Internationale Transaktionen erfordern verschiedene Maßnahmen, die sich von inländischen Geschäften unterscheiden, wie z. B. die Handhabung der Verbrauchssteuer bei ausländischen Transaktionen und das Erstellen von Rechnungen auf Englisch. Eine Pro-forma-Rechnung ist eine Art von Dokument für diesen Austausch und von entscheidender Bedeutung für japanische Unternehmen, die im globalen Handel tätig sind.

Auf den ersten Blick sieht eine Pro-forma-Rechnung genauso aus wie eine Standard-rechnung. Dennoch fungiert sie als vorläufiges Dokument, das es sowohl dem/der Verkäufer/in als auch dem/der Käufer/in ermöglicht, die Transaktionsdetails zu bestätigen, bevor ein formeller Vertrag oder eine Zahlungsanfrage ausgestellt wird.

In diesem Artikel erklären wir die Grundlagen von Pro-forma-Rechnungen, einschließlich der Informationen, die japanische Unternehmen im internationalen Handel wissen müssen, sowie die Unterschiede zwischen ihnen und Handelsrechnungen. Schließlich listen wir die obligatorischen Einträge für jede auf.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine Pro-forma-Rechnung ist ein vorläufiges Formular, das vor einer Handelstransaktion mit einem ausländischen Geschäftspartner ausgetauscht wird, und dient als Angebot.
  
• Eine Pro-forma-Rechnung unterscheidet sich von einer Handelsrechnung in Bezug auf den Ausstellungszeitpunkt und ihren Zweck.
  
• Es gibt keine festen Regeln für die Erstellung oder Formulierung einer Pro-forma-Rechnung, sie muss jedoch Details wie Posten, Stückpreise und Zahlungskonditionen klar angeben.
  
• Mit Stripe Invoicing können Sie Ihre Rechnungsprozesse vereinfachen, indem Sie die Unterstützung für mehrere Sprachen und Währungen sowie die automatisierte Rechnungserstellung und ein effektives Datenmanagement nutzen.
  

Was ist eine Pro-forma-Rechnung?

Eine Pro-forma-Rechnung (manchmal auch „Proforma-Rechnung“ genannt) wird im Japanischen als „vorläufige Rechnung“ oder „Angebot“ übersetzt. In geschäftlichen Zusammenhängen wie E-Mail-Korrespondenzen oder Dokumentenbetreffen ist es üblich, die Abkürzung PI anstelle des vollständigen Begriffs zu verwenden.

Eine Pro-forma-Rechnung ist ein Formular, das das verkaufende (exportierende) Unternehmen dem kaufenden (importierenden) Unternehmen vor dem Abschluss eines formellen Kaufvertrags im internationalen Geschäftsverkehr, einschließlich des Handels, zur Verfügung stellt. Wie der Name schon sagt, handelt es sich um ein vorläufiges Dokument, das als Angebot dient, um der Käuferin oder dem Käufer in der Anfangsphase des Austauschs die vorgeschlagenen Konditionen wie Preis, Menge, Spezifikationen und Versandbedingungen darzulegen, damit beide Parteien die Bestimmungen des Geschäfts prüfen und vereinbaren können.

Daher begründet allein der Erhalt einer Pro-forma-Rechnung nicht sofort eine Zahlungsverpflichtung.

Warum das Interesse an Pro-forma-Rechnungen wächst

In Japan ist die Zahl der E-Commerce-Unternehmen, die in den grenzüberschreitenden E-Commerce expandieren, sowie der Direct-to-Consumer-Marken (D2C) schnell gestiegen. Da die Größe des Markts für den grenzüberschreitenden E-Commerce, insbesondere in den Vereinigten Staaten, China und Südostasien, weiter zunimmt, erkennen Unternehmen zunehmend die Bedeutung der Beherrschung der praktischen Grundlagen internationaler Transaktionen. Dazu gehört auch, sich über die verschiedenen gesetzlichen Bestimmungen und Zollverfahren der Länder zu informieren, mit denen sie möglicherweise Geschäfte machen.

Bezüglich Steuern wie der Zölle im grenzüberschreitenden E-Commerce und der Sales Tax müssen die Verkäufer/innen beispielsweise sicherstellen, dass die korrekten Beträge gemäß den Steuergesetzen der einzelnen Länder auf den Belegen und Rechnungen aufgeführt sind.

Darüber hinaus gibt es immer mehr Fälle, in denen für den internationalen Austausch eine Pro-forma-Rechnung erforderlich ist. Wenn Sie über eine solche verfügen, lässt sich leichter nachweisen, dass komplexe Transaktionen im Ausland, einschließlich grenzüberschreitender Aktivitäten, über ordnungsgemäße Prozesse abgewickelt werden, sodass die Geschäftsabläufe reibungslos vonstattengehen können.

Vor diesem Hintergrund gewinnen diese vorläufigen Formulare bei vielen Unternehmen als wichtiges Hilfsmittel für internationale Transaktionen, insbesondere im Handel, an Bedeutung.

Hauptanwendungen für Pro-forma-Rechnungen

In welchen spezifischen Situationen wird eine Pro-forma-Rechnung verwendet? Die Hauptanwendungen sind im Folgenden aufgeführt.

Wenn eine Zahlung vor dem Versand erforderlich ist

Im globalen Handel gibt es die folgenden Vorauszahlungsvereinbarungen:

• Vorkasse (Cash in Advance): Vorkasse (oft mit CIA abgekürzt) bezieht sich auf eine Zahlungsbedingung, bei der die Käufer/innen die Verkäufer/innen bezahlen, bevor die Waren versendet oder die Dienstleistungen erbracht werden. Der Begriff wird oft anstelle von „Vorauszahlung“ verwendet, was dieselbe grundlegende Bedeutung hat.
  
• Banküberweisung im Voraus (Wire Transfer in Advance): Eine Banküberweisung (oft mit TT abgekürzt) bezieht sich auf eine Zahlungsbedingung, bei der die Käufer/innen die Verkäufer/innen im Voraus über ein elektronisches Interbankennetzwerk bezahlen, bevor die Verkäufer/innen die Waren versenden.
  
• Akkreditivzahlung (Letter of Credit): Ein Akkreditiv oder LC (Letter of Credit) ist ein Dokument, in dem eine Bank die Zahlung garantiert. Mit anderen Worten, die LC-Zahlung bezieht sich auf eine Zahlungsbedingung, bei der eine Bank als Vermittler zwischen Verkäufer/in und Käufer/in fungiert, um die Transaktion zu erleichtern.
  

Bitte beachten Sie, dass die offizielle Rechnung (Handelsrechnung), die später erläutert wird, ausgestellt wird, sobald alle Verkaufsbedingungen finalisiert sind. Aus diesem Grund werden formelle Rechnungen fast immer vor oder nach dem Versand der Waren versendet.

Wenn jedoch eine der oben genannten Zahlungsbedingungen verwendet wird, muss der/die Käufer/in die Zahlung vor dem Versand abschließen. Wie bei LC-Zahlungen muss der/die Käufer/in in den frühen Phasen eines Geschäfts die erforderlichen Zahlungsverfahren abschließen, wie z. B. die Ausstellung eines Akkreditivs durch die Bank.

Um eine dieser Zahlungsbedingungen zu erfüllen, benötigen Sie vor der Erstellung der offiziellen Rechnung ein „Dokument, das als Zahlungsnachweis dient“. Unter diesen Umständen kann eine Pro-forma-Rechnung als Ersatz für eine Handelsrechnung fungieren, die die formelle Version darstellt.

Einholen einer Importgenehmigung

Bei der Durchführung von Handelstransaktionen können einige Länder je nach den gehandelten Posten im Rahmen ihres Importgenehmigungssystems eine Importgenehmigung verlangen. In solchen Fällen legt der/die Käufer/in, also der/die Importeur/in, der eigenen Regierung eine Pro-forma-Rechnung vor, um eine Importlizenz zu erhalten.

Aus Sicht der Importeurinnen und Importeure fungiert dieses vorläufige Formular als gültiger Beweis, um den Behörden im Heimatland nachzuweisen, dass ein Austausch mit einem ausländischen Unternehmen (den Verkäuferinnen und Verkäufern) stattgefunden hat.

Versand von kostenlosen oder unbezahlten Posten

Eine Rechnung ist immer erforderlich, wenn Fracht nach Übersee versendet wird, auch für Posten, die nicht berechnet werden: kostenlose Produktmuster, Geschenke oder Rücksendungen fehlerhafter Produkte.

Eine Handelsrechnung, ein offizielles Dokument, soll als „Rechnung auf Basis eines finalisierten Kaufvertrags“ dienen. Daher ist es zwar obligatorisch, Details wie den Produktpreis und die Zahlungsbedingungen aus der endgültigen Vereinbarung zwischen Verkäufer/in und Käufer/in anzugeben, in Situationen, die Importe oder Exporte ohne Zahlungsrechnung beinhalten, ist es jedoch nicht möglich, einen gleichwertigen offiziellen Abrechnungsbeleg auszustellen.

Unter diesen Umständen ersetzt eine vorläufige Version die Handelsrechnung.

Dennoch ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass eine Pro-forma-Rechnung, die als Ersatz verwendet wird, im Betragsfeld nicht „0 ¥“ ausweisen kann. „Kostenlos“ bedeutet „es fällt kein in Rechnung zu stellender Betrag an“; es bedeutet nicht, dass der Wert des Postens 0 ¥ beträgt.

Dementsprechend müssen Sie für solche kostenlosen Posten den tatsächlichen Preis des Postens oder seinen geschätzten Marktwert angeben und den folgenden Hinweis hinzufügen: „Ohne Handelswert/Wert nur für Zollzwecke“ (No commercial value/Value for customs purposes only).

Was ist der Unterschied zwischen einer Pro-forma-Rechnung und einer Handelsrechnung?

Diese Formulare werden oft miteinander verwechselt, es gibt jedoch klare Unterschiede zwischen den beiden. Dieser Abschnitt erläutert ihre Unterschiede aus den folgenden Perspektiven. Denken Sie daran, dass sich der Begriff „Rechnung“ im Kontext von Handelstransaktionen im Allgemeinen auf die Handelsversion bezieht.

Zeitpunkt der Rechnungsausstellung

Eine Pro-forma-Rechnung wird in einer anderen Phase ausgetauscht als eine Handelsrechnung. Erstgenannte wird vor Letztgenannter geteilt und fungiert sowohl als „vorläufige Rechnung“ als auch als „Angebot“.

Im Gegensatz dazu kann eine Pro-forma-Rechnung zwar auf den darin enthaltenen Informationen basieren, eine Handelsrechnung ist jedoch eine formelle Rechnung, die bei tatsächlichem Versand der Waren ausgestellt wird. Da ihr Inhalt zudem eine verbindliche Vereinbarung widerspiegelt, kann sie nach dem Versand nicht mehr geändert werden.

Unterschiede in Bezug auf rechtliche Gültigkeit und Anwendung

Eine Handelsrechnung ist ein Dokument, das als Grundlage für Zollerklärungen und Zollberechnungen für Importe und Exporte dient. Da die Konditionen des Geschäfts klar spezifiziert sind, fungiert sie zudem als Beweis für einen internationalen Austausch und bietet rechtliche Grundlagen für die Einforderung einer Zahlung vom Käufer/von der Käuferin.

Mit anderen Worten, die Handelsrechnung erfüllt alle Funktionen eines offiziellen Formulars, einschließlich der Einreichung bei Zollbehörden und Banken sowie der Rechnungsstellung an die kaufende Partei. Es handelt sich um ein einziges Dokument, das die in anderen Dokumenten enthaltenen Details nicht dupliziert.

Da es sich bei einer Pro-forma-Rechnung um ein vorläufiges Formular handelt, das im Voraus Schätzungen oder Transaktionsinformationen bereitstellen soll, hat sie andererseits nicht dieselbe rechtlich durchsetzbare Abrechnungswirkung wie eine Handelsrechnung, die zum Zeitpunkt des Versands offiziell erstellt wird.

Andere Rechnungsarten

Neben den Pro-forma-Rechnungen und Handelsrechnungen gibt es noch andere Rechnungsarten, die im internationalen Handel verwendet werden, darunter die folgenden:

Versandrechnung

Eine Versandrechnung ist ein Dokument, das sowohl als Lieferschein zur Überprüfung des Sendungsinhalts als auch als Versandanweisung mit Angaben zur Lieferung dient.

Zollrechnung

Für die Abfertigung an der Grenze wird eine Zollrechnung verwendet. Im Allgemeinen reicht die Vorlage einer Handelsrechnung aus, in einigen Ländern ist jedoch möglicherweise dieses spezielle Formular erforderlich.

Posten für Pro-forma-Rechnungen

Es gibt keine rechtlichen Vorgaben für die Formulierung einer Pro-forma-Rechnung, weshalb Sie diese in einem beliebigen Format erstellen können. Um Missverständnisse mit Ihren Geschäftspartnerinnen und -partnern zu vermeiden, ist es dennoch sehr wichtig, jeden Posten klar und genau zu erfassen.

Die grundlegenden Posten sind nachfolgend aufgeführt. Da eine Pro-forma-Rechnung vor der Handelsrechnung erstellt wird, entsprechen ihre grundlegenden Inhalte in der Regel denen einer Handelsrechnung.

• Dokumenttitel: Geben Sie „PRO-FORMA-RECHNUNG“ (Pro forma invoice) deutlich an, damit sofort klar ist, dass es sich um eine Pro-forma-Rechnung handelt.
  
• Datum: Das Datum, an dem die Pro-forma-Rechnung ausgestellt wurde
  
• Dokumentnummer: Eine Nummer, die der Pro-forma-Rechnung zugewiesen wird, um ein effizientes Dokumentenmanagement zu gewährleisten
  
• Informationen zum Versandunternehmen: Kontaktinformationen für das Versandunternehmen wie Name, Adresse und Telefonnummer
  
• Informationen zum Importunternehmen: Kontaktinformationen für das Importunternehmen wie Name, Adresse und Telefonnummer
  
• Empfänger/in/Lieferadresse: Kontaktinformationen für die Empfängerin oder den Empfänger wie Name, Adresse und Telefonnummer
  
• Abreisedatum: Geplantes Abreisedatum der Sendung
  
• Ziel (Eingangshafen/Land): Name der Stadt oder des Landes, in der oder dem die Sendung im Hafen eintrifft
  
• Produktbeschreibung: Der offizielle Name, die Materialien, die Inhaltsstoffe und das Gewicht (z. B. g, ml) des Produkts
  
• Menge: Anzahl und Einheiten des Produkts (z. B. Flasche, Kiste)
  
• Stückpreis: Der Verkaufspreis (für kostenpflichtige Angebote) oder der Marktpreis (für kostenlose Angebote) muss in den für den Verkauf verwendeten Währungen (z. B. USD) angegeben werden.
  
• Gesamtbetrag nach Posten: Zeigt den Gesamtbetrag für jeden Posten in der für die Transaktion verwendeten Währung an.
  
• Gesamtsumme: Zeigt den Gesamtbetrag für die gesamte Transaktion in der entsprechenden Währung an.
  
• Zahlungsbedingungen: Die Konditionen wie Vorauszahlung (z. B. telegrafische Überweisung im Voraus) und Zahlungsfrist
  
• Handelsbedingungen: Die Konditionen für den Handel, die zwischen dem Export- und dem Importunternehmen vereinbart wurden, z. B. die Aufteilung der Versand- und Versicherungskosten
  
• Gültigkeit: Das Ablaufdatum der Pro-forma-Rechnung
  
• Unterschrift: Name und Unterschrift der oder des Unternehmensbevollmächtigten
  

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – vom Erstellen der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Unabhängig davon, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, hilft Stripe Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahntools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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Häufig gestellte Fragen zu Pro-forma-Rechnungen in Japan