Le transazioni internazionali richiedono misure diverse rispetto agli scambi nazionali, come la gestione dell''imposta sui consumi sulle transazioni all'estero e la creazione di fatture in inglese. La fattura pro forma è un tipo di documento per questi scambi ed è fondamentale per le attività giapponesi impegnate nel commercio globale.

A prima vista, una fattura pro forma ha lo stesso aspetto di una fattura standard. Tuttavia, funge da documento provvisorio che consente sia al venditore che all'acquirente di confermare i dettagli della transazione prima dell'emissione di un contratto formale o di una richiesta di pagamento.

In questo articolo spiegheremo le basi delle fatture pro forma, incluse le informazioni che le attività giapponesi impegnate nel commercio internazionale devono conoscere, nonché le differenze tra queste e le fatture commerciali. Infine, elencheremo le voci obbligatorie per ciascuna.

In sintesi

• Una fattura pro forma è un modulo provvisorio scambiato con un partner commerciale all'estero prima di una transazione commerciale e funge da preventivo.
  
• Una fattura pro forma differisce da una commerciale in termini di tempistiche di emissione e scopo.
  
• Non ci sono regole fisse su come creare o compilare una fattura pro forma, ma deve indicare chiaramente dettagli come gli articoli, i prezzi unitari e le condizioni di pagamento.
  
• Con Stripe Invoicing, puoi semplificare i tuoi processi di fatturazione sfruttando il supporto per più lingue e valute, oltre alla generazione automatizzata delle fatture e a una gestione efficace dei dati.
  

Cos'è una fattura proforma

Una fattura pro forma viene tradotta in giapponese come "fattura provvisoria" o "preventivo". In contesti aziendali, ad esempio nella corrispondenza email o nell'oggetto dei documenti, è prassi comune utilizzare l'abbreviazione PI anziché il termine completo.

Una fattura pro forma è un modulo fornito dal venditore (esportatore) all'acquirente (importatore) prima della conclusione di un contratto di vendita formale in rapporti internazionali, incluso il commercio. Come suggerisce il nome, si tratta di un documento provvisorio il cui ruolo è quello di fungere da preventivo per presentare all'acquirente le condizioni proposte (ad es. prezzo, quantità, specifiche e termini di spedizione) durante le fasi iniziali dello scambio, consentendo a entrambe le parti di confermare e accettare le disposizioni dell'accordo.

Di conseguenza, la semplice ricezione di una fattura pro forma non genera un obbligo di pagamento immediato.

Perché c'è un interesse crescente per le fatture pro forma

In Giappone, il numero di attività di e-commerce in espansione nell'e-commerce transfrontaliero e di brand direct-to-consumer (D2C) ha subito una rapida crescita. Dato che le dimensioni del mercato dell'e-commerce transfrontaliero, soprattutto negli Stati Uniti, in Cina e nel Sud-Est asiatico, continuano a crescere, le aziende riconoscono sempre di più l'importanza di padroneggiare i fondamenti pratici delle transazioni internazionali. Ciò include l'apprendimento delle diverse normative legali e procedure doganali di ogni Paese con cui potrebbero avere a che fare.

Ad esempio, per quanto riguarda le imposte (ad es. le tariffe nell'e-commerce transfrontaliero e l'imposta sulle vendite), i venditori sono tenuti a garantire che gli importi esatti siano riportati su entrate e fatture in conformità alle leggi fiscali di ciascun Paese.

Inoltre, si registrano sempre più casi in cui è necessaria una fattura pro forma per gli scambi internazionali. La disponibilità di questo documento semplifica la dimostrazione che le transazioni internazionali complesse (inclusa l'attività transfrontaliera) vengono condotte tramite i processi adeguati, consentendo in tal modo il regolare svolgimento delle operazioni commerciali.

In tale contesto, questi moduli preliminari stanno attirando l'attenzione di numerose attività in qualità di strumento importante per le transazioni internazionali, soprattutto nel settore del commercio.

Applicazioni principali per le fatture pro forma

Quali sono le situazioni specifiche in cui viene utilizzata una fattura pro forma? Le applicazioni principali sono mostrate di seguito.

Quando è richiesto il pagamento prima della spedizione

Nel commercio globale, esistono i seguenti accordi di pagamento anticipato:

• Cash in Advance: Cash in Advance (spesso abbreviato in CIA) si riferisce a un termine di pagamento in base al quale l'acquirente paga il venditore prima che le merci vengano spedite o i servizi vengano forniti. Spesso viene utilizzato al posto di "pagamento anticipato", che ha lo stesso significato fondamentale.
  
• Wire transfer in advance: Wire transfer (noto anche come "telegraphic transfer" e abbreviato in TT) si riferisce a un termine di pagamento in base al quale l'acquirente paga il venditore in anticipo tramite una rete interbancaria elettronica prima che il venditore spedisca la merce.
  
• Letter of credit payment: Letter of credit, o LC, è un documento in cui una banca garantisce il pagamento. In altre parole, il pagamento LC si riferisce a un termine di pagamento in cui una banca funge da intermediario tra il venditore e l'acquirente per facilitare la transazione.
  

Tieni presente che la fattura ufficiale (fattura commerciale), che verrà spiegata in seguito, viene emessa una volta che tutte le condizioni della vendita sono state finalizzate. Per questo motivo, le fatture formali vengono quasi sempre inviate prima o dopo la spedizione della merce.

Tuttavia, se viene utilizzato uno dei termini di pagamento sopra indicati, l'acquirente deve completare il pagamento prima della spedizione. Come per i pagamenti LC, nelle fasi iniziali di un accordo l'acquirente deve completare le procedure di pagamento necessarie, come richiedere alla banca l'emissione di una lettera di credito.

Per conformarsi a una di queste condizioni di pagamento, sarà necessario un "documento che funga da prova di pagamento" prima della preparazione della fattura ufficiale. In queste circostanze, una fattura pro forma può fungere da sostituto di una fattura commerciale, che è la versione formale.

Ottenimento di un permesso di importazione

Quando si conducono transazioni commerciali, a seconda degli articoli specifici trattati, alcuni Paesi potrebbero richiedere un permesso di importazione nell'ambito del proprio sistema di permessi di importazione. In tali casi l'acquirente, che è l'importatore, presenta una fattura pro forma al proprio governo per ottenere una licenza di importazione.

Dal punto di vista dell'importatore, questo modulo preliminare funge da prova valida per dimostrare alle autorità del proprio Paese che è avvenuto uno scambio con un'attività all'estero (il venditore).

Spedizione di articoli gratuiti o non pagati

È necessaria una fattura ogni volta che il carico viene spedito all'estero, anche per articoli senza alcun addebito: campioni gratuiti di prodotti, regali o resi di prodotti difettosi.

Una fattura commerciale, un documento ufficiale, è intesa a fungere da "fattura basata su un contratto di vendita finalizzato". Pertanto, sebbene sia obbligatorio includere dettagli come il prezzo del prodotto e i termini di pagamento tratti dall'accordo finale tra venditore e acquirente, in situazioni che coinvolgono importazioni o esportazioni senza una fattura per il pagamento, non è possibile emettere un documento di fatturazione ufficiale equivalente.

In queste circostanze, una versione preliminare sostituisce la fattura commerciale.

Tuttavia, è importante ricordare che una fattura pro forma utilizzata come sostituto non può indicare "0 ¥" nel campo dell'importo. "Gratuito" significa che "non verrà sostenuto alcun importo fatturabile"; non significa che il valore dell'articolo sia 0 ¥.

Di conseguenza, per tali articoli gratuiti, devi indicare il prezzo effettivo dell'articolo o il suo valore di mercato stimato e aggiungere la nota: "No commercial value/Value for customs purposes only".

Qual è la differenza tra una fattura pro forma e una fattura commerciale?

Questi moduli vengono spesso confusi tra loro, ma esistono chiare differenze tra i due. Questa sezione spiegherà le loro distinzioni dalle seguenti prospettive. Ricorda che nel contesto delle transazioni commerciali, il termine "fattura" si riferisce generalmente alla versione commerciale.

Tempistiche di emissione di una fattura

Una fattura pro forma viene scambiata in una fase diversa rispetto a una fattura commerciale. La prima viene condivisa prima della seconda e funge sia da "fattura provvisoria" che da "preventivo".

Al contrario, sebbene una fattura pro forma possa basarsi sulle informazioni in essa contenute, una fattura commerciale è una fattura formale emessa quando le merci vengono effettivamente spedite. Inoltre, poiché i suoi contenuti riflettono un accordo vincolante, non può essere modificata dopo l'invio.

Differenze di validità legale e applicazione

Una fattura commerciale è un documento che funge da base per le dichiarazioni doganali e il calcolo dei dazi doganali per importazioni ed esportazioni. Inoltre, poiché le condizioni dell'accordo sono chiaramente specificate, funziona come prova di uno scambio internazionale e fornisce basi legali per richiedere il pagamento all'acquirente.

In altre parole, la fattura commerciale svolge tutte le funzioni di un modulo ufficiale, inclusa la presentazione a dogane e banche e l'addebito all'acquirente. Si tratta di un unico documento che non duplica i dettagli contenuti in altri documenti.

D'altra parte, poiché una fattura pro forma è un modulo provvisorio inteso a fornire preventivi o informazioni sulle transazioni in anticipo, non ha lo stesso effetto di fatturazione legalmente vincolante di una fattura commerciale, che viene ufficialmente preparata al momento della spedizione.

Altri tipi di fattura

Oltre alle fatture pro forma e alle fatture commerciali, nel commercio internazionale vengono utilizzati altri tipi, tra cui i seguenti:

Fattura di spedizione

Una fattura di spedizione è un documento che funge sia da bolla di consegna per la verifica del contenuto della spedizione che da istruzioni di invio per fornire i dettagli della consegna.

Fattura doganale

Una fattura doganale viene utilizzata per lo sdoganamento alla frontiera. In genere, è sufficiente presentare una fattura commerciale, ma alcuni Paesi potrebbero richiedere questo modulo specifico.

Voci delle fatture pro forma

Non esistono requisiti legali in merito alle modalità di redazione di una fattura pro forma, pertanto è possibile crearla in qualsiasi formato. Tuttavia, per evitare malintesi con i partner commerciali, è molto importante registrare ogni voce in modo chiaro e preciso.

Di seguito sono riportate le voci fondamentali. Poiché una fattura pro forma viene preparata prima della versione commerciale, i suoi contenuti di base rispecchiano in genere quelli di una fattura commerciale.

• Titolo del documento: indicare in modo chiaro "FATTURA PRO FORMA" affinché risulti immediatamente evidente che si tratta di tale documento.
  
• Data: la data di emissione della fattura pro forma.
  
• Numero del documento: un numero assegnato alla fattura pro forma per garantire una gestione efficiente dei documenti.
  
• Informazioni sul mittente: le informazioni di contatto del mittente, ad esempio nome, indirizzo e numero di telefono.
  
• Informazioni sull'importatore: le informazioni di contatto dell'importatore, ad esempio nome, indirizzo e numero di telefono.
  
• Destinatario/indirizzo di spedizione: le informazioni di contatto del destinatario, ad esempio nome, indirizzo e numero di telefono.
  
• Data di partenza: la data di partenza prevista della spedizione.
  
• Destinazione (porto di ingresso/Paese): il nome della città o del Paese in cui la spedizione entrerà nel porto.
  
• Descrizione del prodotto: il nome ufficiale, i materiali, gli ingredienti e il peso del prodotto (ad es. g, ml).
  
• Quantità: il numero e le unità del prodotto (ad es. bottiglia, cassa).
  
• Prezzo unitario: il prezzo di vendita (per le offerte a pagamento) o il prezzo di mercato (per le offerte gratuite) deve essere espresso nella valuta utilizzata per la vendita (ad es. USD).
  
• Importo totale per voce: visualizzare l'importo totale per ogni voce nella valuta utilizzata per la transazione.
  
• Totale complessivo: visualizzare l'importo totale dell'intera transazione nella valuta applicabile.
  
• Termini di pagamento: i termini, ad esempio il pagamento anticipato (ad es. trasferimento telegrafico anticipato) e la scadenza del pagamento.
  
• Termini commerciali: i termini commerciali concordati tra esportatore e importatore, ad esempio la ripartizione dei costi di spedizione e assicurazione.
  
• Validità: la data di scadenza della fattura pro forma.
  
• Firma: il nome e la firma del rappresentante dell'attività.
  

In che modo Stripe Invoicing può esserti d'aiuto

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione dei crediti (AR), dalla creazione della fattura alla riscossione del pagamento. Che si tratti di fatturazione una tantum o ricorrente, Stripe aiuta le attività a essere pagate più rapidamente e a semplificare le operazioni:

• Automazione della gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

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• Riduci il carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

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Domande frequenti sulle fatture pro forma in Giappone