国际交易需要采取与国内交易不同的各种措施，例如处理海外交易的消费税和用英语创建账单。形式账单（pro forma invoice）是此类交易的一种文件，对于从事全球商务的日本企业至关重要。

乍看之下，形式账单与标准账单看起来相同。不过，它充当的是一种临时文件，允许卖方和买方在发出正式合同或付款请求之前确认交易详细信息。

在本文中，我们将解释形式账单的基础知识，包括从事国际贸易的日本企业需要了解的信息，以及它们与商业账单之间的区别。最后，我们将列出每种账单的必填项。

要点

• 形式账单是在贸易交易之前与海外业务合作伙伴交换的临时表格，用作报价单。
  
• 形式账单与商业账单在开具时间和目的方面有所不同。
  
• 形式账单的创建或编写方式没有固定规则，但它必须清楚地说明物品、单价和付款条件等详细信息。
  
• 借助 Stripe Invoicing，您可以利用对多语言和多币种的支持，以及自动生成账单和高效的数据管理，来简化开单流程。
  

什么是形式账单？

形式发票（英文通常写作“pro forma invoice”或“proforma invoice”）在日语中翻译为“临时发票”或“报价”。在商业语境中（例如电子邮件通信或文件主题行），通常使用缩写 PI 来代替完整术语。

形式发票是国际交易（包括贸易）中，在正式销售合同签订之前，由卖方（出口商）提供给买方（进口商）的表格。顾名思义，它是一份临时文件，其作用是在交易的初始阶段充当报价，向买方提交价格、数量、规格和运输条件等建议条件，从而允许双方确认并就交易条款达成一致。

因此，仅仅收到形式发票并不意味着立即产生付款义务。

人们对形式发票越来越感兴趣的原因

在日本，涉足跨境电商的电商企业和直接面向消费者 (D2C) 品牌的数量呈快速增长之势。随着跨境电商市场规模（特别是在美国、中国和东南亚地区）继续扩大，企业越来越认识到掌握国际交易实务基础知识的重要性。这包括了解企业可能与之开展业务的每个国家/地区的各种法律法规和海关程序。

例如，对于跨境电商关税和销售税等税费，卖家必须按照各国的税法，确保在收据和发票上列出正确的金额。

此外，国际交易需要形式发票的案例越来越多。拥有形式发票更容易证明复杂的海外交易（包括跨境活动）是通过正当流程进行的，从而使业务运营得以顺利进行。

在这种背景下，这些初步形式表格作为国际交易（尤其是贸易）的重要工具，正受到越来越多企业的关注。

形式账单的主要应用

形式账单的具体使用情况有哪些？主要应用如下所示。

需要在发货前付款时

在全球商务中，存在以下预付款安排：

• 预付现金： 预付现金 (Cash in Advance，通常缩写为 CIA) 是指在发货或提供服务之前买方向卖方付款的付款条件。它通常用来代替具有相同基本含义的“预付款”。
  
• 预先电汇： 电汇（也称为“telegraphic transfer”，缩写为 TT）是指买方在卖方发货之前通过电子银行间网络向卖方预先付款的付款条件。
  
• 信用证付款： 信用证（或 LC）是银行保证付款的文件。换句话说，LC 付款是指银行作为卖方和买方之间的中介，促进交易的付款条件。
  

请注意，官方账单（商业账单）（稍后将作解释）是在敲定所有销售条件后开具的。因此，正式账单几乎总是在发货前或发货后发送的。

但是，如果使用上述任何付款条件，则买方必须在发货前完成付款。与 LC 付款一样，在交易的早期阶段，买方必须完成必要的付款程序，例如让银行开具信用证。

要遵守这些付款条件中的任何一项，您将需要一份“作为付款证明的文件”，然后再准备官方账单。在这些情况下，形式账单可以代替商业账单，后者是正式版本。

获得进口许可证

在进行贸易交易时，根据处理的具体物品，某些国家/地区可能需要在其进口许可证系统下获得进口许可证。在这些情况下，作为进口商的买方向其政府提交形式账单以获得进口许可证。

从进口商的角度来看，此初步表格充当有效的证明，向其本国的主管部门证明已与海外企业（卖方）发生交易。

发送免费或未付款物品

每当将货物发送到海外时都需要账单，包括不收费的物品：免费产品样品、礼品或退回有缺陷的产品。

商业账单作为官方文件，旨在用作“基于已敲定销售合同的账单”。因此，虽然必须包括从卖方和买方之间的最终协议中提取的详细信息（例如产品价格和付款条件），但在涉及进口或出口且没有付款账单的情况下，无法出具同等的官方计费记录。

在这些情况下，初步版本将取代商业账单。

尽管如此，重要的是要记住，用作替代品的形式账单不能在金额字段中显示“¥0”。“免费”意味着“不会产生可开单的金额”；它并不意味着物品的价值为 ¥0。

因此，对于此类免费物品，您必须说明该物品的实际价格或其估计市场价值，并添加注释：“无商业价值/仅用于海关目的”。

形式账单和商业账单之间有什么区别？

这些表格经常相互混淆，但两者之间存在明显差异。本节将从以下角度解释它们的区别。请记住，在贸易交易的背景下，“账单”一词通常是指商业版本。

开具账单的时间

形式账单的交换阶段不同于商业账单。前者在后者之前共享，既起“临时账单”的作用，又起“报价单”的作用。

相比之下，虽然形式账单可以基于其中的信息，但商业账单是在货物实际发货时开具的正式账单。此外，由于其内容反映了具有约束力的协议，因此在发送后无法更改。

在法律效力和应用方面的差异

商业账单是作为进出口海关申报和关税计算基础的文件。此外，由于清楚地规定了交易条件，因此它可作为国际交易的证据，并提供向买方请求付款的法律依据。

换句话说，商业账单执行官方表格的所有功能，包括向海关和银行提交以及向购买者收费。它是一份不会重复其他文件中包含的详细信息的单一文书。

另一方面，由于形式账单是旨在提前提供估计或交易信息的临时表格，因此它不像在发货时正式准备的商业账单那样具有相同的具有法律强制力的计费效力。

其他发票类型

除了形式发票和商业发票，国际商业中使用的其他类型发票还包括：

装运发票

装运发票是一种既充当核实发运内容的交货单，又充当提供交货详细信息的发运指令的文件。

海关发票

海关发票用于边境清关。通常，提交商业发票就足够了，但某些国家/地区可能需要这种特殊的表格。

形式发票的行项目

由于形式发票的撰写方式没有法律要求，因此您可以采用任何格式创建形式发票。尽管如此，为了避免与商业伙伴产生误解，清晰准确地记录每个项目非常重要。

基本项目如下所示。由于形式发票是在商业发票之前准备的，因此其基本内容通常与商业发票的内容一致。

• 文件标题： 明确标明“PRO FORMA INVOICE”（形式发票），以便让人一眼看出这是一张形式发票
  
• 日期： 形式发票开具日期
  
• 文件编号： 分配给形式发票的编号，以确保对文件进行有效管理
  
• 托运人信息： 托运人的联系信息，例如姓名、地址和电话号码
  
• 进口商信息： 进口商的联系信息，例如姓名、地址和电话号码
  
• 收货人/送货地址： 收货人的联系信息，例如姓名、地址和电话号码
  
• 出发日期： 货物的计划出发日期
  
• 目的地（入境港/国家）： 货物将进入港口的城市或国家名称
  
• 产品描述： 产品的正式名称、材料、成分和重量（例如 g、mL）
  
• 数量： 产品的数量和单位（例如瓶、箱）
  
• 单价： 销售价格（对于付费产品）或市场价格（对于免费产品）必须以用于销售的货币（例如 USD）表示
  
• 单项总金额： 以交易使用的货币显示各项的总金额
  
• 总计： 以适用货币显示整个交易的总金额
  
• 付款条件： 条件，例如预付款（例如预付电汇）和付款期限
  
• 贸易术语： 出口商和进口商之间商定的贸易术语，例如运费和保险费的分配
  
• 有效期： 形式发票的过期日期
  
• 签名： 业务代表的姓名和签名
  

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关于日本形式发票的常见问题解答