Las transacciones internacionales requieren diversas medidas que difieren de los acuerdos nacionales, como manejar los impuestos al consumo en las transacciones en el extranjero y crear facturas en inglés. Una factura proforma es un tipo de documento para estos intercambios y es fundamental para las empresas japonesas que participan en el comercio global.

A primera vista, una factura proforma parece igual a una factura estándar. Aun así, funciona como un documento provisional que permite tanto al vendedor como al comprador confirmar los detalles de la transacción antes de que se emita un contrato formal o una solicitud de pago.

En este artículo explicaremos los conceptos básicos de las facturas proforma, lo que incluye la información que las empresas japonesas que participan en el comercio internacional deben conocer, así como las diferencias con las facturas comerciales. Por último, enumeraremos las entradas obligatorias para cada una.

Conclusiones clave

• Una factura proforma es un formulario provisional que se intercambia con un socio comercial en el extranjero antes de una transacción comercial y que sirve como presupuesto.
  
• Una factura proforma difiere de una comercial en cuanto al momento en que se emite y su propósito.
  
• No hay reglas fijas sobre cómo se crea o se redacta una factura proforma, pero debe indicar claramente detalles como las partidas, los precios unitarios y las condiciones de pago.
  
• Con Stripe Invoicing puedes simplificar tus procesos de facturación si aprovechas el soporte para múltiples idiomas y monedas, así como la generación automatizada de facturas y la gestión efectiva de datos.
  

¿Qué es una factura proforma?

En japonés, una factura proforma se traduce como «factura provisional» o «presupuesto». En los contextos empresariales, como la correspondencia por correo electrónico o las líneas de asunto de los documentos, es habitual utilizar la abreviatura PI en lugar del término completo.

Una factura proforma es un formulario que el vendedor (exportador) facilita al comprador (importador) antes de la celebración de un contrato formal de compraventa en operaciones internacionales, incluido el comercio. Como su nombre indica, se trata de un documento provisional cuya función es servir de presupuesto para presentar al comprador las condiciones propuestas, como precio, cantidad, especificaciones y condiciones de envío, durante las fases iniciales del intercambio, lo que permite a ambas partes confirmar las disposiciones del acuerdo.

Por tanto, el mero hecho de recibir una factura proforma no crea inmediatamente la obligación de pago.

Por qué cada vez hay más interés en las facturas proforma

En Japón, el número de empresas de comercio electrónico que se expanden hacia el comercio electrónico transfronterizo y las marcas directas al consumidor (D2C) ha crecido rápidamente. A medida que sigue aumentando el tamaño del mercado del comercio electrónico transfronterizo, sobre todo en Estados Unidos, China y el Sudeste Asiático, las empresas reconocen cada vez más la importancia de dominar los fundamentos prácticos de las transacciones internacionales. Esto incluye el aprendizaje de las distintas normativas legales y los procedimientos aduaneros de cada país con el que puedan tratar.

Por ejemplo, en lo que respecta a los impuestos, como los aranceles en el comercio electrónico transfronterizo y el impuesto sobre las ventas, los vendedores deben asegurarse de que en los recibos y las facturas se consignen los importes correctos, de acuerdo con la legislación fiscal de cada país.

Además, cada vez hay más casos en los que se necesita una factura proforma para los intercambios internacionales. El hecho de disponer de una facilita la demostración de que las transacciones complejas en el extranjero, incluida la actividad transfronteriza, se llevan a cabo mediante los procesos adecuados, lo que permite que las operaciones empresariales se desarrollen sin problemas.

En este contexto, estos formularios preliminares están llamando la atención de muchas empresas como una herramienta importante para las transacciones internacionales, en particular en el ámbito comercial.

Principales aplicaciones de las facturas proforma

¿Cuáles son las situaciones específicas en las que se utiliza una factura proforma? A continuación, se muestran las principales aplicaciones.

Cuando se requiere el pago antes del envío

En el comercio global existen los siguientes acuerdos de pago anticipado:

• Pago por adelantado en efectivo: el pago por adelantado en efectivo (que suele abreviarse como CIA) hace referencia a una condición de pago en virtud de la cual el comprador le paga al vendedor antes de que se envíen los bienes o se proporcionen los servicios. Suele utilizarse en lugar de «pago por adelantado», que tiene el mismo significado fundamental.
  
• Transferencia electrónica por adelantado: la transferencia electrónica (también conocida como «transferencia telegráfica» y abreviada como TT) hace referencia a una condición de pago en virtud de la cual el comprador le paga al vendedor por adelantado mediante una red interbancaria electrónica antes de que el vendedor envíe los bienes.
  
• Pago con carta de crédito: la carta de crédito (o LC, por sus siglas en inglés) es un documento donde un banco garantiza el pago. En otras palabras, el pago con carta de crédito hace referencia a una condición de pago en la cual un banco actúa como intermediario entre el vendedor y el comprador para facilitar la transacción.
  

Ten en cuenta que la factura oficial (factura comercial), que se explicará más adelante, se emite una vez que se han finalizado todas las condiciones de la venta. Por este motivo, las facturas formales casi siempre se envían antes o después de que se envíen los bienes.

Sin embargo, si se utiliza alguna de las condiciones de pago que se muestran más arriba, el comprador deberá completar el pago de manera previa al envío. Al igual que con los pagos con LC, en las primeras etapas de un acuerdo, el comprador deberá completar los procedimientos de pago que sean necesarios, como hacer que el banco emita una carta de crédito.

Para cumplir con cualquiera de estas condiciones de pago, necesitarás un «documento que sirva como comprobante del pago» antes de la preparación de la factura oficial. En estas circunstancias, una factura proforma puede funcionar como un sustituto de una factura comercial, que es la versión formal.

Obtención de un permiso de importación

Al llevar a cabo transacciones comerciales, y en función de los artículos específicos que se manejen, es posible que en algunos países se exija un permiso de importación conforme a su sistema de permisos de importación. En esos casos, el comprador (que es el importador) enviará una factura proforma a su gobierno para obtener una licencia de importación.

Desde la perspectiva del importador, este formulario preliminar actúa como una prueba válida para demostrarles a las autoridades de su país de origen que se ha producido un intercambio con una empresa en el extranjero (el vendedor).

Envío de artículos gratuitos o no pagados

Resulta necesario contar con una factura siempre que se envíe carga al extranjero, incluso en el caso de los artículos que no conlleven un cargo, tales como muestras de productos gratuitos, regalos o devoluciones de productos defectuosos.

Una factura comercial (que es un documento oficial) está destinada a servir como una «factura basada en un contrato de ventas finalizado». Por lo tanto, si bien es obligatorio que se incluyan detalles tales como el precio del producto y las condiciones de pago que se desprenden del acuerdo final entre el vendedor y el comprador, en las situaciones que impliquen importaciones o exportaciones sin una factura de pago, no será posible emitir un registro de facturación oficial equivalente.

En estas circunstancias, la factura comercial se reemplaza por una versión preliminar.

Aun así, es importante que recuerdes que una factura proforma que se utiliza como sustituto no puede mostrar «¥0» en el campo del monto. «Gratis» significa que «no se incurrirá en ningún monto facturable»; no significa que el valor del artículo sea de ¥0.

En consecuencia, para dichos artículos gratuitos, deberás indicar el precio real del artículo o su valor de mercado estimado, así como agregar la siguiente nota: «Sin valor comercial/Valor con fines aduaneros únicamente».

Cuál es la diferencia entre una factura proforma y una factura comercial

Estos formularios a menudo se confunden entre sí, pero existen diferencias claras entre ambos. Esta sección explicará sus diferencias desde las siguientes perspectivas. Recuerda que, en el contexto de las transacciones comerciales, el término «factura» generalmente hace referencia a la versión comercial.

Momento de emisión de una factura

Una factura proforma se intercambia en una etapa diferente a la de una factura comercial. La primera se comparte antes que la segunda y funciona tanto como una «factura provisional» como un «presupuesto».

En cambio, mientras que una factura proforma puede basarse en la información que contiene, una factura comercial es una factura formal que se emite cuando los bienes se envían realmente. Además, debido a que su contenido refleja un acuerdo vinculante, no se puede cambiar después de que se envíe.

Diferencias en validez legal y aplicación

Una factura comercial es un documento que sirve como base para las declaraciones de aduanas y los cálculos de los aranceles aduaneros para importaciones y exportaciones. Además, debido a que las condiciones del acuerdo se especifican claramente, funciona como evidencia de un intercambio internacional y proporciona fundamentos legales para solicitar el pago al comprador.

En otras palabras, la factura comercial cumple con todas las funciones de un formulario oficial, lo que incluye su envío a las aduanas y los bancos y cobrarle al comprador. Se trata de un solo documento que no duplica los detalles que se incluyen en otros documentos.

Por otro lado, dado que una factura proforma es un formulario provisional destinado a proporcionar estimaciones o información de la transacción de manera anticipada, no tiene el mismo efecto de facturación legalmente exigible que una factura comercial, la cual se prepara de manera oficial al momento del envío.

Otros tipos de facturas

Además de las facturas proforma y las facturas comerciales, en el comercio internacional se utilizan otros tipos, como los siguientes:

Factura de envío

Una factura de envío es un documento que sirve a la vez como nota de entrega que verifica el contenido del envío y como instrucciones de expedición que proporcionan los detalles de la entrega.

Factura aduanera

Una factura aduanera se utiliza para el despacho fronterizo. Por lo general, basta con presentar una factura comercial, pero es posible que algunos países exijan este formulario especializado.

Partidas de las facturas proforma

No existen requisitos legales sobre cómo redactar una factura proforma, por lo que puedes crearla en el formato que elijas. Aun así, para evitar malentendidos con tus socios comerciales, es muy importante registrar cada partida de forma clara y precisa.

A continuación, se muestran las partidas fundamentales. Dado que una factura proforma se prepara antes de la versión comercial, su contenido básico suele reflejar el de una factura comercial.

• Título del documento: Indica claramente «FACTURA PROFORMA» para que se sepa de inmediato de qué tipo de factura se trata.
  
• Fecha: Fecha en la que se emitió la factura proforma.
  
• Número del documento: Número asignado a la factura proforma para garantizar una gestión documental eficaz.
  
• Información del remitente: Información de contacto del remitente, como nombre, dirección y número de teléfono.
  
• Información del importador: Información de contacto del importador, como nombre, dirección y número de teléfono.
  
• Consignatario/dirección de envío: Información de contacto del consignatario, como nombre, dirección y número de teléfono.
  
• Fecha de salida: Fecha de salida prevista del envío.
  
• Destino (puerto de entrada/país): Nombre de la ciudad o el país por donde ingresará el envío.
  
• Descripción del producto: El nombre oficial del producto, los materiales, los ingredientes y el peso (p. ej., g, ml).
  
• Cantidad: Cantidad y unidades del producto (p. ej., botella, caja).
  
• Precio unitario: El precio de venta (para los productos pagos) o de mercado (para los productos gratuitos) debe expresarse en la moneda utilizada para la venta (p. ej., USD).
  
• Importe total por partida: Muestra el importe total de cada partida en la moneda utilizada para la transacción.
  
• Total general: Muestra el importe total de toda la transacción en la moneda correspondiente.
  
• Condiciones de pago: Las condiciones, como el pago anticipado (p. ej., TT por adelantado) y la fecha de vencimiento.
  
• Condiciones comerciales: Las condiciones comerciales acordadas entre el exportador y el importador, como la distribución de los costos de envío y de seguro.
  
• Validez: Fecha de vencimiento de la factura proforma.
  
• Firma: El nombre y la firma del representante de la empresa.
  

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Preguntas frecuentes sobre las facturas proforma en Japón