย์และเจ้าของบ้านมักจะใช้การเรียกเก็บเงินโดยตรงเพื่อเก็บค่าเช่าหรือค่าธรรมเนียมจากผู้เช่า ธุรกิจเหล่านี้สามารถส่งใบแจ้งหนี้โดยตรงสําหรับสาธารณูปโภคหรือการซ่อมแซมได้ โดยสามารถเลือกที่จะรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดไว้ในใบเรียกเก็บเงินรายเดือนใบเดียวได้

การขายส่งและการจัดจําหน่าย

บางครั้งธุรกิจที่จัดการเรื่องการจัดส่งจํานวนมากอาจขยายระยะเวลาสุทธิให้ลูกค้า ซึ่งหมายความว่าลูกค้าจะได้รับสินค้าทันที แต่ชําระเงินทีหลัง ในข้อตกลงเหล่านี้ การเรียกเก็บเงินโดยตรงจะช่วยให้มั่นใจว่าใบแจ้งหนี้ตรงกับสินค้าที่จัดส่งและรวมส่วนลดหรือราคาส่งเสริมการขายต่างๆ ระบบนี้เป็นมาตรฐานในซัพพลายเชน

บริษัทด้านกฎหมายหรือบัญชี

เช่นเดียวกับที่ปรึกษา ผู้ให้บริการด้านกฎหมายและการบัญชีมักจะใช้การเรียกเก็บเงินโดยตรงเพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้าสําหรับบริการในช่วงเวลาหนึ่ง บริการเหล่านี้มีตั้งแต่การศึกษาวิจัยไปจนถึงการให้คําปรึกษาทางโทรศัพท์และการพบปะตัวต่อตัว และการเรียกเก็บเงินในช่วงสิ้นเดือน (หรือไตรมาส) จะรวมค่าธรรมเนียมทั้งหมดที่ต้องชําระ

คุณจะตั้งค่ากระบวนการเรียกเก็บเงินโดยตรงอย่างไร

นี่คือวิธีสร้างหรือปรับแต่งระบบการเรียกเก็บเงินโดยตรง

กําหนดนโยบายการเรียกเก็บเงินและระยะเวลาในการชําระเงินของคุณ

  • กําหนดความถี่ในการออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า (เช่น รายสัปดาห์ รายเดือน)

  • กําหนดวันครบกําหนดชําระเงิน ธุรกิจบางแห่งอาจใช้สุทธิ 30 ในขณะที่ธุรกิจบางแห่งชอบใช้สุทธิ 15 หรือสุทธิ 60

  • ระบุค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า ส่วนลดสําหรับการชําระเงินก่อนกําหนด และรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องให้ชัดเจน

  • สื่อสารข้อกําหนดเหล่านี้กับลูกค้าก่อนจะเรียกเก็บเงิน

รวบรวมข้อมูลลูกค้า

  • ตรวจสอบว่าคุณมีข้อมูลติดต่อที่ถูกต้องสําหรับใบแจ้งหนี้ เช่น ที่อยู่อีเมลหรือข้อมูลติดต่อของแผนกการเรียกเก็บเงินที่ถูกต้อง

  • กําหนดวิธีการชําระเงินที่คุณจะรับ มีหลายองค์กรที่รับการชําระเงินด้วยบัตรเครดิตหรือการโอนเงินผ่านธนาคาร

  • ยืนยันรายละเอียดภาษีหรือหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีที่จำเป็น

เลือกแพลตฟอร์มหรือเครื่องมือการเรียกเก็บเงินของคุณ

  • เลือกวิธีการสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้โดยเฉพาะ เช่น Stripe ซึ่งจะสร้างใบแจ้งหนี้และติดตามการชําระเงินโดยอัตโนมัติ หรือคุณจะสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองก็ได้

สร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้แบบมาตรฐาน

  • ระบุชื่อองค์กร ที่อยู่ และรายละเอียดการติดต่อ รวมถึงข้อมูลของลูกค้า รายการผลิตภัณฑ์หรือบริการแต่ละรายการ ปริมาณ ราคา และยอดรวมที่ต้องชําระ

  • ใส่วันครบกําหนดชําระที่ชัดเจนพร้อมคําแนะนําในการชําระเงิน

  • แนบหมายเลขสัญญาหรือหมายเลขอ้างอิงที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ลูกค้าทราบว่าใบแจ้งหนี้ประกอบด้วยอะไรบ้าง

ส่งใบแจ้งหนี้ตามกําหนดเวลาที่สม่ำเสมอ

  • ทําตามลําดับเวลาการเรียกเก็บเงินที่คุณเลือก หากคุณบอกว่าจะออกใบแจ้งหนี้วันแรกของเดือน ก็ให้ส่งใบแจ้งหนี้ตามเวลานั้น

  • จัดเก็บรายการที่เป็นระเบียบหรือระบบที่ติดตามว่าส่งใบแจ้งหนี้และได้รับการชําระเงินเมื่อใด

  • คุณอาจพิจารณาส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติสําหรับใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระ ธุรกิจบางแห่งจะเตือนอย่างสุภาพหนึ่งวันหลังจากวันครบกําหนด หากไม่ได้รับการชําระเงิน

ติดตามตรวจสอบและกระทบยอดการชําระเงิน

  • ติดตามตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่ชําระแล้วและใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระ

  • ทําเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ว่าชําระแล้วเมื่อได้รับการชําระเงินแล้ว และบันทึกการชําระเงินบางส่วน (หากมี)

จัดการการโต้แย้งการชําระเงินหรือข้อผิดพลาดอย่างรวดเร็ว

  • ตอบกลับทันทีหากลูกค้าคัดค้านบางส่วนในใบแจ้งหนี้หรือหากข้อมูลไม่ตรงกัน เพื่อที่ปัญหาจะได้ไม่ลุกลาม

  • แก้ไขข้อผิดพลาดทันทีเพื่อปกป้องความสัมพันธ์กับลูกค้าและกระตุ้นให้เกิดการชําระเงินที่ทันเวลา

เก็บบันทึกให้ดี

  • จัดเก็บใบแจ้งหนี้ การยืนยันการชําระเงิน และการสื่อสารกับลูกค้าไว้ในคลังส่วนกลางเพื่อให้เข้าถึงได้สะดวก

Stripe ช่วยคุณเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินโดยตรงได้อย่างไร

เครื่องมือของ Stripe ช่วยให้ธุรกิจจัดการขั้นตอนการชําระเงินได้ดีขึ้น รวมถึงการเรียกเก็บเงินโดยตรง Stripe มีส่วนช่วยในกลยุทธ์การเรียกเก็บเงินได้ดังนี้

การออกใบแจ้งหนี้ที่ปรับแต่งได้

Stripe Invoicing ช่วยให้คุณสร้างเทมเพลตที่สื่อถึงแบรนด์ของคุณ คุณสามารถป้อนบรรทัดรายการ ใส่ภาษี และระบุวันครบกําหนดหรือค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าได้ เมื่อคุณตั้งค่าแล้ว การส่งใบแจ้งหนี้ก็ทําได้ง่ายๆ ด้วยการป้อนที่อยู่อีเมลของลูกค้าและกดส่ง

ตัวเลือกการชําระเงินที่ยืดหยุ่น

Stripe รองรับวิธีการชําระเงินที่หลากหลาย ตั้งแต่กระเป๋าเงินดิจิทัลไปจนถึงตัวเลือกระดับสากล ลูกค้าสามารถชําระเงินออนไลน์ผ่านลิงก์ที่ฝังไว้ในใบแจ้งหนี้ได้โดยตรง

ขั้นตอนการติดตามหนี้และการแจ้งเตือนอัตโนมัติ

การติดตามการชําระเงินที่เลยกําหนดอาจเป็นภาระ Stripe มีระบบอัตโนมัติในตัวเพื่อกระตุ้นให้ลูกค้าชําระเงินเมื่อเลยกําหนดชําระ คุณสามารถกําหนดความถี่ในการส่งการแจ้งเตือนเหล่านี้และน้ำเสียงที่ใช้ บางองค์กรต้องการให้ Stripe รับหน้าที่ในการแจ้งเตือนให้ เพื่อที่ตนจะได้ไม่ต้องส่งอีเมลเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระให้ลูกค้า

การเชื่อมต่อการทํางานกับระบบอื่นๆ

บริษัทหลายแห่งใช้ Stripe ร่วมกับซอฟต์แวร์การทําบัญชีหรือแพลตฟอร์มจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) การเชื่อมต่อนี้ช่วยให้ Stripe สามารถส่งใบแจ้งหนี้ที่ซิงค์กับบันทึกอื่นๆ โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดได้

การรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกําหนด

ธุรกิจต่างๆ ต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ด้านความปลอดภัยสําหรับการชําระเงิน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีข้อมูลของเจ้าของบัตรที่ละเอียดอ่อนเข้ามาเกี่ยวข้อง Stripe ลงทุนอย่างมากกับความปลอดภัยของธุรกรรมและปฏิบัติตามมาตรฐานอุตสาหกรรมเพื่อลดภาระในการปฏิบัติตามข้อกําหนดของคุณ

ฟีเจอร์สําหรับการชําระเงินตามรอบบิล

องค์กรบางแห่งจะถือว่าการเรียกเก็บเงินโดยตรงเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการชําระเงินตามรอบบิล และเรียกเก็บเงินลูกค้าซ้ําตามกําหนดเวลาที่ตั้งไว้ Stripe Billing จะให้ธุรกิจจัดเก็บรายละเอียดการชําระเงินและจัดการใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าได้

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการเรียกเก็บเงินโดยตรงคืออะไร

แม้การเรียกเก็บเงินโดยตรงจะทําให้การดําเนินงานด้านการเงินง่ายขึ้น แต่ก็มีข้อผิดพลาดทั่วไปบางประการที่ต้องคอยระวัง

การใช้ข้อกําหนดการชําระเงินที่คลุมเครือหรือไม่สอดคล้องกัน

ความสับสนและการโต้แย้งการชําระเงินอาจเกิดขึ้นหากลูกค้าไม่เข้าใจว่าครบกําหนดชําระเงินเมื่อใดหรือไม่ทราบว่ามีบทลงโทษสําหรับการชําระเงินที่ล่าช้า คุณควรรักษาความสอดคล้องและหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่ขัดแย้งกันในสัญญา ใบแจ้งหนี้ และข้อตกลงด้วยวาจา

การไม่ติดตามใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระ

การปล่อยให้ใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดไม่มีการชำระเงินต่อไปเรื่อยๆ อาจสร้างปัญหาได้อย่างแท้จริง การมีระบบที่ทําเครื่องหมายการเรียกเก็บเงินที่ยังไม่ได้ชําระและส่งข้อความติดตามผลโดยอัตโนมัติจะช่วยคุณจัดการบัญชีที่ค้างชําระได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้ลูกค้าทราบว่าธุรกิจจริงจังกับวันครบกำหนด

เก็บบันทึกไม่เพียงพอ

แม้ว่าคุณจะส่งใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องและตรงเวลา แต่การไม่มีเอกสารประกอบอาจทําให้อ่านและตีความการเงินของคุณได้ยาก การอัปเดตบัญชีแยกประเภทด้วยตนเองเป็นหนึ่งตัวเลือก อีกวิธีก็คือการใช้ซอฟต์แวร์ที่ทํางานโดยอัตโนมัติกับกระบวนการนี้ การจัดระเบียบบันทึกและการเตรียมพร้อมที่จะแชร์บันทึกเหล่านี้จะช่วยคุณได้เมื่อลูกค้ามีข้อสงสัยหรือในช่วงยื่นภาษี

ไม่ยืนยันรายละเอียดลูกค้า

การส่งใบแจ้งหนี้ไปยังที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้องอาจทําให้ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินของคุณล่าช้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวบรวมข้อมูลติดต่อที่ถูกต้องไว้ล่วงหน้า และตรวจสอบเป็นครั้งคราวว่าข้อมูลนั้นยังคงถูกต้องหรือไม่ หากมีผู้ติดต่อใหม่หรือมีการแก้ไขที่อยู่อีเมลของแผนกการเรียกเก็บเงิน โปรดอัปเดตข้อมูลดังกล่าวโดยทันที

การส่งใบแจ้งหนี้ที่อ่านยาก

ใบแจ้งหนี้ที่ยุ่งยากซึ่งมีบรรทัดรายการมากเกินไปหรือค่าบริการที่ไม่ชัดเจนอาจทําให้ลูกค้าเกิดความสับสนและทําให้การชําระเงินช้าลง ระบุรายละเอียดให้มากพอเพื่อความโปร่งใส แต่อย่าใส่ข้อมูลมากไปจนลูกค้ากลัว ระบุข้อมูลสรุปที่เป็นระเบียบซึ่งระบุสินค้าหรือบริการแต่ละรายการบวกยอดรวมที่ต้องชําระ

ใช้กระบวนการที่ต้องทําด้วยตนเองมากเกินไป

การส่งใบแจ้งหนี้ด้วยตัวเองอาจใช้ได้กับธุรกิจบางราย แต่หากคุณขยายธุรกิจหรือมีพนักงานจํานวนน้อย คุณอาจสูญเสียใบเรียกเก็บเงิน การทำงานอัตโนมัติกับขั้นตอนที่ต้องทำซ้ำในการเรียกเก็บเงินโดยตรง เช่น การสร้างใบแจ้งหนี้และอีเมลแจ้งเตือน จะช่วยลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ได้

เพิกเฉยต่อกฎหรือข้อบังคับท้องถิ่น

บางภูมิภาคมีข้อกําหนดเฉพาะสําหรับแนวทางการออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งรวมถึงวิธีการคํานวณหรือแสดงภาษี การไม่ปฏิบัติตามอาจทําให้เกิดบทลงโทษหรือก่อให้เกิดผลที่ตามมาทางกฎหมายได้ หากคุณเรียกเก็บเงินลูกค้าข้ามพรมแดน โปรดตรวจสอบระเบียบข้อบังคับของแต่ละภูมิภาคอีกครั้ง

เนื้อหาในบทความนี้มีไว้เพื่อให้ข้อมูลทั่วไปและมีจุดประสงค์เพื่อการศึกษาเท่านั้น ไม่ควรใช้เป็นคําแนะนําทางกฎหมายหรือภาษี Stripe ไม่รับประกันหรือรับประกันความถูกต้อง ความสมบูรณ์ ความไม่เพียงพอ หรือความเป็นปัจจุบันของข้อมูลในบทความ คุณควรขอคําแนะนําจากทนายความที่มีอํานาจหรือนักบัญชีที่ได้รับใบอนุญาตให้ประกอบกิจการในเขตอํานาจศาลเพื่อรับคําแนะนําที่ตรงกับสถานการณ์ของคุณ

หากพร้อมเริ่มใช้งานแล้ว

สร้างบัญชีและเริ่มรับการชำระเงินโดยไม่ต้องทำสัญญาหรือระบุรายละเอียดเกี่ยวกับธนาคาร หรือติดต่อเราเพื่อสร้างแพ็กเกจที่ออกแบบเองสำหรับธุรกิจของคุณ
Billing

Billing

เรียกเก็บและรักษารายรับได้มากขึ้น ใช้วิธีอัตโนมัติกับขั้นตอนการจัดการรายรับ ตลอดจนรับการชำระเงินได้ทั่วโลก

Stripe Docs เกี่ยวกับ Billing

สร้างและจัดการการชำระเงินตามรอบบิล ติดตามการใช้งาน และออกใบแจ้งหนี้