Internationale transacties vereisen verschillende maatregelen die afwijken van binnenlandse transacties, zoals het verwerken van omzetbelasting op buitenlandse transacties en het opstellen van facturen in het Engels. Een pro-formafactuur is een type document voor deze uitwisselingen en is van cruciaal belang voor Japanse ondernemingen die zich bezighouden met internationale handel.

Op het eerste gezicht ziet een pro-formafactuur er hetzelfde uit als een standaardfactuur. Toch functioneert het als een voorlopig document dat zowel de verkoper als de koper in staat stelt de transactiegegevens te bevestigen voordat een formeel contract of betalingsverzoek wordt uitgegeven.

In dit artikel leggen we de basisprincipes van pro-formafacturen uit, inclusief de informatie die Japanse ondernemingen in de internationale handel moeten weten, evenals de verschillen tussen pro-formafacturen en handelsfacturen. Ten slotte sommen we de verplichte velden voor elk op.

Kernpunten

• Een pro-formafactuur is een voorlopig formulier dat voorafgaand aan een handelstransactie wordt uitgewisseld met een buitenlandse zakenpartner en dient als offerte.
  
• Een pro-formafactuur verschilt van een handelsfactuur in termen van het moment waarop deze wordt uitgegeven en het doel ervan.
  
• Er zijn geen vaste regels voor hoe een pro-formafactuur wordt gemaakt of geschreven, maar deze moet duidelijk details vermelden, zoals de items, eenheidsprijzen en betalingsvoorwaarden.
  
• Met Stripe Invoicing kun je je facturatieprocessen vereenvoudigen door te profiteren van ondersteuning voor meerdere talen en valuta's, evenals geautomatiseerde factuurgeneratie en effectief gegevensbeheer.
  

Wat is een proforma-factuur?

Een pro-formafactuur wordt in het Japans vertaald als 'voorlopige factuur' of 'offerte'. In zakelijke contexten, zoals e-mailcorrespondentie of onderwerpregels van documenten, is het gebruikelijk om de afkorting PI te gebruiken in plaats van de volledige term.

Een pro-formafactuur is een formulier dat voorafgaand aan het sluiten van een formeel verkoopcontract bij internationale transacties, waaronder handel, door de verkoper (exporteur) aan de koper (importeur) wordt verstrekt. Zoals de naam al aangeeft, is het een voorlopig document dat fungeert als offerte om de voorgestelde voorwaarden, zoals prijs, aantal, specificaties en verzendvoorwaarden, in de beginfase van de uitwisseling aan de koper te presenteren, zodat beide partijen de bepalingen van de deal kunnen bevestigen en ermee kunnen instemmen.

De ontvangst van een pro-formafactuur leidt daarom niet direct tot een betalingsverplichting.

Waarom er een groeiende belangstelling is voor pro-formafacturen

In Japan is het aantal e-commerce-ondernemingen dat uitbreidt naar grensoverschrijdende e-commerce en direct-to-consumer-merken (D2C) in hoog tempo toegenomen. Naarmate de omvang van de grensoverschrijdende e-commercemarkt, met name in de Verenigde Staten, China en Zuidoost-Azië, blijft groeien, erkennen ondernemingen steeds meer het belang van het beheersen van de praktische grondbeginselen van internationale transacties. Dit omvat onder meer het leren over de verschillende wettelijke voorschriften en douaneprocedures van elk land waarmee ze mogelijk zaken doen.

Voor belastingen zoals tarieven bij grensoverschrijdende e-commerce en omzetbelasting moeten verkopers er bijvoorbeeld voor zorgen dat de juiste bedragen worden vermeld op inkomsten en facturen in overeenstemming met de belastingwetgeving van elk land.

Daarnaast zijn er steeds meer gevallen waarin een pro-formafactuur vereist is voor internationale uitwisselingen. Met een pro-formafactuur is het eenvoudiger om aan te tonen dat complexe buitenlandse transacties, met inbegrip van grensoverschrijdende activiteiten, via de juiste processen verlopen, waardoor de bedrijfsvoering soepel kan verlopen.

Tegen deze achtergrond krijgen deze voorlopige formulieren van veel ondernemingen aandacht als een belangrijk hulpmiddel voor internationale transacties, met name in de handel.

Belangrijkste toepassingen voor pro-formafacturen

Wat zijn de specifieke situaties waarin een pro-formafactuur wordt gebruikt? De belangrijkste toepassingen worden hieronder weergegeven.

Wanneer betaling vereist is voor verzending

In de wereldwijde handel bestaan de volgende vooruitbetalingsregelingen:

• Vooruitbetaling (Cash in Advance): Cash in Advance (vaak afgekort tot CIA) verwijst naar een betalingstermijn waarbij de koper de verkoper betaalt voordat de goederen worden verzonden of de diensten worden geleverd. Het wordt vaak gebruikt in plaats van 'voorschot', wat dezelfde fundamentele betekenis heeft.
  
• Bankoverschrijving vooraf: Bankoverschrijving (ook wel 'telegrafische overschrijving' genoemd en afgekort tot TT) verwijst naar een betalingstermijn waarbij de koper de verkoper vooraf betaalt via een elektronisch interbancair netwerk voordat de verkoper de goederen verzendt.
  
• Kredietbriefbetaling: Een kredietbrief, of LC, is een document waarin een bank betaling garandeert. Met andere woorden, LC-betaling verwijst naar een betalingstermijn waarbij een bank als tussenpersoon optreedt tussen de verkoper en de koper om de transactie te vergemakkelijken.
  

Houd er rekening mee dat de officiële factuur (handelsfactuur), die later wordt uitgelegd, wordt uitgegeven zodra alle voorwaarden van de verkoop zijn vastgelegd. Om deze reden worden formele facturen bijna altijd verzonden voor of nadat de goederen zijn verzonden.

Als echter een van de bovenstaande betalingsvoorwaarden wordt gebruikt, moet de koper de betaling voor verzending voltooien. Net als bij LC-betalingen moet de koper in de beginfase van een deal de nodige betalingsprocedures voltooien, zoals het door de bank laten uitgeven van een kredietbrief.

Om aan een van deze betalingsvoorwaarden te voldoen, heb je een 'document dat als betalingsbewijs dient' nodig voorafgaand aan de voorbereiding van de officiële factuur. In deze omstandigheden kan een pro-formafactuur fungeren als een vervanging voor een handelsfactuur, wat de formele versie is.

Een invoervergunning verkrijgen

Bij het uitvoeren van handelstransacties, afhankelijk van de specifieke items die worden verwerkt, kunnen sommige landen een invoervergunning vereisen onder hun invoervergunningensysteem. In dergelijke gevallen legt de koper, die de importeur is, een pro-formafactuur voor aan zijn regering om een importlicentie te verkrijgen.

Vanuit het perspectief van de importeur fungeert dit voorlopige formulier als geldig bewijs om de autoriteiten in hun eigen land aan te tonen dat er een uitwisseling met een buitenlandse onderneming (de verkoper) heeft plaatsgevonden.

Gratis of onbetaalde items verzenden

Een factuur is noodzakelijk telkens wanneer vracht naar het buitenland wordt verzonden, inclusief voor items zonder kosten: gratis productmonsters, geschenken of retourzendingen van defecte producten.

Een handelsfactuur, een officieel document, is bedoeld als een 'factuur gebaseerd op een definitief verkoopcontract'. Hoewel het verplicht is om details op te nemen, zoals de productprijs en de betalingsvoorwaarden uit de definitieve overeenkomst tussen de verkoper en de koper, is het in situaties met import of export zonder factuur voor betaling niet mogelijk om een equivalent officieel facturatieoverzicht uit te geven.

Onder deze omstandigheden vervangt een voorlopige versie de handelsfactuur.

Toch is het belangrijk om te onthouden dat een pro-formafactuur die als vervanging wordt gebruikt, geen '¥ 0' mag tonen in het veld bedrag. 'Gratis' betekent 'er wordt geen factureerbaar bedrag in rekening gebracht'; het betekent niet dat de waarde van het item ¥ 0 is.

Dienovereenkomstig moet je voor dergelijke gratis items de werkelijke prijs of geschatte marktwaarde van het item vermelden en de opmerking toevoegen: 'Geen commerciële waarde / Waarde uitsluitend voor douanedoeleinden'.

Wat is het verschil tussen een pro-formafactuur en een handelsfactuur?

Deze formulieren worden vaak met elkaar verward, maar er zijn duidelijke verschillen tussen de twee. In dit gedeelte worden hun onderscheidingen vanuit de volgende perspectieven uitgelegd. Houd er rekening mee dat in de context van handelstransacties de term 'factuur' over het algemeen verwijst naar de handelsversie.

Timing van het uitgeven van een factuur

Een pro-formafactuur wordt uitgewisseld in een ander stadium dan een handelsfactuur. De eerste wordt vóór de laatste gedeeld en functioneert zowel als 'voorlopige factuur' en als 'offerte'.

In tegenstelling, hoewel een pro-formafactuur kan worden gebaseerd op de informatie daarin, is een handelsfactuur een formele factuur die wordt uitgegeven wanneer de goederen daadwerkelijk worden verzonden. Omdat de inhoud ervan een bindende overeenkomst weerspiegelt, kan deze na verzending niet meer worden gewijzigd.

Verschillen in wettelijke geldigheid en toepassing

Een handelsfactuur is een document dat als basis dient voor douaneaangiften en douanerechtenberekeningen voor import en export. Bovendien, omdat de voorwaarden van de deal duidelijk zijn gespecificeerd, fungeert het als bewijs van een internationale uitwisseling en biedt het juridische gronden voor het aanvragen van betaling van de koper.

Met andere woorden, de handelsfactuur vervult alle functies van een officieel formulier, inclusief indiening bij de douane en banken, en facturering aan de koper. Het is een enkel stuk papierwerk dat de gegevens die in andere documenten staan, niet dupliceert.

Aan de andere kant, aangezien een pro-formafactuur een voorlopig formulier is dat bedoeld is om vooraf schattingen of transactie-informatie te verstrekken, heeft het niet hetzelfde wettelijk afdwingbare factureringseffect als een handelsfactuur, die officieel wordt opgesteld op het moment van verzending.

Andere factuurtypen

Naast pro-formafacturen en commerciële facturen zijn er nog andere typen die worden gebruikt in de internationale handel, waaronder de volgende:

Verzendingsfactuur

Een verzendingsfactuur is een document dat zowel fungeert als afleveringsbewijs voor de controle van de inhoud van een zending en als verzendinstructie met bezorggegevens.

Douanefactuur

Een douanefactuur wordt gebruikt voor de in- en uitklaring van goederen. Over het algemeen volstaat het indienen van een commerciële factuur, maar in sommige landen kan dit gespecialiseerde formulier vereist zijn.

Regelitems voor pro-formafacturen

Er zijn geen wettelijke vereisten met betrekking tot hoe een pro-formafactuur moet worden opgesteld, dus je kunt deze in elke gewenste indeling maken. Toch is het erg belangrijk om elk item duidelijk en nauwkeurig te registreren om misverstanden met zakenpartners te voorkomen.

De belangrijkste items worden hieronder weergegeven. Omdat een pro-formafactuur voorafgaand aan de definitieve commerciële factuur wordt opgesteld, komen de basisgegevens over het algemeen overeen met de gegevens van een commerciële factuur.

• Documenttitel: Vermeld duidelijk 'PRO-FORMAFACTUUR' zodat direct duidelijk is dat het om een pro-formafactuur gaat
  
• Datum: De datum waarop de pro-formafactuur is uitgegeven
  
• Documentnummer: Een nummer dat aan de pro-formafactuur is toegewezen voor een efficiënt documentbeheer
  
• Verzenderinformatie: Contactgegevens van de verzender, zoals naam, adres en telefoonnummer
  
• Importeurinformatie: Contactgegevens van de importeur, zoals naam, adres en telefoonnummer
  
• Geadresseerde/bezorgadres: Contactgegevens van de geadresseerde, zoals naam, adres en telefoonnummer
  
• Vertrekdatum: Geplande vertrekdatum van de zending
  
• Bestemming (aankomsthaven/land): Naam van de stad of het land waar de zending in de haven aankomt
  
• Productbeschrijving: De officiële naam, materialen, ingrediënten en het gewicht van het product (bijv. g, ml)
  
• Aantal: Aantal en eenheden van het product (bijv. fles, doos)
  
• Stukprijs: De verkoopprijs (voor betaalde aanbiedingen) of marktprijs (voor gratis aanbiedingen) moet worden uitgedrukt in de valuta die wordt gebruikt voor de verkoop (bijv. USD)
  
• Totaalbedrag per item: Geef het totaalbedrag voor elk item weer in de valuta die voor de transactie wordt gebruikt
  
• Eindtotaal: Geef het totaalbedrag voor de gehele transactie weer in de toepasselijke valuta
  
• Betalingsvoorwaarden: De voorwaarden, zoals vooruitbetaling (bijv. TT-vooruitbetaling) en betalingstermijn
  
• Handelsvoorwaarden: De handelsvoorwaarden die zijn overeengekomen tussen de exporteur en importeur, zoals de toewijzing van de verzend- en verzekeringskosten
  
• Geldigheid: De vervaldatum van de pro-formafactuur
  
• Handtekening: De naam en handtekening van de zakelijke vertegenwoordiger
  

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing vereenvoudigt je debiteurenbeheer (AR), van het aanmaken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betaalherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.

Veelgestelde vragen over pro-formafacturen in Japan