Internationella transaktioner kräver olika åtgärder som skiljer sig från inhemska affärer, till exempel hantering av konsumtionsskatt på utländska transaktioner och att skapa fakturor på engelska. En proformafaktura är en typ av dokument för dessa utbyten och är avgörande för japanska företag som är engagerade i global handel.

Vid första anblicken ser en proformafaktura ut som en vanlig faktura. Den fungerar dock som ett preliminärt dokument som låter både säljaren och köparen bekräfta transaktionsuppgifterna innan ett formellt avtal eller en betalningsbegäran utfärdas.

I den här artikeln förklarar vi grunderna i proformafakturor, inklusive den information som japanska företag verksamma inom internationell handel behöver veta, samt skillnaderna mellan dessa och kommersiella fakturor. Slutligen listar vi de obligatoriska uppgifterna för var och en.

Viktiga lärdomar

• En proformafaktura är ett preliminärt formulär som utbyts med en utländsk affärspartner före en handelstransaktion och fungerar som en offert.
  
• En proformafaktura skiljer sig från en kommersiell faktura när det gäller när den utfärdas och dess syfte.
  
• Det finns inga fasta regler för hur en proformafaktura skapas eller skrivs, men den måste tydligt ange uppgifter som artiklar, enhetspriser och betalningsvillkor.
  
• Med Stripe Invoicing kan du förenkla dina faktureringsprocesser genom att dra nytta av stöd för flera språk och valutor, samt automatisk generering av fakturor och effektiv datahantering.
  

Vad är en proformafaktura?

En proformafaktura (skrivs ibland "proformafaktura") översätts till japanska som "provisorisk faktura" eller "offert". I affärssammanhang, såsom e-postkorrespondens eller dokumentämnesrader, är det vanligt att använda förkortningen PI istället för hela termen.

En proformafaktura är ett formulär som tillhandahålls av säljaren (exportören) till köparen (importören) innan ett formellt försäljningsavtal ingås i internationella affärer, inklusive handel. Som namnet antyder är det ett provisoriskt dokument vars roll är att fungera som en offert för att presentera de föreslagna villkoren, såsom pris, kvantitet, specifikationer och fraktvillkor, för köparen under de inledande stadierna av utbytet, vilket gör att båda parter kan bekräfta och komma överens om avtalets bestämmelser.

Att bara ta emot en proformafaktura skapar därför inte omedelbart en skyldighet att betala.

Varför det finns ett växande intresse för proformafakturor

I Japan har antalet e-handelsföretag som expanderar till gränsöverskridande e-handel och direkt-till-konsument (D2C) varumärken vuxit snabbt. När storleken på den gränsöverskridande e-handelsmarknaden, särskilt i USA, Kina och Sydostasien, fortsätter att expandera, inser företag i allt högre grad vikten av att behärska de praktiska grunderna för internationella transaktioner. Detta inkluderar att lära sig om de olika rättsliga reglerna och tullförfarandena i varje land de kan ha att göra med.

När det till exempel gäller skatter som tullar i gränsöverskridande e-handel och omsättningsskatt krävs det av säljare att de säkerställer att korrekta belopp anges på inkomster och fakturor i enlighet med skattelagstiftningen i varje land.

Dessutom finns det ett ökande antal fall där en proformafaktura behövs för internationella utbyten. Att ha en sådan gör det lättare att visa att komplexa utlandstransaktioner, inklusive gränsöverskridande aktivitet, genomförs genom korrekta processer, vilket gör att affärsverksamheten kan fortsätta smidigt.

Mot denna bakgrund uppmärksammas dessa preliminära formulär av många företag som ett viktigt verktyg för internationella transaktioner, särskilt inom handel.

Huvudsakliga användningsområden för proformafakturor

Vilka är de specifika situationerna där en proformafaktura används? De huvudsakliga användningsområdena visas nedan.

När betalning krävs före leverans

I global handel finns följande förskottsbetalningsarrangemang:

• Cash in Advance: Förskottsbetalning (ofta förkortat CIA) avser ett betalningsvillkor där köparen betalar säljaren innan varorna skickas eller tjänsterna tillhandahålls. Det används ofta i stället för "förskottsbetalning", som har samma grundläggande innebörd.
  
• Wire transfer in advance: Banköverföring i förväg (wire transfer, även kallad "telegrafisk överföring" och förkortat TT) avser ett betalningsvillkor där köparen betalar säljaren i förväg via ett elektroniskt interbanknätverk innan säljaren skickar varorna.
  
• Letter of credit payment: Remburs (Letter of credit eller LC) är ett dokument där en bank garanterar betalning. Med andra ord avser LC-betalning ett betalningsvillkor där en bank fungerar som mellanhand mellan säljaren och köparen för att underlätta transaktionen.
  

Observera att den officiella fakturan (kommersiell faktura), som förklaras senare, utfärdas när alla försäljningsvillkor har slutförts. Av denna anledning skickas formella fakturor nästan alltid före eller efter att varorna har skickats.

Om något av de betalningsvillkor som visas ovan används måste köparen dock slutföra betalningen före leverans. Precis som vid LC-betalningar måste köparen i de tidiga skedena av en affär slutföra de nödvändiga betalningsprocedurerna, till exempel att låta banken utfärda en remburs.

För att uppfylla kraven i något av dessa betalningsvillkor behöver du ett "dokument som fungerar som betalningsbevis" före upprättandet av den officiella fakturan. Under dessa omständigheter kan en proformafaktura fungera som en ersättning för en kommersiell faktura, som är den formella versionen.

Att erhålla ett importtillstånd

Vid genomförande av handelstransaktioner, beroende på de specifika artiklar som hanteras, kan vissa länder kräva ett importtillstånd enligt deras importtillståndssystem. I sådana fall lämnar köparen, som är importören, in en proformafaktura till sin regering för att erhålla en importlicens.

Ur importörens perspektiv fungerar detta preliminära formulär som ett giltigt bevis för att visa myndigheterna i hemlandet att ett utbyte med ett utländskt företag (säljaren) har skett.

Att skicka gratis eller obetalda artiklar

En faktura är nödvändig när gods skickas utomlands, inklusive för artiklar utan kostnad: gratis produktprover, presenter eller returer av defekta produkter.

En kommersiell faktura, ett officiellt dokument, är avsedd att fungera som en "faktura baserad på ett slutfört försäljningsavtal". Även om det är obligatoriskt att inkludera uppgifter som produktpris och betalningsvillkor hämtade från det slutliga avtalet mellan säljaren och köparen, är det därför i situationer som involverar import eller export utan betalningsfaktura inte möjligt att utfärda en motsvarande officiell faktureringspost.

Under dessa omständigheter ersätter en preliminär version den kommersiella fakturan.

Det är dock viktigt att komma ihåg att en proformafaktura som används som ersättning inte kan visa "0 ¥" i beloppsfältet. "Gratis" innebär att "inget fakturerbart belopp kommer att uppstå", det betyder inte att artikelns värde är 0 ¥.

Följaktligen måste du för sådana kostnadsfria artiklar ange artikelns faktiska pris eller dess uppskattade marknadsvärde och lägga till kommentaren: "No commercial value/Value for customs purposes only".

Vad är skillnaden mellan en proformafaktura och en kommersiell faktura

Dessa formulär förväxlas ofta med varandra, men det finns tydliga skillnader mellan de två. Det här avsnittet förklarar skillnaderna ur följande perspektiv. Kom ihåg att i handelstransaktioner avser termen "faktura" i allmänhet den kommersiella versionen.

Tidpunkt för utfärdande av en faktura

En proformafaktura utbyts i ett annat skede än en kommersiell faktura. Den förra delas före den senare och fungerar som både en "preliminär faktura" och en "offert".

I kontrast till detta, även om en proformafaktura kan baseras på informationen i den, är en kommersiell faktura en formell faktura som utfärdas när varorna faktiskt skickas. Eftersom innehållet återspeglar ett bindande avtal kan den dessutom inte ändras efter att den har skickats.

Skillnader i juridisk giltighet och tillämpning

En kommersiell faktura är ett dokument som fungerar som grund för tulldeklarationer och tullberäkningar för import och export. Eftersom avtalsvillkoren är tydligt angivna fungerar den dessutom som bevis på ett internationellt utbyte och ger juridiska grunder för att begära betalning från köparen.

Med andra ord utför den kommersiella fakturan alla funktioner för ett officiellt formulär, inklusive inlämning till tullen och banker, samt fakturering av köparen. Det är ett enskilt pappersarbete som inte duplicerar uppgifterna i andra dokument.

Å andra sidan, eftersom en proformafaktura är ett preliminärt formulär avsett att ge uppskattningar eller transaktionsinformation i förväg, har det inte samma juridiskt bindande faktureringseffekt som en kommersiell faktura, vilken upprättas officiellt vid leveranstillfället.

Andra typer av fakturor

Förutom proformafakturor och kommersiella fakturor finns det andra typer som används i internationell handel, bland annat följande:

Fraktfaktura

En fraktfaktura är ett dokument som fungerar som både en följesedel som verifierar försändelsens innehåll och leveransinstruktioner med leveransinformation.

Tullfaktura

En tullfaktura används för gränsklarering. Generellt sett räcker det att skicka in en kommersiell faktura, men vissa länder kan kräva detta specialiserade formulär.

Radposter för proformafakturor

Det finns inga juridiska krav på hur en proformafaktura skrivs, så du kan skapa den i valfritt format. För att förhindra missförstånd med dina affärspartners är det ändå mycket viktigt att registrera varje post tydligt och korrekt.

De grundläggande posterna visas nedan. Eftersom en proformafaktura förbereds före den kommersiella versionen speglar dess grundläggande innehåll i allmänhet det i en kommersiell faktura.

• Dokumenttitel: Ange tydligt "PRO FORMA INVOICE" så att det omedelbart framgår att detta är en proformafaktura
  
• Datum: Det datum då proformafakturan utfärdades
  
• Dokumentnummer: Ett nummer som tilldelas proformafakturan för att säkerställa effektiv dokumenthantering
  
• Avsändarinformation: Kontaktinformation till avsändaren, till exempel namn, adress och telefonnummer
  
• Importörinformation: Kontaktinformation till importören, till exempel namn, adress och telefonnummer
  
• Mottagare/leveransadress: Kontaktinformation till mottagaren, till exempel namn, adress och telefonnummer
  
• Avresedatum: Planerat avresedatum för försändelsen
  
• Destination (införselhamn/land): Namn på den stad eller det land där försändelsen kommer att gå in i hamn
  
• Produktbeskrivning: Produktens officiella namn, material, ingredienser och vikt (t.ex. g, ml)
  
• Kvantitet: Antal och enheter för produkten (t.ex. flaska, låda)
  
• Enhetspris: Försäljningspriset (för betalda erbjudanden) eller marknadspriset (för gratiserbjudanden) måste uttryckas i den valuta som används för försäljningen (t.ex. USD)
  
• Totalbelopp per artikel: Visa totalbeloppet för varje post i den valuta som används för transaktionen
  
• Totalsumma: Visa totalbeloppet för hela transaktionen i den tillämpliga valutan
  
• Betalningsvillkor: Villkoren, till exempel förskottsbetalning (t.ex. TT i förskott) och betalningsfrist
  
• Handelsvillkor: De handelsvillkor som har avtalats mellan exportören och importören, till exempel fördelningen av frakt- och försäkringskostnader
  
• Giltighet: Utgångsdatum för proformafakturan
  
• Underskrift: Namn och underskrift av företagets representant
  

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.

Vanliga frågor om proformafakturor i Japan