Les transactions internationales nécessitent diverses mesures qui diffèrent des opérations nationales, comme la gestion de l'impôt sur la consommation lors de transactions à l'étranger et la création de factures en anglais. La facture pro forma est l'un des documents utilisés dans ce type d'échanges et s'avère essentielle pour les entreprises japonaises engagées dans le commerce international.

À première vue, une facture pro forma ressemble à une facture standard. Toutefois, elle agit comme un document provisoire permettant au marchand et au client de confirmer les détails de la transaction avant l'émission d'un contrat officiel ou d'une demande de paiement.

Dans cet article, nous expliquerons les bases de la facture pro forma, y compris les renseignements que les entreprises japonaises engagées dans le commerce international doivent connaître, ainsi que les différences entre ce type de document et la facture commerciale. Enfin, nous énumérerons les éléments obligatoires pour chacune d'elles.

Points essentiels à retenir

• Une facture pro forma est un document provisoire échangé avec un partenaire commercial étranger avant une transaction commerciale. Elle fait office de devis.
  
• Une facture pro forma diffère d'une facture commerciale par le moment de son émission et son objectif.
  
• Il n'existe aucune règle établie concernant la création ou la rédaction d'une facture pro forma, mais celle-est doit indiquer clairement les détails de la transaction, tels que les articles, les prix unitaires et les conditions de paiement.
  
• Stripe Invoicing vous permet de simplifier vos processus de facturation grâce à la prise en charge de plusieurs langues et devises, à la génération automatisée de factures et à la gestion efficace des données.
  

Qu’est-ce qu’une facture pro forma?

Une facture pro forma (parfois écrite « facture proforma ») est traduite en japonais par « facture provisoire » ou « devis ». Dans un contexte d'affaires, comme la correspondance par courriel ou les objets de documents, il est courant d'utiliser l'abréviation PI au lieu du terme complet.

Une facture pro forma est un formulaire fourni par le marchand (exportateur) au client (importateur) avant la conclusion d'un contrat de vente formel dans le cadre de transactions internationales, y compris le commerce. Comme son nom l'indique, il s'agit d'un document provisoire dont le rôle est de servir de devis pour présenter les conditions proposées, telles que le prix, la quantité, les spécifications et les conditions d'expédition, au client lors des premières étapes de l'échange, permettant aux deux parties de confirmer et d'accepter les dispositions de l'entente.

Par conséquent, le simple fait de recevoir une facture pro forma ne crée pas immédiatement d'obligation de payer.

Pourquoi les factures pro forma suscitent un intérêt croissant

Au Japon, le nombre d'entreprises de commerce en ligne se développant dans le commerce en ligne transfrontalier et les marques de vente directe aux consommateurs (D2C) a augmenté rapidement. Alors que la taille du marché du commerce en ligne transfrontalier, en particulier aux États-Unis, en Chine et en Asie du Sud-Est, continue de croître, les entreprises reconnaissent de plus en plus l'importance de maîtriser les principes de base pratiques des transactions internationales. Cela inclut l'apprentissage des diverses réglementations juridiques et procédures douanières de chaque pays avec lequel elles pourraient faire affaire.

Par exemple, en ce qui concerne les impôts tels que les tarifs dans le commerce en ligne transfrontalier et la taxe de vente, les marchands sont tenus de s'assurer que les montants exacts figurent sur les recettes et les factures conformément aux lois fiscales de chaque pays.

De plus, il y a de plus en plus de cas où une facture pro forma est nécessaire pour les échanges internationaux. En posséder une permet de démontrer plus facilement que les transactions à l'étranger complexes, y compris les activités transfrontalières, sont menées selon des processus adéquats, ce qui permet aux opérations de l'entreprise de se dérouler sans heurts.

Dans ce contexte, ces formulaires préliminaires attirent l'attention de nombreuses entreprises en tant qu'outil important pour les transactions internationales, en particulier dans le domaine du commerce.

Principales applications des factures pro forma

Dans quelles situations précises utilise-t-on une facture pro forma? Les principales applications sont indiquées ci-dessous.

Lorsqu'un paiement est requis avant l'expédition

Dans le commerce international, il existe les accords de paiement anticipé suivants :

• Paiement anticipé en argent comptant : le paiement anticipé en argent comptant (souvent abrégé en CIA, Cash in Advance) désigne une condition de paiement selon laquelle l'acheteur paie le vendeur avant que les marchandises ne soient expédiées ou que les services ne soient fournis. Ce terme est souvent utilisé à la place de « paiement anticipé », qui a la même signification fondamentale.
  
• Virement bancaire anticipé : le virement bancaire (souvent abrégé en TT, Telegraphic Transfer) désigne une condition de paiement selon laquelle l'acheteur paie le vendeur à l'avance au moyen d'un réseau interbancaire électronique avant que le vendeur n'expédie les marchandises.
  
• Paiement par lettre de crédit : la lettre de crédit, ou LC, est un document par lequel une banque garantit le paiement. En d'autres termes, le paiement par lettre de crédit désigne une condition de paiement dans le cadre de laquelle une banque agit comme intermédiaire entre le vendeur et l'acheteur pour faciliter la transaction.
  

Veuillez noter que la facture officielle (facture commerciale), qui sera expliquée plus loin, est émise une fois que toutes les conditions de la vente ont été finalisées. C'est pour cette raison que les factures officielles sont presque toujours envoyées avant ou après l'expédition des marchandises.

Cependant, si l'une des conditions de paiement présentées ci-dessus est utilisée, l'acheteur doit effectuer le paiement avant l'expédition. Comme pour les paiements par lettre de crédit, dans les premières étapes d'une transaction, l'acheteur doit effectuer les procédures de paiement nécessaires, par exemple demander à la banque d'émettre une lettre de crédit.

Pour vous conformer à l'une de ces conditions de paiement, vous aurez besoin d'un « document servant de preuve de paiement » avant la préparation de la facture officielle. Dans ces circonstances, une facture pro forma peut remplacer une facture commerciale, qui est la version officielle.

Obtention d'un permis d'importation

Lors de la réalisation de transactions commerciales, selon les articles précis traités, certains pays peuvent exiger un permis d'importation en vertu de leur système de permis d'importation. Dans de tels cas, l'acheteur, qui est l'importateur, soumet une facture pro forma à son gouvernement pour obtenir une licence d'importation.

Du point de vue de l'importateur, ce formulaire préliminaire constitue une preuve valable pour démontrer aux autorités de son pays d'origine qu'un échange avec une entreprise étrangère (le vendeur) a eu lieu.

Envoi d'articles gratuits ou non payés

Une facture est nécessaire chaque fois que des marchandises sont expédiées à l'étranger, y compris pour les articles sans frais : échantillons de produits gratuits, cadeaux ou retours de produits défectueux.

La facture commerciale, document officiel, est conçue pour servir de « facture fondée sur un contrat de vente finalisé ». Ainsi, s'il est obligatoire d'inclure des détails tels que le prix du produit et les conditions de paiement tirés de l'accord final entre le vendeur et l'acheteur, dans des situations impliquant des importations ou des exportations sans facture à payer, il n'est pas possible d'émettre un registre de facturation officiel équivalent.

Dans ces circonstances, une version préliminaire remplace la facture commerciale.

Toutefois, il est important de se rappeler qu'une facture pro forma utilisée comme substitut ne peut pas indiquer « 0 ¥ » dans le champ du montant. « Gratuit » signifie « aucun montant facturable ne sera engagé »; cela ne signifie pas que la valeur de l'article est de 0 ¥.

Par conséquent, pour ces articles gratuits, vous devez indiquer le prix réel de l'article ou sa valeur marchande estimée et ajouter la note : « Aucune valeur commerciale / Valeur aux fins de douane uniquement ».

Quelle est la différence entre une facture pro forma et une facture commerciale?

Ces documents sont souvent confondus, mais il existe des différences très claires. Cette section explique leurs distinctions selon les angles suivants. N'oubliez pas que dans le contexte des transactions commerciales, le terme « facture » fait généralement référence à sa version commerciale.

Moment d'émission d'une facture

La facture pro forma est échangée à une étape différente de la facture commerciale. La première est partagée avant la seconde, et fait office à la fois de « facture provisoire » et de « devis ».

Par opposition, si une facture pro forma peut se fonder sur les renseignements de la facture commerciale, cette dernière est une facture officielle émise lors de l'expédition des biens. De plus, parce que son contenu reflète un accord contraignant, il ne peut être modifié après envoi.

Différences sur le plan de la validité et de l'application juridiques

Une facture commerciale est un document servant de base aux déclarations en douane et aux calculs des droits de douane pour les importations et les exportations. De plus, parce que les conditions de la transaction y sont clairement stipulées, elle fait office de preuve d'un échange international et fournit les fondements juridiques d'une demande de paiement de la part de l'acheteur.

En d'autres termes, la facture commerciale remplit toutes les fonctions d'un formulaire officiel, y compris la soumission aux douanes et aux banques, et la facturation de l'acheteur. Il s'agit d'un document administratif unique qui ne duplique pas les renseignements contenus dans d'autres documents.

D'autre part, comme la facture pro forma est un document provisoire destiné à fournir des devis ou des informations sur les transactions à l'avance, elle n'a pas le même effet de facturation juridiquement contraignant que la facture commerciale, qui est préparée officiellement au moment de l'expédition.

Autres types de factures

En plus des factures pro forma et des factures commerciales, d'autres types sont utilisés dans le commerce international, notamment les suivants :

Facture d'expédition

Une facture d'expédition est un document qui sert à la fois de bon de livraison vérifiant le contenu de l'expédition et d'instructions d'expédition fournissant les détails de livraison.

Facture douanière

Une facture douanière est utilisée pour le dédouanement à la frontière. Généralement, la soumission d'une facture commerciale est suffisante, mais certains pays pourraient exiger ce formulaire spécialisé.

Postes de facture pour les factures pro forma

Il n'y a aucune exigence juridique quant à la rédaction d'une facture pro forma; vous pouvez donc la créer dans le format de votre choix. Toutefois, pour éviter tout malentendu avec vos partenaires d'affaires, il est très important de consigner chaque poste de facture de manière claire et précise.

Les postes de facture fondamentaux sont présentés ci-dessous. Étant donné qu'une facture pro forma est préparée avant la version commerciale, son contenu de base reflète généralement celui d'une facture commerciale.

• Titre du document : Indiquez clairement « FACTURE PRO FORMA » afin qu'il soit immédiatement évident qu'il s'agit d'une facture pro forma
  
• Date : La date à laquelle la facture pro forma a été émise
  
• Numéro de document : Un numéro attribué à la facture pro forma pour assurer une gestion efficace des documents
  
• Informations sur l'expéditeur : Coordonnées de l'expéditeur, telles que le nom, l'adresse et le numéro de téléphone
  
• Informations sur l'importateur : Coordonnées de l'importateur, telles que le nom, l'adresse et le numéro de téléphone
  
• Destinataire/adresse de livraison : Coordonnées du destinataire, telles que le nom, l'adresse et le numéro de téléphone
  
• Date de départ : Date de départ prévue de l'expédition
  
• Destination (port d'entrée/pays) : Nom de la ville ou du pays où l'expédition entrera au port
  
• Description du produit : Le nom officiel du produit, les matériaux, les ingrédients et le poids (p. ex., g, ml)
  
• Quantité : Nombre et unités du produit (p. ex., bouteille, caisse)
  
• Prix unitaire : Le prix de vente (pour les offres payantes) ou le prix du marché (pour les offres gratuites) doit être exprimé dans la devise utilisée pour la vente (p. ex., USD)
  
• Montant total par poste de facture : Affichez le montant total pour chaque poste de facture dans la devise utilisée pour la transaction
  
• Total général : Affichez le montant total pour l'ensemble de la transaction dans la devise applicable
  
• Conditions de paiement : Les conditions, telles que le paiement anticipé (p. ex., virement télégraphique à l'avance) et le délai de paiement
  
• Conditions commerciales : Les conditions commerciales convenues entre l'exportateur et l'importateur, telles que la répartition des frais d'expédition et d'assurance
  
• Validité : La date d'expiration de la facture pro forma
  
• Signature : Le nom et la signature du représentant de l'entreprise
  

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FAQ sur les factures pro forma au Japon