国際取引では、海外取引での消費税の扱いや英語でのインボイス (請求書) の作成など、国内取引とは異なるさまざまな対応が求められます。プロフォーマインボイスは、こうした取引で使用される書類の一種であり、グローバルなコマースに携わる日本の事業者にとって重要なものです。

プロフォーマインボイスは、一見すると標準的なインボイスと同じように見えます。しかし、売り手と買い手の双方が、正式な契約や請求書の送付前に取引内容を確認できる仮の書類としての役割を果たします。

この記事では、プロフォーマインボイスの基本について説明します。これには、国際貿易に携わる日本の事業者が知っておくべき情報や、コマーシャルインボイスとの違いなどが含まれます。最後に、それぞれの必須の記載項目をリストアップします。

この記事でわかること

• プロフォーマインボイスとは、貿易取引の前に海外の取引先と交わす仮の書類で、見積もりとしての役割を果たします。
  
• プロフォーマインボイスは、発行されるタイミングと目的の点で、コマーシャルインボイスとは異なります。
  
• プロフォーマインボイスの作成方法や書き方に決まったルールはありませんが、項目、単価、支払い条件などの詳細を明確に記載する必要があります。
  
• Stripe Invoicing を使用すると、複数言語と通貨のサポート、自動での請求書生成、効果的なデータ管理などを活用して、請求プロセスを簡素化できます。
  

仮請求書の概要

プロフォーマインボイス (仮見積書) は、日本語では「仮の請求書」または「見積書」と訳されます。メールでのやり取りや書類の件名などのビジネスの文脈では、完全な用語ではなく、PI という略語を使用するのが一般的です。

プロフォーマインボイスは、貿易を含む国際取引において、正式な販売契約の締結前に、売り手 (輸出者) から買い手 (輸入者) に提供される書式です。その名が示すように、これは暫定的な書類であり、やり取りの初期段階で買い手に対して価格、数量、仕様、配送条件などの提案条件を提示する見積書としての役割を果たし、双方が取引の規定を確認して合意できるようにするものです。

したがって、単にプロフォーマインボイスを受け取っただけでは、直ちに支払い義務が生じるわけではありません。

プロフォーマインボイスへの関心が高まっている理由

日本では、越境 EC や直接販売 (D2C) ブランドに参入する EC 事業者の数が急速に増加しています。特に米国、中国、東南アジアにおいて越境 EC 市場の規模が拡大を続ける中、企業は国際取引の実務の基本を習得することの重要性をますます認識するようになっています。これには、取引を行う可能性のある各国のさまざまな法的規制や税関手続きについて学ぶことが含まれます。

たとえば、越境 EC における関税や売上税などの税金に関して、売り手は各国の税法に従って、正しい金額が領収書や請求書に記載されていることを確認する必要があります。

さらに、国際的なやり取りでプロフォーマインボイスが必要になるケースも増えています。プロフォーマインボイスがあると、越境活動を含む複雑な海外取引が適切なプロセスを通じて行われていることを証明しやすくなり、事業運営をスムーズに進めることができます。

こうした背景から、これらの事前書類は、貿易をはじめとする国際取引の重要なツールとして、多くの企業から注目を集めています。

プロフォーマインボイスの主な用途

プロフォーマインボイスが使用される具体的な状況にはどのようなものがあるでしょうか？主な用途を以下に示します。

発送前に支払いが必要な場合

グローバルコマースには、以下の前払い契約が存在します。

• 前払い (Cash in Advance): 前払い (通常は CIA と略されます) は、商品が出荷されるかサービスが提供される前に、買い手が売り手に支払う支払い条件を指します。これは、同じ基本的な意味を持つ「事前支払い」の代わりによく使用されます。
  
• 事前の電信送金: 電信送金 (「telegraphic transfer」とも呼ばれ、TT と略されます) とは、売り手が商品を出荷する前に、買い手が電子的な銀行間ネットワーク経由で事前に売り手に支払う支払い条件を指します。
  
• 信用状決済: 信用状 (LC) は、銀行が支払いを保証する書類です。つまり、LC 決済とは、銀行が売り手と買い手の仲介役となって取引を円滑に進める支払い条件を指します。
  

後述の正式なインボイス (コマーシャルインボイス) は、販売のすべての条件が確定した後に発行されることに注意してください。このため、正式なインボイスは、商品の出荷前または出荷後に送信されることがほとんどです。

ただし、上記のいずれかの支払い条件が使用される場合、買い手は出荷前に支払いを完了する必要があります。LC 決済と同様に、取引の初期段階では、買い手は銀行に信用状を発行させるなどの必要な支払い手続きを完了する必要があります。

これらの支払い条件のいずれかに準拠するには、正式なインボイスを作成する前に「支払いの証明となる書類」が必要になります。このような状況では、プロフォーマインボイスが正式なバージョンであるコマーシャルインボイスの代わりとして機能します。

輸入許可の取得

貿易取引を行う際、取り扱う特定の項目によっては、一部の国で輸入許可制度に基づく輸入許可が必要になる場合があります。このような場合、輸入者である買い手は、輸入ライセンスを取得するために政府にプロフォーマインボイスを提出します。

輸入者の観点から見ると、この事前形式は、海外の事業者 (売り手) との取引が発生したことを自国の当局に示すための有効な証拠として機能します。

無料または無償のアイテムの発送

無料の製品サンプル、ギフト、不良品の返品など、料金が発生しない項目を含め、海外に貨物を送る場合は常にインボイスが必要です。

公式書類であるコマーシャルインボイスは、「確定した販売契約に基づくインボイス」として機能することを目的としています。したがって、売り手と買い手の間の最終合意から引き出された製品価格や支払い条件などの詳細を含めることは必須ですが、支払いのインボイスなしで輸出入を行う状況では、同等の正式な請求記録を発行することはできません。

このような状況では、予備のバージョンがコマーシャルインボイスの代わりになります。

ただし、代用品として使用されるプロフォーマインボイスの金額フィールドに「¥0」と表示することはできない点に注意が必要です。「無料」は「請求可能な金額は発生しない」ことを意味し、商品の価値が ¥0 であることを意味するわけではありません。

したがって、このような無料の項目については、項目の実際の価格または推定市場価値を記載し、「No commercial value/Value for customs purposes only (商業的価値なし/通関目的のみの価値)」というメモを追加する必要があります。

プロフォーマインボイスとコマーシャルインボイスの違いは何ですか？

これらの書式は混同されがちですが、両者には明確な違いがあります。ここでは、以下の観点からその違いについて説明します。貿易取引の文脈では、「インボイス」という用語は一般的にコマーシャルインボイスを指すことに注意してください。

インボイスの発行タイミング

プロフォーマインボイスは、コマーシャルインボイスとは異なる段階で交わされます。前者は後者の前に共有され、「仮のインボイス」と「見積もり」の両方として機能します。

対照的に、プロフォーマインボイスはそれに含まれる情報に基づくことができますが、コマーシャルインボイスは商品が実際に出荷されるときに発行される正式なインボイスです。さらに、その内容は拘束力のある合意を反映しているため、送信後に変更することはできません。

法的有効性と適用範囲の違い

コマーシャルインボイスは、輸出入の税関申告や関税計算の基礎となる書類です。さらに、取引の条件が明確に指定されているため、国際取引の証拠として機能し、買い手に支払いを請求するための法的根拠を提供します。

言い換えれば、コマーシャルインボイスは、税関や銀行への提出、購入者への請求など、正式な書類のすべての機能を果たします。他の書類に含まれる詳細と重複しない単一の書類です。

一方、プロフォーマインボイスは、見積もりや取引情報を事前に提供することを目的とした仮の書式であるため、出荷時に正式に作成されるコマーシャルインボイスのような法的に強制力のある請求効果はありません。

その他の請求書の種類

プロフォーマインボイスやコマーシャルインボイスに加えて、次のような種類が国際的なコマースで使用されています。

配送インボイス

配送インボイスは、出荷内容を確認する納品書と、配送の詳細を規定する発送指示書の両方の役割を果たす書類です。

税関インボイス

税関インボイスは、国境の通関手続きに使用されます。通常はコマーシャルインボイスを提出すれば十分ですが、国によってはこの専用の書式が求められる場合があります。

プロフォーマインボイスの項目

プロフォーマインボイスの書き方について法的な要件はないため、任意のフォーマットで作成できます。それでも、取引先との誤解を防ぐため、各項目を正確かつ明確に記載することが非常に重要です。

基本的な項目は以下のとおりです。プロフォーマインボイスはコマーシャルインボイスより前に準備されるため、基本的な内容は一般的にコマーシャルインボイスに準じます。

• 書類のタイトル: プロフォーマインボイスであることが一目でわかるように、「PRO FORMA INVOICE」と明確に記載します。
  
• 日付: プロフォーマインボイスの発行日
  
• ドキュメント番号: 効率的なドキュメント管理を行うためにプロフォーマインボイスに割り当てられた番号
  
• 荷送人の情報: 名前、住所、電話番号などの荷送人の連絡先情報
  
• 輸入者の情報: 名前、住所、電話番号などの輸入者の連絡先情報
  
• 荷受人/配達先住所: 名前、住所、電話番号などの荷受人の連絡先情報
  
• 出発日: 貨物の出発予定日
  
• 宛先 (入国港/国): 貨物が入港する都市または国の名前
  
• 商品の説明: 商品の正式名称、素材、成分、重量 (g、mL など)
  
• 数量: 商品の数量と単位 (ボトル、ケースなど)
  
• 単価: 販売価格 (有料提供の場合) または市場価格 (無料提供の場合) は、販売に使用される通貨 (USD など) で表す必要があります。
  
• 項目ごとの合計額: 取引に使用される通貨で各項目の合計額を表示します。
  
• 総計: 該当する通貨で取引全体の合計額を表示します。
  
• 支払い条件: 前払い (事前 T/T など) や支払い期限などの条件
  
• 取引条件: 送料や保険料の配分など、輸出者と輸入者の間で合意された取引条件
  
• 有効期間: プロフォーマインボイスの有効期限
  
• 署名: 担当者の名前と署名
  

Stripe Invoicing でできること

Stripe Invoicing は、請求書の作成から支払い回収までの売掛金 (AR) プロセスを簡素化します。単発請求でも継続課金でも、Stripe は事業者がより早く支払いを受け、業務を効率化できるようサポートします。

• 売掛金処理の自動化: コーディング不要で、プロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信できます。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、支払いリマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの把握が容易になります。

• キャッシュフローを改善: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収期間を短縮し、より早く入金を得られます。

• 顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最先端の決済体験を提供。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うこともできます。

• バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動リマインダーや Stripe が提供するオンライン請求書決済ページで回収にかかる時間を削減します。

• 既存システムとの接続: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトや ERP (企業資源計画) ソフトと接続でき、システム間の同期を保ちつつデータの手入力を減らします。

Stripe では、売掛金プロセスの簡素化を支援しています。詳しくはこちらをご覧ください。今すぐ開始する場合はこちら。

日本におけるプロフォーマインボイス (仮見積書) に関する FAQ