Indipendentemente dal fatto che la tua attività utilizzi fatture, un modello di abbonamento o un approccio ibrido, la capacità di riscuotere i pagamenti senza creare lavoro aggiuntivo è importante. La fatturazione diretta aiuta le attività a semplificare l'emissione di fatture ai clienti e può rendere i ricavi più prevedibili.

A volte si presume che la fatturazione diretta implichi estratti conto cartacei, telefonate di recupero crediti o settori specializzati, come quello sanitario. Tuttavia, molte attività moderne, dalle start-up alle grandi aziende, utilizzano la fatturazione diretta. Il mercato globale di questo servizio è stato valutato a circa 1,0 miliardi di dollari nel 2023 e si prevede che raggiungerà i 2,5 miliardi di dollari entro il 2032.

Di seguito viene spiegato cos'è la fatturazione diretta, perché diversi tipi di attività la usano e in che modo Stripe può essere d'aiuto.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è la fatturazione diretta?
  
• Quali sono i vantaggi della fatturazione diretta per le attività?
  
• In quali settori viene comunemente utilizzata la fatturazione diretta?
  
• Come si configura una procedura di fatturazione diretta?
  
• In che modo Stripe può essere d'aiuto nella fatturazione diretta?
  
• Quali sono gli errori più comuni nella fatturazione diretta?
  

Cos'è la fatturazione diretta?

La fatturazione diretta è una metodo di pagamento in cui un fornitore di servizi o un venditore invia fatture direttamente al cliente, spesso secondo una pianificazione prestabilita e con l'aspettativa di un pagamento tempestivo. Il formato può variare (alcune attività inviano estratti conto cartacei, mentre altre inviano fatture digitali), ma il concetto centrale è che le organizzazioni emettono fatture ai propri clienti senza utilizzare intermediari o richiedere pagamenti di persona.

Le organizzazioni basate sui servizi che forniscono lavori continuativi, ad esempio lavori di consulenza mensili, potrebbero utilizzare la fatturazione diretta in modo che le fatture vengano inviate automaticamente ai clienti via e-mail. Nel settore sanitario, una clinica potrebbe scegliere di emettere fatture direttamente ai pazienti piuttosto che coinvolgere gli assicuratori. Nell'ambito dell'e-commerce, un'attività potrebbe offrire un programma di credito che invia mensilmente un estratto conto al cliente per riscuotere il pagamento dopo l'acquisto.

Quali sono i vantaggi della fatturazione diretta per le attività?

Le attività scelgono la fatturazione diretta per diversi motivi, tra cui la convenienza e l'affidabilità. Di seguito sono riportati alcuni vantaggi degni di nota per le attività.

Cicli di fatturazione prevedibili

La fatturazione diretta consente a un'attività di controllare quando vengono inviate le fatture. In questo modo è possibile allineare i cicli di fatturazione alle proprie esigenze in termini di flusso di cassa. Ad esempio, se la tua organizzazione paga determinate spese a metà mese, puoi programmare le date delle fatture in modo che i soldi arrivino entro quella data. Questa struttura può sostenere una corretta frequenza dei pagamenti e ridurre le congetture contabili.

Registri più accurati

Poiché invii direttamente le fatture, puoi tenere traccia di tutto in un unico posto. Ogni fattura corrisponde a un periodo di servizio o a un prodotto consegnato specifici ed è possibile contrassegnarla come pagata all'arrivo del denaro. In questo modo è più facile fare riferimento ad estratti conto precedenti, generare report della cronologia dei pagamenti o condividere aggiornamenti con il tuo team contabile.

Flessibilità per i clienti

Alcuni clienti hanno bisogno di tempo tra la ricezione dei beni o servizi e il loro pagamento, mentre altri preferiscono consolidare tutte le fatture in un'unica fattura. La fatturazione diretta copre entrambi gli aspetti: la consegna del prodotto o servizio al momento concordato e l'invio di un'unica fattura con il riepilogo degli addebiti. Questo è interessante per le persone che non vogliono pagare in anticipo e non vogliono pagare ciascuna consegna separatamente.

Relazioni più solide con i clienti

Quando consenti ai clienti di pagare più tardi, stai dimostrando un livello di cortesia e fiducia. In questo modo i clienti saranno più propensi a tornare e a consigliare i tuoi servizi ad altri. Si tratta di una dinamica significativa che può distinguerti in un mercato affollato.

Possibilità di crescita

Se la tua organizzazione cresce, la fatturazione diretta può crescere con te. Anche se invii un numero sempre maggiore di fatture ogni mese, la procedura sottostante rimane la stessa. Questa coerenza mantiene attive le operazioni quotidiane, anche quando si aggiungono nuovi clienti o servizi.

In quali settori viene comunemente utilizzata la fatturazione diretta?

Sebbene quasi tutte le attività possano scegliere di fatturare direttamente, alcuni tipi di aziende adottano la fatturazione diretta più frequentemente. Ecco alcuni settori in cui la fatturazione diretta può essere una parte indispensabile delle operazioni quotidiane.

Servizi professionali

Molte agenzie, società di consulenza e molti fornitori di servizi specializzati si affidano alla fatturazione diretta. Spesso emettono fatture consolidate per il totale delle ore di lavoro svolte o dei progetti completati durante un periodo mensile. Questo accordo riconosce il rapporto continuativo con il cliente.

Fornitori di servizi sanitari

Sebbene l'assicurazione svolga spesso un ruolo nella fatturazione nel settore sanitario, alcuni studi medici addebitano ancora direttamente ai pazienti procedure, appuntamenti o servizi che non sono coperti. A volte, i fornitori emettono una fattura a un paziente dopo il completamento di una procedura e richiedono al paziente di saldarla entro la data di scadenza.

Affitti o società di gestione immobiliare

I gestori di proprietà e i proprietari di immobili utilizzano spesso la fatturazione diretta per riscuotere l'affitto o le commissioni dagli inquilini. Queste attività possono inviare fatture dirette per utenze o riparazioni, con la possibilità di riunire tutte le spese in un'unica fattura mensile.

Commercio all'ingrosso e distribuzione

Le attività che gestiscono spedizioni di grandi dimensioni a volte concedono i termini netti ai propri clienti, il che significa che il cliente riceve i prodotti immediatamente ma paga dopo. In questi accordi, la fatturazione diretta garantisce che la fattura corrisponda alla merce spedita e includa eventuali sconti o prezzi promozionali. Si tratta del sistema standard nelle catene di approvvigionamento.

Studi legali o contabili

Analogamente alle società di consulenza, gli studi legali e contabili utilizzano spesso la fatturazione diretta per addebitare ai clienti i servizi resi in un periodo specifico. Questi servizi possono variare dalla ricerca alle consulenze telefoniche e agli incontri di persona e la fatturazione alla fine del mese (o del trimestre) combina le commissioni dovute.

Come si configura una procedura di fatturazione diretta?

Ecco come creare o perfezionare un sistema di fatturazione diretta.

Definisci la politica di fatturazione e i termini di pagamento

• Stabilisci con quale frequenza prevedi di inviare le fatture ai clienti (ad es., settimanalmente, mensilmente).

• Imposta le date di scadenza dei pagamenti. Alcune attività utilizzano i termini di pagamento a 30 giorni, mentre altre preferiscono quelli a 15 o a 60.

• Delinea chiaramente eventuali penali per ritardato pagamento, sconti per pagamenti anticipati e altri dettagli rilevanti.

• Comunica questi termini ai clienti prima di inviare loro la fattura.

Raccogli informazioni sul cliente

• Assicurati di disporre di informazioni di contatto accurate per le fatture, come l'indirizzo e-mail o il recapito del reparto fatturazione corretti.

• Stabilisci quali metodi di pagamento accetterai. Molte organizzazioni accettano pagamenti tramite carta di credito o bonifico bancario.

• Verifica eventuali dati fiscali o numeri di identificazione richiesti.

Scegli la piattaforma o lo strumento di fatturazione

• Scegli come generare e inviare le fatture. Puoi utilizzare un software dedicato per la fatturazione come Stripe, che automatizza la generazione delle fatture e il monitoraggio dei pagamenti, oppure puoi creare le fatture manualmente.
  

Crea un modello di fattura standardizzato

• Includi il nome, l'indirizzo e i recapiti della tua organizzazione, nonché le informazioni del cliente, un elenco dettagliato dei prodotti o servizi, le quantità, i prezzi e il totale dovuto.

• Includi una data di scadenza chiara e le istruzioni su come pagare.

• Allega qualsiasi numero di contratto o di riferimento pertinente in modo che i clienti sappiano cosa include la fattura.

Invia le fatture secondo una programmazione coerente

• Attieniti alla tempistica di fatturazione che hai scelto. Se hai stabilito che le fatture vengano inviate il primo del mese, falle emettere prontamente.

• Mantieni un elenco organizzato o un sistema che tenga traccia di quando le fatture vengono inviate e i pagamenti vengono ricevuti.

• Valuta l'invio di promemoria automatici per le fatture scadute. Alcune attività inviano un gentile promemoria un giorno dopo la data di scadenza se non hanno ricevuto il pagamento.

Monitora e riconcilia i pagamenti

• Monitora quali fatture sono state pagate e quali sono in sospeso.

• Contrassegna le fatture come saldate una volta ricevuto il pagamento e registra eventuali pagamenti parziali, se applicabile.

Risolvi rapidamente contestazioni o errori

• Rispondi prontamente se un cliente contesta parte della fattura o se c'è una mancata corrispondenza dei dati in modo che i problemi non si aggravino.

• Correggi immediatamente gli errori per proteggere le relazioni con i clienti e incoraggiare pagamenti tempestivi.

Mantieni buoni registri

• Archivia le fatture, le conferme di pagamento e le comunicazioni con i clienti in un archivio centrale in modo che siano facilmente accessibili.
  

In che modo Stripe può essere d'aiuto nella fatturazione diretta?

Gli strumenti di Stripe consentono alle attività di gestire al meglio tutti i tipi di flussi di pagamento, inclusa la fatturazione diretta. Ecco come Stripe può essere d'aiuto alla tua strategia di fatturazione.

Fatturazione personalizzabile

Stripe Invoicing ti consente di creare modelli che riflettano il tuo brand. Puoi inserire voci riga, aggiungere imposte e specificare date di scadenza o penali per ritardato pagamento. Una volta completata la configurazione, per inviare una fattura basta inserire l'indirizzo e-mail del cliente e fare clic su Invia.

Opzioni di pagamento flessibili

Stripe supporta numerosi metodi di pagamento, dai wallet a opzioni internazionali. I clienti possono pagare online utilizzando un link integrato direttamente nella fattura.

Promemoria e procedura di sollecito automatici

Rintracciare i pagamenti scaduti può essere un problema. Stripe possiede automazioni integrate per incoraggiare i clienti a pagare quando le fatture sono scadute. È possibile configurare la frequenza di invio di questi promemoria e il relativo tono. Alcune organizzazioni preferiscono lasciare che sia Stripe a gestire questi avvisi in modo da non inviare e-mail ai clienti relativamente alle fatture scadute.

Integrazione con altri sistemi

Molte aziende utilizzano Stripe insieme a software di contabilità o a piattaforme di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Questa connettività consente a Stripe di inviare fatture che si sincronizzano automaticamente con altri registri, risparmiando tempo e riducendo al minimo gli errori.

Sicurezza e conformità

Le attività devono attenersi alle linee guida obbligatorie per la sicurezza dei pagamenti, soprattutto quando sono coinvolti dati sensibili dei titolari di carte. Stripe investe molto nella sicurezza delle transazioni e aderisce agli standard di settore per ridurre l'onere di conformità.

Funzionalità adatte agli abbonamenti

Alcune organizzazioni considerano la fatturazione diretta come parte del flusso di abbonamento e addebitano importi ai clienti abituali con una pianificazione prestabilita. Stripe Billing consente alle attività di memorizzare i dati di pagamento e gestisce le fatture ricorrenti.

Quali sono gli errori più comuni nella fatturazione diretta?

Sebbene la fatturazione diretta possa semplificare le operazioni finanziarie, esistono alcuni errori comuni da tenere presenti.

Utilizzo di termini di pagamento vaghi o incoerenti

Se i clienti non capiscono quando scade il pagamento o che sono previste penali per ritardato pagamento, possono sorgere confusione e contestazioni. Sii coerente ed evita di utilizzare un linguaggio contraddittorio nei contratti, nelle fatture e negli accordi verbali.

Mancato sollecito delle fatture scadute

Permettere che le fatture scadute non vengano pagate può creare problemi seri. L'uso di un sistema che segnali le fatture non pagate e automatizzi i messaggi di sollecito può aiutarti a gestire gli account in sospeso. Inoltre, comunica ai clienti che l'attività prende sul serio le date di scadenza.

Mancata tenuta di registri adeguati

Anche se invii fatture accurate e tempestive, la mancanza di documentazione può rendere i tuoi dati finanziari difficili da leggere o interpretare. L'aggiornamento manuale di un libro mastro è un'opzione; un'altra possibilità è l'utilizzo di un software che automatizzi questa procedura. Avere registri organizzati e pronti per essere condivisi può essere utile anche quando i clienti hanno domande o durante la stagione fiscale.

Mancata verifica delle informazioni del cliente

L'invio di una fattura all'indirizzo e-mail sbagliato può causare ritardi nella procedura di fatturazione. Assicurati di raccogliere informazioni di contatto accurate in anticipo e ricontrollale di tanto in tanto per vedere se sono ancora valide. In caso di un nuovo punto di contatto o un indirizzo e-mail modificato per il reparto fatturazione, esegui immediatamente gli aggiornamenti.

Invio di fatture di difficile lettura

Fatture disordinate con troppe voci riga o prezzi poco chiari possono confondere i clienti e rallentare i pagamenti. Fornisci dettagli sufficienti a garantire la massima trasparenza, senza sovraccaricare il cliente di informazioni. Fornisci un riepilogo ordinato che delinei ogni voce o servizio più il totale dovuto.

Eccessivo affidamento sulle procedure manuali

L'invio manuale delle fatture funziona per alcune attività, ma se ti stai espandendo o disponi di personale ridotto, potresti perdere le fatture. L'automatizzazione delle componenti di routine della fatturazione diretta, come la generazione delle fatture e i promemoria via e-mail, può ridurre gli errori umani.

Ignoranza di norme o regolamenti locali

Alcune aree geografiche hanno requisiti specifici per le pratiche di fatturazione, tra cui le modalità di calcolo o visualizzazione delle imposte. Il loro mancato rispetto può comportare sanzioni o complicazioni legali. Se emetti fatture per clienti transfrontalieri, ricontrolla le normative di ciascuna area geografica.