Se a sua empresa depende de faturas, de um modelo de assinatura ou de uma abordagem híbrida, a capacidade de coletar pagamentos sem criar trabalho extra é importante. O faturamento direto ajuda as empresas a simplificar o faturamento dos clientes e pode tornar a receita mais previsível.

Às vezes, as pessoas acham que o faturamento direto envolve extratos em papel, chamadas telefônicas de cobrança ou setores especializados, como saúde. Mas muitas empresas modernas, de startups a grandes corporações, usam o faturamento direto. O mercado global desse serviço foi avaliado em cerca de US$ 1 bilhão em 2023 e deve chegar a US$ 2,5 bilhões até 2032.

Abaixo, explicamos o que é faturamento direto, por que diferentes tipos de empresas o utilizam e como a Stripe pode ajudar.

Neste artigo:

• O que é faturamento direto?
  
• Quais os benefícios do faturamento direto para as empresas?
  
• Quais setores costumam usar o faturamento direto?
  
• Como configurar um processo de faturamento direto?
  
• Como a Stripe ajuda no faturamento direto?
  
• Quais são os erros comuns no faturamento direto?
  

O que é faturamento direto?

O faturamento direto é uma forma de pagamento em que um prestador de serviços ou vendedor envia faturas diretamente ao cliente, muitas vezes de acordo com um cronograma definido e com uma expectativa de pagamento imediato. O formato pode variar (algumas empresas enviam extratos em papel e outras faturas digitais), mas o conceito central é que as organizações faturam seus clientes sem usar intermediários ou exigir pagamentos presenciais.

Organizações baseadas em serviços que fornecem trabalho contínuo, como trabalhos mensais de consultoria, podem usar faturamento direto para que as faturas sejam enviadas por e-mail automaticamente aos clientes. Na área da saúde, uma clínica pode optar por cobrar os pacientes diretamente em vez de envolver as seguradoras. No e-commerce, uma empresa pode oferecer um programa de crédito que envia mensalmente um extrato ao cliente para coletar o pagamento após a compra.

Quais são os benefícios do faturamento direto para as empresas?

As empresas optam pelo faturamento direto por diversos motivos, entre eles conveniência e confiança. Abaixo estão alguns benefícios para as empresas.

Ciclos de faturamento previsíveis

O faturamento direto permite que uma empresa controle quando as faturas são enviadas. Isso permite alinhar seus ciclos de faturamento às suas necessidades de fluxo de caixa. Por exemplo, se sua organização paga determinadas despesas no meio do mês, você pode programar as datas da sua fatura para que o dinheiro chegue até essa data. Essa estrutura pode manter uma cadência de pagamentos saudável e reduzir as suposições em relação à contabilidade.

Mais registros precisos

Como você envia contas diretamente, é possível acompanhar tudo em um só lugar. Cada fatura corresponde a um período de serviço específico ou produto entregue, e você poderá marcá-la como paga quando o dinheiro chegar. Isso facilita a consulta de extratos anteriores, a geração de relatórios de histórico de pagamentos ou o compartilhamento de atualizações com sua equipe de contabilidade.

Flexibilidade para seus clientes

Alguns clientes precisam de tempo entre receber mercadorias ou serviços e pagar por eles, enquanto outros preferem consolidar todas as contas em uma fatura. O faturamento direto abrange ambos: você entrega o produto ou serviço no horário combinado e envia uma única fatura resumindo essas cobranças. Isso é interessante para quem não quer pagar adiantado e não quer pagar por cada entrega separadamente.

Relacionamentos mais fortes com os clientes

Quando você permite que os clientes paguem depois, o nível de cortesia e confiança se amplia. Isso pode tornar os clientes mais propensos a retornar e recomendar seus serviços para outras pessoas. É uma dinâmica significativa que pode diferenciar você da concorrência.

Escalabilidade

Se sua organização crescer, o faturamento direto poderá se desenvolver também. Mesmo quando você envia mais faturas a cada mês, o processo subjacente continua o mesmo. Essa consistência mantém as operações do dia a dia em movimento, mesmo ao adicionar novos clientes ou serviços.

Quais setores costumam usar faturamento direto?

Embora praticamente todas as empresas possam optar por faturar diretamente, certos tipos de empresas adotam o faturamento direto com mais frequência. Veja alguns setores em que o faturamento direto pode ser parte indispensável das operações diárias.

Serviços profissionais

Muitas agências, consultorias e prestadores de serviços especializados dependem do faturamento direto. Muitas vezes, emitem faturas consolidadas dos clientes para o total de horas trabalhadas ou projetos concluídos durante um período de um mês. Este acordo reconhece o relacionamento contínuo com o cliente.

Prestadores de serviços de saúde

Embora os seguros muitas vezes desempenhem um papel no faturamento de saúde, algumas clínicas ainda cobram diretamente dos pacientes por procedimentos, consultas ou serviços que não são cobertos. Às vezes, os provedores cobram um paciente após a conclusão de um procedimento e exigem que ele liquide a fatura até a data de vencimento.

Empresas de aluguel ou administração de imóveis

Gerentes de imóveis e locadores geralmente usam o faturamento direto para cobrar aluguel ou taxas dos inquilinos. Essas empresas podem enviar faturas diretas de utilidades ou reparos, com a opção de juntar todas as despesas em uma fatura mensal.

Atacado e distribuição

Empresas que lidam com grandes envios às vezes estendem os termos líquidos aos seus clientes, o que significa que o cliente recebe os produtos imediatamente, mas paga depois. Nesses acordos, o faturamento direto garante que a fatura corresponda às mercadorias enviadas e inclua descontos ou preços promocionais. Este sistema é padrão em cadeias de suprimentos.

Empresas jurídicas ou de contabilidade

Assim como nas consultorias, as práticas jurídicas e contábeis frequentemente utilizam o faturamento direto para cobrar dos clientes pelos serviços prestados em um determinado período. Esses serviços podem variar de pesquisas, consultas por telefone e reuniões presenciais, e o faturamento no final do mês (ou trimestre) combina as taxas devidas.

Como configurar um processo de faturamento direto?

Veja como criar (ou refinar) um sistema de faturamento direto.

Defina sua política de faturamento e termos de pagamento

• Decida com que frequência você planeja faturar os clientes (por exemplo, semanalmente, mensalmente).

• Defina prazos de pagamento. Algumas empresas usam 30 dias corridos, mas outras preferem 15 ou 60 dias corridos.

• Descreva claramente taxas por atraso, descontos por pagamento antecipado e outros detalhes relevantes.

• Comunique esses termos aos clientes antes de cobrá-los.

Reúna dados do cliente

• Certifique-se de ter dados de contato precisos para faturas, como o endereço de e-mail correto ou contato do departamento de cobrança.

• Determine quais formas de pagamento você aceitará. Muitas organizações aceitam pagamentos por cartão de crédito ou transferência bancária.

• Confirme todos os dados fiscais ou números de identificação obrigatórios.

Escolha sua plataforma ou ferramenta de faturamento

• Escolha como você vai gerar e enviar faturas. Você pode usar um software de faturamento exclusivo, como a Stripe, que automatiza a geração de faturas e o rastreamento de pagamentos, ou pode criar faturas manualmente.
  

Criar um modelo de fatura padronizado

• Inclua o nome, endereço e detalhes de contato da sua organização, bem como dados do cliente, uma lista detalhada de produtos ou serviços, quantidades, preços e o total devido.

• Inclua uma data de vencimento clara, juntamente com instruções sobre como pagar.

• Anexar qualquer contrato ou número de referência relevante para que os clientes saibam o que a fatura inclui.

Envie faturas com um cronograma consistente

• Mantenha o cronograma de faturamento escolhido. Se você disse que as faturas saem no primeiro dia do mês, retire-as imediatamente.

• Mantenha uma lista organizada ou sistema que acompanhe quando as faturas são enviadas e os pagamentos são recebidos.

• Considere o envio de lembretes automáticos para faturas vencidas. Algumas empresas enviam um lembrete um dia após a data de vencimento se não receberem o pagamento.

Monitorar e reconciliar pagamentos

• Monitorar quais faturas foram pagas e quais estão pendentes.

• Marque as faturas como liquidadas após a chegada do pagamento e registre os pagamentos parciais, se for o caso.

Resolva contestações ou erros rapidamente

• Responda prontamente se um cliente contestar parte da fatura ou se houver um erro de dados para que os problemas não aumentem.

• Corrija erros imediatamente para proteger o relacionamento com o cliente e incentivar acordos pontuais.

Mantenha bons registros

• Armazene suas faturas, confirmações de pagamento e comunicações com os clientes em um repositório central para que possam ser acessados facilmente.
  

Como a Stripe pode ajudar com o faturamento direto?

As ferramentas da Stripe ajudam as empresas a gerenciar melhor todos os tipos de fluxos de pagamento, incluindo o faturamento direto. Veja como a Stripe pode ajudar na sua estratégia de faturamento.

Faturamento personalizável

O Stripe Invoicing permite criar modelos que refletem sua marca. Você pode inserir itens de linha, adicionar impostos e especificar datas de vencimento ou tarifas por atraso. Depois da configuração, enviar uma fatura pode ser simples como inserir o e-mail do cliente e clicar em enviar.

Opções de pagamento flexíveis

A Stripe aceita várias formas de pagamento, de carteiras digitais a opções internacionais. Os clientes podem pagar online por meio de um link integrado diretamente na fatura.

Lembretes automatizados e processo de cobrança

Rastrear pagamentos em atraso pode ser um fardo. A Stripe tem automações integradas para incentivar os clientes a pagar quando as contas estão vencidas. Você pode configurar a frequência com que esses lembretes saem e seu tom. Algumas organizações preferem que a Stripe processem esses avisos para não enviar e-mails aos clientes sobre faturas vencidas.

Integração com outros sistemas

Muitas empresas usam a Stripe em conjunto com softwares contábeis ou plataformas de CRM (CRM). Essa conectividade permite que a Stripe envie faturas sincronizadas automaticamente com outros registros, o que pode economizar tempo e minimizar erros.

Segurança e conformidade

As empresas precisam seguir diretrizes obrigatórias de segurança de pagamento, especialmente quando dados sigilosos de titulares de cartão estão envolvidos. A Stripe investe pesado em segurança de transações e segue os padrões do setor para reduzir suas obrigações de conformidade.

Recursos adequados para assinaturas

Algumas organizações tratam o faturamento direto como parte de um fluxo de assinatura e cobram clientes recorrentes em um cronograma definido. O Stripe Billing permite que as empresas armazenem dados de pagamento e gerenciem faturas recorrentes.

Quais são os erros mais comuns no faturamento direto?

Embora o faturamento direto possa simplificar suas operações financeiras, existem alguns erros comuns que devem ser observados.

Usar termos de pagamento vagos ou inconsistentes

Confusão e disputas podem surgir se os clientes não entenderem quando o pagamento vence ou que há penalidades por atraso nos pagamentos. Seja consistente e evite usar linguagem conflitante em seus contratos, faturas e acordos verbais.

Não dar seguimento a faturas vencidas

Permitir que faturas vencidas fiquem sem pagamento pode criar desafios reais. Ter um sistema que sinaliza contas não pagas e automatiza mensagens de acompanhamento pode ajudá-lo a gerenciar contas pendentes. Também permite que os clientes saibam que a empresa leva os prazos de entrega a sério.

Falha em manter registros adequados

Mesmo que você envie faturas precisas e no prazo, a falta de documentação pode dificultar a leitura ou interpretação de suas finanças. Atualizar manualmente um livro-razão é uma opção. A utilização de softwares que automatizam esse processo é outra. Organizar os registros e tê-los prontos para compartilhar também pode ajudar quando os clientes têm dúvidas ou durante a temporada de impostos.

Falha ao confirmar os dados do cliente

O envio de uma fatura para o endereço de e-mail errado pode atrasar o processo de faturamento. Certifique-se de coletar dados de contato precisos antecipadamente e confira se continuam válidos. Se houver um novo ponto de contato ou um endereço de e-mail atualizado para o departamento de cobrança, faça essas atualizações imediatamente.

Envio de faturas de difícil leitura

Faturas desordenadas, com muitos itens de linha ou preços pouco claros, podem confundir os clientes e atrasar os pagamentos. Forneça detalhes suficientes para ser transparente, mas não sobrecarregue o cliente com informações. Forneça um resumo completo de cada item ou serviço mais o total devido.

Confiar demais em processos manuais

O envio manual de faturas funciona para algumas empresas, mas se você estiver expandindo ou tiver uma equipe pequena, poderá perder contas. Automatizar as partes rotineiras do faturamento direto, como geração de faturas e e-mails de lembrete, pode reduzir erros humanos.

Ignorar regras ou regulamentos locais

Algumas regiões têm requisitos específicos para práticas de faturamento, incluindo a forma como os impostos são calculados ou exibidos. O não cumprimento pode resultar em penalidades ou complicações legais. Se você cobra clientes internacionalmente, verifique os regulamentos de cada região.