Of je bedrijf nu werkt met facturen, een abonnementsmodel of een hybride aanpak, het is belangrijk dat je betalingen kunt innen zonder extra werk te creëren. Directe facturatie helpt bedrijven om klantfacturatie te vereenvoudigen en kan de omzet voorspelbaarder maken.

Mensen gaan er soms van uit dat directe facturatie papieren afschriften, incassotelefoontjes of gespecialiseerde industrieën, zoals de gezondheidszorg, omvat. Maar veel moderne bedrijven, van start-ups tot grote bedrijven, maken gebruik van directe facturatie. De wereldwijde markt voor deze dienst werd gewaardeerd op ongeveer $ 1,0 miljard in 2023 en zal naar verwachting in 2032 $ 2,5 miljard bereiken.

Hieronder leggen we uit wat directe facturatie is, waarom verschillende soorten bedrijven het gebruiken en hoe Stripe kan helpen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is directe facturatie?
  
• Wat zijn de voordelen van direct billing voor bedrijven?
  
• In welke branches wordt vaak gebruik gemaakt van directe facturatie?
  
• Hoe richt je een direct facturatie proces in?
  
• Hoe kan Stripe helpen met directe facturatie?
  
• Wat zijn veelgemaakte fouten bij directe facturatie?
  

Wat is directe facturatie?

Directe facturatie is een betalingsregeling waarbij een dienstverlener of verkoper rekeningen rechtstreeks naar de klant stuurt, vaak volgens een vast schema en met de verwachting van snelle betaling. Het formaat kan variëren: sommige bedrijven sturen papieren afschriften per post, terwijl andere digitale facturen versturen, maar het centrale concept is dat organisaties hun klanten factureren zonder tussenkomst van tussenpersonen of fysieke betalingen.

Dienstverlenende organisaties die doorlopend werk doen, zoals maandelijks advieswerk, kunnen directe facturatie gebruiken, zodat facturen automatisch per e-mail naar klanten worden verzonden. In de gezondheidszorg kan een kliniek ervoor kiezen om patiënten rechtstreeks te factureren in plaats van verzekeraars erbij te betrekken. In e-commerce kan een bedrijf een kredietprogramma aanbieden dat elke maand een afschrift naar de klant stuurt om de betaling na aankoop te innen.

Wat zijn de voordelen van directe facturatie voor bedrijven?

Bedrijven kiezen voor directe facturatie om verschillende redenen, waaronder gemak en betrouwbaarheid. Hieronder staan enkele opmerkelijke voordelen voor bedrijven.

Voorspelbare factuurcycli

Met directe facturatie kan een bedrijf zelf bepalen wanneer facturen worden verstuurd. Zo kun je je facturatiecycli afstemmen op je cashflowbehoeften. Als je organisatie bijvoorbeeld bepaalde uitgaven in het midden van de maand betaalt, kunt je je factuurdatums zo timen dat het geld tegen die tijd aankomt. Deze structuur zorgt voor een gezond betalingsritme en vermindert giswerk bij de boekhouding.

Nauwkeurigere records

Omdat je facturen rechtstreeks verzendt, kun je alles op één plek volgen. Elke factuur komt overeen met een specifieke serviceperiode of geleverd product, en je kunt deze markeren als betaald wanneer het geld binnenkomt. Dat maakt het eenvoudiger om eerdere afschriften te raadplegen, rapporten over de betalingsgeschiedenis te genereren of updates te delen met je boekhoudkundigeteam.

Flexibiliteit voor je klanten

Sommige klanten hebben tijd nodig tussen de ontvangst van goederen of diensten en de betaling ervan, terwijl anderen liever alle facturen op één factuur consolideren. Direct Billing dekt beide: je levert het product of de dienst op het afgesproken tijdstip en stuurt één factuur met een overzicht van die kosten. Dit is aantrekkelijk voor mensen die niet vooraf willen betalen en niet voor elke levering apart willen betalen.

Sterkere klantrelaties

Wanneer je klanten toestaat later te betalen, geef je blijk van hoffelijkheid en vertrouwen. Dit kan ervoor zorgen dat klanten eerder geneigd zijn terug te komen en je diensten aan anderen aan te bevelen. Het is een betekenisvolle dynamiek waarmee je je kunt onderscheiden in een drukke markt.

Schaalbaarheid

Als je organisatie groeit, kan direct billing met je meegroeien. Ook al verstuur je meer facturen per maand, het onderliggende proces blijft hetzelfde. Deze consistentie zorgt ervoor dat de dagelijkse activiteiten in beweging blijven, zelfs als je nieuwe klanten of diensten toevoegt.

In welke branches wordt vaak gebruikgemaakt van directe facturatie?

Hoewel vrijwel elk bedrijf ervoor kiest om rechtstreeks te factureren, passen bepaalde typen bedrijven vaker directe facturatie toe. Hier zijn enkele industrieën waar directe facturatie een onmisbaar onderdeel kan zijn van de dagelijkse activiteiten.

Zakelijke dienstverlening

Veel bureaus, adviesbureaus en gespecialiseerde dienstverleners vertrouwen op directe facturatie. Ze sturen klanten vaak geconsolideerde facturen voor het totale aantal gewerkte uren of voltooide projecten gedurende een periode van een maand. Deze regeling erkent de lopende relatie met de klant.

Zorgverleners

Hoewel verzekeringen vaak een rol spelen bij de facturatie van de gezondheidszorg, brengen sommige praktijken patiënten nog steeds rechtstreeks in rekening voor procedures, afspraken of diensten die niet worden gedekt. Soms factureren zorgverleners een patiënt nadat een procedure is voltooid en eisen ze dat de patiënt de factuur op de vervaldatum betaalt.

Verhuur- of vastgoedbeheerders

Vastgoedbeheerders en verhuurders maken vaak gebruik van directe facturatie om huur of kosten van huurders te innen. Deze bedrijven kunnen directe facturen sturen voor nutsvoorzieningen of reparaties, met de optie om alle uitgaven in één maandelijkse factuur onder te brengen.

Groothandel en distributie

Bedrijven die grote zendingen afhandelen, bieden hun klanten soms de nettotermijnen aan, wat betekent dat de klant de producten onmiddellijk ontvangt, maar later betaalt. In deze regelingen zorgt directe facturatie ervoor dat de factuur overeenkomt met de verzonden goederen en eventuele kortingen of promotieprijzen bevat. Dit systeem is standaard in supply chains.

Advocaten- of accountantskantoren

Net als bij adviesbureaus maken juridische en boekhoudkundige praktijken vaak gebruik van directe facturatie om klanten kosten in rekening te brengen voor diensten die gedurende een bepaalde periode zijn geleverd. Deze diensten kunnen variëren van onderzoek tot telefonische consulten tot persoonlijke ontmoetingen, en facturatie aan het einde van de maand (of het kwartaal) combineert de verschuldigde vergoedingen.

Hoe richt je een direct billing proces in?

Hier lees je hoe je een systeem voor directe facturatie kunt bouwen of verfijnen.

Bepaal je facturatiebeleid en betaalvoorwaarden

• Bepaal hoe vaak je klanten wilt factureren (bijv. wekelijks, maandelijks).

• Stel vervaldatums voor betalingen in. Sommige bedrijven gebruiken netto 30, terwijl andere de voorkeur geven aan netto 15 of netto 60.

• Geef een duidelijk overzicht van eventuele kosten voor te late betaling, kortingen voor vervroegde betaling en andere relevante details.

• Communiceer deze voorwaarden met klanten voordat je ze factureert.

Klantinformatie verzamelen

• Zorg ervoor dat je over nauwkeurige contactgegevens voor facturen beschikt, zoals het juiste e-mailadres of de contactpersoon van de facturatiesafdeling.

• Bepaal welke betaalmethoden je accepteert. Veel organisaties accepteren betalingen met een creditcard of bankoverschrijving.

• Bevestig alle vereiste belastinggegevens of identificatienummers.

Een facturatieplatform of -tool kiezen

• Kies hoe je facturen wilt genereren en versturen. Je kunt speciale facturatiesoftware gebruiken, zoals Stripe, die het genereren van facturen en het bijhouden van betalingen automatiseert, of je kunt handmatig facturen maken.
  

Een gestandaardiseerd factuursjabloon maken

• Vermeld de naam, het adres en de contactgegevens van je organisatie, evenals de gegevens van de klant, een gespecificeerde lijst met producten of diensten, hoeveelheden, prijzen en het totale verschuldigde bedrag.

• Zorg voor een duidelijke vervaldatum en instructies voor het betalen.

• Voeg een relevant contract- of referentienummer toe, zodat klanten weten wat er op de factuur staat.

Facturen versturen volgens een consistent schema

• Houd je aan de door jou gekozen facturatiestijdlijn. Als je hebt gezegd dat facturen op de eerste dag van de maand de deur uitgaan, haal ze dan onmiddellijk uit.

• Houd een georganiseerde lijst of systeem bij dat bijhoudt wanneer facturen worden verzonden en betalingen worden ontvangen.

• Overweeg automatische herinneringen te sturen voor achterstallige facturen. Sommige bedrijven sturen een dag na de vervaldatum een zacht duwtje in de rug als ze nog geen betaling hebben ontvangen.

Betalingen monitoren en reconciliëren

• Monitor welke facturen betaald zijn en welke openstaan.

• Markeer facturen als vereffend zodra de betaling is bijgeschreven en leg eventuele gedeeltelijke betalingen vast, indien van toepassing.

Chargebacks of fouten snel oplossen

• Reageer snel als een klant een deel van de factuur betwist of als er gegevens niet overeenkomen, zodat problemen niet escaleren.

• Corrigeer fouten onmiddellijk om klantrelaties te beschermen en tijdige afwikkelingen aan te moedigen.

Een goede administratie bijhouden

• Bewaar je facturen, betalingsbevestigingen en communicatie met klanten in een centrale opslagplaats, zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn.
  

Hoe kan Stripe helpen met directe facturatie?

Met de tools van Stripe kunnen bedrijven allerlei betaalflows, waaronder directe facturatie, beter beheren. Hier lees je hoe Stripe je kunt helpen met je facturatiesstrategie.

Facturatie op maat

Stripe Invoicing kun je sjablonen maken die je eigen merk weerspiegelen. Je kunt regelitems invoeren, belastingen toevoegen en vervaldatums of kosten voor te late betaling opgeven. Als je eenmaal bent ingesteld, kan het verzenden van een factuur zo eenvoudig zijn als het e-mailadres van de klant invoeren en op verzenden drukken.

Flexibele betaalopties

Stripe ondersteunt tal van betaalmethoden, van digitale wallets tot internationale opties. Klanten kunnen online betalen via een link die direct in de factuur is opgenomen.

Geautomatiseerde herinneringen en incassoproces

Het opsporen van achterstallige betalingen kan een last zijn. Stripe heeft ingebouwde automatiseringen om klanten aan te moedigen te betalen wanneer facturen achterstallig zijn. Je kunt instellen hoe vaak deze herinneringen uitgaan en wat de toon ervan is. Sommige organisaties geven er de voorkeur aan om deze kennisgevingen door Stripe te laten afhandelen, zodat ze klanten niet hoeven te mailen over achterstallige facturen.

Integratie met andere systemen

Veel bedrijven gebruiken Stripe in combinatie met boekhoudsoftware of CRM-platforms (Customer Relationship Management). Met deze connectiviteit kunt Stripe facturen verzenden die automatisch worden gesynchroniseerd met andere records, wat tijd kan besparen en fouten tot een minimum kan beperken.

Beveiliging en compliance

Bedrijven moeten zich houden aan verplichte richtlijnen voor de beveiliging van betalingen, vooral als het gaat om gevoelige kaarthoudergegevens. Stripe investeert veel in transactiebeveiliging en houdt zich aan branchenormen om je compliance-last te verminderen.

Abonnementsvriendelijke functies

Sommige organisaties behandelen directe facturatie als onderdeel van een abonnementsproces en brengen terugkerende klanten volgens een vast schema kosten in rekening. Stripe Billing stelt bedrijven in staat betaalgegevens op te slaan en terugkerende facturen te beheren.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij directe facturatie?

Hoewel directe facturatie je financiële processen kan vereenvoudigen, zijn er enkele veelgemaakte fouten waar je op moet letten.

Vage of inconsistente betaalvoorwaarden gebruiken

Verwarring en chargebacks kunnen ontstaan als klanten niet begrijpen wanneer ze moeten betalen of dat er boetes worden opgelegd voor te late betalingen. Wees consequent en vermijd conflicterende taal in je contracten, facturen en mondelinge overeenkomsten.

Geen follow-up van achterstallige facturen

Als achterstallige facturen onbetaald blijven, kan dat voor echte uitdagingen zorgen. Het hebben van een systeem dat onbetaalde rekeningen markeert en vervolgberichten automatiseert, kan je helpen bij het beheren van openstaande accounts. Het laat klanten ook weten dat het bedrijf vervaldatums serieus neemt.

Onvoldoende administratie bijhouden

Zelfs als je nauwkeurige, tijdige facturen verstuurt, kan een gebrek aan documentatie het lezen of interpreteren van je financiële gegevens moeilijk maken. Het handmatig bijwerken van een grootboek is een optie; Een andere is het gebruik van software die dit proces automatiseert. Gegevens ordenen en direct delen kan ook helpen bij vragen van klanten of tijdens het belastingseizoen.

Het niet bevestigen van klantgegevens

Als je een factuur naar het verkeerde e-mailadres stuurt, kan dat je facturatieproces vertragen. Zorg ervoor dat je vooraf nauwkeurige contactgegevens verzamelt en controleer deze af en toe opnieuw om te zien of ze nog steeds geldig zijn. Als er een nieuw aanspreekpunt of een herzien e-mailadres voor de facturatiesafdeling is, voer die updates dan onmiddellijk uit.

Moeilijk leesbare facturen versturen

Onoverzichtelijke facturen met te veel regelitems of onduidelijke prijzen kunnen klanten in verwarring brengen en de betaling vertragen. Geef voldoende details om transparant te zijn, maar overstelp de klant niet met informatie. Geef een overzichtelijke samenvatting van elk item of elke dienst plus het totaal verschuldigde bedrag.

Te veel vertrouwen op handmatige processen

Het versturen van handmatige facturen werkt voor sommige bedrijven, maar als je opschaalt of weinig personeel hebt, kun je rekeningen kwijtraken. Automatiseren De gebruikelijke onderdelen van directe facturatie, zoals het genereren van facturen en herinneringsmails, kunnen het aantal menselijke fouten verminderen.

Lokale regels of voorschriften negeren

Bepaalde regio's hebben specifieke vereisten voor facturatiespraktijken, zoals de manier waarop belastingen worden berekend of weergegeven. Niet-naleving kan leiden tot boetes of juridische complicaties. Als je klanten over de grens factureert, controleer dan nogmaals de regelgeving voor elke regio.