Las transacciones internacionales requieren varias medidas que difieren de los tratos nacionales, como la gestión del impuesto sobre el consumo en las transacciones en el extranjero y la creación de facturas en inglés. Una factura proforma es un tipo de documento para estos intercambios y es fundamental para las empresas japonesas que se dedican al comercio mundial.

A primera vista, una factura proforma parece igual que una factura estándar. Sin embargo, funciona como un documento provisional que permite tanto al vendedor como al comprador confirmar los detalles de la transacción antes de que se emita un contrato formal o una petición de pago.

En este artículo, explicaremos los aspectos básicos de las facturas proforma, incluida la información que deben conocer las empresas japonesas que se dedican al comercio internacional, así como las diferencias entre estas y las facturas comerciales. Finalmente, enumeraremos las entradas obligatorias para cada una.

De un vistazo

• Una factura proforma es un formulario provisional que se intercambia con un socio comercial extranjero antes de una transacción comercial, y sirve como presupuesto.
  
• Una factura proforma difiere de una comercial en cuanto al momento en que se emite y su finalidad.
  
• No hay reglas establecidas sobre cómo se crea o redacta una factura proforma, pero debe indicar claramente detalles como las partidas, los precios unitarios y las condiciones de pago.
  
• Con Stripe Invoicing, puedes simplificar tus procesos de facturación aprovechando el soporte para múltiples idiomas y divisas, así como la generación automatizada de facturas y la gestión eficaz de los datos.
  

Qué es una factura proforma

Una factura proforma se traduce al japonés como «factura provisional» o «presupuesto». En el ámbito empresarial, como en la correspondencia por correo electrónico o en el asunto de un documento, es habitual utilizar la abreviatura PI en lugar del término completo.

Una factura proforma es un formulario que el vendedor (exportador) proporciona al comprador (importador) antes de formalizar un contrato de venta formal en operaciones internacionales, incluido el comercio. Como su nombre indica, se trata de un documento provisional cuya función es servir de presupuesto para presentar al comprador las condiciones propuestas, como el precio, la cantidad, las especificaciones y las condiciones de envío, durante las etapas iniciales del intercambio, lo que permite a ambas partes confirmar y acordar las disposiciones del acuerdo.

Por lo tanto, el mero hecho de recibir una factura proforma no crea inmediatamente la obligación de pagar.

Por qué hay un interés cada vez mayor en las facturas proforma

En Japón, el número de empresas de e-commerce que se expanden hacia e-commerce transfronterizo y marcas directas al consumidor (D2C) ha crecido rápidamente. A medida que el tamaño del mercado del e-commerce transfronterizo, particularmente en los Estados Unidos, China y el Sudeste Asiático, continúa expandiéndose, las empresas reconocen cada vez más la importancia de dominar los fundamentos prácticos de las transacciones internacionales. Esto incluye informarse sobre las distintas normativas legales y los procedimientos aduaneros de cada país con el que podrían operar.

Por ejemplo, en lo que respecta a impuestos como los aranceles en el e-commerce transfronterizo y el impuesto sobre las ventas, los vendedores deben asegurarse de que los importes correctos figuren en los ingresos y en las facturas de acuerdo con las leyes fiscales de cada país.

Además, cada vez hay más casos en los que se necesita una factura proforma para los intercambios internacionales. Tener una facilita la demostración de que las transacciones complejas en el extranjero, incluida la actividad transfronteriza, se llevan a cabo a través de procesos adecuados, lo que permite que las operaciones comerciales se desarrollen sin problemas.

En este contexto, estos formularios preliminares están atrayendo la atención de muchas empresas como una herramienta importante para las transacciones internacionales, en particular en el comercio.

Principales aplicaciones de las facturas proforma

¿Cuáles son las situaciones específicas en las que se utiliza una factura proforma? Las principales aplicaciones se muestran a continuación.

Cuando se requiere el pago antes del envío

En el comercio mundial, existen los siguientes acuerdos de pago por adelantado:

• Cash in Advance (pago por adelantado): El término Cash in Advance (que a menudo se abrevia como CIA) se refiere a una condición de pago en la que el comprador paga al vendedor antes de que se envíen los productos o se presten los servicios. A menudo se utiliza en lugar de «pago anticipado», que tiene el mismo significado fundamental.
  
• Transferencia electrónica por adelantado: La transferencia electrónica (también conocida como «transferencia telegráfica» y abreviada como TT) se refiere a una condición de pago mediante la cual el comprador paga al vendedor por adelantado a través de una red interbancaria electrónica antes de que el vendedor envíe los productos.
  
• Pago mediante carta de crédito: La carta de crédito, o LC, es un documento en el que un banco garantiza el pago. En otras palabras, el pago mediante LC se refiere a una condición de pago en la que un banco actúa como intermediario entre el vendedor y el comprador para facilitar la transacción.
  

Ten en cuenta que la factura oficial (factura comercial), que se explicará más adelante, se emite una vez que se han finalizado todas las condiciones de la venta. Por este motivo, las facturas formales casi siempre se envían antes o después del envío de los productos.

Sin embargo, si se utiliza alguna de las condiciones de pago que se muestran arriba, el comprador debe completar el pago antes del envío. Al igual que con los pagos mediante LC, en las primeras fases de un acuerdo, el comprador debe completar los procedimientos de pago necesarios, como conseguir que el banco emita una carta de crédito.

Para cumplir cualquiera de estas condiciones de pago, necesitarás un «documento que sirva como prueba de pago» antes de la preparación de la factura oficial. En estas circunstancias, una factura proforma puede funcionar como sustituta de una factura comercial, que es la versión formal.

Obtención de un permiso de importación

Al realizar transacciones comerciales, en función de las partidas específicas que se gestionen, es posible que algunos países requieran un permiso de importación en virtud de su sistema de permisos de importación. En tales casos, el comprador, que es el importador, envía una factura proforma a su gobierno para obtener una licencia de importación.

Desde la perspectiva del importador, este formulario preliminar actúa como prueba válida para demostrar a las autoridades de su país de origen que se ha producido un intercambio con una empresa extranjera (el vendedor).

Envío de partidas gratuitas o no pagadas

Es necesario disponer de una factura siempre que se envíe carga al extranjero, lo que incluye a las partidas que no tienen coste: muestras de productos gratuitas, regalos o devoluciones de productos defectuosos.

Una factura comercial, que es un documento oficial, está pensada para servir como «factura basada en un contrato de venta finalizado». Por lo tanto, aunque es obligatorio incluir detalles como el precio del producto y las condiciones de pago extraídos del acuerdo definitivo entre el vendedor y el comprador, en situaciones que impliquen importaciones o exportaciones sin una factura de pago, no es posible emitir un registro de facturación oficial equivalente.

En estas circunstancias, una versión preliminar sustituye a la factura comercial.

Aun así, es importante recordar que una factura proforma que se utiliza como sustituta no puede mostrar «0 ¥» en el campo del importe. «Gratis» significa que «no se incurrirá en ningún importe facturable»; no significa que el valor de la partida sea 0 ¥.

Por consiguiente, para dichas partidas gratuitas, debes indicar el precio real de la partida o su valor de mercado estimado y añadir la nota: «Sin valor comercial/Valor solo a efectos aduaneros».

¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y una factura comercial?

A menudo se confunden estos formularios entre sí, pero existen claras diferencias entre ambos. En esta sección se explicarán sus distinciones desde las siguientes perspectivas. Recuerda que, en el contexto de las transacciones comerciales, el término «factura» se suele referir a la versión comercial.

Momento de emisión de una factura

La factura proforma se intercambia en una fase diferente a la de la factura comercial. La primera se comparte antes que la segunda, y funciona tanto como una «factura provisional» como un «presupuesto».

Por el contrario, mientras que una factura proforma puede basarse en la información que contiene, una factura comercial es una factura formal que se emite cuando los productos se envían realmente. Además, debido a que su contenido refleja un acuerdo vinculante, no se puede cambiar después de haberla enviado.

Diferencias en la validez legal y la aplicación

Una factura comercial es un documento que sirve de base para las declaraciones de aduanas y el cálculo de los derechos de aduana en las importaciones y las exportaciones. Además, dado que las condiciones del acuerdo se especifican claramente, funciona como prueba de un intercambio internacional y proporciona fundamentos jurídicos para solicitar el pago al comprador.

En otras palabras, la factura comercial realiza todas las funciones de un formulario oficial, lo que incluye la presentación ante las aduanas y los bancos, así como la facturación al comprador. Es un único trámite que no duplica los detalles que contienen otros documentos.

Por otro lado, dado que una factura proforma es un formulario provisional destinado a proporcionar estimaciones o información de la transacción por adelantado, no tiene el mismo efecto de facturación exigible legalmente que una factura comercial, que se prepara de manera oficial en el momento del envío.

Otros tipos de facturas

Además de las facturas proforma y las facturas comerciales, existen otros tipos utilizados en el comercio internacional, entre los que se incluyen los siguientes:

Factura de envío

Una factura de envío es un documento que sirve tanto como albarán de entrega para verificar el contenido del envío como instrucciones de expedición con detalles de la entrega.

Factura de aduana

Una factura de aduana se utiliza para el despacho fronterizo. Por lo general, basta con presentar una factura comercial, pero es posible que algunos países exijan este formulario especializado.

Partidas en las facturas proforma

No existen requisitos legales en cuanto a la redacción de una factura proforma, por lo que puedes crearla en el formato que elijas. Aun así, para evitar malentendidos con tus socios comerciales, es muy importante registrar cada partida de forma clara y precisa.

A continuación se muestran las partidas fundamentales. Dado que una factura proforma se prepara antes de la versión comercial, su contenido básico suele reflejar el de una factura comercial.

• Título del documento: Indica claramente «PRO FORMA INVOICE» para que quede claro de inmediato que se trata de una factura proforma.
  
• Fecha: La fecha en la que se emitió la factura proforma.
  
• Número de documento: Un número asignado a la factura proforma para garantizar una gestión eficaz de los documentos.
  
• Información del remitente: Información de contacto del remitente, como nombre, dirección y número de teléfono.
  
• Información del importador: Información de contacto del importador, como nombre, dirección y número de teléfono.
  
• Destinatario/dirección de envío: Información de contacto del destinatario, como nombre, dirección de envío y número de teléfono.
  
• Fecha de salida: Fecha de salida prevista del envío.
  
• Destino (puerto de entrada/país): Nombre de la ciudad o país donde el envío entrará a puerto.
  
• Descripción del producto: El nombre oficial del producto, los materiales, los ingredientes y el peso (p. ej., g, ml).
  
• Cantidad: Número y unidades del producto (p. ej., botella, caja).
  
• Precio unitario: El precio de venta (para ofertas de pago) o el precio de mercado (para ofertas gratuitas) debe expresarse en la divisa utilizada para la venta (p. ej., USD).
  
• Importe total por partida: Muestra el importe total de cada partida en la divisa utilizada para la transacción.
  
• Suma total: Muestra el importe total de toda la transacción en la divisa correspondiente.
  
• Condiciones de pago: Las condiciones, como el pago anticipado (p. ej., TT por adelantado) y el plazo de pago.
  
• Condiciones comerciales: Las condiciones comerciales acordadas entre el exportador y el importador, como la asignación de los gastos de envío y del seguro.
  
• Validez: La fecha de caducidad de la factura proforma.
  
• Firma: El nombre y la firma del representante de la empresa.
  

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Preguntas frecuentes sobre las facturas proforma en Japón