En betalningsintegrering för CRM-system (Customer Relationship Management) är anslutningen mellan ett CRM-system och en plattform för betalningsbearbetning. Betalningsintegreringar gör det möjligt för företag att acceptera betalningar direkt i CRM-gränssnittet, vilket eliminerar behovet av att växla mellan olika system. Detta förenklar betalningsprocessen, skapar en bekvämare kundupplevelse och producerar värdefull information om kundbeteenden och försäljningsresultat genom att konsolidera finansiella data och kundinformation.

CRM-program är populära bland företag av alla storlekar och mjukvarumarknaden för CRM-system beräknas uppgå till 89 miljarder dollar år 2024. Nedan förklarar vi hur betalningsintegreringar för CRM-system fungerar, samt dess för- och nackdelar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en CRM-integrering?
  
• Hur fungerar betalningsintegreringar för CRM-system?
  
• Vilka betalningsmetoder kan man använda?
  
• Fördelar med betalningsintegreringar för CRM-system
  
• Utmaningar med betalningsintegreringar för CRM-system
  

Vad är en CRM-integrering?

En CRM-integrering är en metod för att ansluta ett CRM-system med andra program eller verktyg – såsom marknadsföringsplattformar, bokföringsprogram, e-handelsplattformar och sociala mediekanaler – för att utbyta data och automatisera processer. CRM-integreringar skapar ett samordnat system för flera olika affärsaspekter. Detta eliminerar behovet av att manuellt mata in data i flera system, vilket sparar tid och minskar antalet fel.

Hur fungerar betalningsintegreringar för CRM-system?

Betalningsintegreringen ansluter ditt CRM-system till en betalningsbehandlare eller gateway, så att ditt företag kan acceptera betalningar direkt i CRM-systemet. Så här fungerar det i praktiken.

Anslutning

API:er (Application Programming Interfaces) möjliggör kommunikationen mellan CRM-systemet och en betalningsgateway eller betalningsbehandlare. Säkra autentiseringsprotokoll säkerställer att data som utbyts mellan dem krypteras och skyddas från obehörig åtkomst.

Synkronisering

CRM-systemet lagrar och hanterar kunders betalningsinformation, såsom kreditkortsinformation och bankkontonummer, vilket skapar omfattande, uppdaterade kundprofiler. Systemet uppdaterar automatiskt betalningstransaktioner, köphistorik, betalningsstatus och kvitton.

Betalningsbehandling

När en kund gör en betalning skickar CRM-systemet transaktionsuppgifterna till betalningsgatewayen för auktorisering. Gatewayen behandlar och bekräftar sedan betalningen.

CRM-systemet kan också generera fakturor och påminnelser om försenade betalningar. För abonnemangsbaserade tjänster kan CRM-systemet hantera återkommande faktureringscykler och automatiskt bearbeta betalningar med angivna intervall.

Rapportering

Integrerade CRM-system kan generera detaljerade finansiella rapporter som ger information om intäktsflöden, betalningsstatus och kundernas betalningsbeteenden. Företag kan analysera dessa data för att bättre förstå köpmönster, identifiera kunder med högt värde och anpassa sin marknadsföringsstrategi.

Kundupplevelse

Betalningsintegreringen för CRM-system skapar en smidigare betalningsupplevelse. Kunder kan hantera sina betalningsmetoder, se sin transaktionshistorik och uppdatera faktureringsinformation via CRM-systemets självbetjäningsportaler.

Vilka betalningsmetoder kan man använda?

Här följer några vanliga betalningsmetoder för CRM-integreringar:

• Betalningsgateways: Betalningsgateways är tredjepartsleverantörer som möjliggör onlinetransaktioner. De överför betalningsinformation på ett säkert sätt mellan kund, företag och finansinstitut.

• Direktintegrering: En direktintegrering ansluter betalningsbehandlaren till företagets webbplats eller applikation. Detta eliminerar behovet av en betalningsgateway från tredje part och ger företaget mer kontroll över betalningsprocessen.

• Värdbaserade betalningssidor: En betalningsbehandlare kan omdirigera kunder till en säker värdbaserad betalningssida för att förenkla integreringen och minska de problem som är förknippade med PCI-efterlevnad.

• Pluginprogram och tillägg: Många e-handelsplattformar och CRM-system har pluginprogram eller tillägg för enkel integrering med populära betalningsbehandlare. Dessa förbyggda integreringar sparar tid och arbete jämfört med anpassade integreringar.

Fördelar med betalningsintegreringar för CRM-system

Betalningsintegreringar för CRM-system kan skapa följande fördelar.

Kundprofiler

• CRM-system kan generera detaljerade rapporter som visar en fullständig transaktionshistorik på ett ögonblick, vilket kan ligga till grund för kundinteraktioner och en smidigare relationshantering.

• Företag kan använda insikter om köpmönster och betalningsbeteenden för att anpassa marknadsföringsstrategier, förutsäga framtida köp och identifiera möjligheter till mer- eller korsförsäljning.

Automatiserade ekonomiska processer

• CRM-systemet kan automatiskt generera och skicka fakturor, spåra deras betalningsstatus och skicka påminnelser för utestående fakturor. Det kan också skicka aviseringar om misslyckade transaktioner, återkrediteringar eller misstänkta aktiviteter.

• Systemet kan hantera återkommande betalningar och abonnemang, vilket gör det enklare att få betalt i tid och samtidigt minska kundbortfallet genom automatiserade förnyelseprocesser.

Data i realtid

• CRM-systemet visar intäktsdata i realtid segmenterade efter produkt, region eller försäljningskanal, vilket möjliggör omedelbar finansiell analys och justeringar.

• Företag kan anpassa systemanalysen så att den fokuserar på specifika mätvärden, till exempel månatliga återkommande intäkter, kundens livstidsvärde eller genomsnittligt transaktionsvärde.

Ekonomisk rapportering

• CRM-systemet kan generera detaljerade rapporter om intäktsströmmar segmenterade efter tidsperiod, kunddemografi eller produktlinjer, för att på så sätt visa vilka segment och trender som är lönsamma.

• Systemet kan spåra framgångsfrekvensen för olika betalningsmetoder och gateways för att lösa problem och förfina betalningsprocessen, vilket i sin tur kan leda till en högre konverteringsgrad.

Säkerhet och efterlevnad

• CRM-systemet kan integreras direkt med betalningar som är kompatibla med PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standards) för att säkerställa att alla transaktioner uppfyller strikta säkerhetsstandarder.

• Systemet registrerar alla finansiella transaktioner på ett detaljerat sätt, vilket gör det enklare att följa lagstadgade krav och genomföra revisioner.

Kundupplevelse

• Systemet gör det möjligt för kunder att hantera sina betalningsmetoder, se transaktionshistorik och ladda ner fakturor direkt från ett enda gränssnitt.

• CRM-systemet kan använda integrerade data för att skicka personliga betalningspåminnelser, kampanjerbjudanden och uppföljningskommunikation, vilket ökar kundengagemanget.

Intäkter

• Systemet spårar automatiskt betalningar och fakturor som är försenade, vilket förbättrar kassaflödeshanteringen och minskar risken för missade eller försenade betalningar.

• CRM-systemet använder historisk betalningsinformation för att skapa mer exakta intäktsprognoser, som kan användas som underlag för budgetering och strategisk planering.

Operativ effektivitet

• CRM-systemet automatiserar betalningsavstämning med kundkonton, vilket minskar manuella fel och administrativ arbetsbelastning.

• Företag kan öka produktiviteten och samordningen genom att integrera arbetsflöden för betalningshantering med försäljnings- och supportprocesser i CRM-systemet.

Kundinsikter

• Företag kan använda integrerade betalningsdata för att rikta in sig på specifika kundsegment baserat på konsumtionsvanor, betalningshistorik och köpfrekvens.

• CRM-systemet kan beräkna kundens livstidsvärde genom att kombinera köphistorik med betalningsdata. Detta hjälper företag att identifiera kunder med högt värde och kunder som riskerar att falla bort.

Bedrägeriidentifiering

• Integrerade system kan analysera transaktionsmönster för att upptäcka avvikelser och bedrägliga aktiviteter.

• Företag kan implementera automatiska varningar för misstänkta aktiviteter, t.ex. flera misslyckade betalningsförsök eller ovanliga transaktionsbelopp.

Utmaningar med betalningsintegreringar för CRM-system

Här är några av de utmaningar som är förknippade med betalningsintegreringar för CRM-system.

Datasäkerhet och efterlevnad

Integreringen måste följa PCI DSS, använda starka krypteringsmetoder och uppfylla olika regelmässiga krav (dessa kan variera beroende på region och bransch).

Systemkompatibilitet

CRM-systemet och betalningsgatewayens API:er måste vara kompatibla, vilket kan kräva anpassad utveckling. Integrering med äldre CRM-system eller betalningsgateways kan innebära stora modifieringar eller till och med byten av föråldrade komponenter.

Teknisk komplexitet

Företag kan behöva utveckla eller konfigurera mellanprogram för att underlätta kommunikationen mellan CRM-systemet och betalningssystemet. De behöver också etablera en process för felhantering för att hantera misslyckade transaktioner, synkroniseringsproblem och andra problem.

Kostnads- och resursallokering

Den inledande integreringen kan vara kostsam eftersom den ofta inkluderar licensavgifter, utvecklingskostnader och hårdvaruuppgraderingar. Integreringen kan också kräva regelbundet underhåll och uppdateringar för att förbli säker och fungerande.

Datamigrering och synkronisering

Under migreringen mellan betalningssystemet och CRM-systemet är det av yttersta vikt att företag skyddar dataintegriteten. Dessutom måste företag uppnå datasynkronisering i realtid för att säkerställa att alla system är uppdaterade.

Användarutbildning och användning

Företag bör utbilda sin personal i hur man använder det nya integrerade systemet på ett effektivt sätt, samtidigt som man tar hänsyn till att personalen är vana vid de gamla systemen.

Skalbarhet

Företag måste se till att det integrerade systemet kan hantera ökade transaktionsvolymer och större mängder kunddata, samt att det integrerade systemet kan upprätthålla optimal prestanda under höga belastningar.

Kundupplevelse

En integrering kan orsaka tillfälliga systemavbrott, vilket kan skapa avbrott i kundservice och transaktioner. Företag måste se till att integreringen inte påverkar användarupplevelsen negativt, till exempel genom att sakta ner svarstider eller komplicera arbetsflöden.

Leverantörskoordinering

För att det integrerade systemet ska fungera tillförlitligt krävs en samordning mellan flera leverantörer så att de kan uppfylla sina servicenivåavtal (SLA).