As transações internacionais exigem várias medidas que diferem das negociações domésticas, como lidar com imposto sobre consumo em transações no exterior e criar faturas em inglês. A fatura pró-forma é um tipo de documento para essas trocas e é essencial para empresas japonesas que atuam no comércio global.

À primeira vista, uma fatura pró-forma parece igual a uma fatura padrão. No entanto, funciona como um documento provisório que permite que tanto o vendedor quanto o comprador confirmem os detalhes da transação antes da emissão de um contrato formal ou solicitação de pagamento.

Neste artigo, explicaremos o básico sobre faturas pró-forma, incluindo as informações que as empresas japonesas envolvidas no comércio internacional precisam saber, bem como as diferenças entre elas e as faturas comerciais. Por fim, listaremos as entradas obrigatórias para cada uma.

Principais conclusões

• A fatura pró-forma é um formulário provisório trocado com um parceiro de negócios no exterior antes de uma transação comercial e serve como uma cotação.
  
• A fatura pró-forma difere da fatura comercial em termos de quando é emitida e seu propósito.
  
• Não existem regras fixas sobre como uma fatura pró-forma é criada ou redigida, mas ela deve indicar claramente detalhes como os itens, preços unitários e condições de pagamento.
  
• Com o Stripe Invoicing, você pode simplificar seus processos de faturamento aproveitando o suporte para vários idiomas e moedas, bem como a geração automática de faturas e a gestão eficaz de dados.
  

O que é uma fatura pro forma?

Uma fatura pro forma (às vezes chamada de "fatura proforma") é traduzida para o japonês como "fatura provisória" ou "cotação". Em contextos de negócios, como correspondência por e-mail ou assuntos de documentos, é comum usar a abreviatura PI em vez do termo completo.

Uma fatura pro forma é um formulário fornecido pelo vendedor (exportador) ao comprador (importador) antes da conclusão de um contrato formal de vendas em negociações internacionais, incluindo comércio. Como o nome sugere, é um documento provisório cujo papel é servir como uma cotação para apresentar as condições propostas, como preço, quantidade, especificações e termos de envio, ao comprador durante os estágios iniciais da troca, permitindo que ambas as partes confirmem e concordem com as disposições do acordo.

Portanto, o simples recebimento de uma fatura pro forma não cria imediatamente uma obrigação de pagamento.

Por que há um interesse crescente em faturas pro forma

No Japão, o número de empresas de e-commerce que se expandem para o e-commerce internacional e marcas diretas ao consumidor (D2C) cresceu rapidamente. À medida que o tamanho do mercado de e-commerce internacional, especialmente nos Estados Unidos, na China e no Sudeste Asiático, continua a se expandir, as empresas estão reconhecendo cada vez mais a importância de dominar os fundamentos práticos das transações internacionais. Isso inclui aprender sobre as diversas regulamentações jurídicas e procedimentos alfandegários de cada país com os quais possam lidar.

Por exemplo, em relação a impostos, como tarifas no e-commerce internacional e imposto sobre vendas, os vendedores são obrigados a garantir que os valores corretos sejam listados nos recibos e faturas, de acordo com as leis fiscais de cada país.

Além disso, há um número crescente de casos em que uma fatura pro forma é necessária para trocas internacionais. Ter uma facilita demonstrar que transações internacionais complexas, incluindo atividades transfronteiriças, são conduzidas por meio de processos adequados, permitindo assim que as operações da empresa prossigam sem problemas.

Nesse contexto, esses formulários preliminares estão ganhando a atenção de muitas empresas como uma ferramenta importante para transações internacionais, particularmente no comércio.

Principais aplicações das faturas pró-forma

Quais são as situações específicas em que uma fatura pró-forma é usada? As principais aplicações são mostradas abaixo.

Quando o pagamento é exigido antes do envio

No comércio global, existem os seguintes acordos de pré-pagamento:

• Pagamento antecipado em dinheiro: O pagamento antecipado em dinheiro (muitas vezes abreviado como CIA, do inglês "Cash in Advance") refere-se a um termo de pagamento no qual o comprador paga o vendedor antes que as mercadorias sejam enviadas ou os serviços prestados. Costuma ser usado no lugar de "pagamento antecipado", que tem o mesmo significado fundamental.
  
• Transferência eletrônica antecipada: A transferência eletrônica (wire transfer) refere-se a um termo de pagamento no qual o comprador paga o vendedor antecipadamente por meio de uma rede interbancária eletrônica antes que o vendedor envie as mercadorias.
  
• Pagamento por carta de crédito: A carta de crédito (ou LC, do inglês "Letter of credit") é um documento em que um banco garante o pagamento. Em outras palavras, o pagamento por carta de crédito refere-se a um termo em que um banco atua como intermediário entre o vendedor e o comprador para facilitar a transação.
  

Observe que a fatura oficial (fatura comercial), que será explicada mais adiante, é emitida assim que todas as condições da venda forem finalizadas. Por esse motivo, as faturas formais quase sempre são enviadas antes ou depois do envio das mercadorias.

No entanto, se algum dos termos de pagamento mostrados acima for usado, o comprador deverá concluir o pagamento antes do envio. Assim como nos pagamentos por carta de crédito, nos estágios iniciais de um acordo, o comprador deve concluir os procedimentos de pagamento necessários, como solicitar ao banco a emissão de uma carta de crédito.

Para cumprir qualquer uma dessas condições de pagamento, você precisará de um "documento que sirva como comprovante de pagamento" antes da preparação da fatura oficial. Nessas circunstâncias, uma fatura pró-forma pode funcionar como um substituto para a fatura comercial, que é a versão formal.

Obtenção de uma permissão de importação

Ao realizar transações comerciais, dependendo dos itens específicos manuseados, alguns países podem exigir uma permissão de importação de acordo com seu sistema. Nesses casos, o comprador, que é o importador, envia uma fatura pró-forma ao seu governo para obter uma licença de importação.

Do ponto de vista do importador, esse formulário preliminar atua como um comprovante válido para demonstrar às autoridades de seu país de origem que ocorreu uma troca com uma empresa no exterior (o vendedor).

Envio de itens gratuitos ou não pagos

Uma fatura é necessária sempre que uma carga for enviada ao exterior, inclusive para itens sem cobrança: amostras de produtos grátis, presentes ou devoluções de produtos com defeito.

Uma fatura comercial, que é um documento oficial, tem a intenção de servir como uma "fatura baseada em um contrato de venda finalizado". Sendo assim, embora seja obrigatório incluir detalhes como o preço do produto e as condições de pagamento extraídos do acordo final entre o vendedor e o comprador, em situações que envolvem importações ou exportações sem uma fatura de pagamento, não é possível emitir um registro de faturamento oficial equivalente.

Nessas circunstâncias, uma versão preliminar substitui a fatura comercial.

Ainda assim, é importante lembrar que uma fatura pró-forma usada como substituta não pode exibir "¥0" no campo do valor. "Gratuito" significa que "nenhum valor faturável será incorrido", mas não significa que o valor do item seja ¥0.

Consequentemente, para tais itens gratuitos, você deve indicar o preço real do item ou seu valor de mercado estimado e adicionar a observação: "No commercial value/Value for customs purposes only" (Sem valor comercial/Valor apenas para fins alfandegários).

Qual é a diferença entre uma fatura pró-forma e uma fatura comercial

Esses formulários costumam ser confundidos, mas existem diferenças claras entre os dois. Esta seção explicará suas distinções sob as seguintes perspectivas. Lembre-se de que, no contexto de transações comerciais, o termo "fatura" geralmente se refere à versão comercial.

Momento de emissão da fatura

A fatura pró-forma é trocada em uma etapa diferente da fatura comercial. A primeira é compartilhada antes da segunda, funcionando tanto como uma "fatura provisória" quanto como uma "cotação".

Em contrapartida, embora a fatura pró-forma possa se basear em suas próprias informações, a fatura comercial é um documento formal emitido quando as mercadorias são efetivamente enviadas. Além disso, como seu conteúdo reflete um acordo vinculativo, ela não pode ser alterada após o envio.

Diferenças de validade legal e aplicação

A fatura comercial é um documento que serve de base para declarações alfandegárias e cálculos de taxas aduaneiras para importações e exportações. Além disso, como as condições do acordo estão claramente especificadas, ela funciona como comprovante de uma troca internacional e fornece base jurídica para solicitar o pagamento do comprador.

Em outras palavras, a fatura comercial exerce todas as funções de um formulário oficial, incluindo o envio à alfândega e aos bancos e o faturamento do comprador. É um documento único que não duplica os detalhes contidos em outros papéis.

Por outro lado, como a fatura pró-forma é um formulário provisório com o objetivo de fornecer estimativas ou informações sobre a transação antecipadamente, ela não tem o mesmo efeito de cobrança com validade legal que uma fatura comercial, que é preparada oficialmente no momento do envio.

Outros tipos de fatura

Além das faturas pro forma e faturas comerciais, existem outros tipos usados no comércio internacional, incluindo os seguintes:

Fatura de envio

Uma fatura de envio é um documento que serve tanto como uma nota de entrega, verificando o conteúdo da remessa, quanto como instruções de despacho, fornecendo os detalhes da entrega.

Fatura aduaneira

Uma fatura aduaneira é usada para liberação de fronteira. Em geral, enviar uma fatura comercial é suficiente, mas alguns países podem exigir esse formulário especializado.

Itens de linha para faturas pro forma

Não há requisitos jurídicos sobre como uma fatura pro forma deve ser redigida, portanto, você pode criá-la no formato que preferir. Ainda assim, para evitar mal-entendidos com seus parceiros de negócios, é muito importante registrar cada item de forma clara e precisa.

Os itens fundamentais são mostrados abaixo. Como a fatura pro forma é preparada antes da versão comercial, seu conteúdo básico geralmente reflete o de uma fatura comercial.

• Título do documento: Indique claramente "PRO FORMA INVOICE" para que fique imediatamente evidente que se trata de uma fatura pro forma.
  
• Data: A data na qual a fatura pro forma foi emitida.
  
• Número do documento: Um número atribuído à fatura pro forma para garantir a gestão eficiente do documento.
  
• Informações do remetente: Informações de contato do remetente, como nome, endereço e número de telefone.
  
• Informações do importador: Informações de contato do importador, como nome, endereço e número de telefone.
  
• Consignatário/endereço de entrega: Informações de contato do consignatário, como nome, endereço e número de telefone.
  
• Data de partida: Data prevista para a partida da remessa.
  
• Destino (porto de entrada/país): Nome da cidade ou país onde a remessa entrará no porto.
  
• Descrição do produto: O nome oficial, materiais, ingredientes e peso do produto (por exemplo, g, mL).
  
• Quantidade: Número e unidades do produto (por exemplo, garrafa, caixa).
  
• Preço unitário: O preço de venda (para ofertas pagas) ou preço de mercado (para ofertas gratuitas) deve ser expresso na moeda usada para a venda (por exemplo, USD).
  
• Valor total por item: Exiba o valor total para cada item na moeda usada para a transação.
  
• Total geral: Exiba o valor total de toda a transação na moeda aplicável.
  
• Termos de pagamento: Os termos, como pagamento antecipado (por exemplo, transferência telegráfica antecipada) e prazo de pagamento.
  
• Termos comerciais: Os termos comerciais que foram acordados entre o exportador e o importador, como a alocação de custos de envio e seguro.
  
• Validade: A data de validade da fatura pro forma.
  
• Assinatura: O nome e a assinatura do representante da empresa.
  

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

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Perguntas frequentes sobre faturas pro forma no Japão