Les transactions internationales nécessitent diverses mesures différentes des opérations nationales, comme la gestion de la taxe à la consommation sur les transactions à l'étranger et la création de factures en anglais. La facture pro forma est l'un des documents utilisés pour ces échanges et est essentielle pour les entreprises japonaises engagées dans le commerce mondial.

À première vue, une facture pro forma ressemble à une facture standard. Elle fonctionne cependant comme un document provisoire qui permet au commerçant et au client de confirmer les détails de la transaction avant l'émission d'un contrat formel ou d'une demande de paiement.

Cet article explique les principes de base des factures pro forma, y compris les informations que les entreprises japonaises engagées dans le commerce international doivent connaître, ainsi que leurs différences avec les factures commerciales. Enfin, il répertorie les mentions obligatoires pour chacune.

L’essentiel à retenir

• Une facture pro forma est un document provisoire échangé avec un partenaire commercial à l'étranger avant une transaction commerciale, et elle sert de devis.
  
• Une facture pro forma diffère d'une facture commerciale en ce qui concerne le moment de son émission et son objectif.
  
• Il n'existe aucune règle établie pour la création ou la rédaction d'une facture pro forma, mais elle doit indiquer clairement des détails tels que les éléments, les prix unitaires et les conditions de paiement.
  
• Avec Stripe Invoicing, vous pouvez simplifier vos processus de facturation en tirant parti de la prise en charge de plusieurs langues et devises, ainsi que de la génération automatique de factures et d'une gestion efficace des données.
  

Qu’est-ce qu’une facture pro forma ?

Une facture pro forma (parfois écrite « facture proforma ») est traduite en japonais par « facture provisoire » ou « devis ». Dans les contextes commerciaux, tels que la correspondance par e-mail ou les objets de documents, il est courant d'utiliser l'abréviation PI au lieu du terme complet.

Une facture pro forma est un formulaire fourni par le commerçant (exportateur) au client (importateur) avant la conclusion d'un contrat de vente formel dans le cadre de transactions internationales, y compris le commerce. Comme son nom l'indique, il s'agit d'un document provisoire dont le rôle est de servir de devis pour présenter les conditions proposées telles que le prix, la quantité, les spécifications et les conditions d'expédition au client au cours des premières étapes de l'échange, permettant ainsi aux deux parties de confirmer et d'accepter les dispositions de la transaction.

Par conséquent, le simple fait de recevoir une facture pro forma ne crée pas immédiatement une obligation de paiement.

Pourquoi l'intérêt pour les factures pro forma grandit

Au Japon, le nombre d'entreprises e-commerce qui se développent dans le e-commerce transfrontalier et de marques de vente directe aux consommateurs (D2C) a augmenté rapidement. Étant donné que la taille du marché de l'e-commerce transfrontalier, en particulier aux États-Unis, en Chine et en Asie du Sud-Est, continue de croître, les entreprises reconnaissent de plus en plus l'importance de maîtriser les fondamentaux pratiques des transactions internationales. Cela inclut l'apprentissage des différentes réglementations juridiques et procédures douanières de chaque pays avec lequel elles pourraient traiter.

Par exemple, en ce qui concerne les impôts tels que les droits de douane dans l'e-commerce transfrontalier et la taxe sur les ventes, les commerçants sont tenus de s'assurer que les montants corrects figurent sur les entrées et les factures conformément à la législation fiscale de chaque pays.

En outre, il y a de plus en plus de cas où une facture pro forma est nécessaire pour les échanges internationaux. En posséder une permet de démontrer plus facilement que les transactions complexes à l'étranger, y compris l'activité transfrontalière, sont menées selon des processus appropriés, ce qui permet aux opérations commerciales de se dérouler sans heurts.

Dans ce contexte, ces formulaires préliminaires attirent l'attention de nombreuses entreprises en tant qu'outil important pour les transactions internationales, en particulier dans le domaine du commerce.

Principales applications des factures pro forma

Quelles sont les situations spécifiques dans lesquelles une facture pro forma est utilisée ? Les principales applications sont présentées ci-dessous.

Lorsqu'un paiement est obligatoire avant l'expédition

Dans le commerce mondial, les accords de prépaiement suivants existent :

• Paiement d'avance : Le paiement d'avance (souvent abrégé en CIA) fait référence à une condition de paiement en vertu de laquelle le client paie le commerçant avant que les marchandises ne soient expédiées ou que les services ne soient fournis. Il est souvent utilisé à la place du terme « avance », qui a la même signification fondamentale.
  
• Virement bancaire d'avance : Le virement bancaire (également appelé « transfert télégraphique » et abrégé en TT) fait référence à une condition de paiement en vertu de laquelle le client paie le commerçant d'avance via un réseau interbancaire électronique avant que le commerçant n'expédie les marchandises.
  
• Paiement par lettre de crédit : La lettre de crédit, ou LC, est un document par lequel une banque garantit le paiement. En d'autres termes, le paiement par lettre de crédit fait référence à une condition de paiement dans laquelle une banque agit en tant qu'intermédiaire entre le commerçant et le client pour faciliter la transaction.
  

Veuillez noter que la facture officielle (facture commerciale), qui sera expliquée ultérieurement, est émise une fois que toutes les conditions de la vente ont été finalisées. Pour cette raison, les factures formelles sont presque toujours envoyées avant ou après l'expédition des marchandises.

Cependant, si l'une des conditions de paiement indiquées ci-dessus est utilisée, le client doit effectuer le paiement avant l'expédition. Comme pour les paiements par lettre de crédit, dans les premières étapes d'une transaction, le client doit effectuer les procédures de paiement nécessaires, telles que la demande d'émission d'une lettre de crédit par la banque.

Pour se conformer à l'une de ces conditions de paiement, il est nécessaire de disposer d'un « document servant de preuve de paiement » avant la préparation de la facture officielle. Dans ces circonstances, une facture pro forma peut remplacer une facture commerciale, qui est la version formelle.

Obtention d'un permis d'importation

Lors de transactions commerciales, selon les éléments spécifiques manipulés, certains pays peuvent exiger un permis d'importation dans le cadre de leur système de permis d'importation. Dans de tels cas, le client, qui est l'importateur, soumet une facture pro forma à son gouvernement pour obtenir une licence d'importation.

Du point de vue de l'importateur, ce formulaire préliminaire constitue une preuve valide pour démontrer aux autorités de son pays d'origine qu'un échange avec une entreprise étrangère (le commerçant) a eu lieu.

Envoi d'éléments gratuits ou non payés

Une facture est nécessaire chaque fois que des marchandises sont envoyées à l'étranger, y compris pour les éléments gratuits : échantillons de produits gratuits, cadeaux ou retours de produits défectueux.

Une facture commerciale, un document officiel, est destinée à servir de « facture basée sur un contrat de vente finalisé ». Par conséquent, bien qu'il soit obligatoire d'inclure des détails tels que le prix du produit et les conditions de paiement tirés de l'accord final entre le commerçant et le client, dans les situations impliquant des importations ou des exportations sans facture de paiement, il n'est pas possible d'émettre un document de facturation officiel équivalent.

Dans ces circonstances, une version préliminaire remplace la facture commerciale.

Cependant, il est important de se rappeler qu'une facture pro forma utilisée comme substitut ne peut pas afficher « 0 ¥ » dans le champ du montant. Le terme « gratuit » signifie qu'« aucun montant facturable ne sera engagé » ; il ne signifie pas que la valeur de l'élément est de 0 ¥.

En conséquence, pour ces éléments gratuits, vous devez indiquer le prix réel de l'élément ou sa valeur marchande estimée et ajouter la note : « Aucune valeur commerciale/Valeur à des fins douanières uniquement ».

Quelle est la différence entre une facture pro forma et une facture commerciale ?

Ces documents sont souvent confondus, mais il existe des différences claires entre les deux. Cette section explique leurs distinctions du point de vue suivant. N'oubliez pas que dans le contexte des transactions commerciales, le terme « facture » fait généralement référence à la version commerciale.

Moment de l'émission d'une facture

Une facture pro forma est échangée à une étape différente de celle d'une facture commerciale. La première est partagée avant la seconde, fonctionnant à la fois comme une « facture provisoire » et un « devis ».

En revanche, bien qu'une facture pro forma puisse être basée sur les informations qu'elle contient, une facture commerciale est une facture formelle émise au moment de l'expédition réelle des marchandises. De plus, comme son contenu reflète un accord contraignant, il ne peut pas être modifié après l'envoi.

Différences de validité juridique et d'application

Une facture commerciale est un document qui sert de base aux déclarations en douane et aux calculs des droits de douane pour les importations et les exportations. De plus, comme les conditions de la transaction sont clairement spécifiées, elle sert de preuve d'un échange international et fournit des motifs juridiques pour demander un paiement au client.

En d'autres termes, la facture commerciale remplit toutes les fonctions d'un document officiel, y compris la soumission aux douanes et aux banques, et la facturation de l'acheteur. Il s'agit d'un document unique qui ne duplique pas les détails contenus dans d'autres documents.

D'autre part, comme une facture pro forma est un formulaire provisoire destiné à fournir des estimations ou des informations de transaction à l'avance, elle n'a pas le même effet de facturation juridiquement contraignant qu'une facture commerciale, qui est officiellement préparée au moment de l'expédition.

Autres types de factures

Outre les factures pro forma et les factures commerciales, il existe d'autres types utilisés dans le commerce international, notamment les suivants :

Facture d'expédition

Une facture d'expédition est un document qui sert à la fois de bon de livraison vérifiant le contenu de l'expédition et d'instructions d'expédition fournissant les détails de la livraison.

Facture douanière

Une facture douanière est utilisée pour le dédouanement aux frontières. En général, la soumission d'une facture commerciale est suffisante, mais certains pays peuvent exiger ce formulaire spécialisé.

Éléments d'une facture pro forma

Il n'y a pas d'exigences juridiques concernant la rédaction d'une facture pro forma, vous pouvez donc la créer dans le format de votre choix. Néanmoins, pour éviter tout malentendu avec vos partenaires commerciaux, il est très important d'enregistrer chaque élément de manière claire et précise.

Les éléments fondamentaux sont présentés ci-dessous. Étant donné qu'une facture pro forma est préparée avant la version commerciale, son contenu de base reflète généralement celui d'une facture commerciale.

• Titre du document : indiquez clairement « FACTURE PRO FORMA » afin qu'il soit immédiatement clair qu'il s'agit d'une facture pro forma
  
• Date : la date à laquelle la facture pro forma a été émise
  
• Numéro de document : un numéro attribué à la facture pro forma pour assurer une gestion efficace des documents
  
• Informations sur l'expéditeur : les coordonnées de l'expéditeur, telles que son nom, son adresse et son numéro de téléphone
  
• Informations sur l'importateur : les coordonnées de l'importateur, telles que son nom, son adresse et son numéro de téléphone
  
• Destinataire/adresse de livraison : les coordonnées du destinataire, telles que son nom, son adresse de livraison et son numéro de téléphone
  
• Date de départ : la date de départ prévue de l'expédition
  
• Destination (port d'entrée/pays) : le nom de la ville ou du pays où l'expédition entrera dans le port
  
• Description du produit : le nom officiel du produit, les matériaux, les ingrédients et le poids (par exemple, g, ml)
  
• Quantité : le nombre et les unités du produit (par exemple, bouteille, caisse)
  
• Prix unitaire : le prix de vente (pour les offres payantes) ou le prix du marché (pour les offres gratuites) doit être exprimé dans la devise utilisée pour la vente (par exemple, USD)
  
• Montant total par élément : affichez le montant total pour chaque élément dans la devise utilisée pour la transaction
  
• Total général : affichez le montant total pour l'ensemble de la transaction dans la devise applicable
  
• Conditions de paiement : les conditions, telles que le prépaiement (par exemple, virement bancaire à l'avance) et la date limite de paiement
  
• Conditions commerciales : les conditions commerciales convenues entre l'exportateur et l'importateur, telles que la répartition des frais d'expédition et d'assurance
  
• Validité : la date d'expiration de la facture pro forma
  
• Signature : le nom et la signature du représentant de l'entreprise
  

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FAQ sur les factures pro forma au Japon