Oavsett om ditt företag förlitar sig på fakturor, en abonnemangsmodell eller en hybridstrategi är det viktigt att kunna ta emot betalningar utan att skapa extra arbete. Direktfakturering hjälper företag att förenkla kundfaktureringen och kan göra intäkterna mer förutsägbara.

Folk antar ibland att direktfakturering innebär pappersutdrag, telefonsamtal eller specialiserade branscher, till exempel hälso- och sjukvård. Men många moderna företag, från nystartade företag till stora företag, använder direktfakturering. Den globala marknaden för denna tjänst värderades till cirka 1,0 miljarder USD 2023 och förväntas nå 2,5 miljarder USD år 2032.

Nedan förklarar vi vad direktfakturering är, varför olika typer av företag använder det och hur Stripe kan hjälpa till.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är direktfakturering?
  
• Vilka är fördelarna med direktfakturering för företag?
  
• Vilka branscher använder vanligtvis direktfakturering?
  
• Hur skapar man en direktfaktureringsprocess?
  
• Hur kan Stripe hjälpa till med direktfakturering?
  
• Vilka är de vanligaste misstagen vid direktfakturering?
  

Vad är direktfakturering?

Direktfakturering är ett betalningsarrangemang där en tjänsteleverantör eller säljare skickar fakturor direkt till kunden, ofta enligt ett på förhand bestämt schema och med en förväntan om snabb betalning. Formatet kan variera – vissa företag skickar pappersutdrag medan andra skickar digitala fakturor – men det centrala konceptet är att organisationer fakturerar sina kunder utan att använda mellanhänder eller kräva betalningar i fysisk miljö.

Tjänstbaserade organisationer som tillhandahåller löpande arbete, till exempel månatligt konsultarbete, kan använda direktfakturering så att fakturor skickas automatiskt via e-post till kunder. Inom hälso- och sjukvården kan en klinik välja att fakturera patienter direkt i stället för att blanda in försäkringsbolag. Inom e-handeln kan ett företag erbjuda ett kreditprogram som skickar ett kontoutdrag till kunden varje månad för att ta ut betalning efter köpet.

Vilka är fördelarna med direktfakturering för företag?

Företag väljer direktfakturering av flera skäl, bland annat bekvämlighet och tillförlitlighet. Nedan följer några viktiga fördelar för företag.

Förutsägbara faktureringscykler

Med direktfakturering kan ett företag styra när fakturor skickas ut. Det gör att du kan anpassa dina faktureringscykler till dina kassaflödesbehov. Om din organisation till exempel betalar vissa utgifter i mitten av månaden kan du tajma dina fakturadatum så att pengarna kommer fram då. Med den här strukturen kan man upprätthålla en sund betalningstakt och slippa gissa sig fram i redovisningen.

Mer korrekta register

Eftersom du skickar fakturor direkt kan du hålla koll på allt på ett ställe. Varje faktura motsvarar en viss serviceperiod eller levererad produkt, och du kan markera den som betald när pengarna kommer in. Det gör det enklare att hänvisa till tidigare kontoutdrag, generera rapporter om betalningshistorik eller dela uppdateringar med ditt redovisningsteam.

Flexibilitet för dina kunder

Vissa kunder behöver tid mellan att ta emot varor eller tjänster och betala för dem, medan andra föredrar att konsolidera alla fakturor till en enda faktura. Direktfakturering omfattar både och: du levererar produkten eller tjänsten vid överenskommen tidpunkt och skickar en enda faktura med en sammanfattning av dessa avgifter. Detta är tilltalande för de som inte vill betala i förskott och inte vill betala för varje leverans separat.

Starkare kundrelationer

När du låter kunderna betala senare visar du prov på vänlighet och tillit. Detta kan göra kunder mer benägna att återvända och rekommendera dina tjänster till andra. Det är en bra dynamik som kan skilja dig från mängden på en trång marknad.

Skalbarhet

Om din organisation växer kan direktfakturering växa tillsammans med dig. Även om du skickar fler fakturor varje månad förblir den underliggande processen densamma. Den här logiken håller den dagliga verksamheten igång, även när du får nya kunder eller utökar antalet tjänster.

Vilka branscher använder vanligtvis direktfakturering?

Nästan alla företag kan välja att fakturera direkt, men vissa typer av företag använder direktfakturering oftare. Här är några branscher där direktfakturering kan vara en oumbärlig del av den dagliga verksamheten.

Professionella tjänster

Många byråer, konsultföretag och specialiserade tjänsteleverantörer förlitar sig på direktfakturering. De utfärdar ofta en enda faktura för det totala antalet arbetade timmar eller projekt som slutförts under en viss månad. Detta arrangemang erkänner den pågående relationen med kunden.

Vårdgivare

Även om försäkringar ofta spelar en roll i vårdfaktureringen, debiterar vissa mottagningar fortfarande patienter direkt för behandlingar, möten eller tjänster som inte täcks. Ibland fakturerar vårdgivare en patient efter att ett ingrepp har slutförts och kräver att patienten betalar fakturan senast på förfallodagen.

Företag inom uthyrning av bostäder och fastighetsförvaltning

Fastighetsförvaltare och hyresvärdar använder ofta direktfakturering för att ta ut hyra eller avgifter från hyresgäster. Dessa företag kan skicka direktfakturor för allmännyttiga tjänster eller reparationer, med möjlighet att samla alla utgifter på en månadsfaktura.

Partihandel och distribution

Företag som hanterar stora leveranser förlänger ibland villkoren för sina kunder, vilket innebär att kunden får produkterna direkt men betalar senare. I dessa arrangemang säkerställer direktfakturering att fakturan matchar de levererade varorna och inkluderar eventuella rabatter eller kampanjpriser. Detta system är vanligt i leveranskedjor.

Jurist- eller revisionsbyråer

I likhet med konsultföretag använder jurist- och redovisningsbyråer ofta direktfakturering för att debitera kunder för tjänster som utförts under en viss period. Dessa tjänster kan sträcka sig från forskning och telefonkonsultationer till personliga möten, och fakturering i slutet av månaden (eller kvartalet) för ihop de avgifter som ska betalas.

Hur skapar man en direktfaktureringsprocess?

Så här bygger – eller förfinar – du ett system för direktfakturering.

Definiera faktureringspolicy och betalningsvillkor

• Bestäm hur ofta du planerar att fakturera kunder (t.ex. veckovis, månadsvis).

• Ställ in förfallodatum för betalning. Vissa företag använder 30 dagar, medan andra föredrar 15 eller 60 dagar.

• Beskriv tydligt eventuella förseningsavgifter, rabatter för tidig betalning och annan relevant information.

• Informera kunderna om dessa villkor innan du fakturerar dem.

Samla in kundinformation

• Se till att du har korrekt kontaktinformation för fakturor, till exempel rätt e-postadress eller kontaktuppgifter för faktureringsavdelningen.

• Bestäm vilka betalningsmetoder du tar emot. Många organisationer accepterar betalning med kreditkort eller banköverföring.

• Bekräfta eventuella obligatoriska skatteuppgifter eller identifikationsnummer.

Välj faktureringsplattform eller faktureringsverktyg

• Välj hur du vill generera och skicka fakturor. Du kan använda särskild faktureringsprogramvara som Stripe, som automatiserar fakturagenerering och betalningsspårning, eller så kan du skapa fakturor manuellt.
  

Skapa en standardiserad fakturamall

• Inkludera organisationens namn, adress och kontaktuppgifter samt kundens information, en specificerad lista över produkter eller tjänster, kvantiteter, priser och den totala summan som ska betalas.

• Inkludera ett tydligt förfallodatum och instruktioner om hur man betalar.

• Bifoga relevanta avtals- eller referensnummer så att kunderna vet vad fakturan innehåller.

Skicka fakturor enligt ett schema

• Håll dig till ditt faktureringsschema. Om du bestämmer att fakturorna skickas ut den första i månaden, så ska du hålla det.

• Ha en organiserad lista eller ett system som spårar när fakturor skickas och betalningar tas emot.

• Överväg att skicka automatiska påminnelser för förfallna fakturor. Vissa företag skickar en påminnelse en dag efter förfallodagen om de inte har fått betalt.

Övervaka och stäm av betalningar

• Bevaka vilka fakturor som är betalda och vilka som är obetalda.

• Markera fakturor som betalda när betalning kommer in och registrera eventuella delbetalningar om tillämpligt.

Åtgärda tvister eller fel snabbt

• Svara snabbt om en kund ifrågasätter en del av fakturan eller om data inte stämmer överens så att problemen inte eskalerar.

• Rätta eventuella misstag direkt för att skydda kundrelationer och uppmuntra till uppgörelser i tid.

För bra register

• Spara dina fakturor, betalningsbekräftelser och din kommunikation med kunder i ett centralt arkiv så att de är lättillgängliga.
  

Hur kan Stripe hjälpa till med direktfakturering?

Stripes verktyg hjälper företag att hantera alla typer av betalningsflöden, inklusive direktfakturering. Så här kan Stripe hjälpa dig med din faktureringsstrategi.

Anpassningsbar fakturering

Med Stripe Invoicing kan du skapa mallar som återspeglar ditt varumärke. Du kan ange radposter, lägga till skatter och ange förfallodatum eller förseningsavgifter. När du är klar kan det vara lika enkelt att skicka en faktura som att ange kundens e-postadress och trycka på skicka.

Flexibla betalningsalternativ

Stripe stödjer ett flertal betalningsmetoder, från digitala plånböcker till internationella alternativ. Kunderna kan betala online via en länk som är inbäddad direkt i fakturan.

Automatiska påminnelser och dunning-process

Att spåra försenade betalningar kan vara en börda. Stripe har inbyggda automatiseringar för att uppmuntra kunder att betala när fakturor förfaller till betalning. Du kan ställa in hur ofta dessa påminnelser ska skickas ut och hur texten ska se ut. Vissa organisationer föredrar att låta Stripe hantera dessa meddelanden så att de inte skickar e-post till kunder om förfallna fakturor.

Integration med andra system

Många företag använder Stripe tillsammans med bokföringsprogram eller plattformar för hantering av kundrelationer (CRM). Denna anslutning gör att Stripe kan skicka fakturor som synkroniseras automatiskt med andra register, vilket kan spara tid och minimera antalet fel.

Säkerhet och efterlevnad

Företag måste följa obligatoriska riktlinjer för betalningssäkerhet, särskilt när känsliga uppgifter om kortinnehavare är inblandade. Stripe investerar stort i transaktionssäkerhet och följer branschstandarder för att minska din efterlevnadsbörda.

Abonnemangsvänliga funktioner

Vissa organisationer behandlar direktfakturering som en del av ett abonnemangsflöde och debiterar återkommande kunder enligt ett fast schema. Med Stripe Billing kan företag lagra betalningsuppgifter och hantera återkommande fakturor.

Vilka är de vanligaste misstagen vid direktfakturering?

Även om direktfakturering kan förenkla din ekonomiska verksamhet finns det några vanliga misstag att vara uppmärksam på.

Använda vaga eller icke enhetliga betalningsvillkor

Förvirring och tvister kan uppstå om kunderna inte förstår när betalning ska ske eller att det finns avgifter för sena betalningar. Var konsekvent och undvik att använda motstridigt språk i dina kontrakt, fakturor och muntliga avtal.

Uppföljning av förfallna fakturor

Att låta förfallna fakturor förbli obetalda kan skapa verkliga utmaningar. Att ha ett system som flaggar obetalda räkningar och automatiserar uppföljningsmeddelanden kan hjälpa dig att hantera utestående saldon. Det låter också kunderna veta att företaget tar förfallodatum på allvar.

Underlåtenhet att föra lämpliga register

Även om du skickar korrekta fakturor i tid kan bristen på dokumentation göra det svårt att läsa eller tolka din ekonomi. Manuell uppdatering av en huvudbok är ett alternativ. En annan är att använda programvara som automatiserar denna process. Att organisera poster och ha dem redo att delas kan också vara till hjälp när kunderna har frågor eller när det är dags att deklarera.

Underlåtenhet att bekräfta kunduppgifter

Om du skickar en faktura till fel e-postadress kan din faktureringsprocess försenas. Se till att du samlar in korrekta kontaktuppgifter i förväg och dubbelkolla dem då och då för att se om de fortfarande är giltiga. Om det finns en ny kontaktpunkt eller en reviderad e-postadress för faktureringsavdelningen ska du göra dessa uppdateringar omedelbart.

Skicka svårlästa fakturor

Fakturor som är svåra att läsa med för många radposter eller otydliga priser kan förvirra kunderna och fördröja betalningarna. Ange tillräckligt med uppgifter för att vara transparent, men överväldiga inte kunden med information. Ge en snygg sammanfattning som beskriver varje artikel eller tjänst plus den totala skulden.

Förlita sig för mycket på manuella processer

Att skicka manuella fakturor fungerar för vissa företag, men om du expanderar eller har en liten personalstyrka kan det bli svårt att hantera. Automatisera de rutinmässiga delarna av direktfakturering – som fakturagenerering och påminnelser via e-post – kan minska den mänskliga faktorn.

Ignorera lokala regler och föreskrifter

Vissa regioner har särskilda krav på faktureringspraxis, inklusive hur skatter beräknas eller visas. Underlåtenhet att följa detta kan leda till straffavgifter eller juridiska komplikationer. Om du fakturerar kunder runtom i världen bör du dubbelkolla reglerna för varje region.