Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen Rechnungen, ein Abonnementmodell oder einen hybriden Ansatz nutzt, ist die Möglichkeit, Zahlungen ohne zusätzlichen Aufwand einzuziehen, wichtig. Die Direktabrechnung hilft Unternehmen, die Kundenabrechnung zu vereinfachen und kann den Umsatz besser vorhersehbar machen.

Manche Menschen denken, dass die Direktabrechnung Papierauszüge, Inkassotelefonate oder spezialisierte Branchen wie das Gesundheitswesen umfasst. Sie wird aber von vielen modernen Unternehmen genutzt, von Start-ups bis hin zu großen Konzernen. Der globale Markt für diesen Dienst wurde im Jahr 2023 auf etwa 1,0 Milliarden USD geschätzt und erreicht bis 2032 voraussichtlich 2,5 Milliarden USD.

Im Folgenden erklären wir, was die Direktabrechnung ist, warum verschiedene Unternehmensarten sie nutzen und wie Stripe helfen kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die Direktabrechnung?
  
• Welche Vorteile bietet die Direktabrechnung für Unternehmen?
  
• In welchen Branchen wird die Direktabrechnung häufig verwendet?
  
• Wie richtet man einen Direktabrechnungsprozess ein?
  
• Wie kann Stripe bei der Direktabrechnung behilflich sein?
  
• Was sind häufige Fehler bei der Direktabrechnung?
  

Was ist die Direktabrechnung?

Die Direktabrechnung ist eine Zahlungsvereinbarung, bei der Dienstleister/innen oder Verkäufer/innen Rechnungen direkt an die Kundschaft senden, oft nach einem festgelegten Zeitplan und mit der Erwartung einer sofortigen Zahlung. Das Format kann variieren – einige Unternehmen versenden Papierauszüge, während andere digitale Rechnungen senden. Das zentrale Konzept ist aber, dass Unternehmen ihre Dienste ohne Zwischenhändler oder persönliche Zahlungen in Rechnung stellen.

Dienstleistungsbasierte Unternehmen, die laufende Arbeit leisten, wie z. B. monatliche Beratungstätigkeiten, können die Direktabrechnung verwenden, sodass Rechnungen automatisch per E-Mail an die Kundschaft gesendet werden. Im Gesundheitswesen kann sich eine Klinik dafür entscheiden, Leistungen direkt mit Patientinnen und Patienten abzurechnen, anstatt die Versicherung einzubeziehen. Im E-Commerce kann ein Unternehmen ein Kreditprogramm anbieten, das den Kundinnen und Kunden monatlich eine Abrechnung zusendet, um die Zahlung nach dem Kauf einzuziehen.

Welche Vorteile bietet die Direktabrechnung für Unternehmen?

Unternehmen entscheiden sich aus mehreren Gründen für die Direktabrechnung, darunter Bequemlichkeit und Zuverlässigkeit. Im Folgenden finden Sie einige nennenswerte Vorteile für Unternehmen.

Vorhersehbare Rechnungszyklen

Durch die Direktabrechnung kann ein Unternehmen steuern, wann Rechnungen versendet werden. So können Sie Ihre Abrechnungszyklen an Ihren Cashflow-Anforderungen anpassen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise bestimmte Ausgaben in der Mitte des Monats bezahlt, können Sie Ihre Rechnungstermine so planen, dass das Geld bis dahin eingeht. Diese Struktur kann einen gesunden Zahlungsrhythmus aufrechterhalten und Unsicherheit in der Buchhaltung reduzieren.

Genauere Aufzeichnungen

Da Sie Rechnungen direkt versenden, können Sie alles an einem Ort verfolgen. Jede Rechnung bezieht sich auf einen bestimmten Leistungszeitraum oder ein bestimmtes geliefertes Produkt. Sie können sie bei Zahlungseingang als bezahlt markieren. So können Sie leichter auf frühere Abrechnungen verweisen, Berichte zur Zahlungshistorie erstellen oder neue Informationen an Ihr Buchhaltungsteam weitergeben.

Flexibilität für Ihre Kundschaft

Einige Kundinnen und Kunden benötigen etwas Zeit zwischen dem Wareneingang und der Bezahlung, während andere es vorziehen, alle Posten in einer Rechnung zu erhalten. Die Direktabrechnung umfasst beides: Sie liefern das Produkt oder die Dienstleistung zum vereinbarten Zeitpunkt und senden eine einzige Rechnung, in der diese Kosten zusammengefasst sind. Dies ist für Personen interessant, die nicht im Voraus und nicht jede Lieferung separat bezahlen möchten.

Stärkere Kundenbeziehungen

Wenn Sie es Ihrer Kundschaft erlauben, später zu bezahlen, vermitteln Sie ein gewisses Maß an Höflichkeit und Vertrauen. Dies kann dazu führen, dass Kundinnen und Kunden eher zurückkehren und Ihre Dienste weiterempfehlen. Das ist eine sinnvolle Dynamik, durch die Sie sich auf einem überfüllten Markt von der Masse abheben können.

Skalierbarkeit

Wenn Ihr Unternehmen wächst, kann die Direktabrechnung mit Ihnen mitwachsen. Auch wenn Sie jeden Monat mehr Rechnungen versenden, bleibt der zugrunde liegende Prozess derselbe. Diese Konsistenz sorgt dafür, dass das Tagesgeschäft auch dann am Laufen bleibt, wenn Sie neue Kundschaft oder Dienstleistungen hinzufügen.

In welchen Branchen wird die Direktabrechnung häufig verwendet?

Während sich fast jedes Unternehmen für die Direktabrechnung entscheiden kann, setzen bestimmte Arten von Unternehmen häufiger darauf. Hier sind einige Branchen, in denen die Direktabrechnung ein unverzichtbarer Bestandteil des täglichen Betriebs sein kann.

Fachdienstleistungen

Viele Agenturen, Beratungsunternehmen und spezialisierte Dienstleister/innen setzen auf die Direktabrechnung. Sie stellen ihrer Kundschaft oft konsolidierte Rechnungen für die insgesamt geleisteten Arbeitsstunden oder abgeschlossenen Projekte während eines einmonatigen Zeitraums aus. Diese Vereinbarung erkennt die laufende Beziehung mit dem Kunden an.

Gesundheitsdienstleistungen

Während die Versicherung oft eine Rolle bei der Abrechnung im Gesundheitswesen spielt, rechnen einige Praxen Eingriffe, Termine oder Privatzahlerleistungen immer noch direkt mit den Patientinnen und Patienten ab. Manchmal senden die Anbieter eine Rechnung nach Abschluss eines Eingriffs und verlangen, dass Patientinnen und Patienten die Rechnung bis zum Fälligkeitsdatum begleichen.

Vermietungsunternehmen oder Hausverwaltungen

Hausverwalter/innen und Vermieter/innen nutzen häufig die Direktabrechnung, um Miete oder Nebenkosten von Mieterinnen und Mietern einzuziehen. Diese Unternehmen können Direktrechnungen für Nebenkosten oder Reparaturen versenden, mit der Option, alle Ausgaben in einer monatlichen Rechnung zusammenzufassen.

Großhandel und Vertrieb

Unternehmen, die große Lieferungen abwickeln, bieten ihrer Kundschaft manchmal Zahlungsbedingungen für Nettozahlungen an. Das bedeutet, dass die Kundinnen und Kunden die Produkte sofort erhalten, aber später bezahlen. Bei diesen Vereinbarungen stellt die Direktabrechnung sicher, dass die Rechnung mit der gelieferten Ware übereinstimmt und eventuelle Rabatte oder Aktionspreise enthält. Dieses System ist Standard im Lieferkettenbereich.

Rechtskanzleien, Steuerberatung und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften

Ähnlich wie bei Beratungsunternehmen nutzen Rechts- und Buchhaltungskanzleien häufig die Direktabrechnung, um die über einen bestimmten Zeitraum erbrachten Leistungen in Rechnung zu stellen. Diese Dienstleistungen können von Recherchen über telefonische Beratungen bis hin zu persönlichen Treffen reichen, wobei die Rechnungsstellung am Ende des Monats (oder Quartals) die geschuldeten Gebühren zusammenfasst.

Wie richtet man einen Direktabrechnungsprozess ein?

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie ein System für die Direktabrechnung erstellen – oder verfeinern.

Abrechnungsrichtlinien und Zahlungsbedingungen festlegen

• Legen Sie fest, wie oft Sie Rechnungen senden möchten (z. B. wöchentlich, monatlich).

• Legen Sie Fälligkeitstermine für Zahlungen fest. Einige Unternehmen verwenden ein Zahlungsziel von 30 Tagen (Netto 30), während andere Netto 15 oder Netto 60 bevorzugen.

• Beschreiben Sie alle Säumniszuschläge, Rabatte für vorzeitige Zahlung und anderen relevanten Details deutlich.

• Kommunizieren Sie diese Bedingungen, bevor Sie Ihrer Kundschaft Rechnungen ausstellen.

Kundeninformationen erfassen

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktinformationen für Rechnungen korrekt sind, z. B. die richtige E-Mail-Adresse oder der richtige Kontakt der Abrechnungsabteilung.

• Legen Sie fest, welche Zahlungsmethoden Sie akzeptieren. Viele Unternehmen akzeptieren Zahlungen per Kreditkarte oder Banküberweisung.

• Überprüfen Sie alle erforderlichen Steuerdetails oder Identifikationsnummern.

Abrechnungsplattform oder -tool auswählen

• Wählen Sie aus, wie Sie Rechnungen generieren und senden möchten. Sie können spezielle Rechnungsstellungs-Software wie Stripe verwenden, welche die Rechnungsgenerierung und Zahlungsverfolgung automatisiert, oder Sie können Rechnungen manuell erstellen.
  

Standardisierte Rechnungsvorlage erstellen

• Geben Sie den Namen, die Adresse und die Kontaktdaten Ihres Unternehmens sowie die Kundeninformationen, eine Einzelauflistung der Produkte oder Dienstleistungen, Mengen, Preise und den fälligen Gesamtbetrag an.

• Fügen Sie ein eindeutiges Fälligkeitsdatum sowie Anweisungen zur Zahlung hinzu.

• Fügen Sie alle relevanten Vertrags- oder Referenznummern bei, damit Kundinnen und Kunden wissen, was die Rechnung beinhaltet.

Rechnungen nach einem einheitlichen Zeitplan senden

• Halten Sie sich an den von Ihnen gewählten Abrechnungszeitplan. Wenn Sie gesagt haben, dass Rechnungen am ersten des Monats rausgehen, halten Sie das auch ein.

• Führen Sie eine organisierte Liste oder ein System, um zu verfolgen, wann Rechnungen gesendet werden und Zahlungen eingehen.

• Erwägen Sie den Versand automatischer Erinnerungen für überfällige Rechnungen. Einige Unternehmen versenden einen Tag nach dem Fälligkeitsdatum einen freundlichen Hinweis, wenn sie keine Zahlung erhalten haben.

Zahlungen überwachen und abgleichen

• Überwachen Sie, welche Rechnungen bezahlt wurden und welche noch offen sind.

• Markieren Sie Rechnungen als beglichen, sobald die Zahlung eingegangen ist, und erfassen Sie gegebenenfalls Teilzahlungen.

Anfechtungen oder Fehler umgehend lösen

• Reagieren Sie umgehend, wenn jemand einen Teil der Rechnung anficht oder wenn die Daten nicht übereinstimmen, damit es nicht zu einer Eskalation kommt.

• Korrigieren Sie Fehler sofort, um die Kundenbeziehungen zu schützen und eine zeitnahe Abwicklung zu fördern.

Gute Aufzeichnungen führen

• Speichern Sie Ihre Rechnungen, Zahlungsbestätigungen und die Kundenkommunikation in einem zentralen Repository, damit sie schnell zugänglich sind.
  

Wie kann Stripe bei der Direktabrechnung behilflich sein?

Die Tools von Stripe helfen Unternehmen, alle Arten von Zahlungsabläufen, einschließlich der Direktabrechnung, besser zu verwalten. So kann Stripe Sie bei Ihrer Abrechnungsstrategie unterstützen.

Anpassbare Rechnungsstellung

Mit Stripe Invoicing können Sie Vorlagen erstellen, die Ihre Marke widerspiegeln. Sie können Posten eingeben, Steuern hinzufügen und Fälligkeitstermine oder Säumniszuschläge festlegen. Wenn alles eingerichtet ist, geben Sie einfach die E-Mail-Adresse der Kundin oder des Kunden ein und klicken Sie auf „Senden“.

Flexible Zahlungsmöglichkeiten

Stripe unterstützt zahlreiche Zahlungsmethoden, von Digital Wallets bis hin zu internationalen Optionen. Die Kundschaft kann online über einen Link bezahlen, der direkt in die Rechnung eingebettet ist.

Automatisierte Erinnerungen und Mahnprozesse

Das Einholen überfälliger Zahlungen kann eine Belastung sein. Stripe verfügt über integrierte Automatisierungen, um die Kundschaft zur Zahlung zu ermutigen, wenn Rechnungen überfällig sind. Sie können konfigurieren, wie oft und in welchem Ton diese Erinnerungen versendet werden. Einige Unternehmen ziehen es vor, diese Mitteilungen Stripe zu überlassen, damit sie ihrer Kundschaft keine E-Mails über überfällige Rechnungen senden müssen.

Integration mit anderen Systemen

Viele Unternehmen nutzen Stripe in Verbindung mit Buchhaltungs-Software oder CRM-Plattformen (Customer Relationship Management). Dank dieser Konnektivität kann Stripe Rechnungen senden, die automatisch mit anderen Datensätzen synchronisiert werden, was Zeit sparen und Fehler minimieren kann.

Sicherheit und Compliance

Unternehmen sind verpflichtet, verbindliche Sicherheitsrichtlinien für Zahlungen einzuhalten, insbesondere, wenn sensible Karteninhaberdaten betroffen sind. Stripe investiert stark in Transaktionssicherheit und hält sich an Branchenstandards, um Ihren Compliance-Aufwand zu verringern.

Abonnementfreundliche Funktionen

Einige Unternehmen behandeln die Direktabrechnung als Teil eines Abonnementablaufs und belasten wiederkehrende Kundschaft nach einem festen Zeitplan. Mit Stripe Billing können Unternehmen Zahlungsdetails speichern und wiederkehrende Rechnungen verwalten.

Was sind häufige Fehler bei der Direktabrechnung?

Die Direktabrechnung kann zwar Ihre Finanzvorgänge vereinfachen, es gibt aber auch einige häufige Fehler, auf die Sie achten sollten.

Verwendung vager oder widersprüchlicher Zahlungsbedingungen

Verwirrung und Zahlungsanfechtungen können entstehen, wenn Kundinnen und Kunden nicht wissen, wann eine Zahlung fällig ist oder dass es Strafen für verspätete Zahlungen gibt. Seien Sie konsistent und vermeiden Sie widersprüchliche Formulierungen in Ihren Verträgen, Rechnungen und mündlichen Vereinbarungen.

Keine Nachverfolgung überfälliger Rechnungen

Wer überfällige Rechnungen einfach hinnimmt, kann damit echte Probleme für sich schaffen. Ein System, das unbezahlte Rechnungen kennzeichnet und Erinnerungsnachrichten automatisiert, kann Ihnen bei der Verwaltung ausstehender Rechnungen helfen. Außerdem wissen die Kundinnen und Kunden dann, dass das Unternehmen es mit den Fälligkeitsterminen ernst meint.

Unvollständige Aufzeichnungen

Selbst wenn Sie genaue und pünktliche Rechnungen versenden, kann ein Mangel an Dokumentation das Lesen oder Interpretieren Ihrer Finanzdaten erschweren. Die manuelle Aktualisierung eines Hauptbuchs ist eine Option. Eine andere ist die Verwendung von Software, die diesen Prozess automatisiert. Das Organisieren von Aufzeichnungen und deren Bereitstellung können auch bei Fragen von Kundinnen und Kunden oder während der Steuersaison hilfreich sein.

Keine Überprüfung von Kundendetails

Wenn Sie eine Rechnung an die falsche E-Mail-Adresse senden, kann sich Ihr Rechnungsprozess verzögern. Stellen Sie sicher, dass Sie von vornherein korrekte Kontaktinformationen erfassen, und überprüfen Sie gelegentlich, ob diese noch gültig sind. Falls sich die Kontaktperson oder die E-Mail-Adresse der Rechnungsabteilung ändern, nehmen Sie diese Änderungen sofort vor.

Senden von schwer lesbaren Rechnungen

Unübersichtliche Rechnungen mit zu vielen Posten oder unklaren Preisen können für die Kundschaft verwirrend sein und die Zahlung verlangsamen. Geben Sie genügend Details an, um transparent zu sein, aber überwältigen Sie die Kundschaft nicht mit Informationen. Fügen Sie eine übersichtliche Zusammenfassung hinzu, in der jeder Artikel oder jede Dienstleistung sowie der geschuldete Gesamtbetrag aufgeführt sind.

Zu starke Abhängigkeit von manuellen Prozessen

Das manuelle Senden von Rechnungen funktioniert für einige Unternehmen. Wenn Sie aber skalieren oder nur eine kleine Belegschaft haben, können Rechnungen übersehen werden. Durch die Automatisierung der routinemäßigen Teile der Direktabrechnung – wie die Generierung von Rechnungen und Erinnerungs-E-Mails – können menschliche Fehler reduziert werden.

Ignorieren von lokalen Regeln und Vorschriften

Bestimmte Regionen haben spezifische Anforderungen an die Rechnungsstellung, einschließlich der Berechnung und Anzeige von Steuern. Die Nichteinhaltung kann zu Strafen oder rechtlichen Folgen führen. Wenn Sie grenzüberschreitende Rechnungen senden, sollten Sie sich genau über die Vorschriften in den einzelnen Regionen informieren.