Uma integração de pagamentos de CRM (Customer Relationship Management, Gestão de relacionamento com o cliente) é a conexão entre um sistema de CRM e uma plataforma de processamento de pagamentos. A integração de pagamentos permite que as empresas aceitem pagamentos diretamente pela interface do CRM, eliminando a necessidade de alternar entre diferentes sistemas. Ela simplifica o processo de pagamentos, oferece uma experiência do cliente mais conveniente e fornece às empresas informações valiosas sobre o comportamento dos clientes e o desempenho de vendas por meio da consolidação de dados financeiros e informações dos clientes.

Softwares de CRM são populares em empresas de todos os tamanhos, e a previsão é que a receita do mercado de softwares de CRM chegue a US$ 103,5 bilhões em 2026. A seguir, abordaremos como funciona a integração de pagamentos de CRM, bem como seus benefícios e desafios para as empresas.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é a integração de CRM?
  
• Como funciona o processamento de pagamentos de CRM?
  
• Quais são os métodos de integração de pagamentos?
  
• Quanto custa o processamento de pagamentos de CRM?
  
• Benefícios do processamento de pagamentos de CRM.
  
• Desafios do processamento de pagamentos de CRM.
  
• Como escolher a combinação certa de CRM e pagamento.
  
• Erros comuns que devem ser evitados ao escolher o processamento de pagamentos de CRM.
  
• Como o Stripe Payments pode ajudar
  

O que é integração com CRM?

A integração de CRM é a prática de conectar sistemas de CRM a outros aplicativos ou ferramentas de software, como plataformas de e-mail marketing, softwares de contabilidade, plataformas de e-commerce e canais de redes sociais, para trocar dados e automatizar processos. A integração de CRM cria um sistema unificado para vários aspectos de uma empresa. Isso elimina a necessidade de inserir dados manualmente em vários sistemas, economizando tempo e reduzindo erros.

Como funciona o processamento de pagamentos do CRM?

O processamento de pagamentos do CRM conecta o seu sistema de CRM a um processador de pagamentos ou gateway, permitindo que a sua empresa aceite pagamentos diretamente no CRM. Veja como funciona.

Etapa 1

Criação do registro do cliente. Um cliente em potencial entra no seu CRM (por meio de formulário web, entrada manual ou captura de leads) criando um registro de cliente com detalhes de contato, informações da empresa e histórico de interação.

Etapa 2

Criação de fatura ou assinatura. A equipe de vendas ou faturamento gera uma fatura, assinatura ou cobrança única diretamente da interface do CRM, vinculada ao registro do cliente.

Etapa 3

Coleta da forma de pagamento. O CRM envia um link de pagamento seguro, uma página de checkout hospedada ou um formulário de pagamento no aplicativo para o cliente. As formas de pagamento (cartão, ACH, carteira digital) são coletadas e tokenizadas pelo processador de pagamentos, e não armazenadas no CRM.

Etapa 4

Processamento de pagamentos via webhook da API. Quando o cliente paga, o processador (por exemplo, a Stripe) processa a transação e envia um webhook ao CRM confirmando o sucesso, a falha ou o desafio do 3DS. Os CRMs modernos lidam com isso quase em tempo real.

Etapa 5

Atualização automática do registro do cliente. O CRM atualiza o registro do cliente com o status da transação, o recibo, a próxima data de faturamento (para assinaturas) e a forma de pagamento registrada. Relatórios e painéis refletem o novo pagamento automaticamente.

Etapa 6

Automação de processos posteriores. Pagamentos bem-sucedidos acionam fluxos de trabalho: e-mails de boas-vindas, provisionamento de serviços, sincronização contábil, cálculo de comissões e reconhecimento de receitas. Pagamentos que falharam acionam sequências de cobrança.

Quais são as formas de integração de pagamentos?

Aqui estão algumas formas comuns de integração de pagamentos:

• Gateways de pagamentos: os gateways de pagamentos são provedores de serviços terceirizados que facilitam as transações online. Eles transmitem informações de pagamento com segurança entre o cliente, a empresa e a instituição financeira.

• Integração direta: a integração direta conecta o processador de pagamentos ao site ou aplicativo da empresa. Isso elimina a necessidade de um gateway de pagamentos terceirizado e dá à empresa mais controle sobre o processo de pagamento.

• Páginas de pagamento hospedadas: um processador de pagamentos pode redirecionar os clientes para uma página de pagamento hospedada e segura para simplificar a integração e reduzir o fardo da conformidade com PCI da empresa.

• Plugins e extensões: muitas plataformas de e-commerce e sistemas de CRM têm plugins ou extensões para facilitar a integração com processadores de pagamentos populares. Essas integrações pré-criadas economizam tempo e esforço em comparação com integrações personalizadas.

Quanto custa o processamento de pagamentos de CRM?

Normalmente, os custos de processamento de pagamentos de CRM incluem os seguintes componentes:

Assinatura de CRM

Normalmente, os CRMs cobram uma tarifa de assinatura mensal ou anual baseada na quantidade de usuários e no nível de recursos. As funcionalidades de processamento de pagamentos podem estar incluídas nos planos de nível superior ou exigir o upgrade de um plano básico.

Taxas de processamento de pagamento

Normalmente, processadores de pagamentos cobram uma tarifa por transação, que costuma ser um percentual da transação mais um valor fixo (por exemplo, 2,9% + US$ 0,30 para pagamentos com cartão). As tarifas variam de acordo com a forma de pagamento (as transferências ACH geralmente são mais baratas do que os pagamentos com cartão) e podem incluir tarifas adicionais para transações internacionais ou conversão de moedas.

Complementos opcionais

Custos extras podem ser originados de recursos premium, como detecção avançada de fraude, relatórios personalizados, suporte dedicado ou integrações e middlewares de terceiros para conectar sistemas mais antigos.

Estimativa de custos por tamanho da empresa

• SMB (Small and Medium Businesses, Pequenas e médias empresas): costuma ser de US$ 20 a US$ 150/mês para a assinatura de CRM, além de tarifas padrão de transação (em torno de 2,9% + US$ 0,30 por transação com cartão). Custos com complementos mínimos ou inexistentes.

• Médio porte: costuma variar entre US$ 150 e mais de US$ 1.000/mês para assinatura de CRM com recursos de pagamento, além de tarifas de transação, que podem ser negociadas a valores menores em grandes volumes. Pode haver algum investimento em complementos, como ferramentas de fraude ou sincronizações de contabilidade.

• Grandes empresas: os preços são personalizados e geralmente variam de US$ 1.000 a mais de US$ 10.000/mês, dependendo da quantidade de usuários, do volume de transações e da personalização. Inclui taxas de transação negociadas, suporte de integração dedicado e vários complementos para conformidade, relatórios e crescimento.

Os custos reais dependem muito do provedor, do volume de transações e de requisitos específicos da empresa. Portanto, vale a pena solicitar orçamentos adaptados ao seu caso de uso.

Benefícios do processamento de pagamentos do CRM

A integração de pagamentos com CRM tem as seguintes vantagens.

Perfis de clientes

• O CRM pode gerar relatórios detalhados que mostram um histórico completo de transações rapidamente, informando as interações com os clientes e facilitando a gestão de relacionamentos.

• As empresas podem usar insights sobre padrões de compra e comportamentos de pagamento para personalizar táticas de marketing, prever compras futuras e identificar oportunidades de upsell ou vendas cruzadas.

Processos financeiros automatizados

• O CRM pode gerar e enviar faturas automaticamente, rastrear o status de pagamento delas e enviar lembretes de faturas em atraso. Ele também pode enviar alertas de transações com falha, estornos ou atividades suspeitas.

• O sistema pode processar pagamentos recorrentes e assinaturas, facilitando os pagamentos no prazo e reduzindo o churn por meio de processos automatizados de renovação.

Dados em tempo real

• O CRM mostra dados de receita em tempo real segmentados por produto, região ou canal de vendas, permitindo análises e ajustes financeiros imediatos.

• As empresas podem personalizar as análises do sistema para se concentrarem em métricas específicas, como a receita mensal recorrente (MRR), o valor vitalício do cliente (CLTV) ou o valor médio da transação (ATV).

Relatórios financeiros

• O CRM pode gerar relatórios detalhados sobre fluxos de receita segmentados por período, informações demográficas do cliente ou linhas de produtos, mostrando quais segmentos e tendências são lucrativos. 

• O sistema pode monitorar as taxas de sucesso de vários gateways e formas de pagamento para resolver problemas, refinando o processo de pagamento para obter taxas de conversão mais altas.

Segurança e conformidade

• O CRM pode se integrar diretamente com um processamento de pagamentos que esteja em conformidade com o PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standards) para garantir que todas as transações atendam a rigorosos padrões de segurança.

• O sistema ajuda a manter registros detalhados de todas as transações financeiras, simplificando a conformidade com requisitos regulatórios e facilitando auditorias.

Experiência do cliente

• O sistema permite que os clientes gerenciem as suas formas de pagamento, visualizem históricos de transações e baixem faturas diretamente de uma interface única e conveniente. 

• O CRM pode usar dados integrados para enviar lembretes de pagamento personalizados, ofertas promocionais e comunicações de acompanhamento, impulsionando o engajamento.

Receita

• O sistema rastreia automaticamente pagamentos e contas em atraso, melhorando a gestão do fluxo de caixa e reduzindo o risco de pagamentos perdidos ou atrasados.

• O CRM usa dados históricos de pagamento para criar previsões de receita mais precisas, informando o orçamento e o planejamento estratégico.

Eficiência operacional

• O CRM automatiza a reconciliação de pagamentos com as contas de clientes, reduzindo erros manuais e a carga de trabalho administrativo.

• As empresas podem aumentar a produtividade e a coordenação integrando os fluxos de trabalho de processamento de pagamentos aos processos de vendas e suporte do CRM.

Insight dos clientes

• As empresas podem usar dados de pagamento integrados para segmentar clientes específicos com base em hábitos de consumo, histórico de pagamento e frequência de compras.

• O CRM pode calcular o CLTV combinando o histórico de compras com os dados de pagamento. Isso ajuda as empresas a identificarem clientes de alto valor e aqueles com risco de churn.

Detecção de fraudes.

• Os sistemas integrados podem analisar padrões de transações para detectar anomalias e atividades fraudulentas.

• As empresas podem implementar alertas automatizados para atividades suspeitas, como várias tentativas de pagamento malsucedidas e valores de transações incomuns.

Desafios do processamento de pagamentos do CRM

Alguns desafios associados à integração de pagamentos com CRM:

Segurança e conformidade de dados

A integração precisa estar em conformidade com o PCI DSS, usar métodos de criptografia sólidos e atender a vários requisitos regulatórios, que podem diferir por região ou setor.

Compatibilidade com o sistema

O CRM e as APIs de gateways de pagamento precisam ser compatíveis, o que pode exigir desenvolvimento personalizado. A integração com sistemas de CRM ou gateways de pagamento mais antigos pode exigir grandes modificações ou até mesmo a substituição de componentes desatualizados.

Complexidade técnica

Pode ser preciso desenvolver ou configurar middleware para facilitar a comunicação entre o CRM e o sistema de pagamento. Também é necessário o tratamento de erros para gerenciar transações não concluídas, problemas de sincronização e outros.

Alocação de custos e recursos

A integração inicial pode ser cara, com custo de licenças, desenvolvimento e atualizações de hardware. Para que a integração seja segura e funcional, podem ser necessárias manutenção e atualizações regulares.

Migração e sincronização de dados

As empresas devem proteger a integridade dos dados durante a migração entre o sistema de pagamentos e o CRM, e devem realizar a sincronização de dados em tempo real para garantir que todos os sistemas estejam atualizados.

Treinamento e adoção de usuários

As empresas devem treinar a sua equipe para usar o novo sistema integrado de forma eficaz. Também pode haver resistência de funcionários acostumados aos sistemas antigos. 

Escala

As empresas devem garantir que o sistema integrado atenda a volumes maiores de transações e dados de clientes e que o sistema integrado mantenha o desempenho ideal com picos de carga.

Experiência do cliente

A integração pode causar uma inatividade temporária do sistema, prejudicando o atendimento ao cliente e as transações. É preciso garantir que a integração não prejudique a experiência do usuário, com atraso nas respostas ou complicações nos fluxos de trabalho.

Coordenação de fornecedores

A integração requer coordenação entre vários fornecedores para que todos cumpram os seus acordos de nível de serviço (SLAs) e o sistema integrado funcione de forma confiável.

Como escolher a combinação certa de CRM e pagamento

A combinação certa depende de como a sua empresa arrecada receita e de quanta capacidade técnica você precisa. Veja a seguir cinco fatores que devem ser considerados antes de escolher uma configuração:

• Tipo de pagamento: considere se a sua empresa processa principalmente pagamentos avulsos, cobrança recorrente ou ambos. As configurações de pagamentos avulsos exigem fluxos de checkout diretos, enquanto empresas de assinaturas precisam de CRMs (Customer Relationship Management, Gestão de relacionamento com o cliente) e processadores que aceitem cobrança recorrente automática, pro rata, gestão de cobrança e fluxos de trabalho de renovação.

• Formas de pagamento aceitas: confirme se o CRM e o processador de pagamentos aceitam as formas de pagamento que seus clientes esperam, como cartões, ACH (Automated Clearing House, Câmara de compensação automatizada), carteiras digitais ou opções de pagamento internacional. A limitação na aceitação de formas de pagamento pode criar atritos no checkout e diminuir as taxas de conversão.

• Funcionalidade de integração: busque integrações nativas, plugins pré-criados ou APIs (Application Programming Interfaces, Interfaces de programação de aplicações) robustas entre seu CRM e o processador de pagamentos. Uma funcionalidade de integração sólida reduz o tempo de desenvolvimento e a manutenção contínua em comparação a conexões personalizadas, especialmente para sistemas de CRM mais antigos ou menos comuns.

• Sincronizações do sistema de contabilidade: verifique se a combinação de CRM e pagamento é sincronizada automaticamente com seu software de contabilidade para reconhecimento de receitas, reconciliação e relatórios. A entrada manual de dados entre os sistemas aumenta o risco de erros e atrasa os processos de fechamento financeiro.

• Volume de transações: adapte sua configuração ao volume de transações atual e projetado. Alguns processadores oferecem níveis de preços baseados em volume, e nem todas as combinações de CRM e pagamento crescem perfeitamente sob altas cargas de transações ou grandes bancos de dados de clientes.

Erros comuns a evitar ao escolher o processamento de pagamentos do CRM

Mesmo uma integração de pagamentos do CRM bem pesquisada pode deixar a desejar se as empresas ignorarem considerações importantes durante o processo de seleção. Aqui estão alguns erros comuns a evitar:

• Basear sua decisão apenas no custo: escolher a opção mais barata sem avaliar os recursos, a confiabilidade ou a escalabilidade pode levar a uma configuração que não atenda às necessidades da empresa, resultando em migrações custosas ou soluções alternativas no futuro.

• Usar complementos em excesso: adicionar recursos ou plugins desnecessários pode aumentar a complexidade, deixar os sistemas mais lentos e aumentar os custos sem fornecer valor proporcional. É melhor selecionar apenas as integrações e ferramentas que dão suporte direto aos processos de negócios.

• Não manter os registros de dados dos clientes consistentes: dados de clientes inconsistentes ou não sincronizados entre o CRM e o sistema de pagamentos podem levar a erros de faturamento, relatórios e comunicações com o cliente. As empresas devem priorizar a sincronização em tempo real para manter a precisão dos dados.

• Ignorar as tarifas: não levar em conta todas as tarifas, como tarifas de transação, tarifas de estorno, custos de conformidade com PCI e despesas de integração, pode resultar em custos inesperados que afetam a rentabilidade. As empresas devem revisar a estrutura completa de tarifas antes de se comprometerem com uma configuração.

Como o Stripe Payments pode ajudar

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